Rekenkamercommissie Coevorden. Jaarverslag 2007

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Coevorden Jaarverslag 2007 Gemeente Coevorden Rekenkamercommissie Postbus AA Coevorden T (0524) E rekenkamer@coevorden.nl I

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING 2 2 ONDERZOEKEN INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID RAADSBEHANDELING ONDERZOEKEN KLANTGERICHTHEID BIJ VERLENING VAN BOUWVERGUNNINGEN 4 3 OVERIGE ACTIVITEITEN AUDITCOMMISSIE ONDERZOEKSPLAN ZELFEVALUATIE 5 4 BEGROTING EN REKENING 6 BIJLAGE: GEREALISEERDE JAARPLANNING 7 Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden

3 1 Inleiding In het jaar 2007 heeft de Rekenkamercommissie Coevorden de eerste vruchten van haar activiteiten kunnen plukken, nadat de gemeenteraad van Coevorden haar in 2006 opgericht had. De rekenkamercommissie heeft in 2007 conform planning de eerste onderzoeken aan de raad kunnen aanbieden, naar het Bestuursprogramma 'Coevorden werkt ' als meerjarig controle- en sturingsinstrument voor raad en college en naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop en de aanbestedingen door de gemeente Coevorden. De Rekenkamercommissie Coevorden onderzoekt alle aspecten van het beleid en bestuur dat de gemeente gevoerd heeft. Daarbij let zij speciaal op drie zaken: is dit beleid en bestuur effectief geweest (heeft de gemeente bereikt wat ze wilde?) Heeft de gemeente dat efficiënt gedaan? En heeft de gemeente dat volgens de regels gedaan, die de landelijke wetten en de Coevorder verordeningen voorschrijven? Deze drie aspecten worden ook wel de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid genoemd. De Rekenkamer Coevorden doet dit onderzoek om de gemeenteraad te ondersteunen in diens controlerende en kaderstellende taken. Zoals de Rekenkamer zichzelf in het Reglement van Orde heeft voorgeschreven, bevat dit jaarverslag een verantwoording over de werkzaamheden, met toetsing aan het onderzoeksplan De Rekenkamer bestaat conform de Verordening rekenkamercommissie gemeente Coevorden 2005 uit twee interne leden, die afkomstig zijn uit de gemeenteraad, en drie externe leden, waaronder de voorzitter. Op 1 januari 2007 was de samenstelling: - De heer W.A.M. (Wim) ten Hove (extern lid, voorzitter) - De heer drs. A.A. (Fred) Gross (extern lid) - De heer drs. Th.N.J. (Theo) Van Rijmenam (extern lid) - De heer G.A. (Bert) Zoons (intern lid) - De heer G. (Geert) Roeles (intern lid) (tot augustus 2007) De heer Roeles heeft overigens in augustus 2007 afscheid genomen als intern lid van de Rekenkamercommissie Coevorden. Hij is uit de rekenkamercommissie en de gemeenteraad gegaan, omdat hij in september 2007 wethouder is geworden. De rekenkamer dankt hem voor zijn belangrijke bijdrage in haar oprichtingsfase. Per 1 april 2007 is de heer drs. C.H. (Carel) Horstmeier in dienst getreden als ambtelijk secretaris annex onderzoeker van de rekenkamer. Verder ondersteunt de waarnemend griffier, de heer drs. F.A.C. (Frank) Lucassen, de rekenkamercommissie al sinds haar start in Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden

4 2 Onderzoeken Omdat de rekenkamercommissie pas eind 2006 aan haar eerste onderzoek kon beginnen, heeft zij haar eerste onderzoeksplanning voor de eerste anderhalf jaar opgesteld: zowel voor het restant van 2006 als voor Daarom toetst dit jaarverslag, inhoeverre de rekenkamercommissie haar voornemens uit het Onderzoeksprogramma gedurende het jaar 2007 heeft kunnen realiseren. De Rekenkamer had zich in haar jaarplanning voorgenomen, drie onderzoeken uit te voeren. De eerste twee onderzoeken, naar het Bestuursprogramma en het Aanbestedingsen inkoopbeleid, zijn in 2006 gestart en in 2007 afgerond. Het eerste onderzoek heeft het Bestuursprogramma van het Coevorder College van B&W vergeleken met dergelijke 'regeeraccoorden' uit 19 andere gemeenten. De rekenkamercommissie heeft dit rapport, dat al in het jaarverslag over 2006 uitgebreider besproken is, op 5 maart 2007 aan de gemeenteraad aangeboden. 2.1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Rekenkamer Coevorden is in november 2006 gestart met de voorbereiding van het onderzoek naar het aanbestedings- en inkoopbeleid van de gemeente in de jaren 2004 tot en met De rekenkamer heeft ter ondersteuning het Onderzoeksbureau Decentrale Rekenkamers b.v. (ODR) ingehuurd. Zij heeft dit onderzoek op 2 juli 2007 aan de gemeenteraad aangeboden en kort toegelicht. De voornaamste conclusies waren dat bij de gemeente Coevorden inkoop als vak geen aandacht heeft gekregen. Inkoop en de daaronder vallende aanbestedingen worden niet centraal gecoördineerd, waardoor de gemeente Coevorden zeer waarschijnlijk kansen op voordelen laat liggen. Bovendien dient inkoop zich te houden aan de gemeentelijke, nationale en Europese regels. Met deze regels wordt slordig omgegaan. Coevorden loopt daardoor juridische en financiële risico s. Verder blijken de gemeentelijke inkoopdossiers gebrekkig te zijn, wat de eigen interne controle van de gemeente moeilijk maakt. De informatievoorziening over aanbestedingen tot slot voldoet niet aan de eisen die de raad daaraan gesteld heeft. De rekenkamer deed daarom de aanbeveling, om de inkoop te professionaliseren. Rapportering aan de raad dient meer aandacht te krijgen en dossiers moeten beter bijgehouden worden. 2.2 Raadsbehandeling onderzoeken De gemeenteraad heeft de rapporten over het Bestuursprogramma en over de inkoop tegelijk behandeld. Eerst in de Raadscommissie Samenleving & Bestuur van 23 oktober 2007, vervolgens in de raad van 11 december Zowel het college van burgemeester en wethouders als de gemeenteraad hebben de aanbevelingen van de rekenkamer onverkort overgenomen. Het college heeft bij het inkooprapport bovendien toegezegd, vóór het zomerreces van 2008 een plan van aanpak ter verbetering van de inkoop aan de raad te zullen presenteren. Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden

5 De rekenkamer betreurt overigens dat het zo lang geduurd heeft, voor het rapport over het bestuursprogramma in de gemeenteraad behandeld kon worden. 2.3 Klantgerichtheid bij verlening van bouwvergunningen Na voorbereiding vanaf mei 2007, heeft de rekenkamer in september een combinatie van twee externe bureaus geselecteerd om haar te ondersteunen in een onderzoek naar de klantgerichtheid bij de verlening van bouwvergunningen door de gemeente. Deze combinatie bestaat uit I&O Research, dat de enquêtes voor het onderzoek heeft verzorgd, en Pro Facto. Dit onderzoek bevindt zich op dit moment in de fase van het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. De rekenkamer zal het nog in het voorjaar van 2008 aan de gemeenteraad kunnen aanbieden. Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden

6 3 Overige activiteiten 3.1 Auditcommissie Het vorige jaarverslag vermeldde de discussie over deelname van de rekenkamercommissie aan de Auditcommissie van de gemeenteraad. In de loop van 2007 is deze discussie afgerond, door de uitkomsten in een 'Notitie Werkwijze Auditcommittee' vast te leggen (vastgesteld in het Seniorenconvent Coevorden, d.d. 22 oktober 2007). De rekenkamercommissie neemt sindsdien tot haar tevredenheid als toehoorder deel aan dit overleg. 3.2 Onderzoeksplan 2008 De Rekenkamer Coevorden heeft haar onderzoekplan voor 2008 in het najaar van 2007 opgesteld. Ter voorbereiding heeft zij net als in 2006 de gemeenteraadsfracties en de burgers van de gemeente gevraagd om suggesties, wat onderzoek verdiende. Hierop hebben de fracties in totaal acht voorstellen genoemd, die deels sterk aan elkaar verwant waren. De rekenkamer heeft verwante voorstellen met elkaar gecombineerd en aldus twee onderzoeksonderwerpen in haar jaarplan voor 2008 opgenomen, die mede voortkomen uit suggesties van raadsfracties. Verder heeft de rekenkamercommissie een onderzoekssugestie van een burger deels opgenomen in haar lopende onderzoek naar de klantgerichtheid bij de verlening van bouwvergunningen. Zij heeft het onderzoeksplan voor 2008 op 4 december aan de Raad aangeboden. 3.3 Zelfevaluatie De rekenkamercommissie had zich in haar Onderzoeksprogramma voorgenomen, na anderhalf jaar haar eigen functioneren te evalueren. Zij heeft dit omwille van de distantie en objectiviteit door een extern bureau laten uitvoeren. Dit bureau, 'De Lokale Rekenkamer', heeft voor deze evaluatie gesprekken gevoerd met de interne en externe leden van de rekenkamer en met de ambtelijke ondersteuning. Verder heeft het externe bureau online enquetes gehouden onder de leden van de raad, het college en het ambtelijk apparaat. Deze zelfevaluatie leidde tot de conclusie dat het gemengde model met twee raadsleden prettig werkt. Het helpt om de relevantie van onderzoeksplannen en onderzoeksvragen voor de gemeente in te schatten. Er hebben zich geen situaties voorgedaan waarbij interne leden het lastig vonden om als rekenkamerlid een onafhankelijk oordeel te vellen over geconstateerde bevindingen. Verder heeft de rekenkamer zich onder andere voorgenomen, vaker contact te zoeken met de gemeenteraad. Het Seniorenconvent van de gemeenteraad heeft deze zelfevaluatie aangegrepen, om te beslissen over de invulling van de vacature voor een intern lid, die door het vertrek van de heer Roeles is ontstaan. Hiertoe heeft de raadscommissie Samenleving & Bestuur in haar vergadering van 19 februari 2008 het rapport over de zelfevaluatie behandeld. De discussie in deze commissie spitste zich toe op de vraag, of de vacature voor een intern lid aanleiding moet zijn, om het huidige gemengde rekenkamermodel in een extern model om te vormen. De raad zal in april 2008 hierover een besluit nemen. Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden

7 4 Begroting en rekening Onderstaand overzicht brengt de uitgaven ten laste van het beschikbare budget over 2007 in beeld. Beschikbaar budget Onderzoekskosten Salaris ambtelijk secretaris Vergoeding externe leden Overige kosten 749 Totaal Tekort Toelichting: Het tekort Het tekort wordt veroorzaakt door een voor de Rekenkamercommissie onverwachte incidentele uitgave voor de verhuisvergoeding van de ambtelijk secretaris ten bedrage van circa 4.700, die ten laste van ons budget voor 2007 is gekomen. Onderzoekskosten Dit betreft het restant van kosten i.v.m. de benchmark met andere gemeenten over de kwaliteit van het Bestuursprogramma, het onderzoek naar het inkoopbeleid en de 1e fase van het onderzoek naar de klantgerichtheid van bouwvergunningverlening. Vergoeding externe leden Er zijn in vergaderingen en bijeenkomsten van de rekenkamer geweest waarvoor de vergaderingvergoeding voor de externe leden geldt. Tevens zijn hier de reiskosten van de externe leden opgenomen. Overige kosten Dit betreft o.a. de contributie voor het lidmaatschap van de Nederlandse vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies en enkele intern toegerekende kosten. Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden

8 Bijlage: gerealiseerde jaarplanning In onderstaande tabel vindt u de gerealiseerde jaarplanning voor de activiteiten van de Rekenkamercommissie Coevorden in 2006 (met een uitloop naar 2008 voor de activiteiten die al in 2007 gestart zijn). Planning in Onderzoeksplan Realisatie Bestuursprogramma nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt Werving secretaris Aanbestedingen Jaarverslag 2006 Bouw- & Woningtoezicht Onderzoeksplan 2008 Zelfevaluatie rekenkamer Jaarverslag Rekenkamercommissie Coevorden