REGLEMENT FUNCTIONERINGSGESPREKKEN

Transcriptie

1 REGLEMENT FUNCTIONERINGSGESPREKKEN 1. Inleiding Personeelszorg wordt belangrijk gevonden binnen SOPOGO. Wij zien het als een van de belangrijkste taken van de algemeen directeur, schooldirecteuren en de personeelsadviseurs. Het functioneringsgesprek is voor een directeur een hulpmiddel om gestalte te geven aan personeelszorg. Samen met het gesprek rond het Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) en het beoordelingsgesprek wordt hiermee vorm en inhoud gegeven aan dit onderdeel van het personeelsbeleid. Alle gesprekken in deze cyclus zijn mede in het belang van de medewerkers, omdat zij op deze wijze invloed kunnen uitoefenen op de kwaliteit van hun werk en de werkomstandigheden. 2. Wat is een functioneringsgesprek? Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en diens leidinggevende met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Hoewel tijdens een functioneringsgesprek wel een oordeel uitgesproken kan worden over het functioneren van de deelnemende partijen, is een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek. Aan het gesprek zijn geen directe rechtspositionele consequenties verbonden. De gesprekken zijn ook een middel om verbindingen te leggen tussen schooldoelen en de belangen van de individuele personeelsleden en tussen het schoolbeleid en de uitvoering daarvan. Functioneringsgesprekken zijn alleen dan zinvol wanneer sprake is van een open communicatie tussen betrokkenen. Dat wil zeggen wanneer men elkaar kan en wil vertrouwen. Als er problemen zijn, moeten deze in alle openheid ter sprake gebracht worden met de bedoeling samen naar oplossingen te zoeken. Functioneringsgesprekken vervangen het normale overleg en de vergaderingen niet, maar vormen hierop een noodzakelijke aanvulling. 3. Begripsbepaling Voor zover in dit reglement hij en andere mannelijke persoonlijke en bezittelijke voornaamwoorden worden gebruikt en daarmee personen worden aangeduid, verstaan we daaronder tevens de vrouwelijke medewerker. Bevoegd gezag : De Stichting voor Openbaar Primair Onderwijs Goeree-Overflakkee. Personeelslid: Alle personen in vaste dan wel in tijdelijke dienst bij de Stichting voor Openbaar Primair Onderwijs Goeree-Overflakkee alsmede het onderwijsondersteunend personeel dat in een ID-functie op de scholen werkzaam is. Gespreksfunctionaris: De door het bevoegd gezag aangewezen functionaris, die het functioneringsgesprek voert met het personeelslid in de organisatie. Functioneringsgesprek: Een gesprek tussen het personeelslid en de gespreksfunctionaris volgens het Reglement Functioneringsgesprekken over alle aspecten die van invloed zijn op het functioneren van het personeelslid in de organisatie en de invloed van de organisatie zelf hierop. Gespreksformulier functioneringsgesprekken: Het formulier waarop de gespreksonderwerpen zijn vermeld en waarop tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken worden genoteerd. Het formulier met in ieder geval de afgesproken onderwerpen is als bijlage bij deze regeling opgenomen. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 1 van 5

2 Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP): In het POP vindt wederzijdse afstemming plaats tussen de wensen van de werknemer met betrekking tot zijn professionele ontwikkeling en de ontwikkelingsdoelen van de organisatie en worden afspraken gemaakt over zijn toekomstige inzetbaarheid, scholing en doorstroming naar andere interne of externe functies. De in het POP-gesprek gemaakte afspraken zijn één van de gespreksonderwerpen tijdens een functioneringsgesprek. 4. Bewaartermijn Verslagen van functioneringsgesprekken worden maximaal vijf jaar bewaard en vervolgens vernietigd. 5. Deelnemers aan het functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen het betreffende personeelslid en een door de algemeen directeur aan te wijzen gespreksfunctionaris. Uitgangspunt is dat de gespreksfunctionaris de direct leidinggevende van het personeelslid is. Een voorwaarde is in ieder geval dat de gespreksfunctionaris goed op de hoogte is van het functioneren van het personeelslid. Voor onderwijs en onderwijsondersteunend personeel betekent dit dat het gesprek gevoerd wordt door een lid van de directie. Het functioneringsgesprek met de directeuren wordt gevoerd door de algemeen directeur en bij diens afwezigheid door de voorzitter van het schoolbestuur of diens plaatsvervanger. De voorzitter van het schoolbestuur en één van de overige bestuursleden voeren het functioneringsgesprek met de algemeen directeur. Onder bijzondere omstandigheden en/of op verzoek van één van de deelnemende partijen kan een derde (bijvoorbeeld een personeelsadviseur of een andere vertegenwoordiger van het bevoegd gezag) bij het gesprek aanwezig zijn om de kwaliteit ervan te bewaken. 6. Doel van een functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek is gericht op het optimaliseren van de kwaliteit van de organisatie en de prestaties en ontwikkeling van de medewerker daarin. 7. De kenmerken van een functioneringsgesprek Een belangrijk kenmerk van een functioneringsgesprek is de gelijkwaardige inbreng van de gesprekspartners en het tweezijdig karakter van het gesprek. Tijdens het gesprek wordt gesignaleerd, gemotiveerd, geïnventariseerd, geconfronteerd/gespiegeld en feedback gegeven. Een incident kan geen aanleiding vormen voor het voeren van een functioneringsgesprek. Het functioneringsgesprek is toekomstgericht en de onderwerpen zijn deels gerelateerd aan de in het POP vastgelegde doelstellingen. 8. De frequentie van het functioneringsgesprek Met medewerkers met een aanstelling in vaste dienst wordt tenminste één keer per jaar een functioneringsgesprek gevoerd. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 2 van 5

3 Met medewerkers met een aanstelling in tijdelijke dienst worden in het eerste aanstellingsjaar tenminste twee functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij het eerste gesprek na drie maanden plaatsvindt. Indien de leidinggevende dit wenselijk acht, dan wel op verzoek van de medewerker, kunnen meerdere functioneringsgesprekken per jaar worden gevoerd. Tussen twee opeenvolgende functioneringsgesprekken dient tenminste een periode van drie maanden te liggen. Voorafgaand aan een functioneringsgesprek vindt een POP-gesprek plaats. Daarna volgen twee functioneringsgesprekken. De cyclus wordt afgesloten met het beoordelingsgesprek dat éénmaal per vier jaar plaats vindt. 9. De procedure De datum en het tijdstip waarop het functioneringsgesprek plaatsvindt, wordt minimaal twee weken van tevoren met de medewerker vastgesteld. Ook wordt een datum en een tijdstip vastgesteld waarop het verslag wordt besproken. Uiterlijk één week voorafgaand aan het gesprek levert de medewerker, indien nodig, aanvullende gespreksonderwerpen aan bij de leidinggevende. Het gesprek wordt gevoerd door een leidinggevende en duurt maximaal één uur. Wanneer blijkt dat meer tijd nodig is, wordt binnen twee weken een vervolgafspraak gemaakt. Van het gesprek wordt tijdens het gesprek, doch uiterlijk binnen één week na datum, een verslag gemaakt. In het verslag worden minimaal de door de deelnemers te ondernemen acties vastgelegd. Indien niet tijdens het gesprek een verslag is gemaakt geldt dat de leidinggevende die het verslag heeft gemaakt, het concept uitreikt aan de gesprekspartner. Op het vooraf afgesproken moment wordt het verslag besproken en ondertekenen de gesprekspartners het verslag voor gezien en akkoord. Het ondertekende verslag wordt door de leidinggevende opgeborgen in het personeelsdossier. De medewerker ontvangt een kopie van het verslag en een tweede kopie wordt opgeborgen in het personeelsdossier op het SOPOGO-kantoor. 1 De inhoud van het verslag is vertrouwelijk. Wanneer de leidinggevende en de medewerker geen overeenstemming bereiken over de inhoud van het verslag inclusief de gemaakte afspraken en conclusies, dan ondertekent de medewerker of leidinggevende het verslag voor gezien. De op- en aanmerkingen kunnen in een aparte bijlage bij het verslag worden gevoegd en opgeborgen in het personeelsdossier. 10. Welke informatiebronnen kan de leidinggevende gebruiken tijdens het functioneringsgesprek? eigen zienswijze leidinggevende reflectie van de medewerker 1 Mochten beide gesprekspartners of een van beide gesprekspartners bezwaar maken tegen archivering op het bestuurskantoor, dan wordt het verslag alleen op de betreffende school bewaard. De algemeen directeur heeft te allen tijde toegang tot het personeelsdossier op school. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 3 van 5

4 informatie van derden (zoals ouders, collega s, leerlingen) die tot de leidinggevende komt eigen observaties van de leidinggevende informatie naar aanleiding van klassenconsultaties afspraken naar aanleiding van een eerder functioneringsgesprek informatie uit het personeelsdossier informatie over de door de medewerker gevolgde nascholing informatie uit het taakformulier informatie uit het POP-gesprek het competentieprofiel 11. Onderwerpen die tijdens het functioneringsgesprek aan de orde kunnen komen Voor alle personeelsleden: afspraken uit het vorige functioneringsgesprek afspraken uit het POP-gesprek (in relatie met wet BIO/competenties) een schoolspecifiek thema/ actiepunt* (zie ook schoolplan) taaktoedeling en taakbelasting taakwensen en taakvervulling samenwerking met collega s, ouders, leerlingen en de directie werkomstandigheden doelen en afspraken voor de komende periode functioneren van de leidinggevende in relatie tot de betrokken medewerker aanvullende gespreksonderwerpen met schoolspecifiek thema wordt een thema bedoeld waarvan de school heeft afgesproken dat hieraan extra aandacht besteed wordt in het functioneringsgesprek in een bepaald (kalender)jaar. Stel de school heeft een nieuwe methode ingevoerd en neemt dat punt expliciet mee in het gesprek. Ook kan een bovenschools thema centraal staan. Specifieke punten voor de leidinggevende: geven van leiding aan de instelling onderhouden van externe contacten (met de MR, ouders, enz.) samenwerking met het bestuur en/of de algemeen directeur inclusief de wijze van voorbereiding en uitvoering van het bestuurlijk beleid mede voeren van personeelsbeleid en de in dit kader gemaakte afspraken uitvoeren van gemandateerde bevoegdheden (bijvoorbeeld het uitvoeren van het financieel beleid) eigen zienswijze van de directeur overige aspecten van de directietaken 12. Bescherming persoonsgegevens Met inachtneming van de Wet Persoonsregistraties en de daarop gebaseerde op de scholen van toepassing zijnde regelingen (o.a. privacyreglement) behandelt de directie als gemandateerde vanuit het bevoegd gezag de persoonlijke gegevens van het personeelslid met zorg. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 4 van 5

5 Het personeelsdossier dient te worden opgeborgen in een afsluitbare kast op school en op kantoor SOPOGO. 2 Het personeelsdossier kan alleen worden ingezien door: de betrokken medewerker de directie van de school de personeelsadviseur de algemeen directeur Gaat een personeelslid op een andere school binnen SOPOGO aan het werk, dan wordt zijn personeelsdossier, inclusief de gespreksverslagen van de afgelopen vijf jaar, overgedragen aan de nieuwe directeur. 13. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bevoegd gezag. 14. Slotbepaling Dit reglement kan worden aangehaald als reglement functioneringsgesprekken en treedt, behoudens instemming van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, in werking op 1 augustus Een exemplaar van dit reglement inclusief de daarbij behorende bijlagen wordt aan alle personeelsleden uitgereikt. De directies van de scholen dragen er zorg voor dat een exemplaar van dit reglement inclusief de bijlagen op een voor alle personeelsleden toegankelijke plaats in de school en de daarbij behorende locaties ter inzage ligt. Vastgesteld door het bestuur van de Stichting voor Openbaar Primair onderwijs Goeree- Overflakkee op 16 juni 2009 Handtekening voorzitter, Handtekening secretaris, Stichting voor Openbaar Primair onderwijs Goeree-Overflakkee. 2 Mochten beide gesprekspartners of een van beide gesprekspartners bezwaar maken tegen archivering op het bestuurskantoor, dan wordt het verslag alleen op de betreffende school bewaard. De algemeen directeur heeft te allen tijde toegang tot het personeelsdossier op school. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 5 van 5