Reglement Examencommissies. Datum 23 september Versie Hogeschool Utrecht

Transcriptie

1 Datum 23 september 2013 Versie Reglement Examencommissies FE Bronvermelding is verplicht. Verveelvoudigen voor eigen gebruik of intern gebruik is toegestaan.

2 Voorwoord Dit reglement is een invulling van artikel 5, zevende lid van het Reglement Examencommissies HU. In dit voor de gehele hogeschool geldende reglement is aangegeven dat in aanvulling op de voor de gehele hogeschool geldende regels er met betrekking tot de instelling, taken en werkwijze van de examencommissies in het facultaire Reglement Examencommissies nadere regels kunnen worden opgenomen met betrekking tot de examencommissies binnen de Faculteit Educatie. De bepalingen van het HU-Reglement Examencommissies en de bepalingen met betrekking tot de examencommissie van de OER-HU-bachelor en OER-HU-master zijn niet herhaald in dit reglement; er zijn alleen aanvullende regels opgenomen in dit Reglement Examencommissies FE Het Reglement Examencommissie FE is met instemming van de Facultaire Medezeggenschapsraad vastgesteld door de directie van de Faculteit Educatie. Het treedt in werking op 1 september /7

3 Artikel 1 Instelling en benoeming 1. De faculteitsdirecteur stelt voor de faculteit een `College voor Examens` voor de faculteit Educatie in (CVE-FE). 2. Voorts stelt de faculteitsdirectie in: - de examencommissie Instituut Archimedes voor de opleidingen verzorgd door het Instituut Archimedes; - de examencommissie Instituut Theo Thijssen voor de opleidingen verzorgd door het Instituut Theo Thijssen; - de examencommissie Instituut voor Gebaren, Taal & Dovenstudies voor de opleidingen verzorgd door het Instituut voor Gebaren, Taal & Dovenstudies; - de examencommissie Seminarium voor Orthopedagogiek voor de opleidingen verzorgd door het Seminarium voor Orthopedagogiek; - de examencommissie voor de Masteropleidingen MME (Master Management of Education) en MLI (Master Leren en Innoveren). 3. De faculteitsdirecteur benoemt de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de leden op basis van hun profiel (zie bijlage 2). De leden van de examencommissies worden benoemd op voordracht van de betreffende instituutsdirecteur. 4. De benoeming geschiedt voor één jaar. Dit is in de aanstellingsbrief vastgelegd. De leden worden in principe voor een periode van drie jaar aangesteld. Eenmalige aanstelling voor nogmaals drie jaar is mogelijk. De faculteitsdirecteur draagt door onder meer een rooster van aftreden zorg voor de continuïteit van de commissie en het borgen van expertise. 5. De faculteitsdirecteur kan op verzoek van het lid van de examencommissie diens lidmaatschap van de examencommissie voor het verstrijken van de in het benoemingsbesluit genoemde periode beëindigen. Voorts kan de faculteitsdirecteur het lidmaatschap beëindigen indien: - betrokkene een functie gaat bekleden waardoor er een (schijn van) belangverstrengeling zou kunnen ontstaan; daaronder worden in elk geval begrepen leidinggevende binnen de betreffende opleiding of groep van opleidingen; - betrokkene niet meer aan de desbetreffende opleiding of groep van opleidingen is verbonden. 6. Indien een lid van de examencommissie zijn functie door omstandigheden tijdelijk niet meer kan uitoefenen, benoemt de faculteitsdirecteur, nadat de desbetreffende examencommissie daarover is gehoord, voor de resterende periode een plaatsvervangend lid. Artikel 2 Samenstelling 1. De examencommissie bestaat uit ten minste drie personen, waaronder een voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en één lid. 2. Ten minste drie leden zijn afkomstig van de instituten-fe en zijn als docent aan het betreffende instituut verbonden. Ten minste één lid is in het bijzonder deskundig op het gebied van toetsbeleid. 3. Het College voor Examens FE bestaat uit zes personen: de vijf voorzitters van de examencommissies FE en een door de faculteitsdirecteur benoemde voorzitter. 3/7

4 Artikel 3 Taken en bevoegdheden College voor Examens FE Het College voor Examens van de Faculteit Educatie (CVE-FE) is belast met: a. het vaststellen van beleidsregels met betrekking tot de uitoefening van de discretionaire bevoegdheden van de examencommissies FE in geval de toepasselijke regelgeving (Onderwijs- en examenregeling, Reglement Examencommissies HU of de Wet hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek) niet precies voorschrijft hoe te beslissen, maar ruimte laat voor een eigen afwegingskader en daarbij beleidsvrijheid biedt; b. het vaststellen van de wijze waarop bepalingen uit de toepasselijke regelgeving gelezen en geïnterpreteerd moeten worden en welke lijn de examencommissies FE daarbij moeten hanteren. Dit doet de CVE-FE na afweging van de belangen van studenten en de doelen die gediend zijn met de bepaling uit de betreffende regelgeving; c. het bijstellen van de regels en voorschriften genoemd onder a en b aan de hand van de jurisprudentie van het College van beroep voor de examens en het College van beroep hoger onderwijs; d. het vaststellen van de wijze waarop de examencommissies er systematisch op toezien dat de toetspraktijk voldoet aan de eisen die in het toetsbeleid worden gesteld; e. het vaststellen van de wijze waarop de examencommissies de kwaliteit van toetsing en examinering bewaken door middel van het toezicht op de deskundigheid van examinatoren; f. het vaststellen van nadere beleidsregels of procedures voor: - de organisatie van tentamens; het vaststellen en bekendmaken van data en tijdstippen voor het afleggen van tentamens - de gang van zaken bij schriftelijke tentamens (tentamenreglement) - de surveillance bij schriftelijke tentamens (surveillanteninstructie) - de gang van zaken bij mondelinge tentamens (tentamenprotocol) - het maken en beoordelen van tentamens (tentamenrichtlijnen) - de fraudepreventie en het sanctioneren van onregelmatigheden (fraudeprocedure) - het bijzonder toelatingsonderzoek - de goedkeuring van maatwerkprogramma s - het verlenen van vrijstellingen - de overgangsregeling bij wijziging van examenprogramma s - het uitbrengen van studieadviezen - de diplomering. Artikel 4 Taken en bevoegdheden examencommissies FE De vier examencommissies zijn belast met: a. het nemen van individuele beslissingen binnen de door de CVE-FE vastgestelde beleidsregels en voorschriften. b. het bekrachtigen van het door de CVE-FE vastgestelde beleidregels en voorschriften. Indien de examencommissie het zozeer oneens is met de beleidsregels en voorschriften dat zij voornemens is deze niet te bekrachtigen, kan zij de CVE-FE vragen een plenaire gezamenlijke vergadering uit te schrijven van alle leden van vier examencommissies FE en CVE-FE. In dat geval worden de beleidsregels en voorschriften besproken in de plenaire gezamenlijke vergadering waarbij er via een gekwalificeerde meerderheid van 75% van de stemmen van deze gezamenlijke vergadering een besluit genomen wordt over (bekrachtiging van) de beleidsregels en voorschriften. c. het agenderen van kwesties en casuïstiek waarop het bestaande beleid geen antwoord biedt in de CVE-FE opdat de CVE-FE daarvoor een beleidslijn kan bepalen. 4/7

5 Artikel 5 Werkwijze College voor Examens FE 1. Het College voor Examens FE komt in ieder geval maandelijks bijeen, en verder zo veel als de voorzitter dat nodig acht. 2. De onderwerpen, die in de CVE-FE aan de orde zijn, worden door of namens de voorzitter aan de examencommissies FE bekend gemaakt. 3. Het CVE-FE kan slechts besluiten nemen als ten minste driekwart van de leden aanwezig is. De CVE-FE neemt besluiten bij een gekwalificeerde meerderheid van stemmen van 75%, waarbij elk lid één stem heeft. 4. Besluiten worden in notulen vastgelegd en naar de examencommissies FE gestuurd nadat zij ten minste door of namens de voorzitter CVE-FE zijn gefiatteerd. 5. De vergaderingen van de CvE-FE zijn niet openbaar, tenzij de voorzitter hierover anders beslist. Leden van de examencommissies FE kunnen als toehoorder bij de vergadering van de CVE-FE aanwezig zijn. 6. De voorzitter CVE-FE kan deskundigen die geen deel uitmaken van de examencommissie uitnodigen een vergadering bij te wonen en aan de beraadslaging deel te nemen. Deze personen hebben geen stem in de besluitneming van de CVE-FE. 7. De CVE-FE informeert jaarlijks uiterlijk 1 december de faculteitsdirecteur over de gang van zaken in het voorafgaande studiejaar via een integraal jaarverslag examencommissies FE, waarin de verslagen van de vijf examencommissies FE zijn opgenomen. Artikel 6 Werkwijze Examencommissies FE 1. De examencommissie kan slechts besluiten nemen als ten minste de helft van de leden aanwezig is. De examencommissie neemt besluiten bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag. 2. Besluiten worden in notulen vastgelegd en ten minste door of namens de voorzitter gefiatteerd. Schriftelijke stukken ter uitvoering of ter nadere invulling van besluiten van de examencommissie worden door de voorzitter ondertekend. 3. De vergaderingen van de examencommissie zijn niet openbaar, tenzij de voorzitter hierover anders beslist. De voorzitter van de CVE-FE kan als toehoorder bij de vergadering van de examencommissie aanwezig zijn. 4. De voorzitter van de examencommissie kan personen die geen deel uitmaken van de examencommissie uitnodigen een vergadering bij te wonen en aan de beraadslaging deel te nemen. Deze personen hebben geen stem in de besluitneming van de examencommissie. 5. De examencommissie stelt jaarlijks per studiejaar een jaarverslag van haar werkzaamheden op, waarin ten minste opgenomen zijn: - de samenstelling van de examencommissie en de kamers; 5/7

6 - de aantallen en aard van de behandelde zaken, uitgebrachte studieadviezen en uitgereikte diploma s; - het functioneren van examinatoren; rapportage of examinatoren zich aan de OER en de richtlijnen hebben gehouden; - de kwaliteitszorg rondom toetsen en beoordelen; - een advies over eventuele bijstelling van het toetsbeleid; - een analyse van de studievoortgang (n.a.v. van de halfjaarlijkse SLB-rapportage); - een reflectie op het eigen functioneren. De examencommissie verstrekt het verslag uiterlijk op 15 november volgend op het betreffende studiejaar aan de CVE-FE. Artikel 7 Ambtelijk secretaris en ambtelijk secretariaat 1. Ter ondersteuning van de examencommissies FE en het CVE-FE benoemt de faculteitsdirecteur ambtelijk secretarissen, die geen lid zijn van de examencommissie. 2. De ambtelijk secretarissen hebben in ieder geval de volgende taken: - het voorbereiden, bijeenroepen en notuleren van de vergaderingen van het CVE-FE; -het adviseren van het CVE-FE en de examencommissies FE over de te nemen besluiten; - het bewaken en actief beïnvloeden/bijsturen van procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming en de implementatie van genomen besluiten. van de uitvoering van genomen besluiten; -optreden als contactpersoon naar derden, zowel inhoudelijk als procesmatig; -bijdragen aan het in concept opstellen van jaarplannen, begrotingen en het jaarverslag. 3. De examencommissies FE worden ondersteund door een facultair ambtelijk secretariaat dat zorg draagt voor: -voorbereiden, bijeenroepen en (laten) notuleren van de vergaderingen -conceptbesluiten opstellen -communiceren van besluiten aan studenten en andere betrokkenen -het archiveren van behandelde verzoeken, bezwaren, klachten en binnen of buiten de vergadering genomen besluiten. Het facultair ambtelijk secretariaat wordt begeleid door een coördinator die verantwoordelijkheid draagt voor de operationele processen. Artikel 8 Taakverdeling in de examencommissie 1. De leden van de examencommissie zijn, onder leiding van de voorzitter, verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de examencommissie. Daarbij staat uniform beleid c.q. rechtsgelijkheid voor studenten centraal. 2. De voorzitter heeft in ieder geval de volgende taken: - in- en extern vertegenwoordigen van de examencommissie; - leiden van de vergaderingen van de examencommissie; - operationele leiding geven aan de examencommissie en haar leden; - bijeenroepen van de examencommissie buiten de normale vergaderingen om, indien dat in het belang van de voortgang van de werkzaamheden van de examencommissie noodzakelijk is; - in samenwerking met de ambtelijk secretaris voorbereiden van de vergaderingen; - toetsen van conceptbesluiten aan juridische kaders en procedures; - bewaken van het besluitvormingsproces en de uitvoering van genomen besluiten; 6/7

7 - doen van voorstellen voor de aanpassing van regelingen inzake onderwijs en examinering; - (in samenspraak met de leden) opstellen van een jaarplan met daarin de doelen voor korte en middellange termijn; - verantwoording afleggen aan de faculteitsdirecteur; - mede ondertekenen van diploma s, getuigschriften en verklaringen; - opstellen van een jaarverslag. 3. Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken overgenomen door de plaatsvervangend voorzitter. Artikel 8 Evaluatie Dit reglement zal regelmatig worden geëvalueerd door het FE beleidsteam Onderwijsregelingen en Studentzaken en het CVE-FE. Evaluatie vindt in ieder geval plaats na het eerste jaar van inwerkingtreding van dit reglement. Vervolgens vindt evaluatie ten minste eenmaal in de drie jaar plaats. 7/7