Inhoudsopgave. PlanRad productinformatie januari

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 1. Pelosa: optimaal rendement in uw organisatie 2 2. PlanRad: het personeelsinformatiesysteem voor de kinderopvang 2 3. Relatiebeheer 3 4. Planning module 3 5. Personeel Module 4 6. Urenregistratie Module 5 7. Voorraadbeheer Module 5 8. Management Signalering Functies Module 5 9. PlanRad: Optimaal rendement in uw organisatie Technische vereisten 6 PlanRad productinformatie januari

2 Inleiding PlanRad is het personeelsinformatiesysteem bedoeld voor de kinderopvang en in nauwe samenwerking met de kinderopvangbranche ontwikkelt. PlanRad maakt het eindelijk mogelijk uw werknemers per groep en activiteit eenvoudig en inzichtelijk over alle verschillende vestigingen in te plannen. Heeft u na het lezen van deze productinformatie vragen of wilt u een afspraak maken om te zien wat PlanRad voor uw organisatie kan betekenen, neemt u dan contact op met onze afdeling verkoop: telefoonnummer (079) Pelosa: optimaal rendement in uw organisatie Pelosa Network Engineering BV is een succesvol Nederlands bedrijf gespecialiseerd in de ontwikkeling en implementatie van branchespecifieke software die belangrijke bedrijfsprocessen automatiseert. De branchespecifieke software van Pelosa is generiek en sluit vrijwel altijd naadloos aan bij uw specifieke bedrijfsproces, waardoor u snel optimaal rendement binnen uw organisatie kunt behalen. Branchespecifieke software is herkenbaar door de gebruikte termen en begrippen en daardoor eenvoudig en toegankelijk voor iedereen binnen een bedrijf. Pelosa denkt actief met u mee. Onze consultants lichten op uw verzoek uw bedrijfsprocessen door of vervaardigen technische voorontwerpen. Ook verzorgen wij trainingen en cursussen om maximaal rendement te halen uit onze softwareoplossingen. Met Pelosa als partner krijgt u meer tijd om u te richten op uw eigenlijke werk. 2. PlanRad: het personeelsinformatiesysteem voor de kinderopvang De kinderopvang branche is een snel groeiende sector. Dit heeft consequenties voor het personeelsbeleid. Goed gekwalificeerd personeel is schaars en wellicht maakt u ook gebruik van flex- en oproepkrachten. Maar hoe zorgt u nu voor een heldere en overzichtelijke personeelsplanning? Wat is de situatie met contractbeheer? Hoe staat het met de verlofuren en de ziektedagen? Hoe krijgt u de juiste managementinformatie? PlanRad productinformatie januari

3 PlanRad is een personeelsinformatiesysteem speciaal bedoeld voor de kinderopvangbranche waarmee u o.a snel en overzichtelijk personeel kunt inplannen. PlanRad is modulair opgebouwd en wordt op verzoek van de kinderopvangbranche verder uitgebreid. PlanRad kent op dit moment de volgende modulen: Relatiebeheer Planning Personeel Urenregistratie Voorraadbeheer Management Signalering Functies PlanRad werkt naadloos samen met kindplannings- en salarissystemen 3. Relatiebeheer De relatiebeheer module van PlanRad maakt het mogelijk eenvoudig alle relevante relatiegegevens zoals adresgegevens en telefoonnummers van vestigingen, instellingen, relaties en leveranciers in te voeren. Bij instellingen en leveranciers kunt u bij voorbeeld denken aan ziekenfondsen, Arbodiensten, opleidingsinstituten, luierleveranciers etc. U kunt al uw relaties eenvoudig per categorie invoeren zodat u achteraf eenvoudige selecties kunt maken. Relatiegegevens logisch ordenen in een geautomatiseerd systeem biedt vele voordelen. Zo kunt u eenvoudig selecties maken voor het printen van handige overzichten zoals bij voorbeeld de categorie vestigingen of de categorie luierfabrikanten. Ook het terugvinden van contactpersonen of adressen is een fluitje van een cent. 4. Planning module De planning Module is de basis van PlanRad. Hiermee kunt u eenvoudig en overzichtelijk uw werknemers op alle vestigingen inplannen. Binnen de vestiging kunt u met hetzelfde gemak ook de verschillende groepen en activiteiten plannen. U kunt zelfs per groep verschillende planningen maken. Hierdoor kunt u eenvoudig planningen vervaardigen voor bij voorbeeld gewone weken en weken gedurende de vakantieperiode. In de planning module maakt u standaardplanningen en weekplanningen. Standaard planning In de standaardplanning geeft u aan hoeveel uur een werknemer werkt op een bepaalde groep en wanneer de werkzaamheden beginnen. In een totaaloverzicht ziet u in een oogopslag hoeveel uur deze werknemer standaard op een bepaalde groep is ingedeeld. Tevens krijgt u inzicht hoeveel uren de werknemer in totaliteit voor de verschillende groepen is ingedeeld. De standaard planning van PlanRad maakt duidelijk zichtbaar hoeveel kinderen u in een groep verwacht. PlanRad geeft u aan de hand van het aantal verwachte kinderen een advies over het aantal in te plannen leidsters. Zo ziet u direct of u voldoende leidsters heeft ingepland. Deze PlanRad productinformatie januari

4 informatie is afkomstig van kindplanningsystemen zoals Kocon, Flexkids, Kids en The Nanny. Weekplanning De standaardplanning kunt u met een druk op de knop eenvoudig hergebruiken voor een weekplanning. De weekplanning maakt duidelijk hoeveel kinderen die week s ochtends, s middags of de gehele dag worden verwacht. De informatie over het aantal kinderen is eenvoudig te importeren uit bovenstaande kindplanningsystemen. In de praktijk heeft u natuurlijk te maken met ziekte- en verlofdagen. Als u de ziekmeldingen en verlofdagen echter registreert in PlanRad, dan houdt de weekplanning hier automatisch rekening mee. Zo bent u altijd op de hoogte of u voldoende werknemers heeft ingepland op een bepaalde groep. De weekplanning levert onder andere twee belangrijke overzichten op, capaciteitstekorten en beschikbare invallers. Bovendien maakt PlanRad duidelijk waar eventuele capaciteitstekorten zich voordoen. U ziet direct op welke dag en in welke groep u leidsters tekort komt. 5. Personeel Module De personeel module is een zeer complete module. De module maakt onderscheid tussen werknemers in vaste loondienst, uitzendkrachten en oproepkrachten. Per werknemer kunt u aangeven welke dagen gewerkt wordt en welke dagen niet. Werknemers kunnen bij voorbeeld parttime werken of stagiaires zijn alleen op bepaalde dagen beschikbaar. In PlanRad kunt u vaste dagen, afwijkende dagen en periodes inplannen. De weekplanning is zo opgezet dat er met alle uitzonderingsituaties rekening kan worden gehouden. Zo zijn vergissingen uitgesloten. De verlof- en ziektedagen worden automatisch opgenomen in de weekplanning. Bovendien worden de ziekte- en verlofdagen verwerkt in een handig jaaroverzicht. De personeel module maakt het mogelijk allerlei overzichten te printen van uw werknemers. Bij voorbeeld van alle verjaardagen in februari of een overzicht van werknemers die de afgelopen drie jaar uit dienst zijn getreden. Correspondentie Onderdeel van de personeels module is de integratie met MS Word. Alle correspondentie die u voert met uw personeel wordt per werknemer geordend. U kunt ook heel eenvoudig brieven, contracten en mailingen maken aan de hand van sjablonen. U kunt makkelijk uw documenten terugvinden en bekijken in MS Word. Ziekmeldingen, Wet Verbetering Poortwachter Alle ziekmeldingen van uw werknemers kunt u vastleggen. Indien u contact wilt opnemen met uw zieke werknemer kunt u afspraken inplannen zodat u niemand vergeet. Indien u te maken krijgt met een langdurige ziektegeval kunt u een plan van aanpak maken. Dit plan van aanpak is gemaakt aan de hand van de richtlijnen uit de Wet Verbetering Poortwachter. Met één druk op de knop print u een dossier uit. PlanRad productinformatie januari

5 Externe salarisprogramma s De personeel module sluit naadloos aan met bij voorbeeld externe salarisprogramma s. Hierdoor hoeft u slechts eenmaal gegevens en wijzigingen in te voeren. Met de kopieerfunctie zijn de gegevens eenvoudig te kopiëren van het ene pakket naar het andere. Dit bespaart tijd en geld en vermindert de kans op fouten. 6. Urenregistratie Module In de urenregistratie module wordt de salarisberekening voorbereid door de gegevens uit de weekplanning te kopiëren. Alle geplande uren, eventueel overwerk, de ziekte- en verlofdagen zijn dan per werknemer inzichtelijk. Deze uren vergelijkt u vervolgens met de gerealiseerde gewerkte uren. Alle uren worden per werknemer opgeteld zodat u snel kunt zien of de contracturen ook daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Hierna kopieert u eenvoudig de gegevens naar uw salarisprogramma. Als u (nog) niet over een salarisprogramma beschikt kunnen de consultants van Pelosa u hiervoor gericht adviseren De urenregistratie module is ook eenvoudig te gebruiken wanneer u meerdere vestigingen heeft. Vanuit de Centrale Administratie wordt de weekplanning doorgestuurd naar de verschillende vestigingen. Vervolgens sturen de vestigingen de urenregistratie weer terug naar de Centrale administratie. De Centrale Administratie controleert bij voorbeeld de ziekte- en verlofdagen, de gerealiseerde uren, de loonkosten en de salarissen per vestiging. 7. Voorraadbeheer Module De voorraad module van PlanRad maakt het u wel heel gemakkelijk om uw voorraad luiers, luierdoekjes, voeding, fruit etc op de juiste manier te managen. Door per artikel een minimumvoorwaarde op te geven kunt u automatisch bestellijsten generen. Levertijden worden met een druk op de knop gelijk zichtbaar, ook kunt u gemakkelijk zien of u binnen de vastgestelde budgetten blijft. 8. Management Signalering Functies Module De management signalering functies module van PlanRad levert u waardevolle informatie op. Per groep en per vestiging heeft u de beschikking over week- maand- en kwartaaloverzichten van: Het gerealiseerd aantal gewerkte uren Het aantal ingeplande uren versus het aantal gerealiseerde uren De ingezette uren versus het aantal aanwezige kinderen Het behaalde kind/leidster-ratio De loonkosten op basis van het gerealiseerd aantal uren Het verschil tussen de contracturen en het gerealiseerd aantal uren Het aantal flex-uren Ook gegevens van voorafgaande jaren kunnen eenvoudigweg getoond worden. PlanRad productinformatie januari

6 Met behulp van deze gegevens kunt bepalen of uw planning aanpassingen behoeft of u meer of minder gebruik dient te maken van tijdelijke personeel of dat u een flex-contract dient om te zetten in een vast dienstverband. 9. PlanRad: Optimaal rendement in uw organisatie PlanRad sluit naadloos aan bij uw bedrijfsprocessen. Alle belangrijke kennis over de kinderopvangbranche is in PlanRad verwerkt. PlanRad is bovendien eenvoudig en snel te implementeren. Kiezen voor PlanRad van Pelosa betekent: Prettige samenwerking in de taal van uw branche Altijd de beste prijs/kwaliteitsverhouding Oog voor uw bedrijfsdoelstellingen Eenvoudig en snel aan de slag Effectieve en doelmatige bedrijfsvoering Verbeterde communicatie met uw klanten Essentiële management signalering functies 10. Technische vereisten PlanRad kan geïmplementeerd worden op een Windows 98/NT/Me/2000/XP platform. Uw werkstation dient minimaal te voldoen aan de volgende eisen: Processor: Geheugen: Videoresolutie: Schijfruimte minimaal Pentium, Pentium 2 aanbevolen 64MB Minimaal 800x600, 1024x768 aanbevolen minimaal 40Mb per administratie PlanRad kan ook geïmplementeerd worden een netwerkomgeving. De licentiestructuur van PlanRad is gebaseerd op het aantal gelijktijdige gebruikers. PlanRad productinformatie januari