Roosterinterface tussen ZRS en Campus Solutions (*USIS)

Transcriptie

1 Roosterinterface tussen ZRS en Campus Solutions (*USIS) ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI ZRS Zalen Reservering systeem CS Campus Solutions (Studievolg systeem) Document: Inleiding-Roosterproces-ZRS-CS-v5.doc Opdrachtgever: Erica Boersma Bestandsnaam: Inleiding-Roosterproces-ZRS-CSv5.doc Deelproject: Interfaces Versienummer: V 0.5 Auteurs: Co Dreef Datum:

2 1 Proces-schema verwerking onderwijsactiviteiten SANS-Projectteam Interfaces Processchema ZRS CS / Roosterinterface Opleidingen 1-vakken in CS toevoegen/wijzigen in CS 2-in te voeren roosters leveren aan Zalenbeheer/UFB 3-controle van ingevoerde roosters roosteroverleg Roostercoordinatoren 1-vaststellen van het rooster 2- academische kalender 3-. Rooster aanvragen door geven en controleren op juistheid Vanuit Ruimte beheer universiteit (o.a UFB en Faculteiten): Aanmelden van nieuwe of gewijzigde zalen / gebouwen naar ZRS vakken invoeren in CS Campus Solutions: 1-overbrengen van nieuwe of gewijzigde vakken naar ZRS 2-overbrengen van nieuwe/gewijzigde docenten (docenten komen uit SAP) 3-opnemen nieuwe boekingen uit ZRSinterface-2 Zalenbeheer / UFB: Invoeren / onderhouden van de roosters per opleiding Roosters invoeren in ZRS Rooster Interface-1: 1-invoeren/wijzigen van docenten 2-invoeren/wijzigen vakken per opleiding 3-invoeren/wijzigen gebouwen 4-invoeren/wijzigen zalen ZRS: 1-invoeren van boekingen tbv onderwijs (werkgroepen, tentamens, colleges etc). 2-wijzigen, annuleren van boekingen 3-(welke boekingen gaan er NIET naar CS?) Rooster-interface interface-2: Activiteiten uit ZRS verwerken in CS Nieuwe en gemuteerde reserveringen naar ZRS -interface-2 Leiden University. The university to discover. 1.1 Inleiding In dit document wordt er vanuit gegaan dat ingeroosterde activiteiten (boekingen) in ZRS worden ingevoerd en daarna naar Campus Solutions worden overgebracht. Het betreft éénrichtingsverkeer d.w.z dat activiteiten die handmatig in Campus worden ingevoerd zullen niet naar ZRS terug worden gestuurd; ZRS kent ze niet en zal er ook geen rekening mee houden 2

3 1.2 De stappen van het roosterproces in hoofdlijnen: 1. Vakken ontstaan in CS In tegenstelling tot ISIS kent CS per werkvorm een aparte vakcode (studiegidsnummer). Afhankelijk van de werkvorm eindigt het studiegidsnummer op een bepaalde letter. T=tentamen, W=werkgroep, H=Hoorcollege etc. Een vak eindigend op Y wordt niet in het roosterproces betrokken. Voorbeeld Belastingrecht: Voor de activiteiten van dit vak bestaan voor het rooserproces 3 studiegidsnummers: H, T, W. Een boeking in ZRS voor een tentamen wordt dus met een ander studiegidsnummer ingevoerd dan een hoorcollege voor dit vak 3

4 2. Via een semi-automatische koppeling (interface) komen de vakken in ZRS terecht. Bijvoorbeeld: 1 keer per etmaal, maar een hogere frequentie is ook mogelijk Binnen ZRS worden vakken verdeeld naar de administratie/opleiding waar ze bij horen. Een klein deel van de vakken-tabel in ZRS met vakken uit CS: (vergelijk met de pagina hiervoor; helaas zijn de vaknamen in dit voorbeeld Engelstalig). De laatste kolom geeft de type activiteit voor dit vak aan: TEN = tentamen, WGR=Werkgroep, LEC=-hoor- college; 3. Gebouwen en zalen in ZRS nieuwe of gewijzigde zalen/gebouwen, komen ook via een koppeling eenmaal per nacht in CS terecht zodat ze daar gebruikt kunnen worden bij het inroosteren van activiteiten. 4. Een studieactiviteit in CS (= CLASS) Een studieactiviteit in Campus Solutions kan zijn een tentamen, college, werkgroep etc. voor een bepaald vak, in een bepaalde periode (en locatie). Dit geheel wordt een CLASS genoemd (of KLAS) Op een activiteit (of class) die in CS is opgenomen kan: - een student zich aanmelden - een cijfer voor een of meer studenten worden geregistreerd (bv tentamen) - kan presentie worden bijgehouden etc. (bv werkgroep) - kunnen ingangseisen gelden Een Class bestaat uit een viertal componenten: 1- studiejaar waar de class bij hoort 2- onderwijsperiode (bv semester 1, semester2, blok3, blok4 etc.) 3- het vak waarvoor de activiteit wordt geregistreerd 4- de deelactiviteit; bij werkgroepen is dit het werkgroepnummer 5. Het vastleggen van een studieactiviteit in CS gaat als volgt: 1- voor gebruikers van ZRS is een rooster-interface ontwikkeld waarmee de in ZRS geregistreerde studieactiviteiten (ook wel boekingen genoemd) eenmaal per nacht vanuit ZRS naar CS worden overgebracht. 4

5 2: personen/opleidingen/faculteiten die geen gebruik maken van ZRS zullen hun studieactiviteiten handmatig moeten inroosteren in CS. 6. Mogelijk proces van roostering: 1- met opleidingen worden afspraken gemaakt tav het indienen van roosterwensen zodat zaken op elkaar kunnen worden afgestemd. 2- alle activiteiten vallen binnen de grenzen van de academische jaarkalender. Hierin onderscheiden we grofweg: Het Semester1 en 2, en het hele studiejaar. 3-afhankelijk van de faculteit of opleiding worden roosterwensen in ZRS ingevoerd via medewerkers van het UFB (geesteswetenschappen) of eigen mensen (zoals bij het OIC van rechten, of helpdesk FSW) 4- etc. etc. 7. Verwerking van boekingen uit ZRS via de interface naar CS: 1-een boeking die in ZRS is ingevoerd, wordt diezelfde nacht -via de interface- in CS verwerkt (er ontstaat een zgn Class in CS) 2- een annulering van een activiteit in ZRS veroorzaakt een annulering van de overeenkomstige class in CS. Alle studenten die op deze class staan ingeschreven zullen uit CS worden verwijderd! Als een boeking voor een activiteit in ZRS wordt geannuleerd en direct daarna weer wordt geboekt op basis van het zelfde vak+groepnummer+onderwijsperiode zal het resultaat zijn dat de activiteit in CS wordt gewijzigd en aangepast aan de nieuwe gegevens uit ZRS. Nu zullen er geen studenten worden verwijderd. 3- een wijziging in een boeking in ZRS levert een wijziging op in de geroosterde activiteit in CS bijvoorbeeld: andere zaal, andere docent, andere tijdstippen etc. 4- het verwijderen van een boeking in ZRS kan straks niet meer. Alleen annuleren is nog toegestaan. Als verwijderen zou kunnen, gaan ZRS en CS uit de pas lopen en kan het gebeuren dat een boeking in ZRS niet meer bestaat, maar in CS nog wel. 5- elke boeking in ZRS die naar CS moet, moet worden voorzien van een groepnummer, ongeacht of het een tentamen is, een college, een werkgroep of een practicum, of welke werkvorm dan ook! Reden: de tegenhanger van het ZRS-groepnummer is in CS de zogenaamde Deelactiviteit. En de combinatie van studiegidsnummer, jaar/periode, sessie (semester/blok) en deelactiviteit bepalen bij elkaar de unieke class (of Klas). 5

6 Voorbeeld van een klas/class voor twee werkgroepen (1 en 2)van hetzelfde vak: 2090 (=cursus 2009/2010) + S1 (=eerste semester) W + G1 (=groep1) 2090 (=cursus 2009/2010) + S1 (=eerste semester) W + G2 (=groep2) (G1 en G2 zijn dan de groepsnummers in ZRS) De tegenhanger in CS: 5- als een boeking eenmaal via de roosterinterface naar CS is gestuurd kunnen bepaalde gegevens van de boeking niet meer worden gewijzigd; deze vormen de sleutelgegevens van de CLASS in CS. Het zijn: - Periode (afgeleid van de boekingsdata) + - studiegidsnummer + - sessie(semester1,2, blok1,2 etc, afgeleid van begindatum v.d. boeking) + - deelactiviteit (groepnummer in ZRS). 6

7 8. Als de eerste datum van een boeking in het voorliggende Blok of Semester valt Stel het tweede semester begint op 20 februari. Een activiteit van een aantal weken, en bedoeld voor het tweede semester, begint echter op 15 februari. De interface zal deze activiteit standaard in het eerste semester indelen. Als dit ongewenst is kan in ZRS apart worden opgegeven dat de activiteit tóch in het tweede semester moet vallen; gebruik hiervoor de nieuwe knop: Extra info en geef de gewenste waarde aan in het veld: Onderwijsperiode 9. Ingangsdatum van de activiteit Via de Rooster-interface tussen ZRS en CS, zullen de exacte ingangs- en einddatum van een activiteit worden vastgelegd in CS. Als een andere ingangsdatum gewenst is dan de begindatum van de activiteit, kan dit in ZRS bij ingangsdatum activiteit worden aangegeven. NB: deze datum mag zelfs in een voorliggend cursusjaar vallen! Het openen van een aanmeldperiode en sluiten van aanmelding voor een activiteit is afhankelijk van deze datum. Voorbeeld: onderwijs in een vak wordt gegeven in 10 werkgroepen. 5 werkgroepen voor dit vak beginnen in week 1 en de andere 5 werkgroepen beginnen in week 2. Om er voor te zorgen dat het inschrijven op de werkgroepen voor ALLE werkgroepen in dezelfde week start, wordt aan de werkgroepen die in week 2 beginnen de ingangsdatum van week 1 meegegeven in ZRS. Afhankelijk van een regel voor variabele roostering zullen alle werkgroepen open gaan voor inschrijving op een datum die xx-weken ligt vóór de aangegeven ingangsdatum en ook sluiten yy-dagen voor de start van de eerste sessie werkgroepen. 10. Tentamens en hertentamens in dezelfde periode De academische jaarkalender kent met ingang van cursus 2010/2011 geen blokindelingen meer. Naast het hele studiejaar zijn slechts het eerste en tweede semester aangegeven. Als alléén kan worden beschikt over semester 1 en 2 (als periode indelingen), zal zowel de eerste kans als de herkans van een tentamen binnen semester1 (of 2) plaats vinden. 7

8 Dit zijn dus gescheiden activiteiten binnen dezelfde periode. Om ze van elkaar te onderscheiden is het noodzakelijk deze activiteiten een ander nummer te geven (=deelactiviteit in CS en Groepsnummer in ZRS). Voorbeeld: tentamen + hertentamen zowel in 1 e als 2 e semster (groepsnummering aanpassen) activiteit studiegidsn r Periode groep opmerking Engels-tentamen T Semester1 1 Eerste kans in sem 1 Engels-tentamen T Semester1 2 Herkans in sem1 Engels-tentamen T Semester2 1 Eerste kans in sem2 Engels-tentamen T Semester2 2 Herkans in sem2 Merk op dat in het tweede semester de groepsindeling van het eerste semester mag worden gebruikt. 11. Een activiteit over meerdere gebouwen verspreid Bij een activiteit die vanwege de grootte gelijktijdig in meerdere locaties plaatsvindt, is het van belang om per locatie een ander groepnummer te gebruiken. Deelnemers kunnen zich op deze groepnummers aanmelden. Impliciet kiest men dan ook voor de locatie waar de activiteit plaatsvindt. Voorbeeld: werkgroeponderwijs 12. Aanmelden voor een activiteit zonder locatie In CS kan elke gebruiker een activiteit aanmaken met een begin- en een einddatum. Hierop kunnen studenten zich inschrijven en kunnen resultaten op worden geboekt. Het is niet nodig om dit via ZRS te laten lopen. Pas als er een zaal en tijdstippen aan moeten worden gekoppeld loopt dit (voor de ZRS gebruikers) via ZRS. 13. Docenten koppelen aan een activiteit via ZRS Vanuit CS worden docentgegevens beschikbaar gesteld aan ZRS. Hierdoor is het mogelijk om meerdere docenten aan activiteiten te koppelen. Een docent kan binnen een activiteit een rol, een bevoegdheid en een werklast hebben bij een activiteit. Voor de faculteiten die met ZRS werken is besloten om de toekenning van rol, bevoegdheid en werklast via ZRS te laten lopen. 8

9 1- Rol is een verplicht gegeven: Primair docent(, Secundair docent, AIO 2- Bevoegdheid bij de bijeenkomst (niet verplicht): Beoordelen(alleen cijfers invoeren), Doorboeken(gefiatteerde cijfers definitief maken), Fiatteren (cijfer invoeren en fiatteren) 3-Werklast (niet verplicht): dit is het aandeel dat de docent bij de activiteit levert uit gedrukt in procenten. (toelichting die CS op dit punt geeft: U kunt bijvoorbeeld opgeven dat docent A, 30 procent van het collegeonderdeel krijgt toegewezen en docent B, 70 procent. De belastingfactor/werklast moet door u worden ingesteld. De totale belastingfactor van één studieonderdeel moet gelijk zijn aan 100 procent ). moeten worden gekoppeld loopt dit (voor de ZRS gebruikers) via ZRS. 14. Invoerscherm start- en einddatum en onderwijsperiode Een uitbreiding van ZRS is het veld onderwijsperiode. Bij het invoeren van de begindatum bepaalt ZRS wat de meest logische onderwijsperiode voor deze datum is. Door gebruik te maken van het pull-down menu bij onderwijsperiode kan men eventueel een andere onderwijsperiode instellen. Voorbeeld: Het kan gebeuren dat de eerste bijeenkomst op 16 augustus valt van het ene cursusjaar, maar dat de activiteit tóch geboekt moet worden binnen het eerste semester van het volgende cursusjaar. 9

10 15. Ingangsdatum ligt voor de startdatum van de activiteit Het aanmelden van studenten wordt binnen CS gekoppeld aan de begindatum van de activiteit. Er kan een reden zijn om de aanmeldingsmogelijkheid voor studenten voor een activiteit vroeger te laten beginnen dan op basis van de begindatum het geval zou zijn.. Om dit te realiseren is het mogelijk binnen ZRS een ingangsdatum aan te geven voor de activiteit. Deze ingangsdatum moet vóór de begindatum liggen. In het reserveerscherm van ZRS is bij de knop Extra Info de vervroegde ingangsdatum ( ) opgegeven welke vóór de begindatum ligt. De inschrijf mogelijkheden voor studenten worden nu afgeleid van deze ingangsdatum. 10

11 16. Voorbeeld ZRS-scherm vakken Op basis van activiteitkode: op basis van vaknaam: 11

12 17. Voorbeeld ZRS-scherm docenten Extra docenten toevoegen: 12