Personeelsplan. Samenwerking Leiden - Leiderdorp

Transcriptie

1 Bijlage behorend bij de Gemeenschappelijke Regeling sociale diensten gemeenten Leiden en Leiderdorp, 2006 Personeelsplan Samenwerking Leiden - Leiderdorp 1 van 5

2 01. Inleiding. Het besluit van de gemeente Leiden en Leiderdorp om te komen tot een samenwerking op het terrein van sociale zaken heeft uiteraard gevolgen voor de bedrijfsvoering van één of beide organisaties. Naast de wijziging voor de bedrijfsvoering zijn er uiteraard ook consequenties voor het personeel. Naast de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden zullen diverse zaken aangaande het personeel onderzocht moeten worden. Hierbij valt te denken aan de vervanging bij ziekte, invullen van vacature s en niet te vergeten, de formatieberekening. Dit plan dient als uitgangspunt voor het uiteindelijke plaatsingsplan waarin alle zaken betreffende het personeel zijn geregeld. De vertegenwoordiging van het personeel, de ondernemingsraad van Leiderdorp, de ondernemingscommissie van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden en de ondernemingsraad van de gemeente Leiden zijn in een vroegtijdig stadium bij de uitwerking betrokken. Via een gezamenlijke presentatie in 2005 en door het toesturen van documenten die ter besluitvorming zouden worden voorgelegd. Door de leiding van de sociale dienst in Leiderdorp zijn in 2005 en in 2006 met de medewerkers ambitiegesprekken gevoerd, waarbij een overgang naar Leiden het uitgangspunt was. Uiteraard zullen officiële routes voor overleg met OR en GO worden gevolgd. 02. Formatie. Voor de uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg Leiderdorp is uiteraard een formatie nodig. De formatie van de in te vullen functies is afhankelijk van de wijze waarop deze bij de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden is ingericht. Uitgangspunt daarbij zijn de huidige omstandigheden en inzichten. Naast de definitieve plaatsing van medewerkers uit Leiderdorp, heeft de uitkomst van deze berekening tevens als basis gediend voor de berekening met betrekking tot de apparaatskosten. De medewerkers van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg Leiderdorp hebben hierbij in alle redelijkheid de keuze waar zij, mede in aanmerking genomen hun vaardigheden en competenties, in de Leidse Sociale Dienst organisatie terecht willen komen. Op dit moment wordt er vanuit gegaan dat alle medewerkers van Leiderdorp SOZA binnen de Leidse organisatie op een passende functie worden geplaatst. Daar waar dit tot problemen leidt, zal dit individueel opgelost moeten worden. Op grond van de huidige gegevens van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg praten we over 9.11 fte, op dit moment bezet door 11 personen. Bij het vervullen van eventuele (toekomstige) vacatures zowel binnen de gemeente Leiden als binnen de Gemeente Leiderdorp, zullen de medewerkers van beide sociale diensten wederzijds aangemerkt worden als interne kandidaten. Deze afspraak geldt voor de duur van de detachering, dus tot uiterlijk 1 januari Functiebeschrijvingen en waarderingen Gezien de gemaakte afspraken en de omvang van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden is duidelijk dat voor de samenwerking en de plaatsing van de medewerkers Leiderdorp de organisatievorm en functiebeschrijvingen van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden worden toegepast. Afgesproken is dat de medewerkers van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg Leiderdorp in redelijkheid de keuze hebben op welke functie zij in de Leidse organisatie terecht komen. In het bijzonder voor de medewerkers van Leiderdorp kan er sprake zijn van een andere functie-inhoud en/of functiewaardering dan die van nu. Er zal een inventarisatie worden gemaakt van de verschillen in de functies. Aan de hand van deze inventarisatie zal worden uitgewerkt hoe met deze verschillen om te gaan. In het eerste kwartaal van 2006 zijn alle functies binnen Leiderdorp opnieuw beschreven en gewaardeerd. In Leiden heeft de functiebeschrijving en waardering plaatsgevonden volgens een eigen ontwikkeld systeem, genaamd Leidse Integrale Methode van Functiewaardering. Vertaling dient plaats te vinden door middel van een plaatsingsplan, waarbij als uitgangspunt moet gelden, de mens volgt functie constructie. 2 van 5

3 04. Plaatsingsplan In het plaatsingsplan wordt onder andere geregeld de wijze waarop medewerkers werkzaam zullen zijn binnen het samenwerkingsverband. Met betrekking tot de formele plaatsing van de medewerkers zijn de volgende afspraken gemaakt: De medewerkers van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg van Leiderdorp geven voor 1 december 2006 aan of zij wel of geen functie gaan accepteren bij de gemeente Leiden, waarbij ook duidelijk moet zijn in hoeverre er sprake is van verschil in functieniveau en inschaling; Uitgangspunt is dat het huidige salarisniveau van de medewerkers gehandhaafd blijft; Indien de medewerkers niet kiezen voor een functie binnen de gemeente Leiden krijgen deze in Leiderdorp de status van herplaatser en gelden de regels van het sociale statuut van de gemeente Leiderdorp; Wanneer medewerkers aangeven te kiezen voor een functie bij de Dient Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid van de gemeente Leiden, maar uiterlijk 1 juli 2007 terugkomen op die beslissing, behouden zij de herplaatsingstatus in Leiderdorp per 1 januari 2007, met minimaal een aangeboden passende functie. De medewerkers die aangeven wel een functie te kiezen binnen de organisatie van de gemeente Leiden worden via een zogenaamde detacheringconstructie voor de duur van maximaal één jaar geplaatst binnen de gemeente Leiden; Uiterlijk na 1 jaar, te weten 1 januari 2008 of zoveel eerder als mogelijk is, treden zij in vaste dienst van de gemeente Leiden. Dit wil zeggen dat de medewerkers gedurende maximaal één jaar in dienst blijven van de gemeente Leiderdorp met de bijbehorende rechtspositionele regelingen, doch hun werkplek zich niet aan de Statendaalder in Leiderdorp bevindt maar aan de Langebrug te Leiden. Uiteraard zal deze werkplek wijzigen zodra de dienst sociale zaken van Leiden gaat verhuizen naar het bedrijfsverzamelgebouw of een andere locatie in Leiden; Het college van Burgemeester en wethouders zal ten aanzien van de betrokken medewerkers een detacheringbesluit nemen waarbij wordt besloten dat de betrokken medewerker van Leiderdorp zijn werkzaamheden verricht in en onder aansturing van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid van de gemeente Leiden met als standplaats Leiden. Daarnaast zal een belangstellingsregistratie worden gehouden en plaatsingsprocedure worden opgesteld, inclusief een procedure voor bezwaar en beroep. Voor de plaatsing van de medewerkers van Leiderdorp zal de plaatsingsprocedure worden gehanteerd, zoals vastgelegd in de Leidraad Organisatieverandering Leiderdorp (LOL) in artikel 2: Rechtspositie en aansturing. a. Voor alle medewerkers geldt, dat de huidige rechtspositie van de betreffende gemeente in stand blijft. Men blijft immers in dienst van de huidige organisatie. Uitgangspunt voor de medewerkers van Leiderdorp blijft de Leidraad Organisatieverandering Leiderdorp (LOL). Met betrekking tot een aantal aanverwante praktische zaken zijn de volgende afspraken gemaakt waarbij het uitgangspunt is dat deze gelden voor de duur van de detachering. b. 1. Functioneringsgesprekken worden gevoerd in Leiden onder verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende van de dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid; 2. Beoordelingsgesprekken worden vastgesteld door het bevoegde gezag in Leiderdorp, op basis van het functionering- en beoordelingsverslag van de direct leidinggevende van de dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid te Leiden; 3. Indien gewenst en op verzoek kan de medewerker bij functioneringsgesprek worden bijgestaan door een medewerker van de afdeling P&O van Leiderdorp; 3 van 5

4 4. Verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken worden in Leiden vervaardigd; 5. De betreffende stukken worden via de afdeling P&O van Leiden doorgezonden naar de afdeling P&O van Leiderdorp; 6. Alle stukken met betrekking tot personele aangelegenheden worden opgeborgen in het personeelsdossier in Leiderdorp; 7. Opleidingen en te bieden of geboden faciliteiten worden in overleg met P&O Leiderdorp geïndiceerd waarbij de kosten worden doorbelast aan Leiderdorp; 8. In afwijking op artikel 5 lid a geldt dat verplichtingen die voorafgaand aan de detachering door de gemeente Leiderdorp met gedetacheerde medewerkers zijn aangegaan voor die periode voor rekening blijven van de gemeente Leiderdorp; 9. Diverse bijzondere verlofdagen (gemeente afhankelijk zoals sportdag, afdelingsuitje, gemeente-uitje enzovoort) worden in beeld gebracht waarna hierover afspraken worden gemaakt door het hoofd uitvoering van Leiden en het hoofd van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg van Leiderdorp; 10. Reiskosten, parkeerkosten en/of voorzieningen worden door de afdeling P&O van de gemeente Leiderdorp zelf bepaald en ingevuld, waarbij een afbouwregeling, conform de afbouwregeling toelagen in de bezoldigingsverordening van de gemeente Leiderdorp, in acht zal worden genomen; 11. Zodra vacatures van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid intern worden opengesteld, worden medewerkers van de gemeente Leiderdorp aangemerkt als interne kandidaten; 12. Gedurende de looptijd van de detacheringregeling worden medewerkers van SOZA Leiden binnen de gemeente Leiderdorp aangemerkt als interne kandidaat; 13. Zodra een van de medewerkers van Leiderdorp uit dienst treedt zal de vacature- en sollicitatieprocedure zoals deze in de Leiden geldt gevolgd worden, dus onder regie en volgens de procedure van de gemeente Leiden; 14. De nieuwe medewerker komt in dienst van de gemeente Leiden en heeft daarbij ook de rechtspositie zoals die in Leiden geldt; 15. De directe personeelslasten, van de nieuwe medewerker, worden zoals bepaald in de financiële paragraaf van de samenwerkingsovereenkomst doorbelast aan Leiderdorp; 16. Bij ziekte van een medewerker van Leiderdorp, langer dan 6 weken, zal in overleg met de afdeling P&O van Leiderdorp voor vervanging worden gezorgd waarbij de kosten van de vervanging doorbelast worden aan Leiderdorp; 17. Indien bij ontslag van een medewerker van de gemeente Leiderdorp de betreffende vacature niet binnen 6 weken kan worden ingevuld, zal in overleg met de afdeling P&O van Leiderdorp voor vervanging worden gezorgd waarbij de kosten van de vervanging doorbelast worden aan Leiderdorp; 18. De medewerkers van de gemeente Leiderdorp, welke gedetacheerd zijn, worden aangestuurd door het management van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden; 19. Voor alle medewerkers van Leiderdorp gelden de huishoudelijke regels van de gemeente Leiden; 20. Leidraad hierbij is het organisatiemodel van de Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden; 21. Bij problemen zal het management van de gemeente Leiden overleg plegen met de aangewezen functionaris van de gemeente Leiderdorp. 06. Sociaal Plan In het gehele samenwerkingstraject moet aandacht geschonken worden aan het sociale plan en sociale statuut. De gemeente Leiderdorp heeft een sociaal plan; de gemeente Leiden heeft een sociaal statuut. De gemeente Leiderdorp hanteert momenteel de z.g. LOL (Leidraad Organisatieverandering Leiderdorp) met daarbij nadere afspraken in het kader van de reorganisatie 2005/2006 waarvan de laatste is vastgesteld op 5 december Traject ondernemingsraad en georganiseerd overleg Op grond van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad adviesrecht bij alle voorgenomen besluiten van de ondernemer (i.c. de 4 van 5

5 gemeente) die gevolgen kunnen hebben voor het personeel. Het gaat dan onder andere om aangelegenheden als een fusie of een overdracht van (onderdelen) van de organisatie en om een uitbreiding of beëindiging van werkzaamheden. Omdat de medewerkers uit Leiderdorp als interne kandidaat van de gemeente Leiden worden aangemerkt is tevens instemming nodig van de OR op basis van artikel 27 lid 1 onder d. 08. Uitvoerende taken P&O De Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Leiden heeft een zelfstandige afdeling P&O. Er moeten afspraken gemaakt worden over de uitvoerende taken binnen de twee gemeenten. Uitgangspunt zou moeten zijn dat beide partijen zelf de uitvoerende taken op zich nemen t.a.v. van het eigen personeel. Met betrekking tot de gezamenlijke activiteiten (eerst inventariseren) worden goede afspraken gemaakt welke worden vastgelegd in het plaatsingsplan. 09. Planning werkgroep De verantwoordelijken voor het betrokken personeel zullen, conform de afspraak die door betrokken wethouders op 29 juni 2006 zijn gemaakt, een start maken met de uitwerking van het personeelsplan waarbij gestreefd wordt om zo spoedig mogelijk de medewerkers duidelijkheid te geven betreffende de personele consequenties van de samenwerking. Omdat het definitieve aantal medewerkers van Leiderdorp dat geplaatst moet worden nog niet bekend is, zal het plaatsingsplan pas in een later stadium geschreven worden. Het plaatsingsplan zal uiterlijk in november 2006 gereed moeten zijn. De definitieve fysieke overgang naar Leiden is gepland per 1 januari In het plaatsingsplan wordt tevens het eventuele opleidingstraject aangegeven voor de desbetreffende medewerkers. 5 van 5