Voorstel raad en raadsbesluit

Transcriptie

1 Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Landgraaf, 27 juli 2016 Onderwerp: Verordening op de functioneringsgesprekken burgemeester Raadsvoorstelnummer: 58 PROGRAMMA 1. Bestuur Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: 14 september 2016 Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 29 september Samenvatting De gemeenteraad van Landgraaf heeft donderdag 2 juni 2016 in een besloten vergadering het besluit genomen om de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties positief te adviseren over de herbenoeming van burgemeester mr. R.J.H. (Raymond) Vlecken. Het Koninklijk Besluit omtrent de herbenoeming wordt in september verwacht. Naar aanleiding van de Handreiking functioneringsgesprek burgemeester van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is het gebruikelijk dat de gemeenteraad en de burgemeester periodiek stil staan bij het functioneren van de burgemeester en raad. Met de functioneringsgesprekken wordt inhoud gegeven aan de samenwerking tussen raad en burgemeester en kunnen indien nodig over en weer afspraken worden gemaakt om het functioneren bij te stellen of te verbeteren. Om de functioneringsgesprekken beter te structureren worden de afspraken ter zake vastgelegd in een verordening. De vigerende verordening op de functioneringsgesprekken met de burgemeester dateert uit Het voorliggende raadsvoorstel (inclusief verordening) is mede gebaseerd op de Handreiking functioneringsgesprek burgemeester (2008) van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. 2. Waarom naar de raad? De verordenende bevoegdheid komt op grond van artikel 147 Gemeentewet toe aan de gemeenteraad. 3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect Doel van het functioneringsgesprek is het verbeteren van de samenwerking tussen burgemeester en raad. Die samenwerking vergt ook onderhoud. Dat komt de kwaliteit van het bestuur in de gemeente ten goede. Voor de burgemeester is het functioneringsgesprek een middel ter ondersteuning van zijn positie, dat hem kan helpen om zo optimaal mogelijk te functioneren door hem van feedback te voorzien. De raad kan het functioneringsgesprek gebruiken om zijn wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren.

2 4. Argumentatie en alternatieven Niet van toepassing. 5. Hoe gaan we dat bereiken en is er evaluatie nodig? Door het vaststellen van de bijgevoegde verordening waarin een brede raadscommissie in het leven wordt geroepen en door daarin bepalingen op te nemen over de wijze waarop de commissie te werk gaat, kunnen de functioneringsgesprekken op zorgvuldige wijze worden gehouden. De geheimhoudingsbepalingen van artikel 86 Gemeentewet worden onverkort op de in te stellen commissie van toepassing verklaard. 6. Communicatie In de concept-verordening is voorzien in de momenten waarop met de burgemeester wordt gecommuniceerd. Na vaststelling door de raad draagt de griffie zorg voor publicatie van de verordening. 7. Kosten, baten, dekking, risico s Naast de gebruikelijke kosten van een raadscommissie kan de commissie gebruikmaken van een extern secretaris. Aan deze externe secretaris wordt een vergoeding toegekend overeenkomstig de vergoeding die wordt toegekend aan de externe leden van de bezwaarschriftencommissie. Deze kosten kunnen worden opgevangen binnen het werkbudget van de raad. 8. Het voorstel Aan de raad wordt voorgesteld: 1. De Verordening functioneringsgesprek burgemeester en raad 2011 in te trekken; 2. De verordening die wordt aangeduid als Verordening functioneringsgesprek burgemeester en raad 2016 vast te stellen. 9. a. Stukken behorende bij het besluit: Niet van toepassing b. Onderliggende stukken: - Circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie. - Handreiking functioneringsgesprek burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie.

3 Besluit De gemeenteraad van de gemeente Landgraaf, - gelet op de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet, - gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; - gelet op de Handreiking functioneringsgesprek burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie besluit: vast te stellen de Verordening functioneringsgesprek burgemeester en raad 2016 Artikel 1. Commissie 1. Er is een commissie die tot taak heeft ten minste een maal per jaar een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester. 2. De door de commissie vastgestelde functioneringsverslagen wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester. 3. Ten minste drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris van de Koning met de burgemeester heeft. Artikel 2. Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad. Een fractie kan bepalen een ander raadslid voor te dragen als lid van de commissie. 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 4. Bij langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de fractie van het desbetreffende lid een vervanger. Heeft deze fractie slechts één zetel, dan kan er geen vervanger worden aangewezen. Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning 1. De commissie maakt gebruik van een door de commissie aan te wijzen (extern) secretaris. 2. De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 3. De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

4 Artikel 4. Geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. 2. De commissie legt overeenkomstig artikel 86 Gemeentewet in elke vergadering op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering. Dit wordt op de stukken vermeld. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. De geheimhouding wordt door eenieder in acht genomen. 3. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van gevoerde gesprekken. 4. De commissie en de gemeenteraad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen. 5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris, op de personen bij wie informatie is ingewonnen en op een eventuele externe gespreksleider. Artikel 5. Vergaderingen 1. Leden van de commissie en de burgemeester kunnen desgewenst voorgaande functioneringsverslagen inzien. 2. Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren voorafgaande aan het voeren van een functioneringsgesprek. 3. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie commissieleden dit noodzakelijk achten. 4. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste 3 dagen vooraf aankondiging aan de leden van de commissie en indien het gesprek met hem plaatsvindt, aan de burgemeester. 5. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is. 6. De voorzitter leidt in beginsel het gesprek met de burgemeester. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. 7. De commissie bepaalt voor het overige haar eigen werkwijze. Artikel 6. Contactpersoon 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. 2. Alle stukken bestemd voor de commissie die bij de gemeente binnenkomen, worden onder vermelding van persoonlijk en vertrouwelijk op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan de secretaris en aldaar door deze bewaard tot het moment van archivering. 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van persoonlijk en vertrouwelijk op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verzonden

5 Artikel 7. Bijzondere bepalingen 1. Indien de commissie, dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie binnen zes weken na de bekendmaking van die wens een functioneringsgesprek met de burgemeester. 2. De commissie maakt aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie inwint over het functioneren van de burgemeester. 3. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de overige aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan de verslagen van de voorgaande functioneringsgesprekken en de met de burgemeester gemaakte afspraken. 4. In het laatste functioneringsgesprek voor de aanvang van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester een indicatie of er voor herbenoeming op dat moment al dan niet belemmeringen zijn. Artikel 8. Verslag 1. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. 2. Het verslag bevat tenminste de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag is een duidelijke en feitelijke weergave van hetgeen is besproken. 3. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en aan de commissaris van de Koning. Artikel 9. Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 10. Archivering 1. De secretaris draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. 2. Na het eindigen van diens benoeming als burgemeester worden alle betreffende stukken van de commissie die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester, door de secretaris van de commissie vernietigd. Artikel 11. Inwerkingtreding 1. De Verordening Functioneringsgesprek burgemeester en raad 2011 wordt ingetrokken. 2. Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening functioneringsgesprek burgemeester en raad 2016" en treedt in werking met ingang van de dag na die van haar bekendmaking.

6 Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 29 september De griffier, De voorzitter,