Rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg en Rijswijk. Aan de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus AX Voorburg

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus AX Voorburg Rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg en Rijswijk Postbus AX Voorburg Telefoon (070) Fax (070) Ons kenmerk Uw brief/kenmerk Datum 15 februari 2007 Contactpersoon Mevrouw S.C. van Velden Telefoon (070) Bijlagen Onderwerp Onderzoeksprogrammering leidschendam-voorburg.nl Geachte leden van de raad, Ingevolge artikel 9, lid 4, van de Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam- Voorburg en Rijswijk dient de rekenkamercommissie ieder jaar voor 1 maart aan te geven welke onderzoeken zij gaat uitvoeren. In het onderstaande treft u een overzicht van deze onderzoeken aan. Voorafgaande daaraan wordt teruggeblikt op de activiteiten van de commissie in het jaar Terugblik 2006 Onderzoeksprogramma Na de start per 1 januari 2006 heeft de rekenkamercommissie prioriteit gegeven aan het opstellen van het Onderzoeksprogramma Dit programma werd door de commissie op 10 maart 2006 toegezonden aan de raden van beide gemeenten teneinde deze de gelegenheid te geven te reageren op het programma. In de gemeente Leidschendam-Voorburg heeft de voorzitter van de rekenkamercommissie het programma toegelicht in een vergadering van de commissie Algemene Zaken van de raad op 5 april 2006, waarna de raad het voor kennisgeving heeft aangenomen. Ook in de gemeente Rijswijk heeft de raad het programma voor kennisgeving aangenomen. De commissie heeft het onderzoeksprogramma in haar vergadering van 21 april 2006 vastgesteld. Graag in uw antwoord datum en ons kenmerk vermelden.

2 Reglement van orde Op 28 februari 2006 heeft de commissie haar reglement van orde vastgesteld. Hierin is een aantal praktische zaken voor de commissie geregeld. Overleg met gemeenteraden Overleg met een vertegenwoordiging van de beide gemeenteraden heeft in 2006 tweemaal plaatsgevonden. Op 21 februari 2006 is kennis gemaakt met de rekeningcommissie van Leidschendam-Voorburg en de commissie financiële controle van Rijswijk en werd met name gesproken over de voorbereiding van het onderzoeksprogramma Vervolgens is op 28 september 2006 gesproken met de commissies in hun nieuwe samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen. Afgesproken is om tweemaal per jaar een dergelijke ontmoeting te hebben. Stand van zaken onderzoeken Volgens het u bij brief van 10 maart 2006 toegezonden onderzoeksprogramma kwamen de onderwerpen aanbestedingen, uitvoering grote projecten en buurtbudgetten/wijkplatforms het eerst voor onderzoek in aanmerking. Aangezien naar inschatting van de commissie onderzoek naar de uitvoering grote projecten meer voorbereiding zou vergen dan de twee andere onderwerpen, heeft zij de uitvoering van dit onderzoek voor de eerste helft van 2007 geagendeerd. In het onderstaande wordt op de stand van zaken van deze onderzoeken ingegaan. Het rapport over het onderzoek aanbestedingen is op 18 januari 2007 aan de raden van de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk aangeboden. Het onderzoek richtte zich op het aanbestedingsbeleid en de aanbestedingspraktijk in beide gemeenten. Belangrijkste conclusie is dat op papier het aanbesteden in beide gemeenten goed is geregeld, maar dat de uitvoering beter kan. De commissie doet daartoe voor elke gemeente een aantal aanbevelingen. Het onderzoek wijkgericht werken richt zich op de vraag hoe doelmatig en doeltreffend het wijkgericht werken in de twee gemeenten plaatsvindt. Het concept-onderzoeksrapport is op 15 december 2006 voorgelegd aan de gemeentesecretarissen voor ambtelijk hoor en wederhoor. Op 12 februari is het rapport met conclusies en aanbevelingen voor bestuurlijk hoor en wederhoor naar de colleges van burgemeester en wethouders gezonden. Naar verwachting zal het rapport in maart 2007 aan de gemeenteraden worden aangeboden. Met het onderzoek grote projecten wordt getracht een antwoord te geven op de vraag of tussen de raad en het college voldoende en tijdige informatie wordt uitgewisseld over grote projecten om de raad in staat te stellen zijn kaderstellende en controlerende functie naar behoren te vervullen. De offerteaanvraag voor dit

3 onderzoek is in december 2006 uitgegaan. Verwacht wordt dat de opdracht eind februari 2007 kan worden verstrekt. Overige activiteiten In 2006 heeft de voorzitter enkele gesprekken gevoerd met de griffiers van de twee gemeenten over de werkzaamheden. Overleg tussen de rekenkamercommissies in de regio Haaglanden heeft in 2006 twee maal plaats gevonden. Naast het uitwisselen van ervaringen en het leren van ieders praktijk is in dit overleg ook een discussie gestart over het eventueel gezamenlijk uitvoeren van een onderzoek naar gemeenschappelijke regelingen. De commissie is lid geworden van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Vanuit de NVRR wordt ondersteuning gegeven aan de werkzaamheden van de rekenkamercommissies, onder meer door studiebijeenkomsten en een databank van uitgevoerde onderzoeken. De voorzitter bezocht de jaarvergadering van de NVRR. Gebruik wordt gemaakt van de ondersteuning die wordt gegeven vanuit De Lokale Rekenkamer. Door leden van de commissie is de Dag van de Lokale Rekenkamer bijgewoond. De commissie streeft er naar in de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk de nodige bekendheid te geven aan haar werkzaamheden. Daartoe is een tekst opgesteld, die binnenkort zal worden opgenomen op de websites van de gemeenten. Samenstelling Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie bestaat vanaf 1 januari 2006 uit drie externe leden: - de heer mr. W.J.K. Brugman, voorzitter - de heer drs. D. van der Staaij, lid - de heer drs. P.A.M.G. Kempkes, lid. Ondersteuning De rekenkamercommissie heeft geen aanleiding gezien gebruik te maken van de in de verordening geboden mogelijkheid een ambtelijk secretaris/onderzoeker aan te stellen. Wel wordt de commissie bij haar werkzaamheden sinds eind februari 2006 op uitzendbasis voor maximaal 10 uur per week ondersteund door de heer J.J. de Waal. De commissie is bereikbaar via de griffie van de gemeente Leidschendam-Voorburg, tel , mevr. S. van Velden.

4 Uitgaven 2006 De gemeenten hebben een budget beschikbaar gesteld van EUR (EUR 1,-- per inwoner). In 2006 zijn de volgende bestedingen gedaan: 1. presentiegelden en reiskosten voorzitter en leden EUR secretariaat lidmaatschappen, congressen onderzoek aanbestedingen onderzoek wijkgericht werken Totaal EUR Onderzoeksprogrammering 2007 In het onderzoeksprogramma is een groslijst van mogelijk te onderzoeken onderwerpen opgenomen. Aangezien de rekenkamercommissie op grond van de beschikbare financiële middelen en menskracht verwacht in de vier jaar waarop het onderzoeksprogramma ziet, ongeveer tien onderzoeken te kunnen uitvoeren heeft zij deze groslijst teruggebracht tot tien onderwerpen. Deze zijn vervolgens getoetst aan zeven selectiecriteria. Deze toetsing heeft erin geresulteerd dat de onderwerpen aanbestedingen, uitvoering grote projecten en buurtbudgetten/wijkplatforms het eerst voor onderzoek in aanmerking kwamen. Op de stand van zaken met betrekking tot het onderzoek van deze onderwerpen is eerder in deze brief ingegaan. Uit de stand van zaken blijkt dat volgens planning het onderzoek naar het onderwerp uitvoering grote projecten in de eerste helft van dit jaar zal plaatsvinden. In 2007 is er dan nog ruimte voor het uitvoeren van één onderzoek en het treffen van voorbereidingen voor een in de eerste helft van 2008 uit te voeren onderzoek. Volgens de toetsing van de tien onderwerpen komen thans voor onderzoek het eerst in aanmerking de onderwerpen deelname in gemeenschappelijke regelingen en grondbeleid. Beide onderwerpen hadden bij de toetsing een score van negen. Ten aanzien van het onderwerp deelname in gemeenschappelijke regelingen heeft de commissie overwogen dat een onderzoek naar dit onderwerp meer resultaat zal opleveren wanneer dat gedaan wordt met rekenkamercommissies van andere aan dergelijke regelingen deelnemende gemeenten. Over een gezamenlijk onderzoek vinden thans besprekingen plaats in het eerder genoemde overleg van de rekenkamercommissies in de regio Haaglanden. Naar de mening van de rekenkamercommissie dient de uitkomst van deze besprekingen te worden afgewacht.

5 Het bovenstaande betekent voor de programmering van dit jaar dat er een onderzoek zal plaatsvinden naar het grondbeleid. Mocht nog ruim voor het einde van het jaar duidelijk zijn dat er met andere rekenkamercommissies een onderzoek zal worden uitgevoerd naar deelname in gemeenschappelijke regelingen, dan zullen de voorbereidingen voor dit onderzoek in 2007 worden gestart teneinde de uitvoering in de eerste helft van 2008 mogelijk te maken. Mocht bedoelde duidelijkheid nog niet verkregen zijn, dan zal een aanvang worden gemaakt met het onderzoek naar communicatie met de burger. Bij de toetsing scoorde dit onderwerp een acht. Onder meer over bovenvermelde programmering heeft 7 februari 2007 een overleg plaatsgevonden van de rekenkamercommissie met leden van de rekeningcommissie van Leidschendam-Voorburg en van de commissie financiële controle van Rijswijk. Tijdens dit overleg zijn door deze leden geen andere onderwerpen genoemd die vanwege hun urgentie bij voorrang zouden dienen te worden onderzocht. Volledigheidshalve zij vermeld dat de commissie bij het opstellen van de groslijst ook geacht mag worden rekening te houden met onderzoeken, die worden uitgevoerd in opdracht van het college (onderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet). Vermeld kan worden, dat in de gemeente Rijswijk nog geen onderzoeksprogramma ex artikel 213a Gemeentewet is vastgesteld. Het College van Burgemeester en Wethouders van Leidschendam-Voorburg heeft op 5 september 2006 een Meerjarenauditprogramma vastgesteld en vervolgens aan de raad voorgelegd. De rekeningcommissie heeft dit programma op 19 oktober 2006 voor kennisgeving aangenomen. In het programma worden wel de beleidsterreinen genoemd waarop in genoemde jaren onderzoek zal worden gedaan, maar de concrete onderwerpen zullen per jaar worden bepaald. Voor het jaar 2007 zal dat waarschijnlijk niet vóór 1 maart geschieden, zodat afstemming thans niet mogelijk is. Begroting 2007 Het budget voor 2007 bedraagt EUR (EUR 1,- per inwoner), te specificeren als volgt: presentiegelden en reiskosten voorzitter en leden EUR secretariaat lidmaatschappen onderzoeken onvoorzien 860 Totaal EUR

6 Hiervoor zullen de volgende prestaties worden geleverd: onderzoeken: - afronden onderzoek wijkgericht werken; - uitvoeren twee nieuwe onderzoeken, te weten Grote projecten en Grondbeleid ; - voorbereiden eerste onderzoek voor 2008; afstemming met de rekeningcommissie van Leidschendam-Voorburg en met de commissie financiële controle van Rijswijk (tweemaal per jaar) en met de gemeentelijke apparaten bij de voorbereiding van elk onderzoek; afstemming onderzoeksprogramma op de onderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet; deelnemen aan regio-overleg (tweemaal per jaar), onder meer gericht op het gezamenlijk aanpakken van bepaalde werkzaamheden; deelnemen aan activiteiten van de NVRR en De Lokale Rekenkamer; medewerken aan de evaluatie van de rekenkamercommissie in 2007; bijhouden/actualiseren van de teksten van de commissie binnen de gemeentelijke websites; Tot slot Alvorens bovenvermelde programmering vast te stellen stelt de rekenkamercommissie u gaarne in de gelegenheid uw wensen en bedenkingen ten aanzien hiervan kenbaar te maken. Een gelijkluidend schrijven is gericht aan de raad van de gemeente Rijswijk. Hoogachtend, De voorzitter van de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg en Rijswijk, mr. W.J.K. Brugman