Een pragmatische aanpak voor de interface tussen PeopleSoft Campus Solutions en Syllabus Plus

Transcriptie

1 Een pragmatische aanpak voor de interface tussen PeopleSoft Campus Solutions en Syllabus Plus Ludwig Geers, Universiteit van Tilburg Sebastiaan Vermeulen, Universiteit van Tilburg

2 Introductie Spreker Ludwig Geers. Programmamanager, verantwoordelijk voor de implementatie van Campus Solutions bij de Universiteit van Tilburg. Sebastiaan Vermeulen. Ontwikkelaar en beheerder van middleware en interfaces bij het team Application and Services van de Universiteit van Tilburg 2

3 Programma (Ludwig) Enkele cijfers Uitgangspunten voor de informatiehuishouding Het systeemlandschap De relevante processen op hoofdlijnen Uitgangspunten voor het roosteren De roosterprocessen en de interactie 3

4 Programma (Sebastiaan) Wat waren we van plan wat hebben we bereikt Eerste voorstel Syllabus Plus Campus Solutions (On)mogelijkheden koppeling Nieuwe inzichten Huidige status Movie Time! Hoe nu verder Vragen en antwoorden 4

5 Enkele cijfers 5 autonome faculteiten 2 locaties (Tilburg en Utrecht) Circa studenten Officieel: 24 bacheloropleidingen en 51 master opleidingen In de praktijk: 191 opleidingen en 415 varianten vakken op actieve inschrijvingen 5

6 Uitganspunten voor de informatiehuishouding Minder versnippering Kernsystemen per domein (SAP, CS, Microsoft) Drielaagsmodel van beheer (BiSL, ASL en ITIL) Apllicatie- en technisch beheer uitbesteden Functioneel beheer in eigen hand houden Middleware standaardiseren en zelf beheren 6

7 Procesmodel Onderwijs Ontwikkelen Onderhouden onderwijs Bewaken Studievoortgang Verzorgen Management informatie Resultaat input Intake studenten Opstellen studieplan Uitvoeren onderwijs Afstuderen/ Diplomeren Uitschrijven studie Resultaat output Alumni, studiestakers, -onderbrekers Beheren Personeel Beheren Financiën Facilities Studiebegeleiding Roosteren Werven/ Beheren relaties 7

8 De onderwijsprocessen en enkele systemen Zaalres Ontwikkelen ESG Onderhouden Onderwijs SIS Bewaken Besturing Studie voortgang BlackBoard Misos Verzorgen IT-11 mngmnt informatie Review systeem Studie evaluatie Evalueren cursus evaluatie Onderwijs Evalueren delen opleiding Evaluatie syst Evalueren docenten Resultaat input Intake studenten adresmutaties Juricam Tentamenwebappl. SIS Sis-Int copy TAS/CAS ZaalresProefpersoon uren Vaststellen ISF ESG/ISG/DSG/Comap Uitvoeren Begeleiden Self & peer studieplan onderwijs studie assessment Sis-Int Aanmelden experimenten Sis-Int Testimonium BlackBoard Bach Thes Uitschrijven Adm Onderbreken studie Scriptiedossier Diplomeren Afstuderen Afstudeersyst Resultaat output Alumni, Stakers onderbrekers Werven/ VIS Beheren relaties AIS ESG Misos BlackBoard Misos Zaalres Faciliteren Ondersteuning SIS Roosteren Info FRW 8

9 Het systeemlandschap oud Student & education CAS Web-SIS IBG BSA Zaal IT-10 IT-11 SIS MiBase MISOS Basc SIS Int Blackboard Comap TAS Financiën Person Research Incasso VIS Adres OZIS AIS Verkiezingen LDAP library LBS Impact SIS Facilities GLW Staff Renaissance Planning en Control Sport Kaart management Foto Office Net en Girotel Chipkaart PACS SAP HR PnP IPA 9

10 Het systeemlandschap nieuw 10

11 Uitgangspunten voor het roosteren Het is een organisatievraagstuk Het is een combinatie van centraal en decentraal roosteren Onderwijsrooster met S+ ondersteunen maar nog tentamens roosteren nog niet Geleidelijk de scope uitbreiden, niet te veel hooi op de vork Roosteren met S+, afbeelden van het rooster voor studenten in CS Niet alle tussentijdse wijzigingen heen en weer schieten last minutewijzigingen, anders weergeven, bijvoorbeeld via de mobiele telefoon 11

12 Doel proces roosteren met Syllabus Plus het verkrijgen van kwalitatief goede rooster (onderwijsprocessen) Voldoen aan onderwijskundige criteria zoals studeerbaarheid; Voldoen aan de eisen die docenten en studenten aan een rooster stellen; Duidelijk, overzichtelijk en toegankelijk zijn; Betrouwbaar zijn: roosterfouten ontbreken. van een efficiënt roosterproces (administratieve en processen Efficiëntie in het maken van roosters; Snelheid in het maken van roosters; Het flexibel in kunnen reageren op verstoringen van het rooster; een betere benutting van de beschikbare zalen integratie van processen (informatieprocessen): Kwaliteit van de import- en exportfunctie; De integratie met de processen prognosticeren, zaalreserving en tentamenplanning 12

13 Het Proces Roosteren Onderwijs Besturen Roosterproces Verzorgen Management informatie Resultaat input Voorbereiden roosteren Verzamelen rooster informatie Centraal roosteren Decentraal roosteren Afronden???????? Uitvoeren onderwijs Beheren zalen Ontwikkelen/ Onderhouden onderwijs Opstellen studieplan 13

14 Fase 1: Voorbereiden Roosteren (hergebruik bestaande onderdelen) Vaststellen benodigde onderwijsgegevens uit het lopend studiejaar Maken definitief voorstel tijdkaders roosterproces Voorbereiden Roosteren Vaststellen Benodigde Onderwijsgegevens Vastgestelde te copiëren Onderwijsgegevens lopend studiejaar Onderwijsgegevens lopend studiejaar oud 14

15 Fase 2: verzamelen/invoeren informatie Vastgestelde te kopiëren onderwijsgegevens lopend studiejaar Globale Jaarindeling UvT Inrichten Studeerbaarheidseisen Facultaire jaarindeling Invoeren Gegevens Prognoses Studentenaantallen en groepsgroottes Wensen docenten Invoeren Gegevens WDC Ingerichte Met ingevoerde roosterparameters oud nieuw Onderwijscatalogus -Programma s -Vakken -Vakcoördinator -Activiteiten CS MySiS Gegevens zalen: -beschikbare zalen UvT -Faciliteiten zalen UvT -Beschikbare zalen faculteiten -Faciliteiten zalen faculteiten Planon SAP-HR Gegevens docenten WDC Gegevens docenten en activiteiten 15 S+

16 Applicatie-overzicht fase 2 Globale Jaarindeling UvT Studeerbaarheidseisen Facultaire jaarindeling WDC Prognoses Studentenaantallen en groepsgroottes Preferenties docenten nieuw Vastgestelde Te copiëren Onderwijsgegevens Lopend studiejaar Onderwijscatalogus -Programma s -Vakken -Vakcoördinator -Activiteiten Gegevens zalen: -beschikbare zalen UvT -Faciliteiten zalen UvT -Beschikbare zalen faculteiten -Faciliteiten zalen faculteiten Gegevens docenten oud CS MySiS Planon SAP-HR 16

17 Fase 3: Centraal roosteren Ingerichte met ingevoerde roosterparameters Incidentele activiteiten en congressen Globale Jaarindeling UvT: feestdagen Genereren rooster UvT Overzicht Van conflicten Bevroren rooster UvT Gezamenlijk oplossen conflicten Oplossingen conflicten Conceptteksten Overgangsregelingen OER-en Controleren roosterinformatie Aanpassingen?? S+ nieuw 17

18 Fase 4: decentraal roosteren Bevroren rooster UvT Correctievoorstellen op conceptroosters Prognoses studentenaantallen en groepsgroottes Facultair vastgestelde volgorderegels Definitieve teksten Overgangsregelingen OER-en Roosteren onderwijs HOVO Roosteren taalcursussen roosteren overige collegeactiviteiten Concept roosters Bespreken vaststellen conceptrooster Definitief rooster UvT Wijzigingen te roosteren activiteiten Correcties op conceptrooster nieuw 18

19 Fase 5: afronden en publiceren rooster Definitief rooster UvT Publiceren rooster In S+ Gepubliceerd definitief rooster UvT Transporteren gegevens naar CS Publiceren nieuw CS MySiS 19

20 Fase 6: beheren rooster Gepubliceerd definitief rooster UvT Definitieve Studentaantallen lopend studiejaar (inschrijvingen) Openstellen Publiceren Rooster wijzigingen In S+ Gepubliceerd gewijzigd rooster UvT Wijzigingen onderwijsaanbod Wijzigingen Zalen aanbod Doorvoeren Rooster wijzigingen Roosterwijzigingen Transporteren Rooster wijzigingen Naar CS Publiceren in CS Wijzigingen Docentenbeschikbaar heid Planon nieuw CS MySiS 20

21 Uitvoeren onderwijs Opstellen studieplan en uitvoeren onderwijs Registreren onderwijs in de tijd Indelen/klaarzetten courses/offerings in Campus Solutions (MySiS) Publiceren definitief rooster in MySiS Openstellen onderwijs voor inschrijving Aanmelden voor het onderwijs en controle Indelen onderwijs en toezien op rooster Volgen of afleggen onderwijs Beoordelen en registreren toetsbare eenheid 21

22 Q +A 22

23 Ludwig Geers en Sebastiaan Vermeulen 23