De ideale buitendienst

Transcriptie

1 De ideale buitendienst Bijpraten Buitendienst Gemeente Velsen 11 februari 2019

2 Agenda opening 2. toelichting voorkeursscenario n.a.v. 12 januari 3. vragen 4. volgende stappen 5. afsluiten

3 Aanleiding: de ideale buitendienst De gemeente Velsen beschikt over een eigen buitendienst die diverse taken verricht in de openbare ruimte, waaronder groenonderhoud, onderhoud verhardingen en onderhoud rioleringen. De gemeente Velsen wil weten waar de buitendienst staat, waar kansen liggen om verder door te ontwikkelen en hoe deze kansen vervolgens in concrete acties en voorwaarden kunnen worden vertaald. Wat is het best passende scenario voor de buitendienst van de gemeente Velsen? Antea Group heeft hier, samen met gemeente en inwoners, onderzoek naar gedaan. Pagina 3

4 Routekaart Antea Group heeft samen met de gemeente Velsen een routekaart opgesteld met daarin het proces (route) om met inbreng van en terugkoppeling aan medewerkers, inwoners en Raadsleden tot het toekomstscenario van de ideale buitendienst te komen. Pagina 4

5 Aanpak De doorlopen route bestaat uit heldere stappen waarin de nadruk lag op draagvlak, interactie en dialoog. Onderdeel van de route waren onder andere: Deskstudie van de huidige situatie; Interviews met medewerkers en leidinggevenden (buitendienst, HR, financiën, wethouders); Werfsessies met medewerkers buitendienst; Overleggen met de projectgroep; Overleggen met de stuurgroep; Scenariodag met inwoners, raad en medewerkers. Impressie scenariodag met inwoners, raad en medewerkers Impressie werfsessie met medewerkers buitendienst Pagina 5

6 Foto uitgangssituatie De foto van de uitgangssituatie geeft inzicht in de belangrijkste kenmerken van de organisatie van de buitendienst en het integraal werken van de binnendienst. Het is inzicht is verkregen op basis van bureaustudie van aangeleverde documenten, groepsgesprekken en interviews met medewerkers en leidinggevenden. Om een compleet beeld te krijgen, is gekeken naar de volgende onderdelen: Doelstelling en visie; Organisatie; Afbakening en werkzaamheden; Personeel, formatie en uurbesteding; Instrumenten, tractie en materiaal; Financiën; Cultuur; Wensen ideale buitendienst. Pagina 6

7 Samenvatting foto uitgangsituatie Proces is sterk echter gericht dagelijks en maatschappelijk onderhoud, daardoor komt het structurele regulier onderhoud in de knel. Regulier onderhoud Dagelijks onderhoud Maatschappelijk onderhoud Pagina 7 Planmatige werkzaamheden om de openbare ruimte op gewenst niveau te houden. Bijvoorbeeld: - Schoffelen en maaien - Herstraten - Rioolvervangingen - Inspecties Door: - Buitendienst - Aannemers - IJmond werkt Verhelpen van onverwachte schades op basis van klachten, meldingen en calamiteiten. Bijvoorbeeld: - Takken - Losse tegels - Verzakkingen - Stormschade Door: - Buitendienst - Aannemers Ondersteunen bij of faciliteren van evenementen en burgerparticipatie. Bijvoorbeeld: - Communicatie - Markt - Allerzielen - Zelfbeheerprojecten Door - Buitendienst

8 Samenvatting foto uitgangsituatie Dienstverlening centraal in de toekomstige organisatie; dicht bij de burger, van buiten naar binnen, snel en duidelijk. Bewoners hechten waarde aan een schone en groene leefomgeving en vragen een actieve dienstverlenende houding van de gemeente. Medewerkers zijn betrokken en gedreven en hebben verantwoordelijkheids-gevoel en veel lokale kennis. Door veroudering van personeelsbestand en ziekte is er sprake van verminderde capaciteit en inzetbaarheid. Het takenpakket is breed, niet in evenwicht met de formatie en sluit onvoldoende aan op de dienstverleningsvisie. Er is een beperkte relatie tussen de begroting met uren en de daadwerkelijke benodigde inzet. Complexiteit werkzaamheden toegenomen (participatie, transparantie, communicatie), de beschikbare capaciteit is gelijk gebleven. Samenwerking. Er is onvoldoende samenhang tussen de bovenwijkse ploeg & groenploeg en binnen & buiten. Samenwerking met andere partners is beperkt. Pagina 8

9 Toekomst Visie Op basis van de analyse is de volgende visie voor de buitendienst geformuleerd: Een in de toekomst volwaardige buitendienst die over de juiste deskundigheid en competenties beschikt om het beheer van de openbare ruimte in te vullen. De buitendienst heeft grip op de werkzaamheden en opereert flexibel, is zichtbaar, staat dichtbij de samenleving en is sociaal betrokken. Samenwerken binnen de eigen organisatie, met burgers en andere organisaties kenmerkt de werkwijze. Scenario s ideale buitendienst Om tot een ideale buitendienst te komen zijn op basis van deze visie drie scenario's verkend: In eigen hand; Meer naar de markt; Meer met participatie. Deze zijn besproken op de scenariodag op 12 januari Pagina 10

10 Scenario s ideale buitendienst IN EIGEN HAND: * Inrichten buitendienst op toename dienstverlening. * Instroom extra mensen m.n. voor schoon, heel en veilig. * Buitendienst goed uitgerust en opgeleid. * Faciliteren beheerinitiatieven van inwoners. MEER NAAR DE MARKT: * Inrichten buitendienst op toename dienstverlening. * Voor schoon, heel en veilig meer aannemer inzetten. * Naar een compacte, flexibele buitendienst op servicetaken * Faciliteren beheerinitiatieven van inwoners. MEER MET PARTICIPATIE: * Inrichten buitendienst op toename dienstverlening. * Voor schoon en heel meer inzet kansen-banen (IJmond werkt). * Hiertoe naar een buitendienst met extra competenties. * Stimuleren en faciliteren beheerinitiatieven van inwoners. Pagina 11

11 Scenario s ideale buitendienst Op basis van deze scenario s heeft op 12 januari 2019 een scenariodag plaatsgevonden samen met inwoners, raadsleden en medewerkers van de gemeente. Op deze dag zijn de verschillende scenario s beoordeeld. Hieruit komt naar voren dat men de voorkeur heeft voor een combinatie tussen de drie scenario s. Pagina 12

12 Voorkeursscenario Op basis van de resultaten van de scenariodag is een vierde scenario uitgewerkt, een combinatie van de drie scenario s: Dichtbij de samenleving Pagina 13

13 Voorkeursscenario Dichtbij de samenleving In dit scenario wordt voor het onderhoud in de buitenruimte het best mogelijke samenspel gezocht tussen de eigen buitendienst, de aannemer en de inwoners. Dichtbij de samenleving betekent dat goed wordt geluisterd naar wat de inwoners en gebruikers belangrijk vinden. Daarnaast moeten we als gemeente ook zorgen dat het onderhoud degelijk wordt uitgevoerd en betaalbaar blijft. Voor de Buitendienst houdt dichtbij de samenleving in dat ze de dienstverlening centraal stelt. Ze zijn zichtbaar, benaderbaar en blijven in contact met de inwoners. Ze hebben drie belangrijke opdrachten: regulier onderhoud, klachten & meldingen en maatschappelijke activiteiten. Voor de inwoners verhelpen ze klachten en meldingen in de openbare ruimte. Dit betekent niet dat alles meteen kan worden opgelost; soms moeten ze (even) nee zeggen of een beroep doen op medewerking van de inwoners zelf. Maar het betekent wel dat er op tijd en netjes over wordt gecommuniceerd. Daarnaast heeft de buitendienst een grote rol bij het schoon, heel en veilig houden van de openbare ruimte. Dit doen ze zoveel mogelijk samen met mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en andere speciale doelgroepen. Het doel daarvan is dat de kans op een baan en een betere toekomst voor deze groepen groter wordt. Door de combinatie van service en onderhoud heeft de Buitendienst een mooi, compleet takenpakket. Hierdoor kunnen ze kennis, mensen en Pagina 14 machines in huis houden. De buitendienst heeft de slagkracht en flexibiliteit om de komende jaren haar werk goed te doen. Wel vraagt dit scenario extra vaardigheden op het gebied van communicatie en aansturen van kansenbaners. Voor fysiek zware, omvangrijke of bijzondere klussen, die je met speciale machines goedkoop en snel kan doen, schakelen we graag een aannemer in of zoeken we samenwerking met andere gemeenten. Dan hoeven we niet te investeren in dure machines en expertise, die je maar een paar keer per jaar nodig hebt. Dat is efficiënter en goedkoper. En ook is het beter voor onze ouder wordende buitendienst. We gaan gericht kijken welke mensen we nodig hebben om diegenen, die de komende jaren met pensioen gaan, te vervangen. De buitendienst hoeft dus niet persé groter te worden: compacte slagkracht is het doel. Door de combinatie van zelf doen en uitbesteden èn elke keer kritisch kijken naar wat we wel en niet (blijven) doen, houden we de groeiende hoeveelheid werk in de openbare ruimte werkbaar en betaalbaar. Tot slot wil de buitendienst de omgeving zoveel mogelijk actief betrekken bij het beheer en onderhoud. De buitendienst blijft helpen bij allerlei evenementen en (bewoners)initiatieven. Maar ze doet dat zoveel mogelijk in partnership (samenwerking met). De buitendienst stimuleert daarom bewoners, bedrijven en organisaties die zelf aan de slag willen met het onderhouden van hun directe omgeving. Je moet er als inwoner wel wat voor doen, maar je hebt zo direct invloed op je woonomgeving.

14 Voorkeursscenario Dichtbij de samenleving De belangrijkste aspecten op een rij: De buitendienst 1. Ingericht op dienstverlening, dichtbij de burger; 2. Stimuleert en faciliteert beheer-initiatieven van inwoners; 3. Biedt waar mogelijk ruimte en begeleiding voor kansen-baners en speciale doelgroepen; 4. Heeft een duidelijk eigen takenpakket in zichtbaar regulier onderhoud; 5. Groei geen doel op zich, slagkracht en continuïteit zijn het belangrijkst; De markt 6. Krijgt grotere rol in (fysiek) zware / specialistische / logisch onderhoud; De gemeente 7. Kijkt vanuit haar rol kritisch naar welke activiteiten zij gaat of blijft doen / ondersteunen; 8. Realiseren van efficiëntie en effectiviteit door partnership is een belangrijk uitgangpunt; De samenleving 9. Wordt meer aangesproken op eigen verantwoordelijkheid en eigen initiatief. Pagina 15

15 Waarom scoort dit scenario het beste? De analyse en de verzamelde wensen leiden tot de volgende 5 hoofd-criteria met elke een aantal thema s. Elk scenario is langs deze meetlat gelegd worden om de optimale (ideale) buitendienst te vormen. Dichtbij de samenleving scoort uiteindelijk het beste op deze criteria. Criteria Contact samenleving Communicatie Mate waarin contact met inwoners en stakeholders mogelijk is. Dienstverlening Mogelijkheden om tegemoet te komen aan de wensen van burger. Participatie Maatschappelijke verantwoordelijkheid Kansen-banen Besteding middelen Kwaliteit buitenruimte Grip op kwaliteit Slagkracht buitendienst Flexibiliteit Continuïteit Vakmanschap Implementatie nieuwe situatie Frictiekosten Complexiteit Personeel Kansen en mogelijkheden voor participatie van burgers (zeggenschap, zelfbeheer etc.). Mate waarin ruimte is voor de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Wijze van economisch verantwoorde inzet middelen in relatie tot prestaties, kosten en risico s. Mate van stuurmogelijkheden op de realisatie goede en veilige buitenruimte, conform de doelstellingen van de gemeente. Mate waarin flexibel en wendbaar is in te spelen op behoeftes en wensen. Mate van duurzame inzetbaarheid van het personeel en beheersen werkdruk. Mate van (behoud van) vakmanschap, betrokkenheid en vermogen tot verbeteren. Omvang van de eenmalige kosten en investeringen bij invoering van scenario. Omvang transitie- en doorlooptijd om het eindbeeld te bereiken. Mate van aansluiting bij de bestaande bezetting (capaciteit en competenties). Pagina 16

16 Volgende stappen Aanbevelingen in conceptrapportage Bespreken in project- en stuurgroep Definitief maken rapportage Presenteren in College Presenteren in de Raad Besluit Raad Opstellen implementatieplan Start implementatie Ideale Buitendienst Pagina 17