Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad

Transcriptie

1 GEMEENTE BEUNINGEN Raadsvoorstel Onderwerp Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad Raadsvergadering 19 februari 2013 Nummer(agenda) Commissie 1 PAZ Registratienummer BW Datum 23 januari 2013 Registratiecode *BWl * Commissie 2 Auteur Amresh Dewkalie Datum Status Openbaar B&W-vergadering Publicatiedatum 20 februari 2013 Portefeuillehouder Vz. cie PAZ Samenvatting Door het vaststellen van een verordening "functioneringsgesprekken burgemeester en raad" wordt concreet invulling gegeven aan de rol die de raad heeft bij het functioneren van de burgemeester als politieke ambtsdrager binnen de gemeente Beuningen. Naast een aantal procedurele voorschriften wordt in de verordening ook de geheimhouding geregeld. Besluit om 1. De verordening "functioneringsgesprekken burgemeester en raad" vast te stellen. Inleiding Raad en burgemeester streven naar een cultuur van reflectie waarin de burgemeester signalen van de raad ontvangt die bijdragen aan zijn functioneren als burgemeester. De Gemeentewet kent geen regels omtrent het houden van functioneringsgesprekken met de burgemeester, anders dan in het kader van een herbenoeming. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek tussen de burgemeester en (een delegatie van) de raad over het functioneren van de burgemeester. In het kader van de benoeming van de burgemeester heeft de raad in de profielschets vastgelegd wat er van de burgemeester wordt verwacht. Het voeren van een functioneringsgesprek met de burgemeester is geen verplichting maar is aan te bevelen. De burgemeester heeft er recht op te weten of hij functioneert zoals verwacht. De raad kan door het voeren van functioneringsgesprekken met de burgemeester, indien noodzakelijk, tijdig bijsturen en afspraken maken over verbeterpunten. Bovendien kan er op het moment dat een herbenoeming van de burgemeester aan de orde komt worden teruggegrepen op eerder gevoerde functioneringsgesprekken. De verordening is gebaseerd op de modelverordening van het ministerie van BZK. In de verordening zijn onder andere bepalingen opgenomen over de samenstelling, het voorzitterschap en de taken van de commissie. Ook de regels omtrent geheimhouding zijn opgenomen. Beoogd effect Het periodiek voeren van een functioneringsgesprek tussen raad en burgemeester kan de kwaliteit van het lokaal bestuur bevorderen. Argumenten 1. Een periodiek gesprek tussen raad en burgemeester over het wederzijds functioneren kan leiden tot het verbeteren van het functioneren van raad en burgemeester. In het kader van het bevorderen van de kwaliteit van het openbaar bestuur is het wenselijk dat de burgemeester en de gemeenteraad met enige regelmaat met elkaar in gesprek gaan over het wederzijds functioneren. De burgemeester kan het functioneringsgesprek beschouwen als een middel ter ondersteuning van zijn positie, dat hem kan helpen om optimaal te functioneren door hem van feedback te voorzien. In dat kader is het wenselijk dat de burgemeester ten minste drie keer tijdens zijn ambtsperiode van de gemeenteraad te horen krijgt hoe over zijn functioneren wordt gedacht

2 De gemeenteraad kan het functioneringsgesprek gebruiken om zijn wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren. Ook het functioneren van de gemeenteraad wordt besproken, want in een functioneringsgesprek komen beide partijen aan bod. 2. De burgemeester neemt in een gemeente rechtspositioneel en bestuurlijk een bijzondere positie in. De burgemeester wordt benoemd door de Kroon onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van BZK. Zijn rechtspositie wordt landelijk geregeld, maar de uitvoering daarvan berust bij de gemeente. Noch de relatie tussen de minister van BZK en de burgemeester, noch de relatie van de gemeenteraad met de burgemeester laat zich dus eenvoudig verklaren als een werkgever-werknemer-verhouding. Beide relaties moeten dan ook vooral in hun bestuurlijke context worden geplaatst. Gelet op de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad bij benoeming en herbenoeming van de burgemeester berust materieel bij de raad ook een verantwoordelijkheid om door middel van functioneringsgesprekken regelmatig met de burgemeester het gesprek aan te gaan over diens functioneren. In de huidige bestuurlijke verhoudingen moet een burgemeester kunnen rekenen op het vertrouwen van de gemeenteraad. Een functioneringsgesprek is een instrument binnen die vertrouwensrelatie. Kanttekeningen n.v.t. Financiën n.v.t Tijdspad De verordening schrijft voor dat minimaal 1 keer per 2 jaar een functioneringsgesprek plaatsvindt. Communicatie De verslagen van de functioneringsgesprekken zijn niet-openbaar. Evaluatie n.v.t. Bijlage Verordening functioneringsgesprekken Burgemeester en raad De raad, drs. A.V. Dewkalie griffier drs. CF. van Eert voorzitter Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 19 februari 2013 met dien verstande dat in artikel 6 lid 1 dient te wordan gelezen artikel 4 lid 4 en 5. ^

3 BIJLAGE De raad van de gemeente Beuningen, overwegende, dat het in het kader van het goed functioneren van het openbaar bestuur wenselijk is dat burgemeester en raad bij voorkeur jaarlijks met elkaar spreken over het functioneren van de burgemeester, de raad, als zodanig en wederkerig; overwegende, dat het in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid wenselijk is dat de burgemeester tenminste drie keer tijdens zijn ambtsperiode van de gemeenteraad te horen krijgt hoe over zijn functioneren wordt gedacht; gelet op artikel 61 en 61a van de Gemeentewet, besluit: vast te stellen de navolgende verordening: Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. gesprek: functioneringsgesprek namens de raad met de burgemeester; b. commissie: de commissie bedoeld in artikel 2; c. adviseurs: wethouder(s) en gemeentesecretaris die de commissie op verzoek van informatie voorzien; d. commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie. e. commissie PAZ: de fractievoorzitters. Algemene bepalingen Artikel 2 1. De raad stelt een commissie in die gesprekken voert met de burgemeester. 2. De commissie voert tenminste drie gesprekken per ambtsperiode. Procedure en tíjdschema Artikel 3 1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. 2. In de ambtsperiode wordt drie maal een gesprek gevoerd, vier weken voorafgaand aan het gesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert. 3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin. Samenstelling commissie Artikel 4 1. De commissie bestaat uit fractievoorzitters. 2. De fractievoorzitters laten zich niet vervangen, met uitzondering bij langdurige ziekte of langdurige afwezigheid van een fractievoorzitter. 3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier. 4. De commissie laat zich informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris. Over alle andere door de commissie te raadplegen personen wordt door de commissie in overleg met de burgemeester met eenstemmigheid besloten. 5. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur. Dit geldt overigens eveneens voor de burgemeester. Voorzitterschap van de commissie Artikel 5 1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. 2. De voorzitter leidt het gesprek. 3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder. 3

4 4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Geheimhouding Artikel 6 1. De commissie legt in elke vergadering en in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over het behandelde tijdens de vergadering c.q. het gesprek en de inhoud van de verslagen. 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs c.q. door de commissie te raadplegen personen; dit met inachtneming van artikel 4 lid 4 en 5. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten. Het inwinnen van inlichtingen of informatie bij personen als bedoeld, vindt altijd plaats in aanwezigheid van de voorzitter van de commissie. 4. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid Eventuele conclusies, aandachtspunten en actiepunten uit het verslag die betrekking hebben op het functioneren van de raad kunnen door de voorzitter ter kennis worden gebracht van de gezamenlijke fractievoorzitters. 6. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. 7. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 8. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 9. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een eventuele externe adviseur. Voorbereiding gesprek Artikel 7 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien. 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 4. Een betrokkene die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. 5. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Hetgesprek Artikel 8 1. De bijeenkomsten van de commissie en het gesprek met de burgemeester vinden plaats in beslotenheid. 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3. Uitgangspunt bij het gesprek vormen de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en de afspraken die in het voorafgaande gesprek zijn gemaakt. 4. Het gesprek bestaat uit een gedeelte dat gaat over het functioneren van de burgemeester en een gedeelte dat onder meer betrekking heeft op het functioneren van de raad. 5. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: a. de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in de commissie PAZ of overleg met de fractievoorzitters; b. de burgemeester als voorzitter van het college; c. de burgemeester in het proces van dualisme; d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e. de burgemeester die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier; f. de burgemeester die invulling geeft aan zijn eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid; g. de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; 4

5 h. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, de provincie, het rijk en Europa; i. de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; j. de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit; k.de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties; 1. verwachtingen over en weer gelet op ontwikkelingen die gaande zijn, verwacht worden c.q. nodig zijn. Verslaglegging Artikel 9 1. Onder verantwoordelijkheid van de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Er wordt melding gemaakt van eventueel geraadpleegde personen. 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het verslag kan conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de raad, verbijzonderen van conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester. 4. Een verslag dat niet kan worden vastgesteld wordt door de burgemeester en alle leden van de commissie voor gezien getekend. De mogelijkheid bestaat met aller instemming een aanhangsel aan het verslag toe te voegen. 5. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en -minstens driemaal in de ambtsperiode- met aller instemming aan de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. De commissie kan besluiten het gedeelte dat betrekking heeft op het functioneren van de raad niet mee te sturen. Archivering Artikel De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een exemplaar van het vastgestelde verslag. 2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Slotartikelen Artikel 11 Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet. Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als: "Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad 2013" Aldus vastgesteld in de gemeenteraadsvergadering van 19 februari 2013, drs. CF. van Eert Voorzitter 5