Gedeputeerde Staten. Geachte leden,

Transcriptie

1 Gedeputeerde Staten Datum Ons kenmerk Onderwerp Stand van zaken outsourcing Bezoekadres Houtplein 33 Provinciale Staten van Noord Holland d.t.v. de Statengriffier, mw. mr. C.A. Peters Haarlem Postadres Houtplein, kamer 2030 Postbus DA Haarlem Tel (023) Fax (023) 514 Afdeling PBOO/outsourcing Bijlage(n) 1 Behandeld door P.A.M. Dammers Telefoon (023) Uw kenmerk holland.nl Geachte leden, Overeenkomstig de toezegging van gedeputeerde Poelmann aan de Commissie FBO geven wij u in deze brief de stand van zaken met betrekking tot het project outsourcing. Afspraken met GO Tot en met 2004 heeft binnen de provinciale organisatie oriënterend onderzoek plaatsgevonden naar de mogelijkheden van uitbesteding en de verschillende aspecten daarvan (financiële, personele, juridische, aanbestedingstechnische/ strategische). Onder meer is door Twijnstra Gudde een marktconsultatie uitgevoerd. Op 16 november 2004 is aan ons de notitie Outsourcing, de weg naar realisatie voorgelegd en gevraagd op basis daarvan te besluiten om in principe een aantal I&A en FB percelen uit te besteden en deze Europees aan te besteden, om in te stemmen met de voorgestelde wijze van overgang van het betrokken personeel en om de Programma s van Eisen vast te stellen. Omdat op dat moment nog onderhandelingen met de bonden over de personele aspecten van outsourcing als uitwerking van het Sociaal Plan gaande waren, hebben wij toen besloten het besluit over uitbesteding aan te houden totdat deze onderhandelingen zouden zijn afgerond. Met de bonden is nadien op 7 februari 2005 in het GO overeenstemming bereikt Internet: [email protected]

2 Pagina 2 Ons kenmerk en heeft de achterban ingestemd met de gemaakte afspraken. Deze afspraken zijn in bijlage 2 van bijgevoegd Plan van aanpak uitbesteding diensten I&A/FB opgenomen. Doorstart projectgroep outsourcing Als gevolg van het wegvallen van de projectleiding eind 2004 is na het akkoord met het GO een doorstart gemaakt met het project outsourcing. De projectgroep is opnieuw bemensd. De nieuwe projectleiding heeft zich allereerst een beeld gevormd van het project zoals dat tot eind 2004 is verlopen. Uitkomst van deze recapitulatie van de voorbereidingsfase is dat, voordat wij op 28 juni a.s. een voorgenomen besluit tot aanbesteding van de uit te besteden diensten kunnen nemen, de volgende aspecten moeten zijn uitgewerkt: Business case De business case is de basis op grond waarvan wij een weloverwogen besluit nemen om de diensten uit te besteden. In dit strategische document wordt ingegaan op de achtergrond en aanleiding, kaders en uitgangspunten, marktverkenning, financiële evaluatie, inrichting regiefunctie en operationele afroep en de risicoanalyse. Het document bevat een aantal uitgangspunten waarover wij in een eerder stadium al in principe hennen besloten: welke diensten worden uitbesteed, het uitgangspunt dat outsourcing budgettair neutraal verloopt en de uitgangspunten voor de overgang van het personeel. Regieorganisatie De contouren van de regieorganisatie hebben wij in het inrichtingsplan Middelen vastgelegd. Voordat kan worden aanbesteed is moeten de hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen van het Team Regie zijn vastgelegd. Dit betreft het strategisch beheer, het contractmanagement en de operationele uitvoering. Op deze hoofdlijnen wordt in de business case ingegaan. Programma s van Eisen De aan het besluit tot aanbesteding ten grondslag liggende concept programma s van eisen moeten worden aangescherpt en worden voorgelegd aan klantenpanels (de nieuwe clusters). Dit opdat het niveau van de te contracteren serviceniveaus volstrekt helder is en voldoet aan de verwachtingen die bij de clusters leven. Op 28 juni stellen wij de programma s van eisen voor de uit te besteden

3 Pagina 3 Ons kenmerk diensten van I&A en FB, inclusief het vereiste serviceniveau vast. DVO s/sla s Tussen het cluster Middelen en de andere clusters worden dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Tussen de provincie en de externe dienstverleners worden service level agreements t.a.v. ICT en facilitaire diensten afgesloten. DVO s en SLA s moeten 1 op 1 op elkaar worden afgestemd. Daarom worden de te verlenen ICT en facilitaire diensten inclusief het serviceniveau voorgelegd aan klantenpanels. Kostenverrekening Ook dit aspect dient te worden afgestemd met de verdere inrichting van cluster Middelen: welke diensten komen in aanmerking voor verrekening? Hoe wordt dat georganiseerd voor de uit te besteden diensten? Personele aspecten Over de personele aspecten is al overeenstemming met de bonden bereikt. Voor het besluit van 28 juni is geen verdere uitwerking vereist. De wijze van overgang zal worden beschreven in de programma s van eisen. Aanbestedingsstrategie Op 28 juni maken wij een keuze tussen de verschillende varianten van aanbesteding (Europees, met openbare voorselectie van geschikte marktpartijen, e.d.) en de combinaties van de verschillende percelen. Selectie en gunningcriteria Over de selectie en gunningcriteria vanuit oogpunt van de personele overgang zijn al met de bonden afspraken gemaakt. Daarnaast zullen er andere criteria moeten worden opgesteld (financieel, serviceniveau e.d.). Voorts moeten de wegingsfactoren van de verschillende criteria nog worden opgesteld, opdat wij op 28 juni de selectie en gunningcriteria kan vaststellen. Plan van aanpak uitbesteding diensten I&A/FB De hiervoor genoemde en de andere benodigde activiteiten/deelresultaten zijn opgenomen in paragraaf 2.1. van het recent door het MTP vastgestelde Plan van aanpak uitbesteding diensten I&A/FB. De planning voorziet in de volgende mijlpalen: A. Voorgenomen besluit GS tot aanbesteding (28 juni 2005) B. Definitief besluit GS tot aanbesteding (23 augustus 2005) C. Besluit Stuurgroep Outsourcing over voorselectie leveranciers en start

4 Pagina 4 Ons kenmerk offertefase (17 november 2005) D. Start regieorganisatie als de nieuwe provinciale organisatie van start gaat E. Besluit GS over algemene compensatieprincipes (17 januari 2006) F. Besluit MTP over het uitgevoerde offertetraject, gunningadvies en contractafstemming (27 maart 2006) G. Voorgenomen besluit GS over gunning en start implementatiefase (18 april 2006) H. Definitief besluit GS over gunning en start implementatiefase (16 mei 2006) I. Afronding implementatie overdracht taken en personeel: vanaf 16 mei 2006 tot uiterlijk 31 december De besluiten genoemd onder A. en G. vallen onder het adviesrecht van de Ondernemingsraad. Financiële aspecten De kosten van externe advisering/ondersteuning bedragen totaal Gelet op het uitgangspunt dat outsourcing budgettair neutraal dient te verlopen, moeten deze kosten in de toekomst worden terugverdiend na uitbesteding van de betreffende diensten. Dit zal verder in de business case worden uitgewerkt (zie het plan van aanpak). Wij hebben besloten de kosten, in 2005 en in 2006 ten laste te brengen van de apparaatskosten 2005/2006, voor wat betreft 2006 uiteraard onder voorbehoud van de door uw staten beschikbaar te stellen middelen. Voortgangsinformatie Het plan van aanpak voorziet er in dat uw staten c.q. de Commissie FBO eens per kwartaal worden geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot het project outsourcing.

5 Pagina 5 Ons kenmerk Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Noord Holland, provinciesecretaris. voorzitter. Titel:Nota PS-cie. FBO, agendapunt 7. (Brief GS m.b.t. outsourcing) Datum: Nummer:7