A. Formulier functioneringsgesprek

Transcriptie

1 A. Formulier functioneringsgesprek 1 Persoonlijke gegevens medewerker Naam: Afdeling: Huidige functie: Geboortedatum: Datum in dienst: Duur in functie: 2 Deelnemers gesprek Naam: Naam: Naam: 3 Gespreksdatum A I. Terugblik afgelopen periode Realisatie van de gemaakte afspraken en gestelde doelen: Formulier datum 1/17 naam medewerker

2 Toelichting: B Invullen van de griffiersfunctie (richting raad, organisatie en griffie): C Veranderingen/opmerkingen ten aanzien van de inhoud van de griffiersfunctie: Formulier datum naam medewerker 2/17

3 D Werkomstandigheden die het functioneren beïnvloed hebben E Verzuim (frequentie, vorm en begeleiding door werkgeverscommissie) Formulier datum naam medewerker 3/17

4 II Ontwikkelingswensen (op basis van wensen griffier en werkgeverscommissie) A Vaardigheden en competenties B Vakkennis C Loopbaanontwikkeling Ga na wat de ambities/loopbaanwensen zijn op langere termijn (3-5 jaar) zijn. Is dat te vertalen naar bepaalde werkzaamheden of een concrete functie? Formulier datum naam medewerker 4/17

5 D Vorming en opleiding. III Reflectie op het werk en de begeleiding door de werkgeverscommissie A Omgang met de raad, organisatie en griffie: B Aansturing door de werkgeverscommissie Formulier datum naam medewerker 5/17

6 C Communicatie en informatieverstrekking door de werkgeverscommissie IV Afspraken komende periode A Taakafspraken en functievervulling richting raad, organisatie en griffie B Overige afspraken met betrekking tot werkomstandigheden Formulier datum naam medewerker 6/17

7 C Afspraken met betrekking tot loopbaanontwikkeling/vorming en opleiding Plaats en datum: Handtekeningen deelnemers gesprek :. Handtekening griffier:.. Formulier voor akkoord getekend door deelnemers en griffier: Ja/Nee Indien nee, reden niet-akkoord. Datum volgend gesprek: Formulier datum naam medewerker 7/17

8 Formulier datum naam medewerker 8/17

9 Handleiding Functioneringsgesprekken: Inleiding: Deze handleiding bevat de spelregels, welke bij het voeren van functioneringsgesprekken in acht moeten worden genomen. Doel: Het functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend gesprek tussen de direct leidinggevende, de werkgeverscommissie dan wel de voorzitter daarvan, en de griffier met het oogmerk het functioneren in de toekomst te optimaliseren. Het gesprek vindt plaats op basis van gelijkwaardigheid en is, anders dan bij een beoordelingsgesprek, tweezijdig. Het doel van het functioneringsgesprek is tweeledig. Enerzijds dient het om de kwaliteit van het werk te verbeteren door het maken van afspraken over de gesignaleerde problemen. Anderzijds gaat het om de verbetering van de motivatie van de griffier. Er worden afspraken gemaakt om het werk beter, efficiënter en plezieriger te laten verlopen. Beide partijen hebben daarom belang bij een goed functioneringsgesprek. Wanneer: Regel is, dat minimaal één maal per jaar een functioneringsgesprek wordt gevoerd. Uitgangspunt is hierbij de aan de griffier opgedragen taak als omschreven in het functieprofiel. Ten aanzien van nieuw in dienst getreden medewerkers kunnen afwijkende termijnen gelden. Regel is dat de voorzitter van de werkgeverscommissie het initiatief neemt, maar ook de griffier kan om een gesprek vragen. Hoe: Bij het functioneringsgesprek hoort een gespreksformulier. Met dit formulier kan het gesprek stap voor stap afgewerkt worden. Het formulier is specifiek toegespitst op de functie van griffier in relatie tot de gemeenteraad. Hierna worden de verschillende stappen nader bekeken. Voorgesprek: Eén of twee weken voor het functioneringsgesprek nodigt de voorzitter van de werkgeverscommissie de griffier uit voor dit gesprek. Hij licht het doel van het te voeren functioneringsgesprek toe en vraagt de griffier na te denken over de onderwerpen van het te voeren functioneringsgesprek en waar hij met name nadruk op wil leggen. Formulier datum naam medewerker 9/17

10 Ook de voorzitter zal gespreksonderwerpen ter sprake brengen. Uitgangspunt zal voor hem ook zijn het functieprofiel en de criteria zoals die in het formulier zijn opgenomen. Verder zal met name aandacht worden geschonken aan de criteria voor de personeelsbeoordeling, een eerder uitgebrachte beoordeling en de te behalen resultaten. Door deze punten uit te wisselen komt men niet voor verrassingen te staan. Tijdens dit gesprek wordt tevens een afspraak gemaakt voor het functioneringsgesprek dat plaats moet vinden op een voor beiden gunstig tijdstip. Het gesprek Het gesprek vindt plaats onder vier ogen en duurt meestal niet langer dan 2 uur. Zonodig wordt een vervolggesprek belegd. Als eerste worden de afspraken uit het vorig functioneringsgesprek bekeken. Welke afspraken zijn gerealiseerd en welke niet en waarom niet. Vorming en opleiding: In de rubriek vorming en opleiding kunnen door de griffier en de voorzitter van de werkgeverscommissie behoeften en wensen met betrekking tot door de medewerker te volgen opleidingen e.d. naar voren worden gebracht. Indien voor een goede functievervulling een bepaalde opleiding noodzakelijk is zal hieraan hoge prioriteit moeten worden verleend. Afspraken met betrekking tot loopbaanontwikkeling/vorming en opleiding: In deze rubriek kan de griffier zijn wensen kenbaar maken over zijn loopbaan en/of functieveranderingen. De invulling van deze rubriek is niet verplicht. Handtekening: De voorzitter en de griffier tekenen beiden het formulier voor akkoord. Hiermee wordt door beiden aangegeven het eens te zijn over de gemaakte afspraken en de daarbij gevolgde procedure. Ingeval van verschil van mening kan de griffier hierover op het formulier een toelichting geven. Volgend gesprek Aan het eind van ieder functioneringsgesprek wordt een afspraak gemaakt voor een volgend gesprek. Archivering: Het formulier wordt opgeborgen in het personeelsdossier van de griffier. Formulier datum naam medewerker 10/17

11 Relatie met beoordeling: Het functioneringsgesprek moet worden gezien als een instrument om sturing te kunnen geven aan het functioneren van de griffier. Het heeft dan ook een relatie met personeelsbeoordelingen, welke beoordeling altijd over een voorafgaande periode plaats vindt. Het functioneringsgesprek, waaraan geen rechtspositionele gevolgen zijn verbonden moet worden gezien als een voorschot op de nader te voeren personeelsbeoordeling. Bij de personeelsbeoordeling is het gebruikelijk de bevindingen van de laatst gehouden functioneringsgesprekken te betrekken. Gesprekstips: 1. Stel open vragen. Een functioneringsgesprek moet meer zijn dan een uitwisseling van standpunten. Dat betekent dat vragen zo open mogelijk moeten zijn. Suggestieve vragen dragen het antwoord al in zich. Hypothetische vragen ontlokken abstracte antwoorden, die vaak weinig verband met de werkelijkheid hebben. Vragen naar concreet gedrag zijn vaak effectiever: ze leiden naar feitelijke voorbeelden die duidelijk maken wat iemand heeft gedaan en waarom. 2. Vertel en luister: als u problemen inbrengt, laat dan de ander reageren. Hij kan dan iets vertellen over oorzaak en oplossingen. Timmer het gesprek niet dicht door zelf het hele verhaal te willen vertellen. Een gemeenschappelijke zoektocht naar verbeteringen vergroot het draagvlak voor de voorgestelde oplossingen. 3. Focus niet op de schuldvraag maar op de oplossing: om te vermijden dat de ander zich defensief opstelt en zich afsluit voor uw suggesties, is het van belang om samen de problemen te analyseren vervolgens beider fantasie de vrije loop te laten om te zien welke oplossingen er zijn en vervolgens de mogelijke oplossingen op hun haalbaarheid te onderzoeken. Als een van beide partijen zich vastbijt in de schuldvraag, verkleint hij de kans dat het gesprek een gemeenschappelijke analyse en een gezamenlijke oplossing oplevert. 4. Luister actief: actief luisteren kan verbaal en non-verbaal. Een actieve lichaamshouding, oogcontact, instemmend knikken en handgebaren laten zien dat u geïnteresseerd bent in het verhaal van uw gesprekspartner. De LSD methode kan hierbij behulpzaam zijn: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Luister aandachtig, vat tussentijds samen in uw eigen woorden en stel open vragen (wie, wat, waarom, wanneer, waar, hoe) als iets u niet duidelijk is. 5. Benoem het effect van bepaald gedrag op uzelf: het gedrag dat deelnemers aan het functioneringsgesprek in het gesprek laten zien, kan een voorbeeld zijn van hun gedrag in andere situaties. Het benoemen van dat gedrag is dan ook belangrijk in het kader van een functioneringsgesprek. Geef vervolgens aan welk effect dat gedrag op u had. Zulke feedback maakt gedrag bespreekbaar op een manier die de ander ruimte biedt om zijn gedrag toe te lichten of te corrigeren zonder de relatie te verstoren en zonder de ander te beschuldigen. Formulier datum naam medewerker 11/17

12 Formulier beoordelingsgesprek Datum: Tijd: Locatie: Naam medewerker: Persoonlijke gegevens Geboortedatum: Huidige functie: Griffie Datum in dienst: Vervult functie sinds: Beoordelingsperiode: Datum vorige beoordeling: Beoordeling ingevuld door: 1 e beoordelaar Naam: Functie : Contact met medewerker dagelijks geregeld soms 2 e beoordelaar Naam: Functie : Informant: Naam: Functie : Formulier datum naam medewerker 12/17

13 Resultaten Beoordelingscategorie: A = Voldoet (nog) niet aan de gestelde eisen B = Voldoet aan de gestelde eisen C = Overtreft de gestelde eisen Competenties: Beoordeling Motivatie beoordeling A B C Visie: Adviesvaardigheden: Politiek bestuurlijke gevoeligheid: Flexibiliteit: Integriteit: Kennis: Onafhankelijkheid: Formulier datum naam medewerker 13/17

14 Resultaten Beoordelingscategorie: A = Voldoet (nog) niet aan de gestelde eisen B = Voldoet aan de gestelde eisen C = Overtreft de gestelde eisen Geleverde prestaties: Resultaten en ontwikkelingen t.a.v. de afgesproken prestaties: Rol van de griffier in het vergaderproces: Rol van de griffie in informatievoorziening Bijdrage van de griffier aan de professionalisering van de raad Integriteit: Beoordeling A B C Motivatie beoordeling Kennis: Onafhankelijkheid: Formulier datum naam medewerker 14/17

15 Resultaten Beoordelingscategorie: A = Voldoet (nog) niet aan de gestelde eisen B = Voldoet aan de gestelde eisen C = Overtreft de gestelde eisen Verhouding griffier-raad Relatie, ontwikkeling, ondersteuning; Beoordeling A B C Motivatie beoordeling Resultaatgericht gewerkt; Volgens afspraak en planning gewerkt; Samenwerking; Resultaten Beoordelingscategorie: A = Voldoet (nog) niet aan de gestelde eisen B = Voldoet aan de gestelde eisen C = Overtreft de gestelde eisen Positionering raad richting bestuurlijke driehoek en organisatie Vertegenwoordiging van de raad richting bestuurlijke driehoek en org.; Strategisch denken voor de raad richting bestuurlijke driehoek en organisatie: Beoordeling A B C Motivatie beoordeling Formulier datum naam medewerker 15/17

16 Verantwoordelijkheid nemen voor de raad; Samenwerking; Resultaten Beoordelingscategorie: A = Voldoet (nog) niet aan de gestelde eisen B = Voldoet aan de gestelde eisen C = Overtreft de gestelde eisen Organisatie van de samenwerking binnen de griffie: Leidinggeven, inspireren en motiveren; Tevreden medewerkers; Sfeer; Beoordeling A B C Motivatie beoordeling Samenwerking; Resultaten Beoordelingscategorie: A = Voldoet (nog) niet aan de gestelde eisen B = Voldoet aan de gestelde eisen C = Overtreft de gestelde eisen Onderhouden van contacten Beoordeling A B C Motivatie beoordeling Formulier datum naam medewerker 16/17

17 Werkomstandigheden en invloed daarvan op het functioneren Eindoordeel: Aldus vastgesteld op.. De voorzitter van de werkgeverscommissie Formulier datum naam medewerker 17/17