VISIEDOCUMENT INFORMATIEMANAGEMENT Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio

Transcriptie

1 VISIEDOCUMENT INFORMATIEMANAGEMENT Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio Mark Timmermans Versie 1.0

2 1. Inleiding De Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio (OOZ) is het bevoegd gezag van een zeer gevarieerd onderwijsaanbod. OOZ wil een vertrouwde partner zijn voor ouder en kind in opvoeding en ontwikkeling. Zo is elke jongere, die OOZ verlaat, voorbereid op de participatie in de maatschappij als jongvolwassene in arbeid of vervolgonderwijs. Voor een efficiënte en effectieve (onderwijs) organisatie dienen mensen, systemen en processen zo optimaal mogelijk op elkaar te worden afgestemd. Informatiemanagement is een methodiek die hierbij kan helpen. In dit document wordt de visie van OOZ op informatiemanagement nader toegelicht. 2. Aanleiding Het laatste decennium heeft OOZ diverse ondersteunende diensten samengebracht in het Stafbureau. Door deze gezamenlijke centrale aanpak en standaardisering van diensten zijn de organisatieonderdelen HR, Financiën en Facilitair uitgegroeid tot professionele onderwijs ondersteunende afdelingen die de scholen ontzorgen. ICT heeft een steeds belangrijkere rol ingenomen binnen onderwijs- en onderwijsondersteunende processen. Denk hierbij aan schoolborden, digitale leermiddelen en tabletonderwijs maar ook HRM systemen (Merces) en de mogelijkheid tot digitaal factureren (Exact Synergy). Het afstemmen van systemen, mensen en processen zijn nieuwe disciplines voor onze organisatie. Als container begrip wordt hiervoor vaak informatiemanagement gebruikt. 3. Huidige situatie Binnen OOZ zijn de laatste jaren diverse software pakketten in gebruik genomen. De pakketten worden momenteel beheerd door circa 55 personen. De meeste software pakketten zijn stand-alone geïnstalleerd. Active Directories en koppelingen tussen diverse systemen zijn ook producten die momenteel ad-hoc zijn ingericht. Informatiebeleid, informatiebeveiligingsbeleid en versiebeheer zijn processen die beter georganiseerd kunnen worden. Ook zijn gegevens niet altijd betrouwbaar en zijn stamgegevens op meerdere plekken, meerdere malen vastgelegd. Licenties worden beperkt beheerd en software pakketten zijn vaak voor verschillende scholen aangeschaft. Pagina 2 van 6

3 4. Visie OOZ op Informatiemanagement Vanuit bovenstaand historisch perspectief kunnen we informatiemanagement voor OOZ als volgt omschrijven: Informatiemanagement is het proces dat er voor zorgt dat de informatiebehoeften vanuit het onderwijs en de onderwijs ondersteunende processen worden vertaald naar informatievoorziening 5. Algemene uitgangspunten en richtlijnen Informatiemanagement (Meetlat) 1. Informatiemanagement moet gedragen worden door alle medewerkers van OOZ en goed leiderschap is hierbij noodzakelijk. 2. Informatiemanagement wordt vanuit het Stafbureau geïnitieerd, begeleid en bewaakt. 3. Informatiemanagement is verantwoordelijk voor de begeleiding en advisering ten behoeve van de onderwijs ondersteunende processen en bewaakt en faciliteert de afstemming hiervan vanuit de gemeenschappelijk vastgestelde visie omtrent Informatiemanagement. 4. Informatiemanagement neemt het initiatief voor de implementatie van de onderwijs ondersteunende processen en zal deze processen toetsen op basis van de opgestelde uitgangspunten en richtlijnen. 5. Scholen zijn verantwoordelijk voor onderwijsprocessen. Ze beheren en verbeteren zelf hun onderwijsprocessen en leggen de daaruit voortvloeiende functionele wensen en eisen neer bij het informatiemanagement van OOZ. 6. Informatiemanagement vertaalt de functionele wensen en eisen naar een functioneel en/of technisch ontwerp (in overleg met de aanbiedende partij) en toetst de functionaliteiten aan de opgestelde uitgangspunten en richtlijnen. 7. Verbeteren van de efficiëntie en kostenreductie zullen vooral plaatsvinden door het realiseren van eenduidige oplossingen en standaardisatie. 8. De informatievoorziening moet 24/7 beschikbaar zijn en toegankelijk voor leerlingen, medewerkers en ouders (op basis van autorisatie en SLA-afspraken). De toegang tot de informatie dient beveiligd te zijn gebaseerd op rollen, toegekend aan de gebruiker van de informatie. Ook informatiedragers dienen beveiligd te zijn conform wetgeving en richtlijnen OOZ. Een informatiebeveiligingsbeleid is noodzakelijk. 9. Een financiële verantwoording in het kader van IM is noodzakelijk. 10. Inventarisatie van informatie in het kader van de ketenbenadering zal moeten plaatsvinden. Onder de keten vallen overheidsinstanties (DUO), scholen en gemeenten. Pagina 3 van 6

4 11. OOZ moet zich houden aan de wet. Belangrijke wetgeving waar we rekening mee moeten houden is o.a. de wet op openbaar bestuur, de archiefwet en de wet op bescherming persoonsgegevens. 12. In 2012 zijn circa 50 architectuurprincipes benoemd op diverse niveaus. Denk hierbij aan business architectuur principes, informatie architectuur principes, technische architectuur principes en beheer architectuur principes. Deze principes zijn door het directieteam van OOZ goedgekeurd. 13. Binnen de architectuur principes hebben wij gekozen voor een bewezen methodiek voor informatiemanagement, namelijk Business Information Services Library (BiSL). Dit framework heeft tot doel de IT vraagorganisatie te professionaliseren. Binnen een organisatie slaat BiSL een brug tussen de verschillende besturingsniveaus aan de vraagkant: richtinggevend, sturend en uitvoerend. Ook tussen organisaties die informatie uitwisselen in een keten, slaat BiSL een brug. 14. OOZ hanteert enkele sjablonen (templates) om ICT aanvragen te standaardiseren. De meest gebruikte is momenteel het sjabloon voor een Requirementsanalyse (wensen en eisen analyse). Alle sjablonen worden verzameld in een werkmap Informatiemanagement. 15. Processen en producten worden getest conform een vastgestelde testmethodiek. Pas daarna worden ze in productie genomen. Pagina 4 van 6

5 6. Concrete voornemens Informatiemanagement moet net als HR, Financiën en Facilitair een prominente plek krijgen in onze organisatie. Een goede inbedding van informatiemanagement zorgt namelijk binnen 3 jaar voor een significante daling van de materiële en personele kosten. Daarnaast wordt de kwaliteit van het onderwijs en de totale dienstverlening behoorlijk verhoogd. Afbeelding 1: Waardeketen OOZ Pagina 5 van 6

6 7. Bronnen OOZ Principes en uitgangspunten (BIT) 1.0 Inventarisatie processen OOZ op basis van Triple A Onderwijs & ICT Beleidsplan (concept) Template Requirements Analyse OOZ Pagina 6 van 6 Pagina 6 van 6