Rekenkamercommissie Oostzaan

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Oostzaan Jaarverslag 2016 & Onderzoeksprogramma

2 1. Voorwoord Voor U ligt het jaarverslag en het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie gemeente Oostzaan. In het jaarverslag legt de rekenkamercommissie (RKC) verantwoording af over haar werkzaamheden in In het onderzoeksprogramma wordt beschreven welke onderzoeken de RKC in 2017 van plan is om uit te voeren. De RKC heeft de ambitie om door middel van haar onderzoeken een positieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Oostzaan. Met behulp van de resultaten van de onderzoeken wil zij een bijdrage te leveren aan de versterking van de controlerende, kaderstellende en volks vertegenwoordigende rol van de gemeenteraad. 2. Personele wisselingen Op 21 maart 2016 heeft Wouter van Balen, na tien jaar voorzitterschap van de RKC, afscheid genomen van de gemeenteraad. Op 29 augustus 2016 is Barbara IJsselmuiden, extern lid, door de gemeenteraad benoemd als zijn opvolger. In dezelfde raadsvergadering is Bert de Ridder benoemd als extern lid. Ook is tijdens deze raadsvergadering Siefko Julius, in verband met het aanvaarden van de functie van wethouder, opgevolgd door Fred de Lorijn. Hiermee is de huidige bezetting van de RKC als volgt: Barbara IJsselmuiden, voorzitter; Paul Klukhuhn, extern lid en plaatsvervangend voorzitter; Bert de Ridder, extern lid; Raymond Schikhof, intern lid; Fred de Lorijn, intern lid. 3. Onderzoeken De RKC heeft zich in 2016 bezig gehouden met de volgende onderzoeken: 1. Meerjarenbegroting (behandeling in de raad) 2. Kwaliteit dienstverlening 3. Risicomanagement 4. Evaluatie eigen werkwijze. Meerjarenbegroting Dit onderzoek is uitgevoerd in 2015, maar pas op 18 april 2016 aangeboden aan de raad. De RKC heeft de volgende aanbevelingen aan de raad en het college gegeven: 1. Minimaal tweemaal per jaar afsluiting doen om de actualiteit van de budgetten te waarborgen. 2. In de P&C-cyclus de afwijkingen strakker monitoren aan de hand van brondocumenten (begrotingen, beschikkingen subsidies, projectrapportages. onderhoudsplannen etc.). 3. De relatie met de externe accountant verstevigen. 4. Grondexploitaties meenemen in de begrotingscyclus. 5. Informatievoorziening over uitkeringen en re-integratie budgetten meer actueel laten zijn. 6. Risico s voorzien van scenario-analyse en bandbreedte van financieel effect om beter inzicht te geven in de impact van de risico s. 2

3 7. Meer toelichting in de meerjarenbegroting geven; er is veel informatie beschikbaar die niet in de meerjarenbegroting wordt opgenomen. 8. Zero-based budgetting op bepaalde posten invoeren die lastig zijn te begroten (bv. leges). 9. Kapitaallastenberekening meerdere keren per jaar uitvoeren. 10. Het organiseren van een themabijeenkomst met Raadsleden waarbij de begroting door financiën wordt toegelicht alvorens de begroting in de Raad te behandelen. Tot slot heeft de RKC de raad geadviseerd om het college op te dragen om met een verbeterplan te komen waarin bovenstaande aanbevelingen zijn opgenomen. De portefeuillehouder heeft toegezegd bij de behandeling van de P&C-cyclus in december 2016 te rapporteren over de voortgang van de uitvoering ervan. Kwaliteit Dienstverlening Het onderzoek richtte zich op directe dienstverlening door de gemeente Oostzaan, waarbij contact is tussen een externe (burger, bedrijf, organisatie) en de gemeente. Dit contact kan fysiek aan de balie plaatsvinden, maar ook virtueel, via telefoon en internet, via de post of aan de keukentafel van de burger. Het gaat over het proces, afhandeltermijnen, de wijze waarop kwaliteitscriteria worden nageleefd en worden gebruikt om de dienstverlening te verbeteren. Het rapport is op 6 februari 2017 aangeboden aan de raad. De volgende aanbevelingen uit het onderzoek zijn zowel door de raad als door het college overgenomen. 1. De doelstellingen uit de programmabegroting te vertalen naar een realistisch uitvoeringprogramma; 2. Meer prioriteit te geven aan de doorontwikkeling van het Kwaliteitshandvest en de toetsing aan de vastgestelde kwaliteitscriteria; 3. De raad mee te nemen in het stellen van prioriteiten met betrekking tot de implementatie van de maatregelen die bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen; 4. De raad tijdig te informeren over het al dan niet bereiken van de doelstellingen; 5. Meer prioriteit te geven aan het vullen van het zaaksysteem met de informatie die noodzakelijk is voor het genereren van managementrapportages; 6. De managementrapportages te gebruiken voor de verantwoording aan de raad; 7. Samen met de raad de doelstellingen en de kwaliteit van dienstverlening te heroverwegen en bij te stellen; 8. In de voortgangsrapportages de raad tijdig en volledig informatie te geven over de voortgang van de verschillende dienstverleningsprojecten. en tot slot een aanbeveling voor de raadswerkgroep die betrokken is bij de voorbereiding van de evaluatie van OVER-gemeenten in 2017: - Formuleer evaluatiecriteria die specifiek betrekking hebben op de dienstverlening, met name ten aanzien van de borging van de kwaliteitscriteria. De raad heeft het college opdracht gegeven om in juni en in december 2017 te rapporteren over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen, met dien verstande (amendement) dat dit dient te geschieden in een vorm die past bij de capaciteit van de organisatie. Onderzoek Risicomanagement In oktober 2016 is gestart met de voorbereidingen voor een onderzoek naar het risicomanagement van de gemeente. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de RKC s van 3

4 Oostzaan en Wormerland, waarbij de onderzoekers van Oostzaan de feitelijke uitvoering voor hun rekening nemen en de RKC van Wormerland een deel van de kosten draagt. Risicomanagement is de laatste jaren van significante betekenis voor de gemeente. De krediet- en hypotheekcrisis hebben hun sporen in de gemeentebudgetten achtergelaten. Daarnaast hebben gemeentes de opdracht gekregen om vanaf 2015 de Jeugdwet, Participatiewet en de nieuwe WMO uit te voeren. Een gemeente ligt nog meer dan bedrijven onder een vergrootglas; het is het geld van de burger dat in het geding is. Wanneer een gemeente onverantwoorde risico s neemt, kan dit de inwoners van die gemeente ernstig schaden. Gemeenten doen er dus verstandig aan om risico s goed te beheersen. Met risicomanagement tracht de gemeente in control te zijn en te blijven. Het onderzoek heeft tot doel: Het huidige risicomanagement in kaart te brengen. Mogelijke verbeteringen aan te dragen waarmee de raad zijn controlerende en kaderstellende rol beter kan invullen. Volgens planning zal het onderzoek in het najaar van 2017 worden afgerond. Evaluatie eigen werkwijze In het kader van de kwaliteitsbewaking heeft de RKC besloten om haar functioneren te evalueren. De RKC heeft hiertoe een voorstel opgesteld, dat ook onderwerp van bespreking in de raad is geweest. Het resultaat was, dat samen met twee andere RKC s uit de regio de evaluatie als een gezamenlijke intervisie zal uitvoeren. Inmiddels is hiertoe een werkgroep gestart van leden van de RKC s van Waterland, Oostzaan en Landsmeer. Volgens planning is het onderzoek afgerond vóór de zomervakantie van Overige activiteiten Naast vergaderingen en onderzoek heeft de commissie in 2016 nog de volgende werkzaamheden verricht: - overleg met de fractievoorzitters over de voorgenomen onderzoeken; - overleg met gemeentesecretaris en burgemeester om afspraken te maken over aanpak en termijnen van hoor en wederhoor; - deelname overleg Rekenkamers Boven t IJ: De voorzitter van de RKC Waterland heeft het initiatief genomen voor regulier overleg tussen de voorzitters van acht verschillende RKC s. Doel van dit overleg is het delen van kennis en mogelijk gezamenlijk uitvoeren van onderzoek. 4. Groslijst In oktober 2016 heeft de RKC de onderwerpen voor toekomstig onderzoek met de fractieleiders van de gemeenteraad Oostzaan afgestemd. Hieruit kwam naar voren dat naast het reeds gestarte onderzoek Risicomanagement, een onderzoek naar Decentralisaties in het sociaal domein zeer nuttig zal zijn voor de raad. De RKC zal dit meenemen in de planning voor

5 5. Financiën Onderstaand een overzicht van de uitgaven van de rekenkamercommissie tot en met december 2016: Toegekend budget ,= Onderzoeksuren ,= Overige uren. 775,= Presentiegeld ,= Reiskosten ,= Overige kosten. 230,= Totaal ,= 6. Onderzoeksprogramma 2017 Naast de afronding van het onderzoek Dienstverlening, het uitvoeren van het onderzoek Risicomanagement en het uitvoeren van de Evaluatie (zie hoofdstuk 3), zal de RKC starten met een onderzoek naar de drie decentralisaties in het sociaal domein. De RKC heeft de intentie om dit onderzoek samen met andere RKC s in de regio te gaan uitvoeren. Tijdens het overleg met het presidium zijn nog drie andere onderwerpen aangedragen die geschikt zijn voor onderzoek, maar die nog niet in 2017 zullen worden uitgevoerd: Meerwaarde OVER-gemeenten, hiervoor wil de RKC eerst de evaluatie afwachten die door het college wordt uitgevoerd in 2017; Handhavingsbeleid, hierover zal eind 2017 een besluit worden genomen, het budget is niet toereikend voor nóg een onderzoek in 2017; Klimaatdoelen, hiervoor geldt hetzelfde. Voor de groslijst wordt verwezen naar de bijlage. Planning onderzoeken e kwartaal 2 e kwartaal 3 e kwartaal 4 e kwartaal 1 e kwartaal 18 Dienstverlening Evaluatie Risicomanagement Decentralisaties 5

6 Budget 2017 Onderstaand een overzicht van de begroting Rekenkamercommissie voor het jaar 2017: Toegekend budget: ,-- Kosten vergaderingen met voltallige bezetting ,-- Reiskosten. 500,-- Onderzoekuren : Risicomanagement ,-- Evaluatie 1.000,-- Decentralisaties P.M. Saldo beschikbaar voor onderzoek Decentralisaties ,-- 6