Rekenkamercommissie Deventer

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Deventer Jaarverslag 2008

2 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2008 van de Rekenkamercommissie Deventer. Met dit jaarverslag legt de commissie, onder verwijzing naar het wettelijke voorschrift daartoe en artikel 17 van haar Reglement van Orde, verantwoording af over haar werkzaamheden en activiteiten in het jaar Wellicht heeft u kennis genomen van de voorstellen van de staatssecretaris van BZK aan de Tweede Kamer voor verbetering van het dualisme op lokaal (en provinciaal) niveau. Voor de rekenkamers (en Rekenkamercommissies) lijkt er qua voorgestelde maatregelen weinig nieuws onder de zon. Al eerder heeft de staatssecretaris aangeven het rechtmatigheidbegrip te willen verduidelijken en ook Rekenkamercommissies de mogelijkheid te willen geven Verbonden Partijen te onderzoeken. Op andere terreinen zijn er wat ingrijpender voorstellen gedaan, die ons als rekenkamers (commissies) direct of indirect zullen raken. Belangrijkste daarvan is het afschaffen van artikel 213a, waarin het College werd verplicht periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid te onderzoeken. Als gemeenten besluiten hieraan geen invulling meer te geven, kan dit verschillende consequenties hebben voor het rekenkameronderzoek. Rekenkamers zullen o.a. ook aandacht moeten geven aan de vraag of het college zelf in control is en of interne audits hier voldoende in voorzien. In het vorige jaarverslag heb ik aangegeven dat het vergroten van de naamsbekendheid van de Rekenkamercommissie onder de inwoners van Deventer een punt van aandacht blijft. Afgelopen jaar hebben wij geprobeerd hier inhoud aan te geven door een oproep te plaatsen in de media waar burgers is gevraagd om onderwerpen voor onderzoek aan te leveren. Hier is ongeveer een tiental reacties op gekomen. Enkelen daarvan gaven een handvat om serieus op te pakken als onderwerp. Vergroten van de naamsbekendheid blijft, ook in de nabije toekomst, een punt van aandacht. Een ander punt van aandacht is de impact van rekenkameronderzoek. De keuze van de onderwerpen en de getrokken conclusies en aanbevelingen van de onderzoeken zullen, meer nog dan nu het geval is geweest, aanknopingspunten moeten geven voor (politieke) discussie en besluitvorming in de gemeenteraad. Dit jaarverslag is in eerste instantie bedoeld voor de gemeenteraadsleden van Deventer. Daarnaast wordt het toegezonden aan het College van Burgemeester en Wethouders en wordt het op de website van de gemeente geplaatst. Voor meer informatie over de Rekenkamercommissie wordt verwezen naar de gemeentelijke website ( Hier vindt u onder andere algemene informatie omtrent de Rekenkamercommissie en wordt melding gemaakt van lopende onderzoeken. Ook de rapporten van afgeronde onderzoeken treft u daar aan. Deventer, februari 2009 P.H. de Jong voorzitter

3 1. Inleiding Bij raadsbesluiten van 01 maart 2004 is door de gemeenteraad van Deventer de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Deventer vastgesteld. De gemeente Deventer kent een rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81, lid o van de Gemeentewet. De taak van de Rekenkamercommissie is om onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en beheer, alsmede naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Worden de doelen van het (gemeentelijk) beleid bereikt? Zijn de voorbereidingen en uitvoering van dat beleid efficiënt verlopen en met welke aanbevelingen kan de doeltreffendheid van het beleid worden vergroot? Dat zijn vragen waarmee de Rekenkamercommissie zich bezig houdt en waarvoor zij onderzoek doet om die te kunnen beantwoorden. De Rekenkamercommissie legt daarbij vooral het accent op onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De rechtmatigheid wordt voor een groot deel afgedekt door de interne controle en het jaarlijks onderzoek door de accountant. Wanneer de commissie het nodig acht zal ze echter ook de rechtmatigheid in haar onderzoeken betrekken. Met de onderzoeken beoogt de Rekenkamercommissie de raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende taak. Het uitgangspunt is dat de Rekenkamercommissie minimaal twee onderzoeken per jaar uitvoert. 2. Samenstelling Ook in 2008 heeft de samenstelling van de Rekenkamercommissie geen wijzigingen ondergaan. Dit betekent dat de commissie sinds de start nog steeds in dezelfde samenstelling opereert. De commissie bestaat uit vijf leden (drie raadsleden en twee niet-raadsleden) en een voorzitter en wordt (vanuit de griffie) ondersteund door een ambtelijke secretaris. In 2008 bestond de Rekenkamercommissie uit: Dhr. P.H de Jong (voorzitter-extern) Dhr. W. de Jong (plv. voorzitter-raadslid) Dhr. B. Rolloos (raadslid) Dhr. J. Goejer (raadslid) Mw. A.G.J. van den Nieuwboer (lijstopvolger) Dhr. B. Eindhoven (lijstopvolger) Het secretariaat wordt vanuit de griffie verzorgd door dhr. J.E. Nijkamp. De benoemingsduur van de leden is gelijk aan de raadsperiode; de voorzitter is benoemd voor zes jaar en zijn benoeming eindigt op 1 januari Werkwijze De werkwijze van de Rekenkamercommissie is verankerd in de wet en de verordening op de Rekenkamercommissie. In het Reglement van Orde is de werkwijze van de Rekenkamercommissie nader uitgewerkt. Het Reglement gaat vooral in op de voorbereiding van vergaderingen, de werkwijze tijdens vergaderingen, de uitvoering van een onderzoek en de communicatie naar buiten. Evenals voorgaande jaren is er niet gewerkt met een onderzoeksprogramma. Aan de hand van een groslijst die continue wordt geactualiseerd, wordt bepaald naar welk onderwerp de commissie onderzoek wil doen. 4. Overleg en afstemming Vergaderingen In de regel vergadert de Rekenkamercommissie éénmaal per maand. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een beknopt en zakelijk verslag gemaakt in de vorm van een besluiten- en afsprakenlijst.

4 In 2008 is de Rekenkamercommissie negen maal in vergadering bijeen geweest. Daarnaast is er incidenteel overleg geweest tussen voorzitter (en secretaris) en medewerkers uit de ambtelijke organisatie (concerncontroller). Ook fungeert in Deventer een Audit Commissie. Indien de agenda van de Audit Commissie er om vraagt is de voorzitter van de Rekenkamercommissie aanwezig bij de vergadering van dit afstemmingsplatform. 5. Onderzoeken De Rekenkamercommissie is onafhankelijk en bepaalt zelf welk onderwerp zij onderzoekt. Wel laat de commissie zich voeden bij de keuze voor een onderwerp. De fracties in de gemeenteraad worden gevraagd om suggesties voor onderwerpen aan te dragen en via de gemeentelijke website is er een continue uitnodiging aan burgers om ideeën in te brengen. Burgers maken weinig tot geen gebruik van die laatstgenoemde mogelijkheid. De Rekenkamercommissie probeert de naamsbekendheid te vergroten en burgers toch meer bij de Rekenkamercommissie te betrekken. In 2008 is daartoe aan de inwoners van Deventer een oproep gedaan in de media om onderwerpen aan te dragen voor onderzoek. Dit leverde ongeveer 10 reacties op waarvan een aantal wat bruikbare elementen bevatte. De respons lijkt laag maar in het kader van vergroten naamsbekendheid en betrekken van de burger is de actie voor herhaling vatbaar. N.a.v. de advertentie in de media zijn door burgers de volgende onderwerpen genoemd: onderzoek naar verschil in prijzen van rijbewijs bij verschillende gemeenten onderzoek naar effect van het leggen van nieuwe bestrating op de Singel onderzoek naar invullen van panden (eigendom en huur) die de gemeente beheert onderzoek naar lokale omroep (3x) onderzoek naar afgeven bouwvergunningen en ontheffing van bestemmingsplannen onderzoek naar zichtbaar maken van Duurzaamheid in financiele stukken van de gemeente (i.g.v. beleidsombuigingen) onderzoek of het grotere aantal FTE s per inwoners bij een grotere gemeente (t.o.v. een kleinere) verklaard wordt uit extra taken en zo nee, op welke punten een grotere inzet als gevolg van complexiteit aanwezig is onderzoek naar handhaving van verordeningen en daarvan afgeleid, het nut van die verordeningen. Vanuit de Rekenkamercommissie zelf zijn de onderstaande onderwerpen ingebracht: Onderhoud openbaar groen (i.r.t. de extra budgetten voortkomend uit het coalitie akkoord). Beleid inzake (verkeers)opbrekingen (hoe heeft de burger daar zo weinig mogelijk last van). In het Reglement van Orde is opgenomen hoe de commissie komt tot de keuze van een onderzoek en hoe zij daarbij te werk gaat. Het in onderzoek te nemen onderwerp wordt op basis van de volgende criteria bepaald: Maatschappelijk belang Complexiteit Financieel belang Twijfels over doeltreffendheid Twijfels over doelmatigheid Twijfels over rechtmatigheid Nieuw/toegevoegde waarde voor de raad Praktische uitvoerbaarheid Elk criterium krijgt een score en van de onderwerpen met de hoogste score wordt een concept onderzoeksopzet opgesteld. Aan de hand van de concept onderzoeksopzet en een verkennend gesprek met de betrokken ambtenaar wordt vervolgens definitief bepaald of er een onderzoek zal gaan plaatsvinden. In het jaarverslag 2007 is ingegaan op het onderzoek naar Verbonden Partijen. De Raad heeft in 2008 een besluit genomen over de wijze waarop met de aanbevelingen wordt omgegaan. Daarnaast hebben de secretarissen van de Rekenkamercommissies in Apeldoorn, Zutphen en Deventer in 2008 een onderzoek gedaan naar de follow up van de aanbevelingen door de Verbonden Partijen. De raden van de 3 gemeenten zijn over de follow up geïnformeerd.

5 Onderzoek Digitale Dienstverlening 1 Het onderzoek naar Digitale Dienstverlening was een zgn. DoeMee onderzoek. Dat is een onderzoek uitgevoerd door St. De Lokale Rekenkamer waaraan meerdere gemeenten meedoen. Enerzijds wordt de Digitale Dienstverlening in de eigen gemeente onderzocht anderzijds ontstaat er een soort benchmark omdat de resultaten uit de eigen gemeente afgezet kunnen worden tegen die van de andere deelnemende gemeenten. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode oktober 2007-januari Op 30 januari 2008 zijn de uitkomsten van het onderzoek van de deelnemende gemeenten door de onderzoekers gepresenteerd in Deventer. Het onderzoeksrapport is in april 2008 aangeboden aan de Raad. Onderzoek Functioneren jeugdzorgketen Het in 2007 gestarte onderzoek naar het functioneren van de jeugdzorgketen is eind 2008 afgerond. Het onderzoek kende daarmee een langere doorlooptijd dan gepland. Het onderzoeksrapport is in november aangeboden aan de Raad. 6. Overige activiteiten In het kader van zelfevaluatie heeft de Rekenkamercommissie in 2008 een werkbezoek gebracht aan de Rekenkamercommissie in Zwolle. Doel van dat werkbezoek was om te evalueren en vooruit te kijken aan de hand van ervaringen van een gemeente van soortgelijke omvang. Tijdens dit spiegelgesprek is geconstateerd dat er een aantal gemeenschappelijke dilemma s is zoals zichtbaarheid van de Rekenkamercommissie en het betrekken van burgers. Voorts is de Rekenkamercommissie Deventer lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft een eigen website ( Ook via deze website zijn de rapporten van de Rekenkamercommissie Deventer toegankelijk. Daarnaast werkt de NVRR landelijk met een aantal netwerken (Kringen) waarin praktische kennis en ervaring worden uitgewisseld. Zo is er onder andere een Secretaressen Kring, Juridische Kring en een Onderzoek Kring. De secretaris van Deventer maakt deel uit van de Secretaressen Kring. Drie à vier keer per jaar is er een bijeenkomst. Ook is er een NVRR Kring Overijssel waarvan de bij de NVRR aangesloten rekenkamer(commissies) in Overijssel deel uitmaken. Periodiek worden er Kringbijeenkomsten georganiseerd voor alleen de voorzitters of voor alle leden. Binnen de stedendriehoek (Apeldoorn, Zutphen en Deventer) onderhoudt de secretaris van de Rekenkamercommissie Deventer met hetzelfde doel contacten. 7. Financieel Het budget van de Rekenkamercommissie bedraagt structureel Uit onderstaande tabel blijkt dat in 2008 een bedrag van ruim is besteed. In 2008 zijn weinig uitgaven gedaan aan onderzoekskosten. Het onderzoek Jeugdzorgketen is ten laste gebracht van Wel zijn uitgaven gedaan aan lidmaatschap NVRR en congressen en onkostenvergoeding voor de voorzitter en de leden die geen raadslid zijn. Hieronder is een gespecificeerd overzicht opgenomen van de uitgaven in 2008: Vacatiegelden voorzitter/leden Onderzoekskosten 100 Abonnementen/congressen 500 Totaal (afgerond) In bovenstaand overzicht is de overhead niet meegenomen. De doorberekening aan de Rekenkamercommissie bedraagt een paar duizend Euro meer dan begroot. Het (voordelig) saldo van de Rekenkamercommissie over 2008 komt daarmee uit op ongeveer Aangezien er sinds de instelling van de Rekenkamercommissie sprake is geweest van onderuitputting zal worden voorgesteld om het restant budget over 2008 terug te laten vloeien in het rekeningresultaat Zie ook jaarverslag 2007

6 Bijlage Rekenkameronderzoeken die gedurende deze raadsperiode zijn uitgevoerd: Onderzoek Uitgevoerd in: Aansturing welzijnsorganisaties (i.c. Raster) 2005 Inkoop en aanbestedingsbeleid 2006 Bouwclaims 2006 Verbonden Partijen 2006 Nieuwbouw stadskantoor 2007 Digitale dienstverlening 2007 Functioneren jeugdzorgketen 2008