Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede Jaarverslag 2008

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede Jaarverslag 2008 Maart 2009

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Hoofdstuk 1 Verricht onderzoek in Paragraaf 1.1. Inleiding Paragraaf 1.2. Onderzoek Reserves en Voorzieningen 4 Paragraaf 1.3. Gezamenlijk onderzoek Regionale Sociale Dienst 4 Paragraaf 1.4. Kwaliteitsscan inrichting dossiers en documentaire informatievoorziening 4 Hoofdstuk 2 Samenstelling en werkwijze van de commissie 6 Paragraaf 2.1. Samenstelling 6 Paragraaf 2.2. Vergaderfrequentie, openbaarheid en ondersteuning 6 Paragraaf 2.3. De werkwijze van de rekenkamercommissie 6 Paragraaf 2.4. Evaluatie van de huidige manier van werken 6 Hoofdstuk 3 Budget Rekenkamercommissie Paragraaf 3.1. Budget 7 Paragraaf 3.2. Wat is er besteed? 7 Bijlage 1 Overzicht van onderzoeksonderwerpen 10 Bijlage 2 Bijlage 3 Samenstelling rekenkamercommissie Follow up van onderzoek 2

3 Inleiding De rekenkamercommissie van Wijk bij Duurstede heeft het afgelopen jaar een onderzoek afgerond (Reserves en voorzieningen). Daarnaast zijn er twee onderzoeken in gang gezet, waarvan er een inmiddels gereed is (Dossiervorming) en de ander in het eerste kwartaal van 2009 afgerond wordt (RSD). Verder is er ook nog een onderzoek naar het verloop van het project stadshaven gestart. Dat laatstgenoemde onderzoek wordt verder in 2009 uitgevoerd. Zoals gebruikelijk wordt jaarlijks verantwoording afgelegd over hetgeen de rekenkamercommissie aan onderzoeken en uitgaven in het afgelopen jaar heeft gedaan. In het jaarverslag 2008 wordt allereerst ingegaan op de resultaten van de verslagperiode: het afgeronde onderzoek inzake Reserves en voorzieningen en de twee onderzoeken die begin 2009 gereed zijn/zullen zijn (hoofdstuk 1). Verder wordt melding gemaakt van de samenstelling en de werkwijze van de rekenkamercommissie. In het jaarverslag wordt tot slot verantwoording over de uitgaven gegeven (het derde hoofdstuk). Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede: de heren S. van Sligter (voorzitter en extern lid), W.P.C.M. Lucassen (vice voorzitter en raadslid), L. Bergsma (raadslid), G. Taute (raadslid), J. Wolzak (extern lid), D. Veldkamp (onderzoeker) en de dames C.C.M. van Kappel (raadslid), M.A.C. van Esterik (ambtelijk secretaris). 3

4 Hoofdstuk 1 Verricht onderzoek in Inleiding In 2008 heeft de rekenkamercommissie zich bezig gehouden met een drietal onderzoeken: Reserves en Voorzieningen, Dossiervorming en een gemeenschappelijk onderzoek naar de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (RSD). Een van deze onderzoeken, het onderzoek naar Reserves en Voorzieningen, is in dat betreffende jaar ook afgerond. De andere twee onderzoeken zullen respectievelijk in het eerste en het tweede kwartaal van 2009 worden afgerond. Daarnaast is een eerste verkenning ten behoeve van een onderzoek naar het verloop van het project Stadshaven uitgevoerd. Het onderzoek wordt verder in 2009 uitgevoerd Onderzoek Reserves en voorzieningen Het rapport Reserves en Voorzieningen is in januari 2008 uitgebracht en beoogt de gemeenteraad inzicht te verschaffen in de wijze waarop de reserves en voorzieningen van de gemeente Wijk bij Duurstede beleidsmatig en financieel zijn onderbouwd. De rekenkamercommissie heeft onderzoek verricht naar de gang van zaken rond de reserves en voorzieningen om op basis daarvan het gevoerde beleid te kunnen beoordelen. Het zelfstandig uitvoeren van een onderzoek vergde qua kennis, kunde, capaciteit en tijdsbesteding veel van een rekenkamercommissie in opbouw en ontwikkeling. De lange doorlooptijd van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie het voordeel opgeleverd meerdere jaren te kunnen onderzoeken. Voor wat betreft de belangrijkste conclusies en de aanbevelingen die de commissie op grond van het onderzoek formuleerde, verwijst de rekenkamercommissie naar het onderzoeksrapport. De gemeenteraad heeft via een motie unaniem de aanbevelingen uit het rapport overgenomen en het college de opdracht gegeven de aanbevelingen reserves en voorzieningen onverkort over te nemen en gefaseerd te implementeren in de verslaglegging. 4

5 1.3. Gezamenlijk onderzoek naar de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (RSD) De rekenkamercommissie is in 2007 samen met de rekenkamercommissies van De Bilt, Utrechtse Heuvelrug en Zeist gestart met een onderzoek naar de Regionale Sociale Dienst (RSD). De rekenkamercommissies hadden in eerste instantie het voornemen om onderzoek te doen naar de effectiviteit en efficiëntie van het gemeentelijk beleid (van deelnemende gemeenten) op het gebied van werk en inkomen, zoals uitgevoerd door de RSD en afgemeten aan gestelde beleidskaders en geformuleerde doelstellingen. In de verkennende fase van het onderzoek bleek echter dat de gemeenten geen beleidskader met doelstellingen hebben vastgesteld, noch op het terrein van werk en inkomen, noch wat betreft de regionalisering van gemeentelijke taken. Om die reden is het vooral een beschrijvend onderzoek geworden, enerzijds om lering te trekken uit het verleden en anderzijds om een basis te bieden voor toekomstig onderzoek naar ontwikkelingen in het functioneren van de RSD. Het concept rapport is op dit moment voor ambtelijke wederhoor aan de verschillende gemeenten en de RSD voorgelegd. Daarna vindt de bestuurlijke wederhoor plaats en wordt het rapport naar verwachting in mei/juni aan de betrokken gemeenteraden aangeboden Kwaliteitsscan naar de inrichting van de dossiers en de documentaire informatievoorziening van de gemeente Wijk bij Duurstede Tijdens het onderzoek naar de RSD werd geconstateerd dat de dossiervorming binnen de gemeente niet sluitend is. Naar aanleiding hiervan is aan een extern onderzoeksbureau gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar de inrichting van de dossiers en de documentaire informatievoorziening van de gemeente. Het betreffende rapport is inmiddels afgerond en wordt in maart aan de gemeenteraad ter bespreking aangeboden. 5

6 Hoofdstuk 2 Samenstelling en werkwijze van de commissie 2.1. Samenstelling De samenstelling van de commissie is in 2008 gewijzigd. De vorige en huidige samenstelling van de commissie zijn opgenomen in de bijlage 2. De samenstelling (twee externe leden en vier raadsleden) leidt tot een constructieve werkwijze, ook als het gaat om objectiviteit en betrokkenheid. Vanuit de rekenkamercommissie wordt dan gesteld dat er geen aanleiding is om voor een andere samenstelling te kiezen Vergaderfrequentie, openbaarheid en ondersteuning De rekenkamercommissie heeft in 2008 negen keer vergaderd. Over het algemeen is er sprake van werkbesprekingen (vergaderingen in het kader van onderzoek) en deze bijeenkomsten zijn niet openbaar. Jaarlijks wordt er ook een openbare vergadering georganiseerd waarbij inwoners mee kunnen denken over onderzoeksonderwerpen. In 2008 is daar door inwoners geen gebruik van gemaakt. Sinds oktober 2007 beschikt de rekenkamercommissie over een eigen onderzoeker (0,2 fte), de heer Veldkamp. De rekenkamercommissie is daarnaast lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamercommissies en Rekenkamercommissie De werkwijze van de commissie Bij de werkwijze die de rekenkamercommissie hanteert, speelt de leidraad voor rekenkameronderzoek handboek van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) een belangrijke rol. De commissie is content met de ondersteuning vanuit de betreffende vereniging. De rekenkamercommissie is zich verder bewust van het belang van afstemming met zowel het college als de accountant. Het afgelopen jaar is daar een eerste aanzet voor gegeven door een eerste afstemming te hebben. Vanaf dit jaar wordt ook structureel overleg ingepland met de onderzoeker van de rekenkamercommissie en medewerker controlling. Verder neemt een lid van de rekenkamercommissie deel aan de vergaderingen van het auditoverleg. De rekenkamercommissie wil niet alleen eigen onderwerpen voordragen, maar ook uitdrukkelijk de inwoners van de gemeente Wijk bij Duurstede daarbij betrekken. Zo zijn in januari 2008 de inwoners via de lokale media en internet opgeroepen om mogelijke onderzoeksonderwerpen voor te dragen. Daar is toen geen gebruik van gemaakt. De leden van de rekenkamercommissie hebben vervolgens zelf een aantal onderzoeksonderwerpen geformuleerd (zie bijlage 1). Tevens was er al een onderzoek naar Reserves en Voorzieningen in gang gezet en was men in 2007 samen met een aantal andere rekenkamercommissies gestart met een onderzoek naar de RSD Evaluatie van huidige manier van werken De rekenkamercommissie heeft zichzelf een aantal vragen gesteld om de werkwijze het komende jaar verder door te ontwikkelen: Wat wil men voor het komende jaar handhaven? De samenstelling van de commissie, het betreft een prettige mix tussen inwoners en raadsleden. Tevens worden de manier waarop onderzoeksonderwerpen geselecteerd worden en de manier van werken met de vaste onderzoeker als zeer positief ervaren. Tot slot is er sprake van constructieve afstemming met raad en college (& ambtelijke organisatie). Voor alle genoemde zaken stelt de 6

7 rekenkamercommissie dat daar het komende jaar verder op ingezet wordt. Wat wil men het komende jaar nadere aandacht geven? Welke punten wil men verder ontwikkelen? De leden van de rekenkamercommissie willen meer inzetten op een sterkere betrokkenheid van de rekenkamercommissie bij het werk van de onderzoeker. Dat doet meer recht aan het werk dat de onderzoeker verricht en vergroot de betrokkenheid van de leden van de commissie. Als rekenkamercommissie wil men in ieder geval de herkenbaarheid en bekendheid naar buiten, zowel richting de gemeente als onze burgers verder ontwikkelen. Daarnaast wil de rekenkamercommissie meer letten op wat de doorwerking van onderzoeken is en het gebruik ervan in de gemeentelijke praktijk 7

8 Hoofdstuk 3 Budget rekenkamercommissie 3.1. Budget In de programmabegroting 2008 is een budget van voor onderzoek door externen de rekenkamercommissie beschikbaar gesteld. Daarnaast is een budget van ruim beschikbaar voor de vaste onderzoeker van de rekenkamercommissie Wat is er besteed? In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de uitgaven, een overzicht van wat er door de rekenkamercommissie de afgelopen periode besteed is. Zoals uit het overzicht blijkt, is er sprake van een voordelig saldo ( 5.911,73). Als verklaringen voor dit voordelig saldo zijn de volgende feiten aan te voeren: - het afgelopen jaar is een onderzoeksrapport (Reserves en Voorzieningen) uitgebracht, met als onderzoeksperiode en daardoor ten laste van het budget 2007 is gekomen. - het gezamenlijke onderzoek naar de RSD in april/mei 2008 wordt afgerond en bij alle rekenkamercommissies de kosten ten laste van het budget 2009 worden gebracht Baten Bedrag Lasten Bedrag Budget 2008 Onderzoek Quickscan Dossiervorming Post: Dienstverlening door derden , ,- Post: Personeel van derden ,- Salariskosten onderzoeker (0,2 fte) , 27 Totaal baten Totaal lasten ,27 Voordelig saldo 5.911,73 Totaal ,- Totaal ,- 8

9 Bijlage 1 Onderzoeksonderwerpen 2008 Tijdens de werkbespreking van maart 2008 zijn -aan de hand van selectietoetsen- de verschillende onderzoeksonderwerpen besproken: 1. selectietoets bestemmingsplannen 2. selectietoets inhuur externen 3. selectietoets projectmanagement 4. selectietoets dossiervorming ad 1. Bestemmingsplannen: wanneer dit wordt uitgevoerd is het een klein en snel onderzoek. Onderzoek is ook afhankelijk van de planning van de aanpak van de bestemmingsplannen door de organisatie. De secretaris zal het projectplan mailen naar de commissieleden. ad 2. Inhuur externen: dit betreft ook een klein onderzoek. Het zou handig zijn om uiteindelijk tot een checklist te komen die kan worden gebruikt om te bekijken of het verstandig is een externe in te huren. ad 3. grote projecten/projectmanagement: hiervoor zou één project als klein onderzoek aangepakt kunnen worden, om het concreet te maken. De commissie wil, op basis hiervan, bekijken of projecten te lijden hebben van het hoge ambitieniveau van raad/college. Vervolgens stelt de commissie zich voor een groot vervolgonderzoek te (laten) doen. ad 4. Dossiervorming en archivering. Dit betreft een klein onderzoek maar hiervoor is wel specifieke deskundigheid nodig. Dat pleit ervoor om dit onderzoek uit te besteden. De rekenkamercommissie besluit de dossiervorming het eerste half jaar aan te pakken, naast het onderzoek naar de RSD. In de tweede helft van het jaar zal een onderzoek plaatsvinden naar het verloop van het project stadshaven. Voor 2009 staat dan de inhuur externen op de rol en, afhankelijk van nut en noodzaak, het onderzoek naar de bestemmingsplannen. 9

10 Bijlage 2 Samenstelling rekenkamercommissie Sinds het afgelopen jaar zijn er twee wijzigingen qua samenstelling van de commissie doorgevoerd: Externe leden: De heer S. van Sligter (voorzitter) De heer J. Wolzak Namens de raad: Mevrouw C. C.M. van Kappel De heer L. Bergsma De heer W.P.C.M. Lucassen (vice-voorzitter) De heer G. Taute Secretaris: mevrouw M.A.C. van Esterik Onderzoeker: de heer D. Veldkamp Daarvoor was de samenstelling: Externe leden: De heer S. van Sligter (voorzitter) De heer J. Wolzak Namens de raad: Mevrouw C. C.M. van Kappel De heer B. de Koning De heer W.P.C.M. Lucassen (vice-voorzitter) De heer G. Taute Secretaris: mevrouw E.J.G.A. Speet Onderzoeker: de heer D. Veldkamp (sinds 1 oktober 2007) Daarvoor was de samenstelling: Externe leden: De heer S. van Sligter De heer J. Wolzak Namens de raad: Mevrouw A. Boer De heer W.P.C.M. Lucassen De heer G. Taute De heer R.D. Versteeg (voorzitter) Secretaris: mevrouw E.J.G.A. Speet 10

11 Bijlage 3 Follow-up rekenkamercommissieonderzoek Datum September 2004 Mei 2005 Juni 2007 Januari 2008 Rapportage commissie Onderzoek naar rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG Brief Reviusproject Onderzoek GRP: bestuurlijke informatie van ondergronds naar bovengronds Rapport Reserves en Voorzieningen Besluit raad Plan van aanpak vóór 1 januari 2005 Verzoek college om de door de commissie van belang geachte informatie te leveren Motie waarin aanbevelingen zijn overgenomen Motie waarin aanbevelingen zijn overgenomen unaniem de en het college de opdracht is gegeven de aanbevelingen reserves en voorzieningen onverkort over te nemen en gefaseerd te implementeren in de verslaglegging. Stand van zaken Er is geen plan van aanpak verschenen Voorstel aan de raad is geformuleerd. Eerste financiële rapportage door college is verschenen. In de raad van 8 juli 2008 zijn alle laatste wijzigingen in de reserves en voorzieningen in een aanvullende notitie "actualisatie nota reserves en voorzieningen" van mei 2008 uitgewerkt en vastgesteld. Hierin zijn de aanbevelingen meegenomen. Wat nog resteert is de principiële keuze: 1. reservemutaties onderdeel van de Jaarrekening 2. of in de Jaarrekening totaalsaldo opnemen en een apart Raadsbesluit maken voor bepaling reservemutatie Deze beslissing is nog in onderzoek, op voor en tegens in relatie met de ontwikkeling van de regelgeving en komt bij komende jaarrekening aan de orde. 11