GESPREKKENCYCLUS EN PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Transcriptie

1 GESPREKKENCYCLUS EN PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Stichting Fluenta Juni 2007

2 Inleiding en context De scholen van de willen zich versterken om samen in een professionele organisatie eigentijds, kwaliteitsonderwijs te bieden. We willen dit doel realiseren door o.a. te bevorderen dat onze scholen steeds meer flexibele, lerende organisaties worden waar medewerkers volgens een eigen leerroute werken aan de ontwikkeling van hun talenten. Via Integraal Personeelsbeleid, dat het werken met persoonlijke ontwikkelingsplannen als insteek heeft, willen we de afstemming tussen de ontwikkeling van elke medewerker, zijn of haar persoonlijke ambities en de realisering van de doelen van de scholen verwezenlijken. Dit is een continue proces. Door te investeren in professionalisering, zoals scholing, intervisie, coaching zijn de medewerkers en de scholen niet alleen toegerust voor de werkzaamheden van vandaag, maar ook voor de veranderingen van morgen én overmorgen. In deze notitie gaan we beknopt in op de elementen die een rol hebben gespeeld bij de totstandkoming van dit beleidsstuk. De Wet BIO en de CAO Primair Onderwijs geven de wettelijke kaders aan met betrekking tot de gesprekkencyclus, het Persoonlijk Ontwikkelingsplan en het bekwaamheidsdossier. Daarna wordt weergegeven hoe we binnen de hieraan vorm willen geven. WET BIO In de wet BIO zijn zeven bekwaamheidseisen*) (=competenties) geformuleerd die gelden voor alle leraren in Nederland. Ook voor directeuren en OOP zullen in de toekomst bekwaamheidseisen worden geformuleerd. De wet is op 1 augustus 2006 in werking getreden. In het kort zegt de Wet BIO: Er zijn bekwaamheidseisen Personeel moet bekwaam zijn én blijven Bekwaamheid actueel houden en verder ontwikkelen Werkgever moet werknemer daartoe in staat stellen Hoe je dat doet: Opnemen in schoolplan of kwaliteitszorgverslag (Inspectie controleert dat + overleg met MR de tijd en het geld dat je besteedt aan persoonlijke ontwikkeling) Vertaling in personeels- en opleidingsplan Opleidingen moeten afgestemd zijn op bekwaamheidseisen. Bekwaamheidsdossier bijhouden. Nieuw personeel voldoet aan de bekwaamheidseisen. In dienst zijnd personeel moet aan de eisen gaan voldoen. In het kwaliteitszorgverslag of schoolplan staat hoe bekwaamheden worden onderhouden en welke maatregelen en instrumenten daarvoor worden ingezet. Competenties en Tool for Talent Competenties zijn een combinatie van kennis (weten), vaardigheden (kunnen), eigenschappen (zijn) en motivatie (willen). Voor de diverse functies en taken binnen de is inmiddels een eigen competentiewoordenboek opgesteld. Met behulp van het webbased instrument Tool for Talent (TFT) gaat iedere medewerker zijn/haar Persoonlijk Ontwikkelingsplan opstellen. Het competentiewoordenboek voldoet aan de Wet BIO. M..b.v. Tool for Talent is het mogelijk om ook anderen te vragen een visie te geven op te ontwikkelen competenties (360 o feed back) en om te onderzoeken welke competenties de medewerker zou moeten ontwikkelen om te voldoen aan de eisen die aan een andere functie gesteld worden. *) zie blad 2 GESPREKKENCYCLUS EN POP

3 Bekwaamheidsdossier en Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) In het bekwaamheidsdossier ligt vast : persoonlijke afspraken over scholing en deskundigheidsbevordering. Resultaten van persoonlijke inspanning (wat was je van plan en wat is er van gelukt) diploma s, getuigschriften, het C.V. een Persoonlijk Ontwikkelplan. afspraken voortvloeiend uit de gesprekkencyclus. De afspraken worden vastgelegd op het daarvoor bestemde formulier (zie bijlage) dat wordt ondertekend door de gesprekspartners. De medewerker en de leidinggevende ontvangen beiden een exemplaar van het formulier. Het origineel wordt bewaard in het bekwaamheidsdossier als onderdeel van het personeelsdossier op schoolniveau. Het dossier is eigendom van de werkgever. De medewerker is mede verantwoordelijk voor het bijhouden ervan. De waarde van het bekwaamheidsdossier voor de medewerker De medewerker houdt een portfolio bij. Het portfolio is onderdeel van het bekwaamheidsdossier. De medewerker houdt hiermee zicht op de persoonlijke en professionele ontwikkeling en kan dit afstemmen met collega s en met het beleid van de school. Het geeft antwoord op de vragen: wat kan ik als medewerker allemaal? Waar wil ik naar toe en hoe kan ik dat bereiken? De waarde van het bekwaamheidsdossier voor de werkgever De werkgever is verantwoordelijk voor het op peil houden van de kwaliteit van het onderwijs dat zij aanbiedt aan haar leerlingen. Het schoolplan geeft met de visie en de missie inzicht in de kwaliteit van de medewerkers. De bekwaamheidsdossiers geven een overzicht van de beschikbare kwaliteit. Door vergelijking met de gewenste en de beschikbare kwaliteit krijgt de werkgever een beeld van de personeelsbehoefte in de toekomst, zowel in kwalitatieve, als kwantitatieve zin. Met gericht personeelsbeleid kan de school richting geven. Tevens geeft het geheel van bekwaamheidsdossiers een overzicht van de gemaakte ontwikkelingsafspraken met medewerkers. Doelen POP Afspraken maken over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Als blijkt dat er een verschil is tussen dat wat de leidinggevende eist en dat wat de medewerker kan inbrengen aan aanwezige competenties wordt d.m.v. het POP gewerkt aan het verkleinen van dit verschil. Het maken van afspraken over het bereiken van de persoonlijke ambitie van de medewerker. Misschien wil de medewerker doorgroeien naar een andere functie binnen de school of zijn/haar takenpakket uitbreiden. Oók als de ambitie van de medewerker niet past binnen de mogelijkheden van de school of de Stichting kan het toch de moeite waard zijn om een ontwikkelingstraject te starten. Stel: Een leraar heeft ambitie voor een leidinggevende functie. Die is echter niet beschikbaar op aanzienbare termijn. Er wordt toch besloten te investeren in een managementopleiding en er worden afspraken gemaakt over een aantal ontwikkelpunten. Daarmee kan de school gebruikmaken van de professionalisering die de leraar doormaakt. Na drie jaar nemen de organisatie en de leraar afscheid van elkaar en zet de leraar zijn loopbaan elders voort. blad 3 GESPREKKENCYCLUS EN POP

4 GESPREKKENCYCLUS De CAO PO stelt eisen aan de gesprekkencyclus, het POP, het bekwaamheidsdossier en scholing. De CAO zegt dat er met elke werknemer gesprekken over het functioneren van de werknemer door middel van een professionele gesprekkencyclus, bestaande uit loopbaangesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelingen of andersoortige gesprekken die hetzelfde beogen. Aan een beoordeling kunnen rechtspositionele consequenties worden verbonden zowel in positieve, als in negatieve zin. Beleid m.b.t. (prestatie)beloning zal in een later stadium worden ontwikkeld. De gesprekkencyclus vindt plaats over een periode van vier jaar parallel aan de schoolplan periode. Deze start per 1 augustus (In de loop van de tijd zal door o.a. bewegingen in het personeelsbestand de schoolplanperiodeniet meer zo strikt genomen kunnen worden.) De gesprekken worden als volgt vormgegeven: Overzicht acties binnen de gesprekkencyclus Medewerker Leidinggevende Relatieniveau leidinggevende/medewerker Doel van het gesprek 1 e jaar Planningsgesprek Stelt a.d.h.v. Tool for Talent POP op in concept en levert 1 week van tevoren aan leidinggevende aan Vult eveneens Tool for Talent van de betreffende medewerker in. Ontvangt concept POP een week voorafgaand aan gesprek, neemt dat door en vult aan. Klassenbezoek(en) Input van beiden (leidinggevende beslist) Vaststellen afspraken 2 e jaar Voortgangsgesprek POP wordt bijgewerkt met reeds bereikte resultaten. Welzijnsaspecten komen aan de orde (taaktoedeling, welbevinden, etc.) Ontvangt bijgewerkt POP van medewerker uiterlijk 1 week voorafgaand aan gesprek en vult dat evt. aan. 3 e jaar Voortgangsgesprek (indien gewenst) Welzijnsaspecten komen aan de orde (taaktoedeling, welbevinden, etc.) Zonodig/desgewenst wordt POP besproken en/of bijgewerkt Ontvangt(indien gewijzigd) bijgewerkt POP van medewerker uiterlijk 1 week voorafgaand aan gesprek en vult dat evt. aan 4 e jaar Evaluatiegesprek Vult evaluatieformulier voor zichzelf in en vraagt evt. feedback aan collega s Ontvangt 1 week voorafgaand aan gesprek de zelfevaluatie van medewerker en vult evt. aan op basis van eigen zorgvuldig gevormd oordeel Klassenbezoek(en) Klassenbezoek(en) Klassenbezoek(en) Gelijkwaardig Gelijkwaardig Leidinggevende beoordeelt Voortgang POP, evt. POP aanpassen, bespreking welzijnsaspecten In eerste instantie bespreken welzijnsaspecten. Desgewenst voortgang POP Beoordeling van competentieontwikkeling en resultaten in het werk. Tijdperspectief Toekomst Heden en toekomst Heden en toekomst Verleden en toekomst Afronding Medewerker verwerkt afspraken vanuit gesprek in een definitief POP Medewerker verwerkt afspraken vanuit gesprek in een definitief POP Medewerker verwerkt afspraken vanuit gesprek in een definitief POP Ingevuld evaluatie met oordeel van medewerker en leidinggevende. Vormt basis voor nieuwe POP Nieuwe gesprekkencyclus te starten met planningsgesprek, ZIE 1 E JAAR Het planningsgesprek en het evaluatiegesprek worden bij de functie van leraar in ieder geval voorafgegaan door een klassenbezoek. De leidinggevende stelt aan het begin van het schooljaar een schema op van data waarop de klassenbezoeken zullen plaatsvinden en wanneer de gesprekken gepland zijn. Deze planning wordt aan alle medewerkers aan het begin van het schooljaar bekend gemaakt. De gesprekken vinden plaats in een rustige omgeving waar niet wordt gestoord. De uitkomst van het evaluatiegesprek (4 e jaar) vormt tevens de basis voor het nieuwe POP (1 e jaar, planningsgesprek). Evaluatie De werking van de gesprekkencyclus zal jaarlijks door het directieoverleg en de GMR worden geëvalueerd. blad 4 GESPREKKENCYCLUS EN POP

5 Prodecure-afspraken De agenda van de gesprekken, het concept POP en de evaluatie worden vooraf schriftelijk vastgelegd en uitgewisseld. Het initiatief hiertoe ligt bij de directeur. Het concept POP wordt een week voordat het gesprek plaatsvindt uitgewisseld. De medewerker is hiervoor medeverantwoordelijk. De medewerker zorgt zelf binnen 14 dagen voor verslaglegging van de voortgangsgesprekken en legt deze ter accordering voor aan de leidinggevende. Verslaglegging vindt plaats d.m.v. bijgaand formulier. De afspraken die in een gesprek worden gemaakt worden schriftelijk vastgelegd, ondertekend door de leidinggevende en de medewerker en door de leidinggevende opgenomen in het bekwaamheidsdossier. Deskundigheidsbevordering Alle leidinggevenden zijn of worden getraind in gespreksvoering. Implementatie Omdat we grote waarde hechten aan in eerste instantie de POP en de voortgangsgesprekken, zal hier eerst aandacht aan gegeven worden en zullen we hiermee ervaring op doen en evalueren. Over twee jaar zullen we de evaluatiegesprekken inrichten en vormgeven. Evaluatie De werking van de gesprekkencyclus zal jaarlijks door het directieoverleg en de GMR worden geëvalueerd en zonodig bijgesteld. Gesprekken buiten de gesprekkencyclus Een correctief gesprek is gericht op het optimaliseren van het functioneren van de medewerker maar dan t.a.v. specifieke problematiek. Het correctieve gesprek is niet opgenomen in de reguliere gesprekkencyclus. De frequentie van correctieve gesprekken is afhankelijk van de aard en de zwaarte van de problematiek en kunnen gedurende het hele schooljaar voorkomen. Van alle gehouden correctieve gesprekken wordt verslag gemaakt en door de leidinggevende en de desbetreffende persoon ondertekend. De medewerker ondertekent het verslag voor akkoord of voor gezien en krijgt de gelegenheid om zijn of haar visie bij het verslag te vermelden. Aan een correctief gesprek zijn geen directe rechtspositionele en/of juridische consequenties verbonden. Maar, afhankelijk van de aard en de zwaarte van de problematiek kan na één of meerdere correctieve gesprekken een beoordelingsgesprek volgen waarin de speicifieke problematiek benoemd wordt. Aan een beoordelingsgesprek zijn wel rechtspositionele en/of juridische consequenties verbonden. Voor correctieve gesprekken wordt bijgaand gespreksformulier gebruikt. blad 5 GESPREKKENCYCLUS EN POP

6 Bijlage 1. Gesprekstypen Doel POP gesprek. Vanuit de huidige competenties/talenten van de medewerkers kijken naar de gewenste situatie aan de doelen van de organisatie en/of de school. Voor de gewenste situatie wordt een ontwikkelingsplan opgesteld. Kenmerken: de leidinggevende en de medewerker spreken plannen voor de toekomst af, onderzoeken het verschil tussen feitelijke en gewenste competenties, inventariseren de randvoorwaarden voor de competentieontwikkeling en leggen de gewenste inspanningen van de medewerker, de gewenste resultaten en de ontwikkelingsactiviteiten schriftelijk vast. Een POP is een plan waarin staat hoe de medewerker zich verder gaat ontwikkelen in zijn of haar functie of voor een andere toekomstige taak of functie. Doel voortgangsgesprek Gericht op de ontwikkeling, het welzijn en het welbevinden van de medewerker in zijn/haar functie binnen de organisatie. Tevens de voortgang vaststellen in het POP en zonodig bijstellen. Kenmerken: een tweezijdig, gelijkwaardig gesprek, bespreken competentie-ontwikkeling, monitoren afspraken, evalueren, toekomstgerichte afspraken. Doel evaluatiegesprek De leidinggevende geeft een gefundeerd oordeel over het functioneren van de medewerker binnen zijn functie. De beoordeling kan leiden tot rechtpositionele of arbeidsvoorwaardelijke beslissingen. Kenmerken: de leidinggevende geeft zijn/haar mening over het functioneren van de medewerker op basis van gemaakte afspraken en de inhoud van de functie. De leidinggevende baseert zijn informatie op inzichtelijke informatie verwerving (klassenbezoek, behaalde resultaten, enz. De samenhang tussen de verschillende gesprekken en het schoolplan. De gesprekken vertonen overeenkomsten maar hebben ieder een verschillende rol in het proces van optimalisering en professionalisering van de medewerkers en de organisatie. De gewenste ontwikkelingen in de organisatie worden vastgelegd in het schoolplan. Een functioneringsgesprek wordt o.a. gebruikt om open te praten over het welbevinden in het werk en over de voortgang en de uitvoering van de gemaakte POP afspraken. Het leren staat centraal+ leren ten behoeve van de eigen functie en-of taak of voor een toekomstig gewenste ontwikkeling. In een beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende een gefundeerd oordeel over het functioneren. Dit is van belang om vast te stellen of de gewenste competenties en de (ontwikkelings) doelen zijn bereikt en er een parallel bestaat met de gewenste schoolontwikkeling zoals vastgelegd in het schoolplan. blad 6 GESPREKKENCYCLUS EN POP

7 Bijlage 2 Agenda POP gesprek Datum en tijd: Medewerker Leidinggevende Tijdens het POP gesprek komen in ieder geval de geagendeerde punten aan de orde. Als de medewerker naast deze punten- onderwerpen wil inbrengen kan dat natuurlijk. De medewerker geeft zijn eigen punten uiterlijk een week voor de afgesproken datum door aan de leidinggevende. 1.Welkom en vaststelling agenda - doelstelling gesprek -de door de medewerker ingebrachte punten 2. Persoonlijk ontwikkelingsplan -We bespreken het POP formulier -We bespreken de te ontwikkelen competenties -We bespreken loopbaanaspecten -We maken afspraken over deskundigheidsbevordering en persoonlijke ontwikkeling. -We bespreken de resultaten van het klassenbezoek 3. Welzijnsaspecten -Taakbelasting -Arbeidsomstandigheden -Welbevinden -Eigen wensen of opmerkingen 4. Zijn er relevante conclusies of afspraken van dit gesprek die gedeeld moeten worden met anderen?? blad 7 GESPREKKENCYCLUS EN POP

8 Bijlage 3 GESPREKKENCYCLUS EN POP versie 1.3 Agenda voortgangsgesprek Datum en tijd: Medewerker Leidinggevende Tijdens het Voortgangsgesprek komen in ieder geval de geagendeerde punten aan de orde. Als de medewerker naast deze punten- onderwerpen wil inbrengen kan dat natuurlijk. De medewerker geeft zijn eigen punten uiterlijk een week voor de afgesproken datum door aan de leidinggevende. 1.Welkom en vaststelling agenda - doelstelling gesprek -de door de medewerker ingebrachte punten 2. Persoonlijk ontwikkelingsplan -We bespreken de voortgang en de bereikte resultaten -We bespreken of er reden is tot bijstelling van de gemaakte afspraken 3. We bespreken de resultaten van het klassenbezoek. 4. Welzijnsaspecten -Taakbelasting -Arbeidsomstandigheden -Welbevinden -Eigen wensen of opmerkingen, etc. blad 8 GESPREKKENCYCLUS EN POP

9 Bijlage 4 GESPREKKENCYCLUS EN POP versie 1.3 Matching van je persoonsprofiel met het functieprofiel Persoonlijk Ontwikkelings Plan Omschrijf het eigen handelen dat je wilt verbeteren aan de hand van de matching en de te ontwikkelen competentie(s); omschrijf zo concreet mogelijk situaties waarin je nog niet tevreden bent en welke vaardigheden, kennis of houding je daarin wilt ontwikkelen. Gebruik daarbij eventueel de geformuleerde gedragsindicatoren A. Te ontwikkelen competenties in welke situatie en welk te ontwikkelen gedrag B. Gewenste situatie Omschrijf wat anderen (collega s/coach/begeleider) aan jouw (verbeterd) gedrag zien, wanneer je de gewenste competenties beheerst: blad 9 GESPREKKENCYCLUS EN POP

10 C. Wat kun je zelf doen om de gewenste situatie te bereiken? Planning: Zelfreflectie: D. Hulp en hulpmiddelen: Begeleiding: Scholing: Tijd en Faciliteiten: E. Evaluatie-afspraak: Datum: d.d Handtekening medewerker Handtekening leidinggevende blad 10 GESPREKKENCYCLUS EN POP

11 Bijlage 5 Gespreksformulier Voortgangsgesprek vertrouwelijk Naam werknemer: Functie: Naam formele gespreksfunctionaris: Datum gesprek: Datum vorige (POP of voortgangs)gesprek: 1. Vaststellen agenda: Punten door de medewerker ingebracht: Punten door de leidinggevende ingebracht: 2. Stand van zaken POP Voortgang, bereikte resultaten, mogelijke belemmeringen na het vorige gesprek: Indien nodig bijstelling van de gemaakte afspraken: blad 11 GESPREKKENCYCLUS EN POP

12 3. Overige gespreksonderwerpen Bespreking van succeservaringen, knelpunten en evenwicht in het werk. 1. Taaktoedeling en eventuele wensen op dit gebied 2. Taakbelasting en eventuele wensen op dit gebied 3. Taakvervulling (o.a. op basis van resultaten klassenbezoek) 4. Samenwerken met en functioneren team 5. Samenwerken met ouders/verzorgers 6. Omgang en contacten met de leerlingen 7. Werkomstandigheden en werksfeer 8. Welbevinden 9. Organisatie in relatie tot het werk 10. Samenwerking met en functioneren van de direct leidinggevende 11. Aanvullende gespreksonderwerpen Conclusies en afspraken n.a.v. agendapunt 3: GESPREKKENCYCLUS EN POP versie Wensen voor loopbaanontwikkeling 5. Relevante conclusies van dit gesprek die aan derden ter kennis zullen worden gebracht. Welke conclusies: Door wie: Wanneer afgehandeld Handtekening werknemer: Handtekening gespreksfunctionaris: Datum: Datum: blad 12 GESPREKKENCYCLUS EN POP

13 Bijlage bij gespreksformulier Voortgangsgesprek. Voorbeelden van vragen en punten die in het voortgangsgesprek aan de orde kunnen komen: Over welbevinden: Wat waren inspirerende situaties? Wie of wat heeft je geïnspireerd? Welke momenten hebben je veel energie gekost? Tegen welke grenzen ben je dit jaar aan gelopen in jouw eigen functioneren? Welke voorwaarden zijn nodig voordat je aan iets nieuws begint? Wat doe je om andere collega s met je ideeën mee te laten denken? Geef kort een reactie over de activiteiten van afgelopen schooljaar weer.is er evenwicht in routine activiteiten en nieuwe activiteiten? Hoe ga jij om met feedback en kritiek? Wat vind je van de werksfeer op school? Geef je mening over je betrokkenheid op school. (denk daarbij aan het praten over zaken die jij belangrijk vindt, gevoelens kunnen uiten en waardering. Functioneren van de leidinggevende: Denk hierbij aan communicatie, waardering, toegankelijkheid, aandacht. Evaluatie van het POP: Heb je de afspraken uitgevoerd? Wat ging wel/niet goed tijdens de uitvoering? Hebben de afspraken tot het beoogde resultaat geleid? Zo neen, welke oorzaken heeft dat gehad? Wat zijn de nieuwe leerdoelen voor je POP? Wensen voor loopbaanontwikkeling. Heb je wensen m.b.t. mobiliteit, verlof, werktijdfactor, takenpakket, functie? Hoe zie je jezelf over 5 jaar? blad 13 GESPREKKENCYCLUS EN POP

14 Bijlage 6 GESPREKKENCYCLUS EN POP versie 1.3 Gespreksverslag Datum: Aanwezig: Onderwerp: Naam + handtekening (adjunct) directeur Voor gezien/akkoord Naam + handtekening medewerker Ruimte voor eventuele opmerkingen van de medewerker : (eventueel op bijlage te vermelden) Dit verslag graag vóór.voor gezien/akkoord getekend retourneren aan blad 14 GESPREKKENCYCLUS EN POP

15 blad 15 GESPREKKENCYCLUS EN POP