P. Houtsma. Voorstel: de Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester vaststellen

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad Registratienummer: GF Datum:23 november 2010 Agendapunt: Vaststellen Vertrouwenscommissie Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar: P. Houtsma Onderwerp: Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Voorstel: de Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester vaststellen Overwegingen Aanleiding Door het ontslag op eigen verzoek van Peter de Jonge als burgemeester van de gemeente Heerenveen, dient de procedure te worden gestart om te voorzien in de vacature die hierdoor ontstaat. Bij het zoeken van een opvolger is naast de wettelijke rol van de Commissaris van de Koningin een belangrijke rol weggelegd voor de raad, in het bijzonder voor de zogeheten Vertrouwenscommissie. De Vertrouwenscommissie bereidt de aanbeveling door de raad voor van de benoeming van een opvolger. De rol van de Vertrouwenscommissie moet worden gezien in het licht van het recht van aanbeveling van de raad. De raad kan aangeven welke kandidaten naar zijn mening het meest voor benoeming in aanmerking komen. De formele benoeming van de burgemeester vindt plaats bij Koninklijk Besluit op voordracht van de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. De Commissaris van de Koningin heeft in de hele benoemingsprocedure een belangrijke intermediaire rol, zowel tussen raad en kandidaten als tussen raad en minister. De voorliggende Verordening op de Vertrouwenscommissie benoemingsprocedure burgemeester voorziet in de nodige regelgeving rondom de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie. Samenstelling en werkwijze Vertrouwenscommissie Samenstelling Voorgesteld wordt de Vertrouwenscommissie bij de start te laten bestaan uit de acht fractievoorzitters uit de raad dan wel uit hun plaatsvervangers in geval de betreffende fractievoorzitters langdurig afwezig zijn. In de huidige situatie doet zich dat voor bij de fracties van D66 en de Christen Unie. De Vertrouwenscommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. Het voorstel is verder om namens het huidige college de heer L. Buwalda als adviseur toe te voegen aan de Vertrouwenscommissie en de heer F. Perdok als adviseur namens de ambtelijke organisatie. De adviseurs hebben geen stemrecht binnen de commissie en zijn, evenals de leden, gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Het opnemen van de genoemde adviseurs creëert de voorwaarden dat ook de gevoelens van het bestuur en

2 van de ambtelijke organisatie kunnen worden gehoord. Verder wordt voorgesteld de raadsgriffier aan te wijzen als secretaris van de Vertrouwenscommissie. Bij afwezigheid van de raadsgriffier zal deze worden vervangen door de adjunct-griffier. Werkwijze Kern van de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie is het spreken en beoordelen van kandidaten die de Commissaris van de Koningin aandraagt. De Commissaris van de Koningin verstrekt de Vertrouwenscommissie een overzicht van degenen die naar het ambt van burgemeester hebben gesolliciteerd. De Commissaris van de Koningin geeft ook aan welke kandidaten hij in beginsel voor benoeming in Heerenveen geschikt acht. De Vertrouwenscommissie kan desgewenst ook inlichtingen krijgen over de andere niet geselecteerde kandidaten en kan de selectie van de Commissaris van de Koningin met kandidaten aanvullen dan wel kandidaten afvoeren. Uiteindelijk beschikt de Vertrouwenscommissie, na overleg met de Commissaris van de Koningin, over een lijst met namen van kandidaten die in eerste instantie geschikt lijken. Met die kandidaten begint de Vertrouwenscommissie aan de eigenlijke selectie. De Vertrouwenscommissie voert daartoe één of meerdere gesprekken met de kandidaten. Op grond van de gesprekken doet de Vertrouwenscommissie een aanbeveling aan de raad. Zo nodig maakt een assesment deel uit van de selectieprocedure De naam Vertrouwenscommissie is niet zonder reden zo gekozen. Het gehele proces van spreken, beoordelen en voordragen van kandidaten dient onder grote geheimhouding plaats te vinden. Een Vertrouwenscommissie is verplicht om een zorgvuldige en met privacywaarborgen omgeven beoordelingsprocedure te hanteren. Dit houdt in dat leden noch in hun politieke noch in hun privé omgeving iets mogen vertellen of kenbaar maken van hun werkzaamheden in de Vertrouwenscommissie. Kanttekeningen nvt Vervolgproces In principe beëindigt de Vertrouwenscommissie haar werkzaamheden door het doen en toelichten van een voordracht van kandidaten voor het ambt van burgemeester in Heerenveen. In een besloten raadsvergadering komt de raad tot een aanbeveling aan de minister van de voorkeursvolgorde van kandidaten. In een openbare bekendmaking zal de uiteindelijke voordracht van de voorkeurskandidaat worden gestuurd naar de Commissaris van de Koningin en aan de minister. Alleen de naam van de eerste kandidaat van aanbeveling wordt openbaar gemaakt. De minster heeft een gesprek met de (eerste) kandidaat en doet vervolgens een voordracht tot benoeming aan Hare Majesteit de Koningin. Door de ondertekening van het Koninklijk Besluit en contrasignering door de politiek verantwoordelijke minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties wordt de benoeming een feit. De benoemde kandidaat wordt in een raadsvergadering in het ambt beëdigd door de Commissaris van de Koningin. Millenniumparagraaf nvt Ter inzage liggende stukken: De Circulaire Procedureregels benoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 4 november 2005 Het Seniorenconvent van de gemeente Heerenveen, de griffier, de voorzitter,

3 Gemeenteraad Onderwerp: Verordening op de Vertrouwenscommissie Registratienummer: GF De raad der gemeente Heerenveen; gelezen het voorstel van het Seniorenconvent van 29 november 2010; overwegende dat; De heer P. de Jonge per 1 april 2011 op eigen verzoek ontslag neemt als burgemeester van Heerenveen; De raad een aanbeveling dient op te stellen voor de benoeming van een opvolger; In de voorbereiding om tot die aanbeveling te komen een zogeheten Vertrouwenscommissie dient te worden ingesteld. gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 61 c en 82 van de Gemeentewet, het bepaalde in de circulaire Procedureregels benoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties van 4 november 2005, en het bepaalde in het Koninklijk Besluit van 29 oktober 2010; BESLUIT: I. Een Vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel VI, lid 1 van de procedureregels in te stellen; II. De navolgende Verordening, regelende de taak, samenstelling en werkwijze, alsmede de geheimhouding vast te stellen; III. De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân van de besluiten onder I en II in kennis te stellen door toezending daarvan. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 december De griffier, De voorzitter,

4 VERORDENING VERTROUWENSCOMMISSIE BENOEMING BURGEMEESTER Begripsbepalingen. Artikel 1. In deze verordening wordt verstaan onder: a. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; b. de commissaris: de commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân; c. de commissie: de vertrouwenscommissie. d. de raad: de gemeenteraad van Heerenveen Taak commissie. Artikel De commissie heeft tot taak een door de commissaris aan te reiken selectie van kandidaten te beoordelen. 2. De commissie voert daartoe gesprekken met de door de commissaris geselecteerde kandidaten. 3. Indien de commissie gesprekken wenst te voeren met eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich uit eigener beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd, doet zij daarvan direct mededeling aan de commissaris. 4. Indien de commissie besluit een door de commissaris geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris en de kandidaat door haar schriftelijk, met vermelding van de redenen, van de beslissing op de hoogte gesteld. 5. De gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten vinden plaats in aanwezigheid van en door die raadsleden die lid zijn van de commissie, haar adviseurs en de secretaris van de commissie. Adviseurs en secretaris hebben geen stemrecht. Artikel Nadat de commissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk en gemotiveerd verslag uit aan de raad en aan de commissaris. 2. De commissie brengt haar in artikel 3, lid 1 bedoeld verslag uit op basis van de door de commissaris verstrekte informatie over de kandidaten en op basis van de informatie, ontleend aan het gesprek met de door haar ontvangen kandidaten, zulks na afweging van een en ander. 3. De commissie doet haar verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. 4. De commissie geeft in het onder lid 3. bedoelde verslag tevens een beredeneerde volgorde van aanbeveling aan. Artikel Het verslag aan de raad en de commissaris, bedoeld in artikel 3, lid 1 en de conceptaanbeveling aan de raad, bedoeld in artikel 3, lid 3 worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld. 2. In het verslag aan de raad en de commissaris kunnen leden van de commissie

5 van minderheidsstandpunten blijk geven. 3. Bij staking van stemmen over het uit te brengen verslag aan de raad en de commissaris, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering. 4. Is uitstel van beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden in het verslag de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de raad en de commissaris gebracht. 5. De commissie kan de commissaris vragen in de gelegenheid te worden gesteld de op schrift gestelde opvattingen mondeling toe te lichten. Geheimhoudingsplicht. Artikel De leden van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen als lid van de commissie ter kennis is gekomen. 2. De geheimhoudingsplicht van de commissie geldt ook ten opzichte van raadsleden, die geen lid zijn van de commissie of lid van de commissie zijn geweest. 3. Deze geheimhouding geldt zowel tijdens het bestaan van de commissie als na ontbinding van de commissie. 4. De leden 1 tot en met 3 van dit artikel zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op de griffier, die op grond van artikel 7 de commissie ambtelijke bijstand verleent, en op de andere adviseurs van de commissie. 5. De geheimhouding brengt onder meer met zich mee dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris, geen inlichtingen schriftelijk of mondeling kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten. 6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de sollicitanten verder worden beschermd, bijvoorbeeld bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van de correspondentie. Samenstelling commissie. Artikel De commissie bestaat uit alle acht fractievoorzitters dan wel in geval van langdurige afwezigheid ten tijde van de start van de werkzaamheden van de commissie, uit hun plaatsvervangers. Bij de start van de werkzaamheden bestaat de Vertrouwenscommissie uit de mw. R. Haarsma, mw. B. van Ruijven, mw. J. van Leeuwen, dhr. J. Zoetendal, dhr. Tj. Waterlander, dhr. T. van der Ven, dhr. A. Eijer, dhr. A. Leijendekker. 2. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. 3. Indien een lid van de commissie tijdens de werkzaamheden van de commissie langdurig niet beschikbaar is, kan hij zich doen vervangen door een ander gemeenteraadslid. De vervanging geldt voor de resterende zittingsperiode van de commissie. 4. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Artikel De commissie laat zich in haar werkzaamheden ambtelijk bijstaan door de griffier.

6 2. De heer L. Buwalda (wethouder) en de heer F. Perdok (wnd. gemeentesecretaris) worden eveneens als adviseurs aan de commissie toegevoegd. 3. De adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht. Werkwijze commissie. Artikel De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee leden dit noodzakelijk achten. De eerste keer wordt de commissie bijeengeroepen door de fractievoorzitter van de grootste fractie in de gemeenteraad. 2. Van elke vergadering wordt door de voorzitter tenminste 24 uur van tevoren aankondiging gedaan aan de leden van de commissie. 3. De commissie vergadert niet, indien niet tenminste de helft van de leden aanwezig is. Artikel De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten. 2. Alle stukken voor de commissie worden aan het huisadres van de griffier gericht en door deze bewaard. Van ingekomen stukken geeft de griffier direct kennis aan de leden van de commissie. De griffier draagt zorg voor adequate archivering. 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de griffier verzonden. Artikel De voorzitter nodigt de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. 2. De plaats en het tijdstip voor een gesprek worden zodanig gekozen dat waar mogelijk voorkomen wordt, dat kandidaten hierdoor bekend worden of tijdens de procedure bij de commissie met elkaar in contact komen. Overige bepalingen. Artikel 11. De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die, waarop aan het gemeentebestuur bekend is gemaakt dat in de vacature van de burgemeester is voorzien. Artikel De voorzitter van de commissie en de griffier dragen er zorg voor, dat op het in artikel 11 bedoelde tijdstip alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt, direct in een verzegelde enveloppe en gerubriceerd als geheim worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. Zij dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel. 2. Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. 3. Originele bescheiden die de commissie van derden of de commissaris heeft ontvangen worden onmiddellijk aan dezen teruggezonden. 4. De voorzitter ziet er op toe dat alle overige bescheiden van de commissie en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. Ten aanzien van de uitvoering ervan kan hij de griffier hiermee

7 belasten. Slotbepalingen. Artikel 14. In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de procedureregels niet voorzien beslist de commissie bij meerderheid van stemmen. Artikel 15. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van haar vaststelling. Aldus besloten in de raadsvergadering van 8 december 2010.