REKENKAMERCOMMISSIE VOORNE-PUTTEN Brielle Hellevoetsluis Westvoorne JAARVERSLAG. Versie 0-2

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2015 Versie 0-2 1

2 Colofon De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeenten, en. Zij adviseert de raad ten aanzien van zijn controlerende en kaderstellende rol. De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek wordt bezien of de gewenste resultaten worden bereikt met inzet van zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld). Doeltreffendheid Bij dit type onderzoek wordt nagegaan of en in welke mate de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt. Rechtmatigheid Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels. Bij de uitvoering van haar onderzoeken heeft der rekenkamercommissie Voorne-Putten als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst. De wijze waarop de rekenkamercommissie haar onderzoeken (en overige werkzaamheden) uitvoert is vastgelegd in het VisieDocument 2010 van de Rekenkamer Spijkenisse. Samenstelling: de heer A.J. Geleijnse (voorzitter) de heer mr. drs. ing. M. van Vliet (plaatsvervangend voorzitter) de heer dr. G.T. Witte (lid) de heer drs. D.V.J. Massie (lid) de heer W.A. Fijan (lid) Contact: Post: Postbus AC telefoon: website: (bestuur en organisatie, Rekenkamer) 2

3 Inhoudsopgave 1.Inleiding Taak en doelstelling Onderzoeksprogramma Rekening Publicaties 11 3

4 1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2015 van de rekenkamercommissie Voorne-Putten. De raden van Bernisse,, en hebben in hun vergaderingen van respectievelijk 26 november 2012, 13 november 2012, 1 november 2012 en 27 november 2012 besloten de taak van de rekenkamercommissie Voorne-Putten, te weten het verrichten van rekenkameronderzoeken voor genoemde gemeenten, met ingang van 1 april 2012 tot 1 maart 2016 op te dragen aan de Rekenkamer Spijkenisse. Als gevolg van de fusie per 1 januari 2015 tussen de gemeenten Bernisse en Spijkenisse zijn in het verslagjaar werkzaamheden verricht voor de gemeenten, en. Eveneens als gevolg van voornoemde fusie is de periode waarin de werkzaamheden worden verricht verlengd tot 1 april 2016 Reglement van Orde De rekenkamercommissie heeft in haar vergadering d.d. 29 januari 2014 een reglement van orde vastgesteld. Visiedocument De Rekenkamer Spijkenisse heeft in haar vergadering d.d. 7 juli 2010 een visiedocument vastgesteld. Dit visiedocumenten is ook van toepassing voor de gemeenten, en. In het document wordt inzicht gegeven in het doel van de rekenkamercommissie, de producten die zij levert, de wijze waarop zij haar werkzaamheden uitvoert en welke middelen daarvoor nodig zijn. Het visiedocument is bedoeld voor degenen die belast zijn met de uitvoering van de onderzoeksactiviteiten. Daarnaast geeft het visiedocument geïnteresseerden inzicht in de werkwijze van de rekenkamercommissie en de toegevoegde waarde die zij nastreeft. 4

5 2. Taak en Doelstelling De taak van de rekenkamercommissie is het onderzoeken van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Missie De werkzaamheden van de rekenkamercommissie zijn gebaseerd op de door haar als volgt geformuleerde missie: De rekenkamercommissie heeft als doel het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig functioneren van de gemeenten, en en de daarmee verbonden organen te toetsen, en door het geven van adviezen te verbeteren. Zij voorziet daartoe de raad en degenen die verantwoordelijk zijn voor de gecontroleerde organen of onderwerpen van op onderzoeksfeiten gebaseerde informatie. Deze informatie bestaat uit onderzoeksbevindingen, conclusies en aanbevelingen over organisatie, beheer en beleid en is in beginsel voor een iedere toegankelijk. De rekenkamercommissie formuleert de onderzoeksbevindingen, conclusies en aanbevelingen op zodanige wijze dat daarvan een lerend effect uitgaat. Daarnaast is het haar verantwoordelijkheid een bijdrage te leveren aan een goed openbaar bestuur door kennisuitwisseling en samenwerking. Kwaliteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid ziet de rekenkamercommissie als belangrijkste kenmerken van haar producten. Onafhankelijkheid, doelmatigheid en doeltreffendheid zijn de belangrijkste kenmerken van haar werkwijze. De rekenkamercommissie beoogt een transparante organisatie te zijn die voortdurend in de kwaliteit van haar onderzoeken en communicatie investeert. Vergaderingen en overleg De rekenkamercommissie is in het verslagjaar vijf maal in vergadering bijeen geweest. De vergaderingen hebben alle plaatsgevonden in het stadkantoor van de gemeente Nissewaard. De contactfunctionaris en de voorzitter van de rekenkamercommissie hebben de vergaderingen van de betreffende commissies en raden bijgewoond. Daarnaast heeft regelmatig overleg plaatsgehad met de griffier van de betreffende raad. Tijdsbesteding De leden van de rekenkamercommissie hebben naast de reguliere vergaderingen, met de bijbehorende voorbereidingen, individueel onderzoek uitgevoerd. Bij het uitvoeren van een onderzoek behoort ook het opstellen van een onderzoeksplan, het houden van interviews, dossieronderzoek en het schrijven van de rapportage. Opleidingen Er zijn in het verslagjaar geen opleidingen gevolgd 5

6 Nevenfuncties De leden van de rekenkamercommissie hebben de volgende nevenfuncties: A.J. Geleijnse o Zelfstandig consultant; o Penningmeester Stichting Renesse te Renesse; o Voorzitter rekenkamercommissie Goeree-Overflakkee; o Voorzitter Rekenkamer Nissewaard. Mr. drs. ing. M. van Vliet o Gemeentesecretaris / algemeen directeur; o Voorzitter Raad van Toezicht Kans en Kleur; o Lid commissie Bezwaarschriften; o M. van Vliet Consulting B.V.; o Lid rekenkamercommissie Goeree-Overflakkee; o Lid Rekenkamer Nissewaard. Dr. G.T. Witte o Lector Maatschappelijke Zorg; o Freelance publicist, onderzoeker en adviseur; o Voorzitter kanovereniging Natsec te Vlaardingen; o Bestuurslid PvdA; o Lid rekenkamercommissie Goeree-Overflakkee; o Lid Rekenkamer Nissewaard. Drs. D.V.J. Massie o Senior Onderzoeker rekenkamercommissie gemeente Dordrecht; o Lid rekenkamercommissie Goeree-Overflakkee; o Lid Rekenkamer Nissewaard. W.A. Fijan o Adviseur concerncontrol BAR-organisatie; o Eigenaar onderzoeks- en adviesbureau Andre Fijan; o Lid rekenkamercommissie Goeree-Overflakkee; o Lid Rekenkamer Nissewaard. 6

7 3. Onderzoeksprogramma Bij de selectie van de onderzoeksonderwerpen spelen de volgende criteria een rol: a) Toegevoegde waarde Het onderzoek levert informatie op waarover de raad nog niet beschikt en er is recent geen vergelijkbaar onderzoek naar gedaan; b) Risico s Er bestaat een reële kans dat het onderwerp risico s draagt van ondoeltreffendheid en ondoelmatigheid en/of onrechtmatigheid; c) Relevantie Het onderwerp is actueel en heeft een groot financieel en/of maatschappelijk belang; d) Spreiding Opvolgende onderzoeken vinden zo min mogelijk plaats op hetzelfde programma, bij dezelfde dienst of instelling; e) Bruikbaarheid Het onderzoek moet leiden tot concrete verbetervoorstellen en/of het bevorderen van het lerend vermogen van het bestuur en de organisatie. Onderzoeksonderwerp De gemeente komt, gelet op de omvang van het budget voor de rekenkamerfunctie, in aanmerking voor een half onderzoek per jaar ofwel één onderzoek in de periode 2014 tot en met In de commissie BZM d.d. 31 maart 2015 is het onderwerp accommodaties aangedragen. Het onderwerp is een containerbegrip. De Rekenkamercommissie heeft om die reden contact opgenomen met de griffie om meer richting te krijgen op het onderwerp. De afspraak is gemaakt enkele hoofdvragen aan de commissie BZM voor te leggen om het containerbegrip accommodaties nader te duiden. In de commissie BZM is vervolgens aangegeven dat men graag de volgende vragen met betrekking tot een aantal nader te noemen accommodaties, onderzocht willen zien 1) Hoeveel subsidie geeft de gemeente uit aan accommodaties? 2) Wat kosten de accommodaties werkelijk? 3) Hoe worden de kosten van de accommodaties gefinancierd/gedekt? De leden van de commissie gaven daarbij aan dat de accommodaties Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar nadrukkelijk in het onderzoek dienen te worden betrokken. Na verkrijging van de ambtelijk en bestuurlijke en het redigeren van het nawoord van de rekenkamercommissie is de rapportage op 29 december 2015 aan de raad van de gemeente aangeboden. Naar verwachting zal de bestuurlijke behandeling in het eerste kwartaal van 2016 plaatsvinden Onderhoud van kapitaalgoederen Op basis van een overleg tussen de griffier en de fractievoorzitters is gekozen voor het onderzoeksonderwerp onderhoud van kapitaalgoederen. Op 16 oktober 2014 is het plan van aanpak gepresenteerd. De doelstelling van dit onderzoek was inzicht te verkrijgen in de doelmatigheid van het beleid en de uitvoering van het onderhoud van kapitaalgoederen bij de gemeente. Hiertoe zijn één hoofdvraag en elf deelvragen geformuleerd. 7

8 Na het verkrijgen en verwerken van de ambtelijke reactie op het conceptrapport is het rapport, inclusief de conclusies en aanbevelingen, aan het college voorgelegd voor bestuurlijk wederhoor. De reactie van het college is ontvangen op 4 augustus De rekenkamercommissie heeft naar aanleiding van de reactie van het college een Nawoord geformuleerd. Op 10 augustus 2015 is het rapport aangeboden aan de raad van. Het onderzoeksrapport richtte zich met name op de wijze waarop het onderhoud aan kapitaalgoederen bij de gemeente tot stand komt. De behandeling in de commissie Algemene Zaken en Middelen heeft plaatsgevonden op 22 oktober Subsidies Tijdens de vergadering van de commissie Algemene Zaken en Middelen van eind maart 2015 is de rekenkamercommissie Voorne-Putten een aantal onderzoeksvoorstellen gedaan. Op basis hiervan is besloten onderzoek doen naar de doelmatigheid van het subsidiebeleid van. Bij brief van 15 juni 2015 is de raad van hiervan op de hoogte gesteld. Ten tijde van het redigeren van dit jaarverslag was het conceptrapport nagenoeg gereed voor aanbieding ten behoeve van de ambtelijke wederhoor. De verwachting is dat het rapport in de loop van de maand maart 2016 aan de raad kan worden aangeboden Op 15 september 2014 is de onderzoeksopzet voor het onderzoek naar het wegbeheer in de gemeente gepresenteerd. De hoofdvraag van dit onderzoek luidt: Geeft de gemeente op een doeltreffende wijze uitvoering aan het wegbeheer? Omdat, gelet op de omvang van het budget voor de rekenkamerfunctie, in aanmerking komt voor één onderzoek in de periode 2014 tot en met 2015 is er voor gekozen de afronding van het onderzoek en de presentatie van het onderzoeksrapport in 2015 te laten plaatsvinden. Na het verkrijgen en verwerken van de ambtelijke reactie op het conceptrapport is het rapport, inclusief de conclusies en aanbevelingen, aan het college voorgelegd voor bestuurlijk wederhoor. De reactie van het college is ontvangen op 2 oktober De rekenkamercommissie heeft naar aanleiding van de reactie van het college een Nawoord geformuleerd. Op 14 oktober 2015 is het rapport, voorzien van de titel Wikken en Wegen aangeboden aan de raad van. Vervolgens heeft op 2 november 2015 de bespreking van het rapport plaatsgevonden in de commissie Presentaties. Het presidium heeft besloten de betreffende niet in de raadsvergadering van 24 november te bespreken, maar te wachten tot het college komt met een plan van aanpak naar aanleiding van de aanbevelingen uit het rapport. De uitvoering van de door de rekenkamercommissie gedane aanbevelingen zijn besproken in de vergadering van de commissie Inwonerszaken en Algemene Zaken van 2 februari

9 Samenwerking De leden van de rekenkamercommissie Voorne-Putten hebben in 2015 ook de rekenkamerfunctie vervuld voor de gemeenten Nissewaard en Goeree-Overflakkee. Op het moment van het redigeren van dit jaarverslag werd overleg gevoerd over de invulling van de rekenkamerfunctie voor genoemde gemeenten na 1 maart 2016 respectievelijk 1 april Tevens is in 2015 informatie over de werkwijze van de Rekenkamer Nissewaard verstrekt aan de gemeente Capelle a/d IJssel. Mogelijk kan dit leiden tot een vorm van samenwerking. 9

10 4. Financiële verantwoording 2015 baten lasten Bijdragen gemeenten, en ,00 Vergoedingen: ,00 Reiskosten 592,72 Lidmaatschap NVRR 599,80 Drukken, redigeren en layout Porto / kantoorkosten Catering Communicatie Representatie Congressen en bijeenkomsten Inhuur derden 57,20 Batig saldo ,28 Totaal , ,00 10

11 5. Publicaties Publicatie Onderwerp Titel Onderzoek onderhoud kapitaalgoederen in de gemeente Onderzoek naar het wegbeheer in de gemeente Wikken en Wegen Onderzoek naar accommodaties in de gemeente 11