Collegevoorstel. Zaaknummer Samenwerkingsovereenkomst met Energiek Heusden

Transcriptie

1 Zaaknummer Onderwerp Samenwerkingsovereenkomst met Energiek Heusden Collegevoorstel Aanleiding / voorgeschiedenis Onze gemeente streeft voor haar eigen organisatie, maar ook voor haar inwoners en bedrijven naar een vermindering en verduurzaming van het energieverbruik. Deze ambitie komt enerzijds voort uit het coalitieakkoord maar ook vanuit de voorbeeldrol van de gemeente, zoals die is opgenomen in de strategische energievisie. Om deze ambitie te bereiken onderzoekt de gemeente energiebesparende maatregelen en voert deze waar mogelijk uit. De kennis en capaciteit hiervoor is echter niet altijd aanwezig binnen de gemeentelijke organisatie. Bij de lokale energiecoöperatie Energiek Heusden is deze kennis en capaciteit er vaak wel. Om Energiek Heusden maatregelen te laten onderzoeken en eventueel te laten uitvoeren, moeten afspraken worden gemaakt. Afspraken over deze samenwerking zijn nu vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Het voorstel is om deze samenwerkingsovereenkomst aan te gaan. Feitelijke informatie Energiek Heusden Energiek Heusden is opgericht op 13 november De gemeente Heusden is een van de initiatiefnemers geweest van de oprichting van Energiek Heusden. Energiek Heusden is een coöperatie zonder winstoogmerk en bestaat uit inwoners uit de gemeente Heusden met een vaak aan duurzaamheid gerelateerde, technische achtergrond. Energiek Heusden heeft onder andere tot doel het mogelijk maken van de opwekking van duurzame energie, het stimuleren van gebruik en productie van duurzame energie en kennis verzamelen en delen over (het gebruik van) duurzame energie. Sinds haar oprichting heeft Energiek Heusden haar kennis en kunde opgebouwd en uitgebreid door het uitvoeren van diverse concrete projecten op het gebied van duurzame energie en energiebesparing. Bij het opstellen van het plan van aanpak 15% energiebesparing van de gemeente is Energiek Heusden nauw betrokken geweest. Bij deze samenwerking bleek dat Energiek Heusden een betrouwbare en kundige partner is. Samenwerkingsovereenkomst De samenwerkingsovereenkomst heeft een looptijd tot en met 31 december 2018 en bevat afspraken tussen de gemeente Heusden en Energiek Heusden over onder andere de organisatie van de samenwerking, de planning en uitvoering en de vergoedingen. Afweging Energiek Heusden rekent, door het ontbreken van een winstdoelstelling, een lager tarief dan de tarieven die adviesbureaus gemiddeld rekenen. Werkzaamheden kunnen dus veel goedkoper worden uitgevoerd dan wanneer deze worden uitbesteed aan adviesbureaus. Overigens wordt opgemerkt dat Energiek Heusden voor onderzoeken voor de gemeente die heel specifiek, technisch, van aard zijn, een adviesbureau selecteert dat dit deel van de werkzaamheden kan uitvoeren. Energiek Heusden ontzorgt daarbij de gemeente door het uitvoeren van een voorselectie en het bedingen van gunstige tarieven. Met het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst kunnen projecten op het gebied van duurzame energie en energiebesparing door Energiek Heusden op een kwalitatief goede en kostenefficiënte manier worden uitgevoerd. Daarnaast wordt hierdoor de kennis en kunde van Energiek Heusden verder vergroot, die zij bij het streven naar haar doelen weer kan toepassen in andere projecten, voor bijvoorbeeld inwoners en bedrijven, maar ook voor de gemeente. 1

2 Zaaknummer Onderwerp Samenwerkingsovereenkomst met Energiek Heusden De startdatum in de samenwerkingsovereenkomst is gesteld op 1 april Hoewel deze datum al is verstreken, is het voorstel om deze datum toch als startdatum te hanteren. De al door Energiek Heusden uitgevoerde werkzaamheden voor het plan van aanpak 15% energiebesparing kunnen dan conform de afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst worden vergoed. Inzet van middelen De vergoedingen aan Energiek Heusden, zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst, kunnen worden gedekt uit de reguliere budgetten voor duurzaamheid en milieu. De verwachting is dat de kosten jaarlijks uitkomen op een bedrag van ca Risico's Dit voorstel heeft geen risico s. Procedure / vervolgstappen De procedure van totstandkoming van de samenwerkingsovereenkomst kan worden gezien als een enkelvoudig onderhandse aanbesteding, die conform inkoopbeleid mogelijk is. Voorgenomen besluit Het voorstel is om bijgaand besluit vast te stellen. 2

3 Zaaknummer Onderwerp Samenwerkingsovereenkomst met Energiek Heusden BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 6 juni 2016 besloten: om een samenwerkingsovereenkomst met Energiek Heusden aan het gaan voor het uitvoeren van werkzaamheden op het terrein van duurzame energie en energiebesparing. namens het college van Heusden, de secretaris, b/a mr. J.T.A.J. van der Ven 3

4 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Ondergetekenden: 1. De gemeente Heusden, ten deze krachtens het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer drs. J. Hamming, hierna te noemen: de gemeente, en 2. Energiecoöperatie Energiek Heusden, gevestigd te Heusden, ten deze krachtens de op 13 november 2014 door de notaris ondertekende oprichtingsakte rechtsgeldig vertegenwoordigd door G.M.A. van Hulten, voorzitter en Q.P.A.M. Zebregts, secretaris, hierna te noemen: E.H., gezamenlijk aan te duiden als partijen. Overwegingen: De gemeente is een van de initiatiefnemers van de oprichting van E.H. De gemeente heeft een doelstelling om in de gemeente Heusden het energieverbruik van burgers, bedrijven en zichzelf te verminderen en duurzamer te maken. De gemeente huurt voor de voorbereiding en realisatie van haar eigen energieprojecten regelmatig gespecialiseerde externe deskundigheid in. E.H. is een coöperatie zonder winstoogmerk. Zij wil de inwoners van Heusden stimuleren om hun energieverbruik te reduceren, duurzamer te maken en betaalbaar te houden. E.H. heeft in haar coöperatie inmiddels ruim voldoende kennis en kunde opgebouwd om de gemeente bij het bereiken van haar energiedoelstelling te kunnen adviseren en ondersteunen. De afgelopen maanden is dat ook gebleken in de praktijk. Partijen zijn het er over eens dat E.H., zeker op termijn, zichzelf moet kunnen bedruipen en niet afhankelijk moet zijn van subsidies en giften. Noodzakelijke uitgaven dienen te worden gedekt door inkomsten uit lidmaatschappen en uit vergoedingen voor verleende diensten en gerealiseerde projecten. Partijen zijn het er over eens dat de doelstellingen van partijen nagenoeg gelijkluidend zijn en dat partijen elkaar kunnen versterken in de realisatie daarvan. E.H. kan kwalitatieve advisering en ondersteuning aan de gemeente leveren tegen een lager dan marktconform tarief. De gemeente kan daardoor haar doelstellingen beter realiseren tegen lagere kosten. Paraaf gemeente Paraaf E.H.

5 Partijen komen gelet hierop overeen: Een structureel samenwerkingsverband (hierna te noemen: de Samenwerking) aan te gaan onder de navolgende voorwaarden en bepalingen. Artikel 1 Doelstelling van de samenwerking 1.1. Door elkaar te versterken willen partijen hun gezamenlijke doelstelling realiseren: Het reduceren, verduurzamen en goedkoper maken van het energieverbruik binnen de gemeente Heusden en van de Gemeente zelf in het bijzonder. Artikel 2 Uitgangspunten bij de samenwerking tussen partijen 2.1. Samenwerking vindt plaats op het terrein van energie in zijn algemeenheid en meer in het bijzonder bij het realiseren van concrete projecten op de terreinen reductie en duurzame opwekking van energie Samenwerking moet leiden tot het terugdringen van energieverbruik en het vergroten van het aandeel duurzame energie in de gemeente Heusden en de Gemeente in het bijzonder. Artikel 3 Organisatie van de samenwerking 3.1. De partijen worden in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst aangestuurd door een maandelijkse vergadering van de navolgende personen: Namens de gemeente: Wethouder, 1 of 2 beleidsmedewerkers. Namens E.H.: De voorzitter en de secretaris De partijen werken samen op basis van gelijkwaardigheid van partners, op basis van wederzijds respect, onderling vertrouwen en gevoel van veiligheid, vanuit een visie op gemeenschappelijkheid. De partijen besluiten op basis van consensus, dat wil zeggen dat besluiten berusten op wat iedereen kan ondersteunen en niet zal worden bestreden. De partijen kunnen zich in de bijeenkomsten laten vervangen De voorbereiding van de bijeenkomsten van de Samenwerking vindt plaats in onderlinge afstemming op basis van de daartoe in de vergadering gemaakte afspraken. Artikel 4 Samenwerkingstrajecten 4.1. De samenwerking wordt vormgegeven binnen de kaders van 2 te onderscheiden trajecten, die worden vormgegeven en afgerond binnen de looptijd van de overeenkomst Eén traject richt zich op de lange termijn. Het gaat om beleidsvoorbereiding en uitvoering van de door de gemeente reeds geformuleerde en mogelijk nog te formuleren ambitie op het terrein van reductie van CO2 uitstoot. Paraaf gemeente Paraaf E.H.

6 4.3. Eén traject richt zich op realisatie van specifieke projecten. Dit zijn projecten op het terrein van reductie en duurzame opwekking van energie binnen de gemeente Heusden. Artikel 5 Planning en uitvoering van de trajecten 5.1. De in artikel 4 genoemde trajecten worden parallel aan elkaar uitgevoerd en worden aangestuurd en vormgegeven in elkaars perspectief Voor de uitvoering van de trajecten wordt jaarlijks een plan van aanpak op hoofdlijnen vastgelegd in een jaarplan. In dit jaarplan wordt uitgewerkt welke resultaten in dat jaar moeten worden bereikt, welke activiteiten daartoe worden ontwikkeld, welke organisatie en werkwijze daarbij noodzakelijk is, wie met de uitvoering daarvan worden belast en welke kosten daarmee zijn gemoeid Aan het einde van het jaar wordt de uitvoering van de plannen geëvalueerd door de partijen en worden op basis daarvan aanwijzingen gegeven voor de plannen van aanpak voor het aankomende jaar, een en ander binnen de looptijd van deze overeenkomst. Tijdens de geplande vergadering is de voortgang van de geplande trajecten een vast agendapunt. Artikel 6 Bijdrage van partijen 6.1. De partijen leveren hun bijdrage in de samenwerking door specifieke kennis en ervaring ter beschikking te stellen ten behoeve van de Samenwerking; door het beschikbaar stellen van menskracht voor de uitvoering van de samenwerkingstrajecten als bedoeld in artikel 4; door zorg te dragen voor de condities binnen de eigen organisatie, die noodzakelijk zijn om de samenwerking daadwerkelijk te effectueren; door het jaarlijks beschikbaar stellen van het budget ten behoeve van de financiering van de Samenwerking en de samenwerkingstrajecten De partijen dragen in onderlinge afstemming zorg voor de voorbereiding van de bijeenkomsten in het kader van de samenwerking; de voorbereiding en het opstellen van de jaarplannen en de daaruit voortvloeiende plannen van aanpak voor de samenwerkingstrajecten; de coördinatie en regie van de uitvoering van de samenwerkingstrajecten; het leggen van de verbinding met externe organisaties in het kader van de organisatie van de samenwerking. Paraaf gemeente Paraaf E.H.

7 Artikel 7 Financiering 7.1. Op basis van het jaarplan wordt vastgesteld welke werkzaamheden door E.H. ten behoeve van de gemeente zullen worden verzorgd en welke vergoeding daar tegenover zal komen te staan Deze vergoeding is als volgt opgebouwd: 1. Een vaste vergoeding van 250 per maand als bijdrage in de vaste kosten van E.H.. 2. Een variabele vergoeding voor de inzet van E.H.-experts bij de uitvoering van concrete projecten. Het kan daarbij gaan om het ondersteunen en adviseren van de gemeente bij de volgende onderdelen (facultatief): a. Projectvoorbereiding en opstellen plan van aanpak. b. Selectie en voordracht van externe adviseurs. c. Offerteaanvraag en beoordeling van adviseurs en uitvoerders. d. Bewaking en coördinatie projectvoortgang. e. Projectmanagement. f. Uitvoering projecten door experts van E.H. (incidenteel). 3. De variabele vergoeding zal door de gemeente per projectonderdeel worden vastgesteld op basis van een inschatting van de in te zetten productieve uren van E.H.-experts tegen een tarief van De bedragen als genoemd in dit artikel zijn exclusief BTW E.H. verstrekt de gemeente jaarlijks, achteraf, inzicht in de jaarrekening. Op basis hiervan kunnen, in onderling overleg en waar nodig, bovengenoemde overeengekomen bedragen worden aangepast. Artikel 8 Looptijd van de samenwerking 8.1. Deze samenwerkingsovereenkomst loopt van 1 april 2016 tot en met 31 december De samenwerkingsovereenkomst eindigt van rechtswege na het verstrijken van de termijn van de in lid 1 genoemde periode zonder dat daarvoor een opzegging of tussenkomst van de rechter noodzakelijk is Over eventuele verlenging van dit structureel samenwerkingsverband is uiterlijk op 1 oktober 2018 de besluitvorming afgerond, hetgeen tussen partijen schriftelijk wordt overeengekomen. Artikel 9 Tussentijdse beëindiging van de samenwerking door (een der) partijen 9.1. Tussentijdse beëindiging van deze overeenkomst is niet mogelijk dan met instemming van beide partijen. Paraaf gemeente Paraaf E.H.

8 9.2. Het besluit tot beëindiging wordt schriftelijk vastgelegd en omvat tevens de regeling van de consequenties, die ontstaan zijn als gevolg van die voortijdige beëindiging. De terugtrekkende partij verplicht zich in ieder geval te voldoen aan de verplichtingen, die voor het lopende jaar in het kader van de samenwerking zijn aangegaan Indien vóór het tijdstip van de beëindiging van deze overeenkomst als bedoeld in artikel 8, één der partijen in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, of op andere wijze in haar bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten wordt beperkt, eindigt de overeenkomst ten aanzien van die partij door opzegging zijdens de andere partij per aangetekend schrijven of deurwaardersexploit met onmiddellijke ingang. Een en ander onverminderd het recht van de opzeggende partij op vergoeding van de door haar door de beëindiging van de overeenkomst geleden schade. Artikel 10 Intellectuele eigendom De intellectuele eigendom van de kennis en kunde die vanuit de samenwerking ontstaat berust bij de gezamenlijke partijen. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend: Plaats: Datum: Plaats: Datum: Gemeente Heusden Energiecoöperatie Energiek Heusden drs. J. Hamming G.M.A. van Hulten Voorzitter Q.P.A.M. Zebregts Secretaris