VISI. Verzoekschriften verwerken in Peoplesoft Campus Solutions. Volg. Opdrachtgever: Verzoek superusers CS Bestandsnaam: Verzoekschriften verwerken

Transcriptie

1 FF Verzoekschriften verwerken in Campus Solutions ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Verzoekschriften verwerken in Peoplesoft Campus Solutions Volg Opdrachtgever: Verzoek superusers CS Bestandsnaam: Verzoekschriften verwerken Deelproject: Leids CS Volg Versienummer: V 0.3 Auteurs: Queriene van der Harst/Auke Ruhe Datum:

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept Eerste opzet Auke Ruhe/Queriene van der Harst Controle verwerking en tekstuele wijzigingen Michiel Kegge 0.3 Definitief Review Queriene van der Harst

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Opzoeken verzoekschrift Verzoekschrift behandelen Aanvragen vrijstelling Aanvraag afwijkend aantal studiepunten Aanvraag toevoegen extracurriculair vak Vervanging Extern onderwijs Aantekenen bezwaar... 19

4 1 Inleiding Verzoekschriften waarvoor nu briefjes ingevuld worden kunnen in een aantal gevallen binnen Peoplesoft Campus Solutions (CS) geregeld worden. Er zijn zes verschillende verzoekschriften die een student kan indienen. In het kader van het studieplan moet de student verschillende soorten verzoeken kunnen indienen bij de examencommissie. Deze verzoeken kunnen betreffen: Verzoek Vrijstelling Afwijkend aantal stp. Extracurriculair vak Vervanging Extern onderwijs Bezwaarschrift Reden Aanvragen van vrijstelling Aanvragen van afwijkend aantal studiepunten Aanvragen van toevoeging extracurriculair vak Aanvragen van vervanging standaard studiedeel Toevoegen van extern onderwijs Bezwaarschrift op eerder afgehandeld verzoek Via Self Service kunnen studenten, al dan niet geholpen door de studie adviseur, zelf de verschillende aanvragen invoeren. Op het moment dat de student een type verzoek selecteert, zal er een korte begeleidende tekst voor de student verschijnen. De student kan op twee manieren een verzoekschrift indienen: 1. Via Mijn studievereisten, waar een link beschikbaar zal komen Indienen verzoekschrift ; deze wordt gebruikt voor verzoekschriften van het type vrijstelling, afwijkend aantal studiepunten, extracurriculair vak, vervanging en extern onderwijs. 2. Via Indienen verzoekschriften. deze wordt gebruikt voor verzoekschriften van het type bezwaarschrift. Binnengekomen verzoeken kunnen door de administratie verwerkt worden via het scherm Verzoekschrift administratie. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 4 van 20

5 2 Opzoeken verzoekschrift Nadat een student een verzoekschrift heeft ingediend, zal deze behandelt worden door de administratie. Navigatie: Studieadvies > Studieadvies > Verzoekschrift administratie Dit scherm werkt met autorisaties, waardoor u alleen de programma s zult zien waartoe u bevoegd bent. Indien u bijvoorbeeld bij sterrenkunde werkt zult u ook alleen aanvragen van studenten zien die sterrenkunde studeren. Wanneer u op Zoeken klikt zonder verder zoekcriteria op te geven zullen alle verzoekschriften die u in mag zien getoond worden. Het kan handig zijn om zoekcriteria toe te voegen door bijvoorbeeld de status van het verzoekschrift te veranderen in aangevraagd om alleen niet behandelde verzoekschriften te zien. Nadat u op zoeken hebt geklikt verschijnt een lijst met alle resultaten. Klik op het verzoek schrift om deze in te zien. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 5 van 20

6 3 Verzoekschrift behandelen Nadat u een verzoekschrift met de status aangevraagd heeft opgezocht kunt u het verzoekschrift in behandeling nemen. Door op de plus te klikken kunt u een extra rij toe te voegen, op die manier blijft de historie van het verzoekschrift ook bewaard. Vervolgens veranderd u de status in de gewenste status, goedgekeurd, afgekeurd, in behandeling of ingetrokken. De handelingen wijken per verzoekschrift licht af. Hieronder zal per verzoekschrift de procedure uitgelegd worden. 3.1 Aanvragen vrijstelling Indien het type verzoek een vrijstelling betreft, verschijnt het volgende scherm voor de student: De getoonde gegevens in het aanvraagscherm komen overeen met de door de student gekozen kenmerken. Het studiedeel is het studiedeel dat de student via Mijn vereisten geselecteerd heeft. LET OP! Een verzoek geldt altijd maar voor één studiedeel. In het vak toelichting kan de student een toelichting geven op het ingebrachte verzoek. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 6 van 20

7 Voor de administratie ziet het scherm er als volgt uit: Op basis van de beoordelingsvoet die bij het studiedeel is vastgelegd in de studiegids zal de administratie de mogelijkheid hebben bijbehorende vrijstellingswaarden in te voeren. De beoordelingsvoet kan eventueel door de administratie aangepast worden. Standaard zal deze gevuld zijn met de voet die bij het studiedeel is vastgelegd. De bijbehorende vrijstellingswaarden worden in de beoordelingsvoet vastgelegd met behulp van een aparte beoordelingsschaal: vrijstelling. Dit betekend dat in iedere beoordelingsschaal de waarde VR (vrijstelling) voorkomt. Dit is dan ook de waarde die u hier moet gebruiken. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 7 van 20

8 Het resultaat zal na het opslaan automatisch gepost worden en daardoor ook zichtbaar zijn voor de student. De toetsdatum wordt automatisch gevuld met de systeemdatum en kan door de administratie ook aangepast worden. Deze datum moet vallen in een periode waarin de student periodeactief is. 3.3 Aanvraag afwijkend aantal studiepunten Via een aanvraagverzoek kan de student zelf het aantal studiepunten aanvragen. Dit aanvraagverzoek ziet er als volgt uit: Indien dit verzoekschrift vanuit Mijn vereisten wordt gekozen, zullen de opleidingsvereiste, detail opleidingsvereisten en studiedeel gevuld zijn. Uitgangspunt is dat de vereistengroep bekend is op basis van de opleiding van de student. Bij aantal studiepunten vult de student het aantal studiepunten in waarvoor hij het vak wil gaan volgen. Bij het studiedeel zal zichtbaar zijn wat het standaard minimum en maximum aantal studiepunten is. Het scherm voor de administratie ziet er als volgt uit: 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 8 van 20

9 Bij het studiedeel zal zichtbaar zijn wat het standaard min en max aantal studiepunten is. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 9 van 20

10 3.4 Aanvraag toevoegen extracurriculair vak Op het niveau van de loopbaan, dus bachelor, is door beheer een algemene vereiste ten behoeve van extracurriculaire vakken aangemaakt. Bij die vereiste hoort een studiedeellijst extracurriculair. In die studiedeellijst zit één vak, een zogenaamd dummyvak. De student kan vervolgens via een verzoekschrift het het betreffende extracurriculaire vak toevoegen aan de vereistengroep extracurriculair. De student kan via de studiegids inschrijven op dat vak (en er een resultaat voor halen). Deze komt vervolgens in het extracurriculaire gedeelte terecht op het moment dat het niet voorkomt in zijn vereisten voor zijn opleiding. De aanvraag ziet er als volgt uit: In het gedeelte Opnemen in studieplan selecteert de student het studiedeel uit de studiegids. Op het moment dat de student op het vergrootglas klikt verschijnt het volgende, standaard, zoekscherm: 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 10 van 20

11 Bij studiedeel heeft de student de mogelijkheid om het betreffende studiedeel te selecteren. Met behulp van de studiedelen toe te voegen. heeft de student de mogelijkheid om meerdere De administratie ziet de aanvraag als volgt terug: 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 11 van 20

12 3.5 Vervanging De student heeft de mogelijkheid om een studiedeel vanuit zijn vereisten te laten vervangen door een ander studiedeel. Indien de student een vervanging aanvraagt, verschijnt het volgende scherm: Het te vervangen studiedeel is een studiedeel uit het studieplan van de student. Omdat het verzoekschrift gestart wordt vanuit Mijn vereisten, is het te vervangen studiedeel reeds gevuld. Het verzoekschrift vervanging zal in de standaard PeopleSoft component substitutie verwerkt worden. Let op de student kan hier een of meerdere studiedelen aan toevoegen. En zo een of meerdere studiedelen vervangen door eveneens een of meerdere studiedelen. De student heeft de mogelijkheid om dit studiedeel te vervangen door een studiedeel uit de studiegids. Op het moment dat de student op het vergrootglas (opzoeken) klikt krijgt hij het volgende standaard zoekscherm: 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 12 van 20

13 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 13 van 20

14 De administratie ziet de aanvraag als volgt terug: 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 14 van 20

15 3.6 Extern onderwijs De student heeft de mogelijkheid om extern onderwijs aan zijn studieplan toe te voegen. De student ziet het volgende scherm: De student heeft de mogelijkheid bij Te vervangen studiedelen meerdere studiedelen uit zijn vereisten te selecteren. Bij dit gedeelte heeft de student twee velden voor een omschrijving tot zijn beschikking. Korte omschrijving: 30 karakters lang Lange omschrijving: 254 karakters lang Het veld aangevraagde studielast is een numeriek veld. Alle velden zijn verplicht om in te vullen. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 15 van 20

16 De administratie heeft de mogelijkheid om vervolgens een behaald resultaat en toetsdatum in te voeren door een nieuwe rij toe te voegen met een ingangsdatum. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 16 van 20

17 De administratief medewerker heeft de mogelijkheid om de toetsdatum, het behaalde externe resultaat, goedgekeurde studielast, beoordelingsvoet intern en resultaat intern in te voeren. De toetsdatum die de administratie invoert moet vallen binnen het studiejaar waarvoor de student het verzoek heeft ingediend. Op het moment dat deze gegevens ingevuld zijn, de status goedgekeurd is en de medewerker klikt op Opslaan, dan worden de gegevens doorgezet naar de component Transfer credit zodat het definitief vastgelegd is. De administratie kan de aanvraag goedkeuren waarbij dus resultaten niet ingevoerd zijn. Op een later moment kan de administratie dan een nieuwe rij toevoegen waarvan de status nog steeds goedgekeurd is en nu worden de resultaten en toetsdatum ingevoerd. Op het moment dat het behaalde resultaat en toetsdatum ingevuld zijn en status op goedgekeurd is gezet, dan zal de component transfer credit gevuld worden en meteen gepost. Zodoende kan de student al voordat hij ergens anders vakken gaat volgen goedkeuring aanvragen. En pas bij terugkomst worden dan de cijfers ingevoerd, bv bij studeren in het buitenland. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 17 van 20

18 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 18 van 20

19 3.8 Aantekenen bezwaar De student kan tegen de uitkomst van een eerder verzoek bezwaar maken. Dit ziet er als volgt uit: De student kan het verzoek record (met bijbehorende uitkomst) waartegen hij bezwaar aantekent opzoeken. Vervolgens zullen de gegevens van dit verzoek verschijnen (gegevens verzoek; zie eerdere schermen). Door op de hyperlink Gegevens verzoek te klikken zullen de gegevens van het verzoek waartegen bezwaar wordt gemaakt in een pop up getoond worden. Op het moment dat de student op de button Indienen klikt wordt de volgende melding getoond: Na het versturen kunt u de inhoud van het bezwaarschrift niet meer wijzigen. Wilt u doorgaan? Via een ja of een nee knop kan de student zijn keuze kenbaar te maken. Indien de student de Ja heeft ingedrukt, krijgt deze de melding: Uw bezwaarschrift is nu vastgelegd in het systeem. De examencommissie kan uw bezwaarschrift pas in behandeling nemen als u een afdruk van uw bezwaarschrift maakt en deze na ondertekening en toevoeging van eventuele bijlagen naar haar toestuurt. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 19 van 20

20 De administratie zal het bezwaarschrift als volgt terug zien: Op het moment dat een bezwaarschrift wordt toegekend zal door een administratief medewerker dit verwerkt worden. Dit gebeurd door bij het betreffende bezwaarschrift een rij toe te voegen en de status op goedgekeurd te zetten. In de toelichting kan de administratief medewerker beschrijven dat op basis van een ingediend bezwaarschrift het verzoek alsnog goedgekeurd is. 12 Verzoekschriften verwerken in CSV pagina 20 van 20