Plan van aanpak voor een tussentijdse evaluatie beleidsplan Sociaal Domein

Transcriptie

1 Plan van aanpak voor een tussentijdse evaluatie beleidsplan Sociaal Domein Gemeente Bronckhorst, 23 augustus Aanleiding We willen het beleidsplan Sociaal Domein gemeente Bronckhorst tussentijds evalueren. Dit plan van aanpak dient er toe: 1. uit te leggen waarom we een tussentijdse evaluatie houden; 2. vooraf duidelijkheid te geven over aard en omvang; 3. de bestuurlijke en ambtelijke taken en rollen vast te leggen; 4. de agenda te bepalen, incl. planning en taakverdeling. Redenen voor tussentijdse evaluatie 1. Kijken of we met de uitvoering van het beleid op de goede weg zitten. 2. Nagaan wat niet loopt of niet lekker loopt. Wat kan er beter. 3. Zo nodig maatregelen nemen. 4. Bestuur (college en raad) informeren over de stand van zaken. 5. Veranderingen in regels en beleid sinds 2014 meenemen. 6. Waar nodig bijstellen van het beleidsplan (via gemeenteraad). 2. Onderwerp We evalueren het beleidsplan Sociaal Domein gemeente Bronckhorst, vastgesteld door de raad op 30 oktober Opdrachtgever/opdrachtnemer We streven naar een flexibele opzet en leggen daarom in dit plan van aanpak een aantal afspraken vast. Hiermee structureren we de werkwijze leggen vooraf de aard en omvang van de evaluatie vast stemmen verwachtingen op elkaar af wordt duidelijk wat ieders taak en rol is wordt duidelijk welke middelen (geld, tijd etc.) nodig zijn De Participatieraad heeft ook naar het plan gekeken en is er positief over. De raad benadrukt dat de evaluatie vooral gericht moet zijn op de inwoners. Het college van b en w stelt het plan van aanpak vast. De gemeenteraad onderzoekt hoe hij zijn kaderstellende en controlerende taak nog beter inhoud kan geven. De raad wil dat met verschillende onderwerpen proberen. Deze beleidsevaluatie sociaal beleidsplan is daarvoor geknipt. We overleggen nog met de raad over de wijze waarop de raad zijn betrokkenheid invult. Bij de opstelling van het beleidsplan is gebruik gemaakt van een klankbordgroep. Denkbaar is dat een begeleidingsgroep vanuit de raad nu een goed werkbare vorm kan zijn. We vragen de agendacommissie hierover een voorstel aan de raad te doen. De wethouders Antoon Peppelman en Paul Seesing zijn de bestuurlijke aanspreekpunten. 4. Overlegvormen 1

2 We roepen geen aparte overlegvormen in het leven. De wethouders koppelen regelmatig de hoofdlijnen van de voortgang van het project terug met het college. En voor het overige wordt het bestaande overleg wethouders/ambtelijk benut. Ambtelijk overleg vindt plaats zoveel als nodig is. Geen formele status, geen formele verslaglegging. Wat er uit de overleggen komt gebruiken we gelijk in de evaluatie. 7. Planning Te doen Uiterlijk klaar Levert op Overleg met de griffie over taak en rol 19 juli 2016 raad Concept plan van aanpak 19 juli 2016 Voorlopig plan van aanpak, met akkoord van de beide wethouders. Overleg met Participatieraad (P-raad), o.a. over keuze te evalueren 1 augustus 2016 Advies over de (wijze van) evalueren. onderwerpen Besluit college 23 augustus 2016 Vastgesteld plan van aanpak. Verzamelen gegevens, plannen van 25 augustus 2016 afspraken. Vergadering agendacommissie. 25 augustus 2016 Voorstel rol raad, bijvoorbeeld instellen begeleidingsgroep. Raadsvergadering 29 september 2016 Besluit raad op voorstel agendacommissie over rol raad. Interviews intern (met wethouders en 15 november 2016 Teksten voor evaluatie. diverse beleidsvoorbereiders en uitvoerders). Interviews extern (met inwoners, bedrijven, verenigingen, belangenorganisaties en instellingen). Opstellen concept-evaluatie. 1 december 2016 Tekst die besproken kan worden. Definitieve versie. 15 december 2016 Stuk dat college kan vaststellen en dat ter kennisname aan de raad kan worden voorgelegd. Vaststelling door college. Januari 2017 Op nader in te vullen moment(en) en wijze: behandeling raad. Nog nader te bepalen. 8. Aanpak Het gaat dus om de uitwerking van het beleidsplan. Hoe vindt die uitwerking plaats? En bereiken we ermee wat we willen? Centraal staat daarom de vraag: Wat is er door de uitvoering van het beleidsplan tot nu toe veranderd? We meten effecten door gegevens en ervaringen van mensen te verzamelen en te vergelijken met eerdere gegevens en ervaringen. We kijken wat er veranderd is en zien of dit ook de bedoeling was. We doen dit door: in gesprek te gaan met betrokkenen. Denk daarbij vooral aan inwoners, bedrijven, instellingen, instanties. Daarnaast ook de medewerkers die het beleid (dagelijks) uitvoeren. In mindere mate ook de beleidsmakers, bestuurders en eventueel andere gemeenten (zoals buurgemeenten, P10-gemeenten); statistische gegevens te verzamelen; gebruik te maken van inhoudelijke stukken zoals de gemeentelijke monitor. Voldoende gegevens? 2

3 Een zorgpunt is of we wel genoeg gegevens hebben en kunnen verzamelen om met elkaar te vergelijken. Bij de start van het beleidsplan is er nauwelijks of geen 0-meting gedaan. Daarvoor waren vaak de nodige middelen niet beschikbaar. Het beleidsplan omvat ook nog eens een heel breed spectrum aan onderwerpen en zaken. Het is sowieso al heel lastig om dat allemaal vooraf in kaart te brengen. En dat is ook bij de evaluatie nog niet eenvoudig om te doen. Zeker wanneer het resultaat zich niet zo makkelijk en eenduidig laat meten. Hoe meet je bijvoorbeeld objectief of inwoners zich nu meer gezond en zelfredzaam voelen dan voordat het beleid werd ingezet? Toch gaan we dat zo goed mogelijk in beeld brengen. We benutten hierbij ook gegevens die we vastgelegd hebben in (beleids)stukken en rapportages. Denk bijvoorbeeld aan de productbegroting en de managementsrapportages. Het hoeft geen wetenschappelijk doortimmerde evaluatie te worden. Het moet vooral praktisch bruikbaar en herkenbaar zijn. Mogelijke instrumenten: burgerpanel raadplegen Participatieraad betrekken eigen gegevens en stukken (zoals managementrapportages) raadplegen enquêtes en interviews (intern en extern, met gebruikers en aanbieders) afnemen beschikbare statistische gegevens benutten vergelijken met gegevens van andere gemeenten (benchmark) Niet elk instrument hoeft ingezet te worden. We kijken wat in de praktijk het meeste of beste resultaat oplevert. Omvang van de evaluatie Het beleidsplan bestrijkt een heel breed scala aan onderwerpen en zaken. Minimaal willen we van elk onderdeel: de stand van zaken weergeven het te bereiken doel benoemen (met eventueel tussendoelen) inschatten of het gaat lukken binnen de looptijd van het beleidsplan nagaan of er wijzigingen in (landelijke) regels of in beleid zijn waardoor aanpassing nodig is Van een aantal onderwerpen kijken we bovendien ook naar resultaat (doeltreffendheid) en proces (doelmatigheid, rechtmatigheid). Resultaat lijkt het meest interessant, maar proces is dat ook. Beleid kan wel een goed resultaat opleveren, maar wanneer het proces heel moeizaam verliep moet daar iets aan gedaan worden. Of wanneer er onevenredig veel middelen voor gebruikt moesten worden, kijken we of het ook anders kan. Resultaat (doeltreffendheid) Vragen die inzicht kunnen geven in het resultaat: Wat zijn de doelen die we in het beleidsplan hebben gesteld? Wie bepaalt of de doelen behaald zijn? Zijn aan te behalen doelen termijnen gekoppeld? Zijn doelen binnen die termijnen bereikt? Zouden die doelen ook zijn bereikt zonder het gevoerde beleid? Hoe beleven inwoners de uitkomsten? Zijn middelen effectief ingezet? Wie is er tevreden met het resultaat en wie niet? Kunnen we er nu mee stoppen? Wat gebeurt er dan? 3

4 Proces (doelmatigheid, rechtmatigheid) Vragen die goed inzicht kunnen geven in het proces: Loopt het proces soepel? Zijn er processen die stroef lopen? Is er dan één oorzaak aan te wijzen? Of betreft het uiteenlopende oorzaken? Brengt het beleid iets op gang, raken meer mensen er bij betrokken, zijn ze enthousiast? Zijn er middelen gedefinieerd? Zijn die middelen voorhanden? Zijn die middelen ingezet? Zijn middelen efficiënt ingezet? Kun je met minder middelen ook hetzelfde of beter resultaat bereiken? 9. Middelen Er zijn op voorhand geen extra middelen (financiën, uren) beschikbaar. Werk wordt uitgevoerd binnen de beschikbare ambtelijke capaciteit. Wanneer gekozen wordt voor opdracht aan een extern bureau of via inhuur (uitbesteding) dient dus nog budget beschikbaar te komen. En ook bij uitbesteding zal nog (enige) ambtelijke inzet nodig zijn. 10. Communicatie Uitgangspunt: we maken een stuk zonder moeilijke woorden verhullend taalgebruik lange ambtelijke zinnen of vakjargon. Geen extra communicatie over het proces van evaluatie. We benaderen de mensen die ermee te maken hebben rechtstreeks. Na vaststelling van de evaluatie maken we een persbericht. Daarin vertellen we over de uitkomsten en we verduidelijken die. Het stuk zelf is voor iedereen digitaal verkrijgbaar. En als je wilt op papier. Inwoners / instellingen die geïnterviewd werden sturen we het stuk per mail. 11. Risico s Risico Probleem Te beheersen door Er ontbreekt informatie over de uitgangspositie (de 0-meting ) We kunnen niet nagaan wat er veranderd is en kunnen dus ook niet bepalen of het beleid In gesprekken met betrokkenen proberen om de oude situatie te achterhalen. We geven voorrang aan de actuele zaken die spelen en die dringend onze aandacht vragen. We gaan er in de loop van het proces nog te onderzoeken onderwerpen aan toevoegen. het verschil heeft gemaakt. Hierdoor komt uitvoering van evaluatie in de knel. Het wordt ingewikkelder en gaat langer duren. Hiermee rekening houden in de planning. Prioriteiten stellen. Nu af te spreken dat we dit samen afronden binnen de gestelde termijn. Vasthouden aan plan van aanpak. Wanneer we toch moeten afwijken, dan uitdrukkelijk hiertoe besluiten en de gevolgen vooraf zo goed mogelijk inschatten. 12. Beschikbare plannen en documentatie 4

5 Naam document Datum Status Beleidsplan Sociaal Domein oktober 2014 Vastgesteld door de raad 2018 gemeente Bronckhorst Managementrapportages Verschillende data Vastgesteld Begroting Verschillende data Vastgesteld, ontwerp Jaarrekening Verschillende data Vastgesteld, ontwerp Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein Terugblik Sociale Teams BIJLAGE Wat staat er in het beleidsplan zelf over evaluatie? Op blz. 47: Monitoren van variabelen die een relatie hebben met onze beleidskeuzes (= let op wat er verandert en kijk of het gemeentelijke beleid daarop van invloed is (geweest). Effectonderzoek ontwikkelen dat gericht is op één of twee afgebakende onderwerpen Plan spreekt de wens uit om ervaring op te doen met het meten van de effecten van gevoerd beleid. Plan stelt twee concrete onderwerpen voor: beleid gericht op bestrijden van overgewicht bij volwassenen en de vraag of ouderen beter in staat zijn zich zelfstandig te redden door het beleid dat de gemeente voert. Voor volwassen op gezond gewicht wordt binnen het project zelf geëvalueerd. Het gerichte beleid voor zelfredzaamheid ouderen is nog niet van start gegaan. Verder zegt het plan: We kunnen dit effectonderzoek van begin af aan mee ontwikkelen en hierdoor ook ervaring opdoen met het opzetten van een dergelijk onderzoek. Wij zoeken hierbij samenwerking in de regio, zodat vergelijking van beleid eventueel mogelijk wordt. We maken zoveel mogelijk gebruik van al uitgevoerde onderzoeken en gegevens. We sluiten aan bij manier van onderzoek die landelijk ook wordt toegepast. En we werken zoveel mogelijk samen met andere gemeenten in de regio. In bijlage 7 (blz. 120) voorbeelden van variabelen. 5