5 GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB

Transcriptie

1 5 GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB

2 VIJF GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Veranderingen in de markt 3 De vijf gouden tips voor projectorganisaties 3 Tip 1: Zorg dat u overal bij uw informatie kunt 4 Tip 2: Zorg dat alle informatie zoveel mogelijk in één systeem zit 5 Tip 3: Maak ureninvoer voor uw medewerkers eenvoudig en laagdrempelig 6 Tip 4: Actuele rapportages en directe signalering geven meer sturing 7 Tip 5: Inzicht in productiviteit en declarabiliteit verbeteren prestaties 8 Vrijblijvend adviesrapport op maat voor uw organisatie? 9 2 VISMA Whitepaper

3 Inleiding De manieren waarop organisaties hun projectmanagement voeren worden steeds geavanceerder en complexer. Grotere organisaties maken hiervoor vaak gebruik van geavanceerde systemen. Ook voor mkb-organisaties wordt goed projectmanagement steeds belangrijker. Dit stelt hen in staat om de juiste opdrachten binnen te halen en zorgt ervoor dat de projecten ook het juiste rendement halen om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Een investering in uitgebreide, geavanceerde systemen lijkt voor mkb-organisaties een te grote stap. Met de huidige ontwikkelingen is echter niets minder waar. Wij laten u graag zien welke zaken u als mkb-organisatie kunnen helpen om op een eenvoudige manier, met een beperkte investering, zeer professioneel uw projecten te managen. Veranderingen in de markt De ontwikkelingen op de markt zorgen ervoor dat projectmanagement steeds belangrijker wordt. De marges worden kleiner, maar ook het aantal opdrachten is beperkter. U wilt blijven groeien of in ieder geval stabiel blijven om de continuïteit van uw organisatie te waarborgen. In het verleden had u voor een geautomatiseerd systeem een eigen serverpark nodig en moest u ook in één keer een groot bedrag betalen om te beschikken over goede software. U vond het die investering wellicht wel waard, maar moest deze ook financieren. De huidige technische ontwikkelingen betekenen een aantal positieve veranderingen voor mkb-organisaties. Deze maken het mogelijk om te kiezen voor professionele automatisering, zonder grote initiële investeringen. De software staat in de cloud en u betaalt een maandbedrag voor deze service. Daardoor spreidt u de investering automatisch over een aantal jaren. De vijf gouden tips voor projectorganisaties Wij geven u graag vijf tips mee die ervoor zorgen dat het rendement op uw projecten verbetert en waarmee ook uw klanttevredenheid omhoog gaat: 1. Zorg dat u altijd en overal bij uw projectinformatie kunt. 2. Zorg dat alle projectinformatie zoveel mogelijk in één systeem zit. 3. Maak ureninvoer voor uw medewerker eenvoudig en laagdrempelig. 4. Actuele rapportages en directe signalering zorgen voor meer sturing op uw organisatie. 5. Inzicht in productiviteit en declarabiliteit van uw medewerkers zorgt er ook voor dat medewerkers elkaars prestaties kunnen verbeteren. In de volgende hoofdstukken wordt iedere tip verder uitgewerkt, zodat u direct aan de slag kunt. Wij wensen u veel succes en plezier bij het optimaliseren van uw projectorganisatie! 3 VISMA Whitepaper

4 Tip 1: Zorg dat u overal bij uw informatie kunt U bent in gesprek met een nieuwe klant die graag wil weten of u in een bepaalde periode nog ruimte heeft om een project uit te voeren. Uw medewerkers zijn vrijwel altijd onderweg, maar de urenverantwoording is wel de basis voor de uiteindelijke factuur. U hebt een projectbespreking met uw klant die vraagt wat de status is en wat er al is gebeurd. Of u wilt s avonds of in het buitenland nog even de facturen de deur uit doen, zodat u uw liquiditeitspositie onder controle houdt. Enkele voorbeelden die duidelijk maken dat u uw projectinformatie eigenlijk altijd en overal nodig hebt. Denk er dus bij het selecteren van een projectmanagementsysteem aan dat het belangrijk is dat u altijd toegang tot uw gegevens hebt. Dit kan via een online systeem zodat u zelf geen omkijken hebt naar het onderhoud van de software en de server. Of u investeert in de aanschaf en het periodiek onderhoud van een server die u en uw medewerkers van buitenaf kunnen benaderen en zet daar traditionele software op. 4 VISMA Whitepaper

5 Tip 2: Zorg dat alle informatie zoveel mogelijk in één systeem zit Het is belangrijk voor een organisatie dat alle informatie zoveel mogelijk in één systeem zit vanwege efficiency, inzicht en het eenvoudig delen van de informatie. Efficiency U wilt ieder project eenvoudig kunnen bewaken. Als u overal losse systemen voor heeft (relatiebeheer, urenverantwoording, facturering en projectbewaking), moet u een project wel vier of vijf maal vastleggen. Dit kost veel tijd en brengt grote risico s op fouten met zich mee. Bijvoorbeeld omdat gegevens anders of wellicht helemaal niet worden ingevoerd. Uit ieder los systeem krijgt u verschillende soorten informatie, waardoor het overzicht ontbreekt. Hebt u alle processen rondom uw projectmanagement zoveel mogelijk in één systeem, dan legt u één keer een project, een relatie, een medewerker en de uren vast. Daarmee kunt u het volledige projectmanagement binnen uw organisatie beheersen met één druk op de knop. Inzicht In het totale proces rondom projectmanagement zijn er voortdurend verbanden. Financieel, qua planning en in de uitvoering. Om uw projecten te optimaliseren is het niet alleen belangrijk om inzicht te hebben in de verantwoorde uren en de verstuurde facturen. U wilt ook de verbanden gebruiken om nog beter te kunnen sturen. Voorbeelden daarbij zijn: hoeveel hebt u de afgelopen periode van de verschillende projecten aan een bepaalde klant kunnen factureren? Waar besteden uw medewerkers hun uren aan? Dit zorgt voor een professionaliseringsslag van uw organisatie zonder dat u hiervoor veel moeite hoeft te doen. Informatie delen intern en extern Hoe meer informatie beschikbaar is binnen één systeem, hoe eenvoudiger u deze kunt delen. Aan uw medewerkers zou u nog kunnen uitleggen waar ze zaken kunnen vinden en in welke systemen, maar dit komt hun productiviteit niet ten goede. Wilt u ook projectinformatie delen met uw klanten, dan kunt u niet meer aankomen met verschillende systemen. Dan wilt u dat uw klant een dashboard heeft waar hij direct de voor hem relevante zaken kan bekijken. Daardoor kunt u direct uw klanttevredenheid verhogen en bovendien zelf veel eenvoudiger de projecten bewaken. 5 VISMA Whitepaper

6 Tip 3: Maak ureninvoer voor uw medewerkers eenvoudig en laagdrempelig De ureninvoer van uw medewerkers is essentieel om de projecten juist en tijdig te kunnen factureren. Het is voor uw organisatie dus belangrijk dat dit snel en accuraat gebeurt. De ureninvoer is echter niet de allergrootste hobby van medewerkers. Dit wordt vaak gezien als administratieve rompslomp en zoveel mogelijk uitgesteld. Zorg dat een medewerker focus houdt Wilt u dat uw medewerkers snel en accuraat de uren invoeren? Dan is het belangrijk dat dit eenvoudig is. In veel systemen kunt u per rol binnen uw organisatie een speciaal dashboard aanmaken waarop de zaken te zien zijn die een medewerker nodig heeft. Verantwoordt de medewerker alleen maar zijn uren, dan is dat het enige wat hij ziet op het dashboard. Zo wordt hij niet afgeleid door zaken die er niet toe doen. Beperk de keuzes U hebt als organisatie waarschijnlijk een groot scala aan projecten en verschillende soorten werkzaamheden die worden uitgevoerd. Als een medewerker bij het verantwoorden van zijn uren de keuze heeft uit alle projecten en werkzaamheden, dan kan dat de ureninvoer complex maken. De motivatie van de medewerker om de uren accuraat te verantwoorden zal dan waarschijnlijk sterk verminderen. Bij veel systemen kunt u ervoor zorgen dat medewerkers alleen de projecten en soorten werkzaamheden te zien krijgen waaraan ze daadwerkelijk bijdragen. Dit maakt uw medewerkers gelukkig, omdat zij snel hun uren kunnen verantwoorden en van die vervelende taak af zijn. Het zorgt er tevens voor dat het aantal fouten wordt gereduceerd en u dus sneller de juiste facturen kunt sturen naar uw klanten. Eén keer vastleggen, meerdere keren gebruiken Uw medewerkers zijn druk bezig met het uitvoeren van projecten. Ze hebben afspraken met de klant, telefonisch contact of voeren andere activiteiten uit op een project. Bij iedere activiteit hoort ook een bepaalde tijdsbesteding die weer in de ureninvoer van de medewerker terecht moet komen. Ook hier geldt weer één keer vastleggen en meerdere keren gebruiken. Veel systemen geven de mogelijkheid om afspraken in de agenda of vastgelegde activiteiten in een relatiebeheersysteem direct om te zetten naar de ureninvoer. Dan hoeven uw medewerkers alleen nog maar de daadwerkelijke tijdsbesteding in te vullen. Dit is efficiënt en zorgt ervoor dat een medewerker ook kleine taken op een project registreert, waardoor uw declarabiliteit toeneemt. Overal en altijd op elke device Urenverantwoording is voor medewerkers altijd een taak die er extra bijkomt in de dagelijkse werkzaamheden. Door de urenverantwoording overal beschikbaar te maken, en op elk device, kunnen uw medewerkers bijvoorbeeld onderweg in de trein de uren verantwoorden op hun smartphone. Zitten uw medewerkers thuis op de bank dan is het makkelijker op een tablet en op kantoor doen ze dat achter hun eigen pc. Hebben ze op de ene plek een pc en op de andere plek een Mac dan moet dat ook geen probleem zijn. Zo kunnen medewerkers dagelijks hun uren bijwerken, waar zij ook zijn, en hebt u de uren tijdig en accuraat tot uw beschikking voor de projectfactuur naar de klant. 6 VISMA Whitepaper

7 Tip 4: Actuele rapportages en directe signalering geven meer sturing Hebt u langlopende projecten waarvoor alle kosten en opbrengsten gelijkmatig over de periodes verdeeld worden? Dan is inzicht in uw projecten één keer per week of maand voldoende om bij te kunnen sturen. Veel projectorganisaties hebben echter te maken met zowel kort- als langlopende projecten. Ook de kosten en opbrengsten op een project komen dan vaak niet gelijkmatig. Dan moet u zeker weten dat u op ieder moment direct kunt bijsturen, beschikt over de juiste informatie en de focus heeft op de juiste processen. Én dat u op het juiste moment tijd besteedt aan de zaken die uw aandacht nodig hebben. Kortere en betere sturing Legt u het hele proces van uw projecten vast in één systeem, dan hebt u altijd direct actuele informatie over de status van uw projecten op allerlei gebieden. U hoeft niet eerst een Excel-overzicht bij te werken om de juiste informatie te krijgen. Dit betekent dat u op ieder moment kunt bijsturen en dus bovenop de projecten kunt zitten. De klanttevredenheid zal toenemen omdat u hen nog sneller kunt informeren als er eventuele problemen dreigen. Anderzijds wordt het rendement op uw projecten direct beter, omdat u meer uren kunt factureren of, door tijdig overleg, binnen het gestelde projectbudget blijft. Focus op de belangrijkste informatie en processen Binnen een totaal geïntegreerd projectmanagementproces is enorm veel informatie beschikbaar. Dat is mooi als u diepe analyses wilt maken. Maar wilt u snel een overzicht van de belangrijkste stand van zaken, dan kan deze overvloed aan informatie u ook tegenwerken. De meeste projectmanagementsystemen hebben tegenwoordig de mogelijkheid om een dashboard samen te stellen waarin u zelf de belangrijkste stuurelementen voor uw organisatie kunt vastleggen. Zo hebt u de uitgebreide details voor een diepere analyse en houdt u de focus op de belangrijkste informatie en processen in uw organisatie. Tijd besteden op het juiste moment Rondom projecten hebt u niet alleen te maken met deadlines, maar ook met allerlei andere zaken die gedurende het project op bepaalde tijdstippen moeten gebeuren. Hoe weet u zeker dat u de juiste zaken op de juiste momenten doet? Signalering helpt u daarbij. Als u vooraf alle zaken die u moet afronden al in de tijd uitzet, kan een systeem u helpen herinneren dat bepaalde zaken moeten gebeuren. Zo waarborgt u dat u op het juiste moment tijd aan de juiste dingen besteedt. 7 VISMA Whitepaper

8 Tip 5: Inzicht in productiviteit en declarabiliteit verbeteren prestaties Als u en uw medewerkers direct inzicht hebben in de productiviteit en declarabiliteit, wordt het ook makkelijker om daarop te sturen. Het zorgt er ook voor dat u uw medewerkers hier zelf verantwoordelijk voor kunt maken. Wilt u een bepaalde productiviteit of declarabiliteit nastreven, beloon dan uw medewerkers die dit halen of het beste presteren. Ook kunnen medewerkers van elkaar leren hoe ze dit kunnen bereiken. U kunt hier sessies over beleggen om onderling ervaringen uit te wisselen. Zo blijft dit de aandacht hierop gericht en wordt het rendement van uw organisatie nog beter. 8 VISMA Whitepaper

9 Vrijblijvend adviesrapport op maat voor uw organisatie? Dit is natuurlijk maar een greep uit de tips die u kunnen helpen om het projectmanagement in uw organisatie beter onder controle te krijgen. Iedere organisatie is anders en heeft daarom ook andere aandachtsgebieden. Wij maken graag een vrijblijvend adviesrapport voor u, gericht op de aandachtsgebieden van uw organisatie. Dit doen we op basis van een telefonische intake door een ervaren consultant. Hebt u interesse in dit adviesrapport? Neem dan contact op met een van onze ervaren consultants via of verkoop@projectmanagementonline.nl. Zij staan u graag te woord. 9 VISMA Whitepaper