Jaarverslag 2014 en. jaarprogramma Rekenkamercommissie AGV. Hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht Rekenkamercommissie

Transcriptie

1 Hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht Rekenkamercommissie Jaarverslag 2014 en jaarprogramma 2015 Rekenkamercommissie AGV Korte Ouderkerkerdijk 7 Amsterdam Postbus GJ Amsterdam T (lokaal tarief) F KvK Alle uitvoerende werkzaamheden van Hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht worden verricht door Waternet

2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 5 1 Inleiding 6 2 Organisatie Samenstelling rekenkamercommissie AGV Vergaderingen en bijeenkomsten 8 3 Onderzoeken in uitvoering Onderzoeksprogramma Onderzoeken Onderzoek Baggerbeleid AGV Onderzoek Aanbesteding, inkoop en inhuur van derden ten lasten van AGV Evaluatie-onderzoek Zicht op Vergunningverlening en Handhaving Wateropgave AGV Kosten Onderzoeksprogramma Onderzoeken Onderzoek Wateropgave AGV Nader te kiezen onderzoeksonderwerp Begroting /12

4

5 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2014 van de rekenkamercommissie en het jaarprogramma De rekenkamercommissie heeft zich in 2014 in vier onderzoeken verdiept. In het voorjaar is het onderzoek naar het baggerbeleid van AGV gepresenteerd. Ook is de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inkoop, inhuur en aanbesteding door Waternet bij de uitvoering van werkzaamheden voor AGV onderzocht. De uitkomsten van dit onderzoek zijn in het najaar gedeeld in de commissie voor advies en bijstand. Zoals gebruikelijk wordt na een aantal jaren de opvolging van de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken bekeken. In het evaluatie-onderzoek is nu gekeken naar de uitwerking van de aanbevelingen uit het onderzoek naar vergunningverlening en handhaving uit Eind 2014 is het onderzoek gestart naar de Wateropgave AGV. Dit onderzoek is naar verwachting afgerond in de tweede kwartaal van Het jaar 2015 is ook het jaar van de waterschapsverkiezingen. In het kader van de verkiezingen treden de interne leden af. Daarna verwelkomt de rekenkamercommissie twee nieuwe interne leden. Chris de Graaf, voorzitter rekenkamercommissie AGV 5/12

6 1 Inleiding In 2007 is de rekenkamercommissie AGV ingesteld. Haar doel is het Algemeen bestuur van AGV een extra handvat te bieden om zijn controlerende taak uit te voeren en door middel van onderzoeken een positieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het Algemeen bestuur. De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen het waterschap. De verordening op de rekenkamercommissie is te vinden op de website van AGV ( De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door AGV gevoerde beleid op de volgende drie onderdelen: 1. Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? 2. Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? 3. Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? De rekenkamercommissie is samengesteld uit drie externe leden en twee interne leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Welke onderwerpen worden onderzocht en hoe onderzoeken worden ingericht wordt door de rekenkamercommissie zelfstandig bepaald. Het Algemeen bestuur en het Dagelijks bestuur, directie, accountant en ondernemingsraad maar ook derden kunnen de rekenkamercommissie te allen tijde verzoeken om een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Alle inkomende verzoeken worden in de rekenkamercommissie besproken. De rekenkamercommissie toetst deze verzoeken aan de criteria en bij een positieve beoordeling wordt het onderzoek opgenomen in het onderzoeksprogramma. De volgende criteria ten behoeve van de prioriteitstelling van de onderzoeken worden gehanteerd. De onderwerpen van onderzoek: - gaan over zaken die door het hoogheemraadschap te beïnvloeden zijn - zijn maatschappelijk relevant - hebben een groot financieel belang - sluiten aan op de visie, doelen en beleidsprioriteiten van het hoogheemraadschap - hebben een politiek bestuurlijk belang - leveren bruikbare leereffecten op voor bestuur en organisatie - spelen ook bij andere hoogheemraadschappen De rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door verzoeken van derden, maar houdt zelf ook bij wat er aan thema s speelt binnen AGV. Hiervoor maakt de rekenkamercommissie gebruik van begrotingen, jaarrekeningen en bestuursstukken. Verder hanteert de commissie andere bronnen, zoals kranten, vakbladen en oriënteert de rekenkamercommissie zich op het werk van andere rekenkamer(commissie)s in het land. De rekenkamercommissie houdt op deze wijze een groslijst van onderwerpen bij. 6/12

7 Bij de keuze van haar onderwerpen wordt een zo groot mogelijke bijdrage aan de doelstelling van de rekenkamercommissie, gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit, beoogt. In de onderzoeken wordt door de rekenkamercommissie teruggekeken naar het verleden, met de uitdrukkelijke bedoeling te leren voor de toekomst en het zal bij beleidswijzigingen het Algemeen bestuur breed adviseren. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma op waarin wordt aangegeven welke onderzoeken in uitvoering worden genomen. Het onderzoeksprogramma wordt ter informatie aan het Algemeen bestuur gezonden. De onderzoeken worden uitgevoerd binnen de kaders van de door het Algemeen bestuur vastgestelde verordening op de rekenkamercommissie en het door de rekenkamercommissie opgestelde onderzoeksprotocol en reglement van orde. De onderzoeken worden na afronding aangeboden aan het Algemeen bestuur. 7/12

8 2 Organisatie 2.1 Samenstelling rekenkamercommissie AGV In 2014 hebben geen wijzigingen in de samenstelling van de rekenkamercommissie plaatsgevonden. De samenstelling van de rekenkamercommissie in 2014 is als volgt geweest: Dhr. C.M. de Graaf, voorzitter (extern lid), benoeming tot 11 januari 2016 Dhr. J. van Wijk, plv. voorzitter (extern lid), benoeming tot 11 januari 2016 Mw. J.M.A. Jong (extern lid), benoeming tot 17 februari Dhr. D.M. Swagerman (intern lid), benoeming intern lid is gelijk aan de lopende zittingsduur van het Algemeen bestuur. Dhr. A.A.A. Vendrig (intern lid), benoeming intern lid is gelijk aan de lopende zittingsduur van het Algemeen bestuur. De duur van de benoeming van de leden is vastgelegd in de verordening op de rekenkamercommissie AGV (besluit AB 07/004-I). Voor externe leden is de termijn gesteld op vier jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming voor één termijn. Het Algemeen bestuur heeft op 9 oktober 2014 een uitzondering gemaakt op de verordening op de rekenkamercommissie en heeft de externe leden dhr. De Graaf en dhr. Van Wijk na hun tweede termijn herbenoemd voor een periode van 1 jaar. Dit om continuïteit en kennisoverdracht te waarborgen. Het vertrek van twee interne (verkiezingen maart 2015) en twee externe leden is hiermee beter gespreid. Voor de interne leden is de benoeming gelijkgesteld aan de lopende zittingsduur van het Algemeen bestuur. De secretaris van de rekenkamercommissie is dhr. F. Boom. 2.2 Vergaderingen en bijeenkomsten De rekenkamercommissie is in 2014 twaalf maal bijeen geweest. De vergaderingen staan in het teken van het opzetten en begeleiden van de onderzoeken en het beoordelen van de onderzoeksresultaten. Daarnaast zijn de leden aanwezig geweest bij de behandeling van de onderzoeksrapporten in de commissie voor Advies en bijstand. Op 16 mei 2014 heeft het congres Samenwerking van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers- en rekenkamercommissies (NVRR) plaatsgevonden. Op deze dag is het thema samenwerken benadrukt door voorbeelden uit de praktijk te delen. Inmiddels is de Waterkring NVRR een jaar bijeen. Dit overlegverband werpt z n vruchten af als instrument voor kennisoverdracht tussen de rekenkamercommissies en advisering richting de Unie van Waterschappen. 8/12

9 3 Onderzoeken in uitvoering 3.1 Onderzoeksprogramma In het onderzoeksprogramma 2014 zijn de volgende onderzoeken opgenomen: 1. Onderzoek Baggerbeleid AGV 2. Aanbesteding, inkoop en inhuur van derden ten lasten van AGV 3.2 Onderzoeken Onderzoek Baggerbeleid AGV Op 12 maart 2014 is het onderzoek naar baggerbeleid AGV besproken in de commissie voor advies en bijstand. Dit onderzoek is gestart in het 2 e kwartaal van Doel van dit onderzoek is het verkrijgen van inzicht in: 1. de mate waarin de uitvoering van de baggerwerkzaamheden voldoen aan de wettelijke en bestuurlijke eisen. 2. in hoeverre de uitvoering doelmatig en doeltreffend is. De rekenkamercommissie heeft besloten dit onderzoek samen met Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier uit te voeren. Gedurende het onderzoekstraject is gekozen om twee afzonderlijke onderzoeksrapporten op te leveren maar daarin opgenomen wel een vergelijkend onderzoek tussen beide waterschappen op het gebied van baggerbeleid. Na een aanbestedingsprocedure is besloten de totale opdracht (met HHNK) ten bedrage van ,00 (incl. BTW) te verstrekken aan Necker van Naem Onderzoek Aanbesteding, inkoop en inhuur van derden ten lasten van AGV Op 29 oktober 2014 is het onderzoek naar de Inkoop, inhuur en aanbesteding besproken in de commissie voor advies en bijstand. Dit onderzoek startte in het 3 e kwartaal van Doelstelling van het onderzoek is inzicht te verkrijgen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van aanbestedingen, inkoop en inhuur van derden voor zover deze kosten ten laste komen van de AGV-begroting. Hierbij zal onder meer aandacht worden besteed aan het gebruik van moderne aanbestedingsvormen (bijvoorbeeld design en construct). Bij dit onderzoek zijn verschillende case studies uitgewerkt. De opdracht voor uitvoering van dit onderzoek ten bedrage van 23,474,00 (incl. BTW) is na een aanbestedingsprocedure gegeven aan Houtsma adviesbureau. 9/12

10 3.2.3 Evaluatie-onderzoek Zicht op Vergunningverlening en Handhaving In 2010 presenteerde de rekenkamercommissie het onderzoek Zicht op vergunningverlening en handhaving. Het Dagelijks bestuur heeft destijds aangegeven alle aanbevelingen uit het onderzoeksrapport over te nemen. In een evaluatie-onderzoek heeft de rekenkamercommissie de opvolging van de aanbevelingen beoordeeld. Op 29 oktober 2014 is de reactie van het Dagelijks bestuur op de gestelde vragen en het nawoord van de rekenkamercommissie besproken in de commissie voor advies en bijstand. Dit onderzoek is zonder opdracht aan een onderzoeksbureau uitgevoerd Wateropgave AGV In het najaar van 2014 is gestart met het onderzoek naar de Wateropgave AGV. Na het definitief maken van het normenkader is op 10 februari 2015 de definitieve onderzoeksopzet ter kennisgeving naar het Algemeen bestuur verzonden. AGV dient de wateropgave uit het Nationaal Bestuursakkoord Water (NBW) in 2015 gerealiseerd te hebben. De rekenkamercommissie toetst de stand van zaken van de afspraken uit de NBW. 3.3 Kosten 2014 Omschrijving Onderzoekskosten (incl. BTW) Begroot in ,00 Projectkosten Baggerbeleid , , ,65 - Inkoop, inhuur en aanbesteding , , ,00 - Wateropgave , Presentiegelden , , ,46 en reiskosten NVRR, 1000,00 901,45 691,45 lidmaatschap en jaarcongres Totaal , , ,56 10/12

11 Presentiegelden en reiskosten De rekenkamercommissie vergadert maandelijks en waar nodig in het onderzoeksproces vinden er extra vergaderingen en bijeenkomsten plaats. De hoogte van de presentiegelden zijn in 2008 vastgelegd in de verordening op de rekenkamercommissie. In de vergadering van het Algemeen bestuur van 21 mei 2014 is besloten de vergoedingen voor externe leden van de rekenkamercommissie te verhogen. Deze vergoeding is sinds 2008 niet geïndexeerd. Besloten is dat de voorzitter 270,00 en de leden 240,00 per bijgewoonde vergadering ontvangen, met in de volgende jaren een indexering op deze bedragen in lijn met de vergoeding voor leden van het Algemeen bestuur. Voor de interne leden geldt dat zij per 18 maart 2013 door een wijziging in de waterschapswet en daaropvolgende besluitvorming in het Dagelijks bestuur van AGV geen presentievergoeding meer ontvangen. Alle leden van de rekenkamercommissie ontvangen een reiskostenvergoeding. 11/12

12 4 Onderzoeksprogramma 2015 In het jaar 2015 onderzoekt de rekenkamercommissie de volgende onderwerpen: 1. Wateropgave AGV 2. Nader te bepalen onderzoek, met input van het nieuwe Algemeen bestuur Groslijst In het inwerkprogramma van het nieuwe Algemeen bestuur maken de leden van het Algemeen bestuur kennis met de rekenkamercommissie. Deze bijeenkomst zal ook benut worden om de groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen aan te vullen. De rekenkamercommissie maakt uiteindelijk zelfstandig een keuze voor het te onderzoek onderwerp. Ook zal de rekenkamercommissie het Dagelijks bestuur, de directie van Waternet, de ondernemingsraad van Waternet en de accountant ACAM verzoeken suggesties te doen voor onderzoeksonderwerpen. 4.1 Onderzoeken Onderzoek Wateropgave AGV Dit onderzoek is gestart in het 4 e kwartaal van 2014 en zal naar verwachting afgerond worden in het 2 e kwartaal Presentatie van het onderzoek In dit onderzoek staan de doeltreffendheid (efficiëntie) en de doelmatigheid (effectiviteit) van de aanpak van AGV om de wateropgave te realiseren centraal. In de wateropgave is omschreven hoe het waterschap het watersysteem verder op orde brengt teneinde wateroverlast te voorkomen Nader te kiezen onderzoeksonderwerp Start onderzoek: 2 e kwartaal 2015 Planning afronding onderzoek: 1 e kwartaal Begroting 2015 Uitgaven Begroting 2015 Onderzoeksbudget ,00 Presentiegelden en reiskosten ,00 NVRR lidmaatschap en jaarcongres 1.000,00 Totaal /12