Digitaal Studenten Dossier. uitwerking op hoofdlijnen: - processen - impact op huidige situatie - alternatieve scenario s

Transcriptie

1 Digitaal Studenten Dossier uitwerking op hoofdlijnen: - processen - impact op huidige situatie - alternatieve scenario s

2 Management Samenvatting doel van het overleg (1) Context 1. Om een goed functionerend DSD te kunnen maken, is het nodig om te weten welke documenten er zoal in het DSD opgenomen kunnen worden. Toelichting: Als je er geen rekening mee houdt dat document A én document B in het DSD worden opgenomen, maak je misschien een DSD dat te klein is voor toekomstige plannen. Zelfs al wil je in het begin niet alle documenten opnemen in het DSD. 2. Om een goed functionerend DSD te kunnen maken, is het nodig om te weten in welke werkprocessen deze documenten (ad 1) een rol spelen. Toelichting: Als je een document digitaal maakt, kan dit effect hebben op het werkproces waarin het document een rol speelt. Het is daarom van belang om te weten hoe deze werkprocessen verlopen. 3. Het deelprojectteam Werkprocessen heeft (ad 1) en (ad 2) zo veel mogelijk in kaart gebracht. 4. In deze presentatie zijn (ad 1) en (ad 2) teruggebracht tot de kern: Hoe ziet de studieloopbaan van een er globaal uit? En welke activiteiten zijn hier mee gemoeid?

3 Projectinformatie beoogd resultaat en voortgang Doel DSD: méér met minder papier vastlegging van belangrijke gebeurtenissen in de studieloopbaan (van aanmelding t/m diploma/certificaat) en corresponderende documenten distribueren ipv. kopiëren van inkomende en uitgaande informatie Status: essentie werkprocessen vertaald naar procesmodel van grof naar fijn: consistente uitwerking in lagen in elk model : gebeurtenis werkproces resultaat (= nieuwe gebeurtenis) Verzoek Tot Inschrijving ontvangen Toelaten, inschrijven ingeschreven bij Universiteit Aanbieden beoogd studieresultaat gerealiseerd studieresultaat getuigschrift uitgereikt voorbeeld: 1 e laag procesmodel Begeleiden

4 DSD in werkprocessen voorbeeld Toelaten, inschrijven 2 e laag procesmodel: Werven gebeurtenis logica informatie gevolg ontvangst VTI NL vooropleiding? EU-ingezetene? vooropleiding? studiekeuze? diverse toegestuurde bijlagen, centraal en/of facultair te beoordelen verzenden documenten, veelal reactie vereist leidt tot nieuwe te verwerken informatie parallel-proces centraal- / facultair toelaten Centraal toelaten aanmelding gevalideerd Verzoek Tot Inschrijving ontvangen Facultair toelaten aanmelding toelating vastgesteld afgewezen of toegelaten? indien toegelaten, vooropleiding OK? documenten - mn. besluiten - en/of registratie daarvan inschrijven of afwijzen verzenden diverse documenten en/of berichten Vaststellen toelating afgewezen Afwijzen inschrijving geïnformeerd toegelaten Inschrijven ingeschreven bij Universiteit vooropleiding definitief bevestigd Aanbieden Het DSD verzorgt na een gebeurtenis: de juiste taak naar de juiste persoon/groep, met de juiste informatie (sturing werkproces) gestructureerd archiveren en distribueren / beschikbaar stellen van informatie (inkomende en uitgaande documenten/berichten) NIET de diversiteit in uitvoering van activiteiten

5 Voorgestelde inrichting DSD indicatief overzicht hoofdproces processtap gebeurtenis te archiveren / distribueren Toelaten, inschrijven Centraal toelaten Facultair toelaten Vaststellen toelating Verzoek Tot Inschrijving optie: - aanvraag compleet - correspondentie - correspondentie derden Verzoek Tot Inschrijving gevalideerd aanmelding gevalideerd én aanmelding ontvangen getuigschrift vooropleiding betalingsbewijs verblijfsvergunning, etc verzonden informatie ontvangen motivatie verzonden deficiëntiebrief verzonden pre-masterbeschikking (master) toelatingsbeschikking Inschrijven toegelaten ontvangen getuigschrift vooropleiding confirmation form gebeurtenissen en te archiveren/ distribueren informatie uit laag 2 (processtap) of laag 3 (activiteiten) Afwijzen inschrijving afgewezen verzonden afwijzingsbrief verzonden bewijs inschrijving bericht UU username/password optie: nota

6 Kernrequirements benodigde functionaliteit DSD functionaliteit DSD benodigde ICT-ondersteuning registreren en verzamelen van gebeurtenissen routeren van taken naar juiste persoon/groep - na een gebeurtenis - na afronding van een taak in een reeks presenteren van informatie die nodig is om een taak uit te voeren Werkstroombesturing (Workflow Management) opslaan van informatie bij een gebeurtenis opslaan van informatie / bewerking die voortvloeit uit afronding van een taak beschikbaar stellen van informatie die nodig is om een taak uit te voeren Digitaal Archief (Electronic Archiving / Record Management) Koppeling met bronsystemen

7 Impact op de huidige situatie verschil tussen beoogd en bestaand werkprocessen: ICT: informatie komt `digitaal binnen en gaat ook digitaal naar buiten NB tenzij origineel op papier noodzakelijk is informatie wordt digitaal gearchiveerd (enkelvoudig) en gedistribueerd vanuit een virtuele archiefkast ipv fysiek opslaan en kopiëren werkprocessen worden meer eenduidig, voortgang beter beheersbaar; het WAT ligt op hoofdlijnen vast, het HOE níet ontsluiten van informatie in bestaande toepassingen (m.n. Osiris) inrichten van een elektronisch archief, incl. dossierstructuur NB sluit aan bij reeds lopende en/of voorgenomen projecten sommige toepassingen komen minder stand-alone te staan en worden meer een onderdeel van een integraal ICT-landschap DSD-toegang voor diverse doelgroepen, evt. ook alumni observatie het proces Aanbieden wordt momenteel adequaat ondersteund met bestaande werkprocessen en ICT-ondersteuning (mn. Osiris) DSD heeft waarschijnlijk vooral toegevoegde waarde in de overige drie hoofdprocessen, nl. Toelaten inschrijven (mn. niet-nl vooropleiding / niet EU-ingezetene), Begeleiden en studieresultaat (mn. Bachelor en Master)

8 Variabelen keuze-opties voor stapsgewijze realisatie variabele invulling randvoorwaarde inspanning baten welke werkprocessen? welke soort opleiding? welke doelgroepen? welke jaargang? welke diepgang? ambitieus - alle hoofdprocessen minimaal - één, bijv. Inschrijven, ambitieus - alle opleidingen van alle faculteiten alle processen eenduidig modelleren één proces eenduidig modelleren besluitvorming op UU-niveau middelzwaar relatief gering hoog minimaal - één soort opleiding bij één faculteit balans kosten/baten middelzwaar ambitieus - alle doelgroepen minimaal - één doelgroep, bijv. centraal of studieadviseurs alle gebeurtenissen / informatie in kaart corresponderende gebeurtenissen en informatie in kaart afbakening wat wél en (nog) niet in DSD ontsluiten van bestaande bronnen alle activiteiten eenduidig modelleren ambitieus - alle jaargangen minimaal - één jaargang, bijv. 1 e jaars ambitieus - t/m activiteiten (3 e laag) minimaal - alleen hoofdproces (1 e laag) balans kosten/baten laag middelzwaar relatief gering middelzwaar relatief gering middelzwaar direct: redelijk indirect: hoog direct:redelijk indirect: redelijk direct: hoog indirect: hoog direct: laag indirect: laag direct: hoog indirect: hoog direct:redelijk indirect: redelijk direct: hoog indirect: hoog direct:redelijk indirect: redelijk direct:redelijk indirect: redelijk direct:laag indirect: laag

9 Alternatieve scenario s indicatieve voorbeelden werkprocessen opleiding doelgroepen jaargang diepgang bijna minimum scenario : minimale inspanning één hoofdproces één faculteit éen, beperkte doelgroep alle jaargangen t/m activiteiten pragmatisch scenario : balans kosten / baten eerst één hoofdproces, daarna de rest eerst één faculteit, daarna de rest eerst internationale instroom, daarna de rest eerst ondersteuning instroom 1 e jaars en studieadviseurs, daarna uitbouwen eerst t/m 2 e laag, daarna zsm t/m activiteiten batengericht scenario : optimale opbrengst eerst het hoofdproces met het meeste papierwerk eerst de faculteit met de meeste papieren en eerst ondersteuning, later evt. / alumni nntb t/m activiteiten eerst het hoofdproces met het meeste papierwerk behoeftegericht scenario : optimaal gemak eerst de groep die het meest concreet aangeeft dat er behoefte is aan DSD en wat het qua gemak kan opleveren conform behoefte

10 BIJLAGE: impressie procesmodel schematische weergave 2 e laag Aanbieden periodiek selectiemoment Toelaten, inschrijven studievoortgang ingeschreven bij Universiteit Opstellen bindend studieadvies vrijstelling bestuursbeurs vrijstelling vrijstelling bindend studieadvies vastgesteld melding wangedrag afstudeersteun Aanbieden melding wangedrag melding wangedrag uitwerking Begeleiden : opstellen bindend studie advies beoordelen vrijstelling beoordelen bestuursbeurs beoordelen afstudeersteun beoordelen melding wangedrag bestuursbeurs bestuursbeurs afstudeersteun afstudeersteun Aanbieden uitwerking studieresultaat bachelor / master: beoordelen programma minor: beoordelen minor bijvak / contractant: bepalen waardering uitreiken getuigschrift (incl. uitschrijven ) beoogd studieresultaat gerealiseerd bachelor of master minor contractant, / bijvak programmaresultaat minor resultaat Bepalen certificaat waardering studieresultaat minor resultaat cursus resultaat Uitreiken getuigschrift getuigschrift uitgereikt Evalueren Ondersteunen communicatie en marketing