Regeling functionerings- en beoordelingsgesprekken 2010

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Tubbergen. Nr. CVDR55276_1 13 februari 2018 Regeling functionerings- en beoordelingsgesprekken 2010 Het college van burgemeester en wethouders van Tubbergen gelet op het bepaalde in artikel 15:1:15, tweede lid, van de Uitwerkingsovereenkomst (UWO); gelet op artikel 17:1:1, van de Uitwerkingsovereenkomst (UWO); Gelet op de bereikte overeenstemming in de ondernemingsraad d.d. 9 september 2010 B e s l u i t vast te stellen de navolgende Regeling functionerings- en beoordelingsgesprekken 2010 Artikel 1: Begripsomschrijving In deze regeling wordt verstaan onder: ambtenaar: de ambtenaar in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Tubbergen; competenties: direct leidinggevende: eerste beoordelaar: tweede beoordelaar: informant: bevoegd gezag : functioneringsformulier: functioneringsgesprek: POP-formulier: beoordeling: beoordelingsperiode: beoordelingsformulier: beoordelingsgesprek: de benodigde kwaliteiten uitgedrukt in kennis, vaardigheden en gedrag, die noodzakelijk zijn om een goede prestatie te leveren en zodoende een bijdrage te kunnen leveren aan organisatiedoelstellingen; gemeentesecretaris, directeur, afdelingshoofden en de teamleider; de direct leidinggevende van de ambtenaar; de naast hogere leidinggevende van de eerste beoordelaar; een persoon die een functionele werkrelatie met de ambtenaar heeft en waardevolle informatie kan verstrekken aan het afdelingshoofd over het functioneren van de medewerker, bijvoorbeeld een clustercoördinator; het college van burgemeester en wethouders; het formulier waarop het functioneren en de resultaat- en ontwikkelafspraken van de ambtenaar schriftelijk wordt vastgelegd; het gesprek waarin de direct leidinggevende en de ambtenaar met elkaar praten over het functioneren van de ambtenaar en afspraken maken over resultaten, competenties en ontwikkeling; het formulier waarin de medewerker een persoonlijk ontwikkelplan (POP) maakt betreffende zijn ontwikkeling, afgeleid van de afspraken in het functioneringsgesprek, als bedoeld in artikel 17:1:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Tubbergen; het oordeel dat de eerste beoordelaar opstelt over het functioneren, de afgesproken resultaten, competenties en ontwikkeling van de ambtenaar, met betrekking tot de vastgestelde beoordelingsperiode; de periode waarover de beoordeling plaatsvindt; het formulier waarop de beoordeling wordt vastgelegd; het gesprek waarin de eerste beoordelaar zijn voorlopig beoordelingsvoorstel kenbaar maakt aan de ambtenaar. Artikel 1a 1. De toekenning van bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een direct leidinggevende van een ambtenaar in deze regeling, doet niet af aan de in het Mandaatbesluit aan het directieteam toegekende mandaat. 2. Waar in deze verordening is bepaald dat het college een bepaalde bevoegdheid uitoefent, wordt die bevoegdheid niet krachtens het Mandaatbesluit uitgeoefend door het directieteam. Artikel 2: Het functioneringsgesprek 1. Het functioneren van de medewerker wordt tenminste één keer per jaar besproken, conform de procedure zoals behandeld in de artikelen 2 tot en met 5 van deze regeling. 2. Het functioneringsgesprek vindt in het eerste kwartaal van het jaar plaats. Indien dit door omstandigheden niet mogelijk is, wordt, na toestemming van de directeur, het functioneringsgesprek zo spoedig mogelijk daarna gehouden. 3. De direct leidinggevende en de ambtenaar zijn beiden verantwoordelijk voor het laten plaatsvinden van het functioneringsgesprek. 4. In het functioneringsgesprek tussen direct leidinggevende en de ambtenaar wordt het wederzijds functioneren in relatie met de organisatiedoelstellingen en het afdelingsplan besproken. Er worden afspraken gemaakt betreffende de ontwikkeling van de medewerker en de resultaten die behaald moeten worden. Uitgangspunt hiervoor is het afdelingsplan en de functiebeschrijving (inclusief competentieprofiel). 5. Ontwikkel- en resultaatafspraken worden vastgelegd in het functioneringsformulier. 1

2 Artikel 3: Voorbereiding Uiterlijk twee weken van te voren geeft de direct leidinggevende aan de ambtenaar het functioneringsformulier, waarop de voor de ambtenaar van toepassing zijnde competenties en bijbehorende ontwikkelstappen zijn ingevuld. Ter voorbereiding op het gesprek vullen zowel de direct leidinggevende als de ambtenaar apart van elkaar het functioneringsformulier in concept in. Op basis van beide ingevulde functioneringsformulieren wordt het functioneringsgesprek gevoerd. Artikel 4: Het gesprek 1. Het gesprek is bedoeld als dialoog tussen de direct leidinggevende en de ambtenaar. 2. Resultaat- en ontwikkelafspraken worden in het functioneringsformulier vastgelegd. 3. Aangegeven wordt of het hier om ontwikkelingsnoodzaak of om ontwikkelingsbehoefte gaat. Artikel 5: Ondertekening, bewaren en inzage 1. De direct leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het functioneringsformulier. 2. De direct leidinggevende zorgt ervoor dat de ambtenaar een kopie van het formulier ontvangt. 3. Het origineel wordt gedurende 5 jaar door de direct leidinggevende bewaard. 4. Een digitale versie van het formulier wordt opgeslagen op een plaats die inzichtelijk is voor de andere leidinggevenden. 5. Bij het eventueel uitvallen van de direct leidinggevende worden formulieren overgedragen aan de opvolger of waarnemer. Artikel 6: Het persoonlijk ontwikkelplan 1. Naar aanleiding van de gemaakte afspraken in het functioneringsgesprek maakt de ambtenaar een persoonlijk ontwikkelplan. 2. De ambtenaar legt dit plan vast in het POP-formulier. 3. De direct leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het POP-formulier. 4. De direct leidinggevende en de ambtenaar bewaren beiden een kopie van het POP-formulier. Artikel 7: Beoordeling 1. Het functioneren van de ambtenaar wordt tenminste één keer jaar beoordeeld, conform de procedure zoals behandeld in artikel 7 tot en met 11 van deze regeling. 2. Bij de beoordeling wordt bepaald of de vastgelegde ontwikkelstap is behaald en of het afgesproken resultaat is behaald. Dit wordt aangegeven met een A, B, C, D, of E. 3. Bij de beoordeling van competenties: A. voldoet op belangrijke punten niet aan de gedragscriteria van de ontwikkelstap; B. voldoet nog niet geheel aan de gedragscriteria van de ontwikkelstap; C. voldoet geheel aan de gedragscriteria van de ontwikkelstap; D. stijgt uit boven de gedragscriteria van de ontwikkelstap; E. stijgt ver uit boven de gedragscriteria van de ontwikkelstap. 4. Bij de beoordeling van resultaten: A. voldoet op belangrijke punten niet aan de resultaatafspraken; B. voldoet niet geheel aan de resultaatafspraken; C. voldoet geheel aan de resultaatafspraken; D. heeft meer gedaan dan de resultaatafspraken; E. heeft duidelijk veel meer gedaan dan de resultaatafspraken. 5. Deze beoordeling vindt plaats in het laatste kwartaal van de beoordelingsperiode. Indien dit door omstandigheden niet mogelijk is, wordt, na toestemming van de directeur, de beoordeling zo spoedig mogelijk na afloop van de beoordelingsperiode opgesteld. 6. Indien er tussentijds een beoordeling wordt opgesteld in verband met het nemen van een rechtspositionele maatregel vindt de beoordeling plaats uiterlijk 1 maand voorafgaand aan de ingangsdatum. 7. De duur van de beoordelingsperiode is in de gesprekkencyclus één jaar. Hiervan kan de eerste beoordelaar na overleg met de ambtenaar afwijken, bijvoorbeeld na indiensttreding, wijziging van de functie of langdurige ziekte van de ambtenaar, waarbij de minimale beoordelingsperiode 6 maanden is. 8. In de beoordeling wordt aandacht besteed aan de geleverde prestaties, zowel wat betreft de resultaten als de ontwikkeling van de competenties, zoals deze zijn vastgelegd in het functioneringsgesprek van de cyclus waar deze beoordeling betrekking op heeft. Artikel 8: Opstellen van het voorlopige beoordelingsvoorstel 1. Enige tijd voor het einde van de beoordelingsperiode stelt de eerste beoordelaar een voorlopig beoordelingsvoorstel op. Hij gebruikt daarbij het beoordelingsformulier. 2

3 2. De eerste beoordelaar beoordeelt het functioneren van de ambtenaar aan de hand van de functieomschrijving en het competentieprofiel die voor zijn functie zijn opgesteld. Beoordeeld wordt of de afgesproken resultaten, competenties en ontwikkeling behaald zijn. 3. De eerste beoordelaar gaat daarbij uit van zijn eigen ervaringen en maakt mogelijk gebruik van de ervaringen van de door hem aan te wijzen informanten. 4. Op het beoordelingsformulier wordt aangegeven van welke informanten informatie is ingewonnen. 5. Het voorlopige beoordelingsvoorstel heeft betrekking op het functioneren van de ambtenaar in de voor de beoordeling vastgestelde beoordelingsperiode. 6. Het voorlopige beoordelingsvoorstel wordt voorgelegd aan en besproken met de tweede beoordelaar. Artikel 9: Beoordelingsgesprek 1. In onderling overleg stellen de eerste beoordelaar en de ambtenaar een datum vast voor een beoordelingsgesprek. 2. Minimaal één week voor het beoordelingsgesprek ontvangt de ambtenaar een afschrift van het voorlopige beoordelingsvoorstel, dat door de eerste beoordelaar is opgesteld aan de hand van het beoordelingsformulier. 3. Het beoordelingsgesprek wordt gevoerd tussen de eerste beoordelaar en de ambtenaar. 4. De eerste beoordelaar licht in het gesprek het voorlopige beoordelingsvoorstel toe. 5. Indien de ambtenaar van mening is dat essentiële informatie betrokken kan worden van een informant, die nog niet ingeschakeld is door de eerste beoordelaar, kan hij dat in het beoordelingsgesprek aangeven. De eerste beoordelaar kan dan alsnog informatie inwinnen van deze informant. Deze informatie zal worden meegenomen bij een nieuw gesprek en het opstellen van het definitieve beoordelingsvoorstel. Artikel 10: Definitief beoordelingsvoorstel 1. Naar aanleiding van het beoordelingsgesprek stelt de eerste beoordelaar een definitief beoordelingsvoorstel op. Hij gebruikt daarbij het beoordelingsformulier. 2. De ambtenaar tekent voor de ontvangst van een kopie van het beoordelingformulier. Artikel 11: Vaststelling beoordeling 1. Het directieteam stelt, namens het college, de beoordeling vast. 2. De ambtenaar ontvangt een afschrift van dit besluit. In het besluit wordt gewezen op de bezwaaren beroepsmogelijkheden die de ambtenaar heeft. 3. De ambtenaar die zich niet kan verenigen met een besluit als bedoeld in het tweede lid, kan op grond van de Awb een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het bevoegd gezag. Artikel 12: Onvoorziene gevallen/hardheidsclausule In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, beslist het college. Artikel 13: Citeertitel, ingangsdatum en intrekking bestaande regeling. 1. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling functionerings- en beoordelingsgesprekken Zij treedt in werking op de dag na haar bekendmaking doch niet eerder dan op 1 januari De Richtlijnen bezoldigingsbeleid 1989, vastgesteld op 17 mei 1989, wordt ingetrokken. Tubbergen, 9 november Burgemeester en wethouders van Tubbergen, de secretaris, de burgemeester, drs. ing. G.B.J. Mensink, mr. M.K.M. Stegers TOELICHTING In deze toelichting wordt achtereenvolgens stilgestaan bij de personeelscyclus, het functioneringsgesprek, het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en het beoordelingsgesprek. Voor een uitgebreidere toelichting op deze instrumenten wordt verwezen naar de handleiding beoordelen voor leidinggevenden. De personeelscyclus Het belangrijkste doel van de personeelscyclus is dat de direct leidinggevende en de medewerker gezamenlijk streven naar een voortdurende verbetering van het functioneren van individu en organisatie tegen de achtergrond van de organisatiedoelen en de beschreven visie en missie. De personeelscyclus draagt hieraan bij door het laten zien van de samenhang van de personeelsinstrumenten, die een middel zijn om de organisatiedoelstellingen te bereiken. Onderstaand is schematisch de personeelscyclus weergegeven. 3

4 De gesprekken in de personeelscyclus staan niet op zichzelf, het is een continu proces. De bedoeling is dat beide partijen hetzelfde beeld krijgen, zowel op competentieontwikkeling als op behaalde resultaten. Dit betekent dat naast de twee formele gesprekken die minimaal gevoerd worden, er regelmatig gesprekken kunnen zijn tussen leidinggevende en medewerker. De medewerker heeft zelf de verantwoordelijkheid tijdig te signaleren dat afgesproken resultaten niet behaald kunnen worden. Dit kan leiden tot veranderingen in eerder gemaakte afspraken. Deze afspraken zullen dan opnieuw vastgelegd moeten worden. Functioneringsgesprek De start van de cyclus begint met duidelijkheid. Duidelijkheid over de inhoud van de functie, over de te leveren prestaties, de beoogde resultaten en de manier waarop deze resultaten tot stand moeten komen (competenties). Want als niet duidelijk is wat de direct leidinggevende van een medewerker verwacht, kan een medewerker nooit aan die verwachtingen voldoen. Daarom begint de cyclus met het maken van afspraken voor het komende jaar over de te behalen resultaten en de beoogde competentieontwikkeling. In het functioneringsgesprek komen twee aspecten aan bod, het wat en het hoe. De wat kant. Hierbij bespreken de medewerker de direct leidinggevende welke resultaten behaald moeten worden. Er kan hierbij gebruikt gemaakt worden van de functiebeschrijving en het afdelingsplan. Er wordt een afspraak gemaakt op kwalitatief niveau en op kwantitatief niveau. De afgesproken resultaten worden SMART gemaakt en vastgelegd op het formulier functioneringsgesprek. De hoe kant. In het competentiewoordenboek staat van elke competentie een definitie en vier ontwikkelstappen beschreven. De directie heeft voor alle medewerkers vier organisatiecompetenties vastgesteld. Deze organisatiecompetenties komen voort uit de visie en missie van de gemeente Tubbergen. Ook zijn per functiegroep drie competenties vastgesteld. Voor zowel de organisatie- als de functiecompetenties zijn de gewenste ontwikkelstappen per functie vastgelegd. Naast de vastgestelde organisatie- en functiegroepcompetenties spreekt de direct leidinggevende één persoonlijke competentie af met de medewerker. Dit gebeurt in het functioneringsgesprek, waarbij dan ook afgesproken wordt welke ontwikkelstap bereikt moet worden. De medewerker kan zelf ook één persoonlijke competentie benoemen. Deze competentie is bedoeld als gewenste ontwikkeling van de medewerker. Hij mag op de door hemzelf gekozen competentie niet beoordeeld worden. Elk jaar vindt in het eerste kwartaal het functioneringsgesprek plaats. Voor het voeren van het functioneringsgesprek is een formulier ontwikkeld (zie bijlage). Ingevuld is dit functioneringsformulier het verslag van het gesprek. Hieronder wordt toegelicht hoe met dit formulier in de praktijk moet worden omgegaan. Voorbereiding: Twee weken voor aanvang van het functioneringsgesprek stuurt de direct leidinggevende het functioneringsformulier naar de medewerker toe. De direct leidinggevende heeft al met behulp van het competentieprofiel de van toepassing zijnde competenties en de gewenste ontwikkelstappen ingevuld op het formulier. Tevens vult de direct leidinggevende de resultaatafspraken vast in naar aanleiding van het afdelingsplan. Onafhankelijk van elkaar vullen zowel de medewerker als de direct leidinggevende hun mening vóór aanvang van het gesprek in op het formulier. Gesprek: Tijdens het gesprek worden de twee ingevulde functioneringsformulieren besproken. Bij elke competentie wordt nagegaan of er een afspraak op volgt. De resultaatafspraken afgeleid uit het afdelingsplan worden ook besproken. Afronding: 4

5 Na afloop van het gesprek maakt de direct leidinggevende het verslag compleet door alles wat besproken is op te nemen in één functioneringsformulier. Dus de ingevulde formulieren van zowel de medewerker als de direct leidinggevende, plus aanpassingen, worden samengevoegd. Dit verslag wordt ondertekend door de medewerker en de direct leidinggevende, waarbij beiden tekenen voor de correcte weergave van de afspraken en het gesprek. De direct leidinggevende zorgt ervoor dat de medewerker een kopie ontvangt en bewaart het originele formulier. Het verslag wordt 5 jaar bewaard. Formulieren moeten digitaal beschikbaar zijn bij eventuele vervanging van een leidinggevende. Persoonlijk Ontwikkelingsplan Als het functioneringsgesprek is gevoerd, heeft de medewerker voldoende input om een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) op te stellen. Dit plan moet uiterlijk 1 maand na het functioneringsgesprek door de medewerker zijn opgesteld. In het POP worden afspraken uit het functioneringsgesprek opgenomen over de activiteiten die de medewerker gaat ondernemen om zijn kennis en vaardigheden op peil te houden of te vergroten. Naar aanleiding van volgende functioneringsgesprekken wordt het POP steeds aangepast en dus niet opnieuw gemaakt. Op deze manier is een POP een dynamisch document en om die reden wordt het ook niet opgenomen in een personeelsdossier, maar bewaard door de direct leidinggevende en de medewerker. Beoordelingsgesprek De cyclus wordt afgesloten met een beoordeling. De beoordeling is primair gericht op de evaluatie van de voorafgaande periode. De direct leidinggevende stelt vast of de afgesproken resultaten zijn behaald. Eén keer per jaar wordt in het vierde kwartaal het beoordelingsgesprek gehouden. Dit kan vaker zijn of op een ander moment als een beoordeling wordt opgemaakt vanwege het nemen van een rechtspositioneel besluit, zoals bijvoorbeeld een bevordering naar een hogere schaal of het verlenen van een vaste aanstelling. Voor het opmaken van een beoordeling wordt een nieuw beoordelingsformulier gebruikt (zie bijlage). Hieronder wordt kort aangegeven hoe men met dit formulier moet omgaan. Voorbereiding: Ter voorbereiding bekijkt de direct leidinggevende, als eerste beoordelaar, de functieomschrijving, het competentieprofiel, de afspraken uit het functioneringsgesprek en het POP-formulier uit de te beoordelen periode erbij. Als een leidinggevende niet voldoende informatie heeft over het functioneren van de medewerker is het mogelijk om een informant te raadplegen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een clustercoördinator. De onderwerpen op het beoordelingsformulier komen overeen met de onderwerpen op het functioneringsformulier. Op het beoordelingsformulier geeft de direct leidinggevende aan of de afspraken gemaakt in het functioneringsgesprek zijn nagekomen met een uitleg daarbij. De direct leidinggevende beoordeelt of de vastgelegde ontwikkelstap is behaald en of het afgesproken resultaat is behaald. Dit wordt aangegeven met een A, B, C, D of E. Bij de beoordeling van competenties: A voldoet op belangrijke punten niet aan de gedragscriteria van de ontwikkelstap; B voldoet nog niet geheel aan de gedragscriteria van de ontwikkelstap; C voldoet geheel aan de gedragscriteria van de ontwikkelstap; D stijgt uit boven de gedragscriteria van de ontwikkelstap; E stijgt ver uit boven de gedragscriteria van de ontwikkelstap. Bij de beoordeling van resultaten: A voldoet op belangrijke punten niet aan de resultaatafspraken; B voldoet niet geheel aan de resultaatafspraken; C voldoet geheel aan de resultaatafspraken; D heeft meer gedaan dan de resultaatafspraken; E heeft duidelijk veel meer gedaan dan de resultaatafspraken. Wanneer de beoordeling een rechtpositioneel gevolg heeft, kan vervolgens hiervoor een voorstel worden gedaan. Voor rechtspositionele gevolgen op het gebied van beloning wordt verwezen naar de bezoldigingsverordening. De voorlopige beoordeling wordt voorgelegd aan de tweede beoordelaar. Nadat deze akkoord is, wordt de voorlopige beoordeling aan de medewerker gegeven. Dit gebeurt uiterlijk 1 week voordat het gesprek plaatsvindt, zodat de medewerker zich op het gesprek kan voorbereiden. Gesprek: Tijdens het beoordelingsgesprek wordt door de direct leidinggevende een toelichting gegeven op de voorlopige beoordeling. Afronding: Na afloop van het gesprek wordt het beoordelingsformulier ondertekend door de medewerker, de direct leidinggevende en de directeur en is daarmee de definitieve beoordeling geworden. Vervolgens wordt het formulier naar P&O gestuurd, dat voor verdere afhandeling zorg draagt. Het beoordelingsformulier wordt bewaard in het personeelsdossier. 5

6 6

7 7

8 8