op HR beleid versus Capaciteits- Roostermodules & Flexmodules

Transcriptie

1 KORAAL-KORMA -Oplossingen in Personeelsvraagstukken De visie van KORAAL- KORMA op HR beleid versus Capaciteits- Roostermodules & Flexmodules Uw personele capaciteit optimaal benutten door een efficiënt personeelsbeleid en personeelsplanning. KORMA / Koraal PMS BV 2010

2 Optimale afstemming Binnen zorg bestaat een groeiend besef dat optimale afstemming van inzet van haar belangrijkste resources - namelijk mewerkers- op te leveren zorg, grote voorlen oplevert. In KORAAL-KORMA Visie wordt het HR beleid concreet gekoppeld met arbeidsovereenkomsten. Hierdoor is het mogelijk om werknemers flexibel/ efficiënt en eenvoudig te kunnen roosteren. Capaciteitsplanning: hoe te komen tot een optimaal basis dienstenpatroon? Zorginstellingen streven naar optimale afstemming tussen te leveren zorg en inzet van haar personeel. Dit lijkt wellicht een eenvoudig vraagstuk, maar dat is het niet. Op dit moment wordt formatie van een afling of locatie ingezet op basis van normen die ofwel historisch zo gegroeid zijn ( we hebben het altijd al zo gedaan ), ofwel door organisatie of een adviesbureau is uitgerekend. Door vanuit zorgvraag op een meer centrale manier te gaan plannen, en bijvoorbeeld jaarurensystematiek (JUS) goed te benutten, kunnen zeer goe resultaten worn behaald op meerre gebien: kwaliteit van dienstverlening komt op een hoger plan te liggen; juiste mewerker verleent juiste zorg bij juiste cliënt en op het juiste moment; hogere mewerkerstevrenheid doordat hun wensen beter afgestemd kunnen worn op roosterplanning. Dit kan weer lein tot een lager ziekteverzuim, meer productiviteit en een betere en meer respectvolle behanling van cliënt. De formatie van een zorginstelling bestaat normaliter uit mewerkers met een vast contract, stunten en AIOS. Voor inzet van juiste formatie is het ten eerste belangrijk dat inzicht wordt gebon in totale formatie, dus inclusief stunten. Dit kan alleen als er een integratie is tussen aan ene kant systemen, waarin stunten worn gepland, en aan anre kant het dienstrooster-systeem. Alleen dan zal afling beschikbaarheid van al haar mewerkers kunnen zien en tot een optimaal dienstrooster kunnen komen. Met personeelsplanningsoplossing van KORAAL-KORMA wordt dit volledig onrsteund. Vervolgens is kernvraag van planner: hoe te komen tot een optimaal basis dienstenpatroon?

3 Zorgvraag centraal KORAAL-KORMA heeft voor SOLL & IST een oplossing ontwikkeld op het gebied van capaciteits- en roosterplanning, waarbij zorgvraag centraal wordt gesteld. Met ze oplossing helpen we instellingen om tot een optimaal basis dienstpatroon te komen en mewerkers zo efficiënt mogelijk in te zetten. Capaciteitsclassificatie In SOLL bestaat zorgvraag op een afling of locatie uit het aantal cliënten met een bepaal zorgzwaarte. In IST bestaat zorgvraag uit het aantal personeelslen op een afling die beschikbaar zijn voor werkzaamhen. In kaart brengen van te leveren zorg Voor een zorginstelling kan geln: Zaken die hier een rol spelen zijn onr anre of een cliënt in een ziekenhuis nog zelf kan eten, zich kan aanklen, wassen en naar toilet. Hoe minr een cliënt nog zelf kan doen, hoe meer zorg van een bepaald type zorg geleverd zal moeten worn. Optimaal dienstenpatroon Pas wanneer bekend is wat te leveren zorg precies inhoudt, zal ze input vertaald kunnen worn naar een basis dienstenpatroon voor die sbetreffen afling of locatie. Dit doen wij op basis van een mol, waarbij via complexe berekeningen een optimaal basis dienstenpatroon gegenereerd wordt. Het gegenereer basisdienstpatroon is vervolgens het uitgangspunt om tot een optimaal dienstrooster te komen. Dit zal veelal nogal verschillen van het huidige dienstenpatroon van zorginstellingen, waarbij organisaties er vaak achterkomen dat het huidige rooster verre van optimaal is. Voor Operatiekamers kan geln: Hoe meer operaties er worn gepland hoe meer operatiekamer personeel moet er beschikbaar zijn. Het in kaart brengen van te leveren zorgvraag is hierbij geen gemakkelijke opgave.

4 Inzicht Het komen tot een optimaal dienstrooster geeft organisaties inzicht in zaken als: heb ik teveel of juist te weinig formatie en heb ik juiste mix van mewerkers en diensten, gegeven te leveren zorg? Het is vervolgens aan organisaties om hier waar nodig maatregelen in te treffen. Roosterplanning: optimaal benutten van personele capaciteit van organisatie door een integrale aanpak van personeelsplanning. De fase capaciteitsplanning, die vooraf gaat aan het roosterplanningsproces, heeft ertoe bijgedragen dat een optimaal basis dienstenpatroon wordt gegenereerd. Dit vormt basis voor het tot stand komen van een optimaal rooster, waarbij rekening wordt gehoun met onr anre wet- en regelgeving en eisen en wensen van mewerkers, cliënten en organisatie. KORAAL-KORMA : De oplossing voor Uw planningsvraagstukken Afwijkingen in dienstroosters Dat het roosterplanningsproces complex is en zeer interessante mogelijkhen voor optimalisatie biedt, wordt geïllustreerd door onrzoek dat KORAAL-KORMA onr haar klanten heeft uitgevoerd. Hieruit kwam onr meer naar voren dat dienstroosters in IST -zorg instellingen op dag van realisatie sterk afwijken van die van een maand ervoor; gemidld blijft het rooster nog maar voor 30% overeind en zijn kosten met 20% gestegen. Renen voor ze afwijkingen in het dienst rooster kunnen zijn: mewerkers zijn ziek geworn; overwerk; ORT, Compensatiedienst inzet van mewerkers uit een flexpool; inhuur van uitzendkrachten; het onrling ruilen van diensten. Om aquaat in te spelen op ze ad- hoc veranringen, biedt KORAAL- KORMA personeels plannings oplossing waarmee u onrsteund wordt in het maken van juiste keuzes. Hiermee komt u tot een optimaal dienstrooster, dat voldoet aan daarvoor gestel criteria en randvoorwaarn. Uw mewerkers worn zo efficiënt mogelijk ingepland, waarbij rekening wordt gehoun met wensen van uw mewerkers.

5 Integrale aanpak met het KORAAL-KORMA Schillenmol Personeelscapaciteit van een organisatie komt beschikbaar verschillen vanuit potjes die vereld zijn over organisatie. KORAAL-KORMA ziet dat het meeste renment uit totaal beschikbare personeelscapaciteit gehaald wordt door midl van een integrale aanpak van personeelsbeleid en personeelsplanning. Hiermee voorkomt u dat bij het ene organisatieonrel extra capaciteit wordt ingehuurd, terwijl elrs in organisatie personeelscapaciteit over is. KORAAL-KORMA hanteert hiervoor het zogenaam schillenmol. Bij het inzetten van personeel op juiste tijd en plaats worn verschillen schillen doorlopen. Afling Vast personeel min-max contracten Anre afling / anr Filiaal FlexPool ( 0-uren contracten, ZZP) Externe leverancier personeel. Bv. Koraal PMS BV Vergelijking van capaciteitsbenutting over aflingen heen; overschotten van ene afling kunnen worn benut om tekorten elrs op te vangen KORAAL-KORMA schillenmol: Het optimaal benutten van personele capaciteit van uw organisatie door een integrale aanpak van uw personeelsbeleid en personeelsplanning

6 Schil 1: De afling Het optimaal benutten van capaciteit van uw organi- Ad-hoc wijzigingen satie begint bij het optimaal benutten van capaciteit In operationele fase van planning is het van afling. Dit begint, zoals eerr vermeld, bij het dagelijkse praktijk voor planner dat mewerkers uitvallen en afspraken met cliënten en patiënten formuleren van een basisdienstenpatroon voor afling dat zo goed mogelijk verwachte zorgvraag wijzigen ten opzichte van het rooster dat in eerste van afling afkt. Jaarurensystematiek ( JUS) De jaarurensystematiek planner mogelijkheid wijzigen. Kortom het planbeeld kan drastisch Rooster-assistent (JUS) om biedt mewerkers Rooster-automaat in De basismodule van KORAAL-KORMA biedt een bepaal perios meer of minr te laten werken, Rooster-automaat die planner helpt bij het zonr extra kosten te maken. Een belangrijk voorel vinn van KORAAL-KORMA is dat planner vooruit in uitgevallen dienst. Iemand die gekwalificeerd is tijd kan kijken om te zien in welke maann nu meer of dienst te doen, maar ook iemand die nog minr capaciteit van mewerkers nodig is. voldoen uren beschikbaar heeft en waarbij het Vakantieplanning Ook ten aanzien van vakantieplanning biedt KORAAL-KORMA het essentiële inzicht om te zien waar er ruimte is voor mewerkers om vakantie op te nemen, en waar eventueel tekorten dreigen. Zo wordt planner in staat gesteld om beschikbare personeelscapaciteit, in samenspraak met uw mewerkers, optimaal te benutten geduren het jaar. van inplannen een van goe vervanger voor een dienst geen schendingen veroorzaakt op het gebied van CAO/ATW.

7 Schil 2: Overige aflingen / Filialen (afling overstijgend) Doordat in KORAAL-KORMA niet alleen planning voor een bepaal tijd toe te wijzen aan van eigen afling, maar ook die van anre Flexpool. Bijvoorbeeld wanneer zichtbaar wordt aflingen beschikbaar is, kan planner snel inzicht dat op een bepaal afling er onvoldoen krijgen mewerker zorgvraag is om een mewerker op in te beschikbaar is om een knelpunt in eigen planning te zetten. Resultaat hiervan is dat reeds in uw onrvangen. In KORAAL-KORMA is zichtbaar of organisatie beschikbare capaciteit eerst benut ingezette capaciteit van een afling hoger of lager is wordt, voor er van inzet van bijvoorbeeld flex- dan actuele zorgvraag. Zo kan planner gericht mewerkers (met veelal bijkomen extra kosten) zoeken naar een eventuele vervanger die reeds elrs sprake is. of er bij buren een in uw organisatie is ingezet. Via in-/uitleen functie verschijnt ingeleen mewerker direct op het rooster van inlenen afling. Tevens wordt op ze wijze gewaarborgd dat kosten van inzet van mewerker ook direct aan juiste afling worn toegekend. Ook is het mogelijk om beschikbare inzet van een mewerker

8 Schil 3: Flexpool Onrsteuning met KORAAL-KORMA Flexmodule Zaken als ziekteverzuim, gevallen van bijzonr De Flexmodule binnen KORAAL-KORMA maakt een verlof, cursusuren en anre factoren die extra Flexpool tot een volgen geïntegreer stap in het inzet optimaal benutten van capaciteit van uw organisatie. van personeel vergen, kunnen sterk Een De planner doet via KORAAL-KORMA een beroep ziekteverzuimpercentage is een gemidl op Flexpool en besteedt dienst die vervuld moet voor organisatie, maar ene afling kan worn uit binnen applicatie. Standaard informatie vanwege omstandighen te kampen hebben van dienst (datum van aanvraag, werktijn, verschillen tussen aflingen. met een hoger percentage dan anre. Indien capaciteit om rgelijke calamiteiten op te vangen versnipperd is over individuele aanvragen afling, benodig functie, benodig kwalificaties) zijn hiermee direct bekend bij planners van Flexpool. aflingen, bestaat het risico dat ze capaciteit Inzet van oproepmewerkers niet optimaal benut wordt: ene afling zit Indien diensten niet vervuld kunnen worn door ruim in capaciteit, vanwege weinig ziekte, mewerkers met een min-max contract, of indien alle anre afling kampt juist met een groot tekort. min-max ers al zijn ingezet, doet planner van Om ze ren richten veel organisaties een Flexpool een beroep op oproepmewerkers. Door Flexpool in, waar het capaciteitsoverschot voor inzet van module wordt Webbased met KORAAL- het opvangen van calamiteiten wordt verzameld KORMA gepland. De uitzendkracht kan zelfstandig en van daaruit optimaal wordt vereld over aangeven aflingen waar behoefte aan extra capaciteit oproepmewerker logt in op eigen intranet en ziet daadwerkelijk aanwezig is. Bijkomend voorel meteen van een rgelijk Flexpool is dat ze pool ook oproepmewerker kiest diensten die hij of zij kan een belangrijke kweekplaats kan zijn voor het en wil werken, en planner van Flexpool ziet werven gelijk dat een dienst vervuld is. Indien gewenst kan van nieuwe mewerkers voor organisatie.. wanneer of er zij diensten beschikbaar beschikbaar is. zijn. De De planner altijd nog een dienst goed- of afkeuren. Ook nu weer bewaakt KORAAL-KORMA kwaliteit: Daarnaast kan planner van afling extra informatie aan dienst toevoegen, zoals een voorkeursmewerker en eventuele opmerkingen. Ook binnen Flexpool doorloopt planner verschillen stappen om werom beschikbare capaciteit van organisatie zo goed mogelijk te benutten en zo min mogelijk extra kosten te maken. alleen gekwalificeer mewerk ers zien v oor hen voorkomt besc hikbare diensten. KORAAL-KORMA dat zichzelf teveel inplannen. Daarnaast mewerkers

9 Schil 4: Beroep op KORAAL Door inzet van uitzendkrachten te kanaliseren via Flexpool, wordt voorkomen dat er een beroep op uitzendkrachten wordt gedaan, terwijl elrs in uw organisatie nog capaciteit beschikbaar is. Bovendien is het daarnaast mogelijk om scherpere afspraken met uitzendbureaus te maken, dan wanneer iere afling individuele afspraken maakt. KORAAL-KORMA biedt mogelijkheid om een aparte afling in te richten voor één of meerre uitzendbureaus. Via autorisaties wordt geregeld dat alleen planners van Flexpool diensten kunnen doorzetten naar een uitzendbureau.. Integrale planning De planner van afling ziet geduren het gehele traject wat status is van een dienst die is uitbesteed aan Flexpool. Is dienst in behanling? Is dienst in concept gepland? Zodra dienst finitief is ingepland, verschijnt naam van betreffen flexmewerker direct op het eigen rooster. Door ook inzet van uitzendkrachten in KORAALKORMA op te nemen, heeft u in een oogopslag inzicht in samenstelling van uw personeelsinzet hoeveel contracturen van afling zijn ingezet; hoeveel extra uren en overwerk zijn er gedraaid; hoeveel flexwerkers zijn er ingezet; hoeveel uur is uitbesteed aan het uitzendbureau? Deze gegevens kunt u direct vanuit planning in KORAAL-KORMA opvragen, waardoor bijvoorbeeld mogelijke overschrijding vroegtijdig kunnen worn gesignaleerd en tijdig kan worn ingegrepen.

10 KORAAL-KORMA Arendlaan AS Tilburg T: M: E: I: / KORMA IT Solutions in een volle dochter van Koraal PMS BV KvK , Tilburg