Gesprekken voeren met medewerkers. HRwijs inspiratiesessie, 17 september 2015 Lisa Coppin, Groeiinzicht Comm.V.

Transcriptie

1 Gesprekken voeren met medewerkers HRwijs inspiratiesessie, 17 september 2015 Lisa Coppin, Groeiinzicht Comm.V.

2 Gesprekken met medewerkers voeren... Doen we meerdere keren per dag Kunnen we allemaal Terug naar huis? Vragen en verwachtingen? Onze focus vandaag: Formele gesprekken met medewerkers gericht op verbetering van de samenwerking Gespreksvaardigheden: ervaren en doen

3 Welke gesprekken bestaan er? Sollicitatiegesprek Functioneringsgesprek (groei- of ontwikkelgesprek, samenwerkingsgesprek,...) POP gesprek (persoonlijk ontwikkelingsplan) Evaluatiegesprek Loopbaangesprek Feedbackgesprek / bijsturingsgesprek Exitgesprek Verzuimgesprek Talentgesprek...

4 Agenda Stellingenspel Functionerings-, ontwikkel- of groeigesprek: Definitie Verschil met evaluatiegesprek Tips & tricks Opbouw en inhoud Ingrediënten van een goed gesprek Heet hangijzer: feedback geven Ervaren en oefenen!

5 Stellingen Een functioneringsgesprek is gewoon een goede babbel. Als je dat al een paar keer hebt gedaan, hoef je het niet meer voor te bereiden. Een evaluatiegesprek heeft enkel zin als je medewerkers ook financieel kan belonen. Feedback spaar je best op om te geven op een geschikt moment, bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek. In de ideale organisatie zijn formele gesprekken met medewerkers overbodig.

6

7 Functionerings- of groeigesprek Wat? Dialoog (tweezijdig en open gesprek) over het functioneren van de medewerker én de leidinggevende. Ook de samenwerking in het team en het organisatiebeleid kan aan bod komen. Doel? medewerker motiveren en tot verbetering komen van de werkinhoud, ontwikkelmogelijkheden, werkvreugde en samenwerking met de medewerker. Nagaan of de ontwikkeling van de medewerker parallel loopt met de ontwikkelingen van het werk. Wie? Direct leidinggevende en medewerker Wanneer? Jaarlijks

8 Functionerings- versus evaluatiegesprek Functioneringsgesprek Gericht op verbeteren van functioneren, motivatie en samenwerking Gaat over het heden en de nabije toekomst Gaat over het functioneren en samenwerking van medewerker, team en leidinggevende Tweezijdig: dialoog tussen medewerker en leidinggevende Medewerker heeft actieve inbreng, stelt zich kwetsbaar op, geeft aan wat eigen ontwikkeldoelen zijn Gelijkwaardigheid van de gesprekspartners Samen exploreren van nieuwe mogelijkheden Evaluatiegesprek Bekrachtigen of bijsturen van gedrag Blikt terug naar het verleden Beoordeelt het functioneren en evalueert het behalen van doelstellingen eigen aan de functie Eenrichtingsverkeer van leidinggevende naar medewerker Medewerker ondergaat, kan uiteraard reageren en verduidelijking geven maar neemt zelf geen actie Machtsverhouding Leidinggevende stelt oplossingen voor, doet suggesties

9 Wat met evaluatiegesprekken? Afschaffen die handel!? Hoe dan bijsturen? Alle dagen op de werkvloer... Wat met cyclus planning opvolging evaluatiegesprek? Doelstellingen? Individueel of op team- of afdelingsniveau

10 Ingrediënten van een goed gesprek Wat zijn de ingrediënten van een goed gesprek tussen leidinggevende en medewerker? Verken dit samen met je buurman/vrouw

11 Regels voor het gesprek Het is geen dialoog; je praat en luistert om beurt. Luisteraars kunnen wel vragen stellen: Wees een OEN (Open, Eerlijk en Nieuwsgierig) Doe aan LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) Laat OMA thuis (Oordelen, meningen, advies) Op het einde van elke ronde vat de luisteraar samen welke ingrediënten in het verhaal zaten. Geluidssignaal geeft aan wanneer er gewisseld wordt (2x 8 min + 2 min).

12 Opbouw van een ontwikkelgesprek Voorbereiding: medewerker én leidinggevende Inleiding: doelstellingen Kern: Wederzijdse feedback Ontwikkelmogelijkheden Afsluiting: afspraken, verslag, opvolging

13 Voorbeeld eenvoudig POP Ontwikkelingsdoel Ontwikkelingsactiviteit Gewenst resultaat Planning Nodige ondersteuning Opvolging 1. Klantgericht werken Zes keer een donderdagmiddag meewerken op de servicebalie onder supervisie van Marina. 2. Excel Cursus volgen om het programma excel onder de knie te krijgen.. Inzicht: welke benadering levert tevreden klanten op?. Ervaring: hoe doe je dat? Voldoende beheersing van het programma om de voorkomende werkzaamheden zelfstandig te verrichten. 15 maart tot 1 mei 24 werkuren supervisie van Marina Voor 31 december afgerond Externe cursus van 10 lessen, onder werktijd te volgen. evaluatiegesprek met Marina en terugkoppeling 3. Leidinggeven als teamleider Zelfstudiepakket Praktisch Management doorlopen.. Basiskennis en elementaire vaardigheden op het gebied van leidinggeven.. In staat om operationeel leiding te geven aan een team van 5 medewerkers op MBO-niveau. Dit jaar zelfstudie. Volgend jaar een stage-opdracht en praktijkervaring. 4.. Zelfstudiepakket Praktisch Management.. Stage-opdracht met tweewekelijks een uur begeleiding van Harrie. Ondertekening medewerker: Leidinggevende: Datum:

14 Tips & Tricks Een goede voorbereiding is het halve werk De opvolging is de andere helft Neem het competentieprofiel erbij (als er één is) Heb voldoende aandacht voor positieve zaken en kansen en maak ook die concreet Trek conclusies uit terugkerende antwoorden Deel je bevindingen met je medewerkers Overweeg ook alternatieven: bv. groepsgesprek

15 Inhoud: een voorbeeld Stel vragen en geef feedback over elke verdieping Nu en in de nabije toekomst... Maak afspraken over acties

16 Heet hangijzer: feedback geven

17 Communicatie voor beginners

18 6 V s vermijden Verzet Verdediging Vechten Vluchten: letterlijk of in zichzelf (Verstijven) Verdriet

19 Feedback geven: hoe? (Vooraf : wat is mijn intentie? Waarom geef ik de feedback?) Waarneming, feiten : ik stel vast, mijn indruk van de realiteit is, ik heb gemerkt dat Effect : op mij, de persoon, de situatie gevolg/gevoel/gedacht Behoefte : wat ik nodig heb of wat dat de situatie nodig heeft (is geen oplossing) Mijn verzoek : wat kunnen we afspreken?

20 Bedankt! Lisa Coppin Groeiinzicht Comm. V. 0486/