1 Samenstelling. Met dit jaarverslag leggen wij inhoudelijk en financieel verantwoording af. Dit doen wij over

Transcriptie

1

2 Met dit jaarverslag leggen wij inhoudelijk en financieel verantwoording af. Dit doen wij over de periode vanaf onze benoeming - 12 november tot en met 31 december De vorige rekenkamercommissie was benoemd tot 1 juli Over de eerste helft van 2015 heeft deze rekenkamercommissie een jaarverslag gemaakt. Omdat wij eind 2015 in een opstartfase waren nemen wij november en december 2015 mee in dit jaarverslag van In dit jaarverslag gaan wij in op: de samenstelling van de rekenkamercommissie, onze werkwijze, het onderzoek en de financiën. 1 Samenstelling De samenstelling van de rekenkamercommissie 2016 was: Astrid van de Klift (voorzitter) Elma van de Mortel Mathijs van den Heuvel De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden. Alle drie de leden hebben geen verbintenis met de gemeente Oss. De rekenkamercommissie kent een voorzitter (Astrid van de Klift). De functie van secretaris wordt door een van de andere leden vervuld. Deze functie laten we jaarlijks rouleren. In 2016 was Elma van de Mortel de secretaris. Er is in 2016 geen gebruik gemaakt van externe ondersteuning voor bijvoorbeeld het secretariaatschap. De rekenkamercommissie heeft maandelijks een reguliere vergadering. De achtergrond van de leden van de rekenkamercommissie ligt zowel in het doen van onderzoek als bij de overheid, met name gemeenten. De leden zijn door de selectiecommissie van de raad naast hun onderzoekservaring en gemeentelijke ervaring geselecteerd op bereidheid tot meer innovatieve werkwijzen.

3 2 Werkwijze: 2016 een verkennend jaar Uitgangspunten werkwijze De rekenkamercommissie wil graag dat haar onderzoeken zo goed mogelijk aansluiten bij de raad en ook het college en de organisatie. Dit omdat dat volgens ons belangrijk is om de onderzoeken effectief te laten zijn. Dit willen wij bereiken door innovatief te werken. Innovatief houdt voor ons in: 1) Andere manieren van onderzoeken Dit betekent dat een standaardonderzoeksmethode met een vooraf vastgesteld normenkader en vervolgens toetsing aan het normenkader niet altijd het uitgangspunt is. De werkwijze zal eerder zijn: een uitgebreidere verkenning - ook in gesprek - van een onderwerp en een normenkader dat geleidelijk aan wordt ontwikkeld. 2) Andere manieren van communiceren. Om de boodschap van een onderzoek goed over te brengen zullen we van diverse manieren van communiceren gebruik maken. Een rapport als eindresultaat blijft voor de hand liggen. Daarnaast zullen we ook kijken hoe een rapport vorm kan krijgen, bijvoorbeeld door een meer digitale vormgeving van een rapport. Daarnaast kijken we of het rapport ook op andere manieren kan worden overgebracht, bijvoorbeeld in een film. Vanuit deze uitgangspunten voor innovatief werken hebben we de volgende acties ondernomen: a) Verkenning Oss Gesprekken De rekenkamercommissie wil graag dat de onderzoeken goed aansluiten bij wat er leeft in Oss. Het gaat dan om het onderwerp, de onderzoeksvragen en de aanbevelingen. Om hier een gevoel voor te krijgen zijn we begonnen met het houden van gesprekken (zie bijlage 1). Dit is voor ons ook van belang, omdat we extern zijn en geen verbintenis hebben met Oss. We zijn bij alle fracties langs geweest, bij de burgemeester en de gemeentesecretaris. Eind 2016 zijn we ook gestart met het af en toe op bezoek gaan bij een wijk- of dorpsraad. Evaluatie Om ons werk goed te kunnen doen hebben we besloten te onderzoeken wat we kunnen leren van de onderzoeken van de vorige rekenkamercommissie. We hebben daarom een gesprek gehad met de voorzitter van de vorige rekenkamercommissie. Vervolgens hebben we een onderzoek gedaan naar de doorwerking van de rekenkamercommissie-onderzoeken Uit dit onderzoek hebben wij enkele conclusies uit getrokken voor onze werkwijze (zie verder onder 3. Onderzoek).

4 b) Verkenning omgeving Samenwerken De rekenkamercommissie wil graag samenwerken met andere rekenkamer(commissie)s. Dit omdat door samenwerken gemakkelijker vergelijkend onderzoek kan worden gedaan; dit kan leerzaam zijn voor de raad en de organisatie. Een andere reden is dat de samenwerking met andere rekenkamer(commissies) leerzaam kan zijn voor de rekenkamercommissie zelf. Overleg Brabantse rekenkamers De rekenkamercommissie heeft gekeken welke rekenkamers in de omgeving van Oss actief zijn. De rekenkamercommissie van Den Bosch is een actieve rekenkamercommissie. Deze rekenkamercommissie neemt deel aan een regionaal overleg genaamd de B4. De B4 bestaan uit: Den Bosch, Breda, Tilburg en Eindhoven. De rekenkamercommissie Oss is inmiddels ook tot dit overleg toegetreden. Het idee is in 2017 gezamenlijk een quick scan naar de invoering van de Omgevingswet te doen. Landelijk overleg Daarnaast hebben we ons aangesloten bij de NVRR; dat is de landelijke vereniging van rekenkamers en rekenkamercommissies. In 2016 hebben we deelgenomen aan het jaarcongres van de NVRR. Verder volgen we de website van deze organisatie. Eind 2017 zullen we evalueren of lidmaatschap van de NVRR toegevoegde waarde heeft. c) Communicatie Onderzoeken Bij de onderzoeken zijn we begonnen met enkele experimenten met meer interactieve manieren van onderzoeken (zie verder onder 3). Vormgeving Daarnaast zijn we met een vormgever in de slag om de manier van rapporteren aantrekkelijker vorm te geven; zowel op papier als digitaal. In aanvulling hierop hebben we gekozen voor een huisstijl die hierbij past. Dit jaarverslag is het eerste document wat in de nieuwe huisstijl is opgemaakt. Deze huisstijl symboliseert voor ons zowel onze onafhankelijkheid als ook onder rol voor Oss: wij willen Oss graag een spiegel voorhouden. d) Procedureel Tot slot, heeft de rekenkamercommissie bij haar start ook enkele procedurele zaken geregeld. De rekenkamercommissie heeft een nieuw reglement van orde en een nieuw onderzoeksprotocol opgesteld en vastgesteld. Beide zijn ter kennisneming naar de raad gestuurd.

5 3 Onderzoek Verantwoordelijkheid rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor het doen van onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur van Oss gevoerde beleid. De nadruk ligt daarbij op doeltreffendheid en doelmatigheid. Dit betekent dat onderzoeken worden gedaan naar het verleden. Het betekent niet dat alleen onderwerpen die volledig zijn afgerond kunnen worden onderzocht; onderwerpen die enige tijd lopen kunnen gedurende de looptijd worden onderzocht. Het doel van onderzoek is leren en is daarmee toekomstgericht. Dit kan alleen als een onderzoek wordt gedaan naar een onderwerp dat niet te veel op zichzelf staat. In 2016 zijn we twee onderzoeken gestart: het onderzoek evaluatie doorwerking rekenkameronderzoeken en het onderzoek samenwerken in en buiten Oss. Het eerste onderzoek hebben we geselecteerd om onze werkwijze verder te bepalen. Het tweede onderzoek hebben we geselecteerd uit een lijst van mogelijke onderwerpen die we hadden opgehaald bij de kennismakingsgesprekken. Voor meer onderbouwing van de keuze voor het onderwerp zie bijlage 2. Het onderzoek evaluatie doorwerking rekenkameronderzoeken hebben we afgerond. Het onderzoek samenwerken in en buiten Oss is in de laatste fase van het onderzoek. Hieronder gaan we verder op beide onderzoeken in. Onderzoek: Evaluatie doorwerking rekenkameronderzoeken In het onderzoek evaluatie doorwerking rekenkameronderzoeken zijn zeven rekenkamerrapporten onderzocht op de doorwerking. Het gaat om de onderzoeken die van zijn gepubliceerd. Het onderzoek had als doel de effectiviteit van de toekomstige rekenkameronderzoeken te vergroten. Voor dit onderzoek hebben we de onderzoeken zelf en de raadsbehandeling onderzocht. Daarnaast hebben we interviews gehouden met medewerkers die betrokken waren bij de diverse onderzoeken. Over de eerste bevindingen hebben we vervolgens kringgesprekken gehouden met medewerkers, raadsleden en leden van het college. Na afronding van het onderzoek hebben we een podiumsessie over het onderzoek mogen houden. Het resultaat van het onderzoek is: Dat de raad in de vergadering van 26 januari 2017 heeft besloten de onderstaande aanbevelingen te onderschrijven: 1) Raad en college: maak de beoogde rollen van raad, college, organisatie en rekenkamer in de omgang met rekenkameronderzoek meer expliciet en handel daarnaar, als basis voor constructief samenspel; 2) Raad: richt een systematische monitoring in voor opvolging van aanbevelingen uit rekenkameronderzoek; 3) College van B&W: geef vanuit een kritische reflectie zoveel mogelijk een inhoudelijke bestuurlijke reactie op aanbevelingen van de rekenkamer; 4) College van B&W: geef sturing aan de uitwerking van aanbevelingen uit rekenkameronderzoek, door dit per onderzoek duidelijk in de organisatie te beleggen. De rekenkamercommissie zal op diverse momenten in een onderzoek, in ieder geval bij het bepalen van de onderzoeksvragen, aansluiting zoeken bij de behoefte van de raad, maar ook het college en de organisatie. De voor het onderzoek gemaakte praatplaat wordt bij ieder onderzoek nagelopen met als doel te komen tot een onderzoeksvraag en -methode die aansluit.

6 Onderzoek: Samenwerken in en buiten Oss De rekenkamercommissie Oss doet onderzoek naar samenwerken in en buiten Oss. De vragen die we ons daarbij stellen zijn: Voor welke vormen van samenwerking heeft Oss gekozen? En waarom? Wat betekenen deze keuzen voor de sturing van de raad? Voor dit onderzoek hebben we documenten geanalyseerd en hebben we in de beginfase enkele interviews gehouden met medewerkers. In een latere fase hebben we een kringgesprek gehouden met enkele medewerkers. Om een beeld te krijgen van hoe de raad over dit onderwerp denkt hebben we najaar 2016 een sessie met de raad gehouden. Voor deze sessie hadden we Marcel Boogers uitgenodigd. Vervolgens hebben we vanuit het onderzoek de raadsleden enkele vragen voorgelegd. Het onderzoek is nu in een laatste fase. Omdat het onderzoek erg breed is willen we twee dingen doen: Extra aandacht geven aan de vormgeving. Door een goede digitale versie van het rapport te maken streven we ernaar overzicht te geven en via doorklik mogelijkheden ook meer de diepte in te gaan. We maken het onderzoek verder concreet door enkele cases. Die cases doen we niet tegelijkertijd, maar gespreid in de tijd. In 2017 willen we de case economisch beleid uitwerken. Het onderzoek Samenwerken in en buiten Oss loopt nog door in Inmiddels zijn we ook begonnen met een verkenning van het onderzoek voor de case economisch beleid. Volledigheidshalve geven we hier aan dat we in 2017 ook zullen starten met een onderzoek over de Wmo. Dit onder andere naar een gesprek over mogelijke onderzoeken in het fractievoorzittersoverleg. In het najaar van 2017 willen we een gezamenlijk onderzoek starten met de andere rekenkamers in het B4-overleg (Tilburg, Eindhoven, Den Bosch, Breda). Het gaat dan om een gezamenlijke quick scan met als onderzoeksvraag: hoe ver zijn de 5 gemeenten in de voorbereiding op de Omgevingswet? Zijn er al stappen gezet? Welk traject is uitgezet? Wat zijn de verschillen tussen de gemeenten in de voorbereiding?

7 4 Financiën Budget Het budget van de rekenkamercommissie is per jaar. In 2015 was afgerond over. Dit is bij het budget voor 2016 gevoegd, waardoor het totale budget was. Uitgaven In onderstaande tabel hebben we de uitgaven opgenomen. De uitgaven hebben we afgezet tegen de reguliere begroting. Uitgaven rekenkamercommissie 2016 ten opzichte van reguliere begroting Activiteit uitgegeven begroot saldo reguliere vergadervergoeding onderzoek Doorwerking rekenkameronderzoeken onderzoek Samenwerken in en buiten Oss overige werkzaamheden reiskosten overige (lidmaatschap e.d.) Uitgaven rekenkamercommissie 2016 ten opzichte van het overgehevelde budget 2015 Voor de overgehevelde middelen van 2015 was het onderzoek Verkenning economisch beleid gepland. Met het oppakken van dit onderzoek zijn we recent (in 2017) gestart. In 2016 zijn er daarom geen uitgaven voor dit onderzoek. Saldo Ten opzichte van het reguliere budget hebben we 14,539 over en ten opzichte van het beschikbare budget: Dit saldo wordt niet overgeboekt naar Een reden dat er budget over is, is in de eerste plaats dat we minder ver met de onderzoeken zijn gekomen door de vrij uitgebreide verkenning die we hebben gehouden. Anders gezegd als we de uitgaven vergelijken met onze raming voor 2016 dan loopt het onderzoek Samenwerken in en buiten Oss achter in de planning. Ook hadden we voor 2016 in onze planning om te starten met het onderzoek verkenning economisch beleid. Daarnaast zijn we vrij voorzichtig geweest met uitgeven omdat we in het eerste jaar nog geen goed inzicht hadden in de uitgaven. We verwachten voor 2017 wel een uitputting van het budget, omdat er inmiddels meer onderzoeken lopen. Ook verwachten we een uitbesteding van onderzoek, bijvoorbeeld voor de quick scan die we samen met de andere rekenkamer(- commissie)s willen gaan doen. Tot slot, gaan we een deel van de vormgeving/digitalisering van de rapporten uitbesteden.

8 bijlage 1 bijlage 2 bijlage 1 gesprekken Rekenkamercommissie Oss Kennismakingsgesprekken 11 januari 2016 Theo van Mullekom 11 januari 2016 CDA 12 januari 2016 VDG 12 januari 2016 SP 14 januari 2016 gemeentesecretaris Van Schaijk 14 januari 2016 burgemeester Buijs 18 januari 2016 PvdA 18 januari 2016 Beter Oss 19 januari 2016 D januari 2016 VVD 25 januari 2016 Groen Links 15 februari 2016 voorzitter rekeningcommissie Raad / Onderzoeken 23 november raadsbijeenkomst over samenwerken met Marcel Boogers 22 december podiumbijeenkomst: onderzoek doorwerking Onderzoeksprogramma 2016 en april gemeentesecretaris 20 april tijdens vergadering van de rekenkamercommissie: Emiel Broere 12 juli gemeentesecretaris over samenwerken in en buiten Oss 17 november rekeningcommissie Wijk- en dorpsraden 28 november Noordwest Contacten buiten Oss 21 april 2016 secretaris rekenkamercommissie Den Bosch 15 april 2016 deelgenomen aan het jaarcongres van de NVRR 7 juli 2016 rekenkamercommissie Den Bosch; voorzitter G. Backus 28 november 2016 secretarissenoverleg B4 Overige 20 juni Emiel Broere en Floor van Horen presentatie klare taal.

9 bijlage 1 bijlage 2 bijlage 2 onderbouwing keuze onderzoeksonderwerp De rekenkamercommissie Oss heeft maart 2016 haar onderzoeksprogramma voor 2016 naar de gemeenteraad gestuurd. Dit programma was gebaseerd op onderwerpen die waren genoemd in onze kennismakingsgesprekken met de fracties, gemeentesecretaris en burgemeester. Deze onderwerpen zijn naast onze selectiecriteria gehouden en vervolgens geselecteerd. Hieronder geven we kort de selectiecriteria van de rekenkamercommissie Oss en de selectie weer. In het onderzoeksprogramma 2016 kunt u de genoemde onderwerpen en een verdere toelichting vinden. Selectiecriteria De rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor het doen van onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur van Oss gevoerde beleid. Bij de selectie van onderzoeken hanteert de rekenkamercommissie de volgende algemene criteria 1 : a. Het onderwerp heeft een substantieel financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk belang. b. Het heeft toegevoegde waarde als de rekenkamercommissie het onderwerp onderzoekt. Toegevoegde waarde wil zeggen, het onderwerp: - is nog niet of niet volledig onderzocht; - vergt onafhankelijk onderzoek en/of vergt onderzoek waarvoor de (extra) bevoegdheden van de rekenkamercommissie relevant zijn; - is politiek relevant voor de raad. c. Het onderzoek is bruikbaar. Dat wil zeggen het onderzoek is wat betreft onderwerp en type aanbevelingen gericht op de raad, is goed getimed ten opzichte van het beleidsproces en het onderzoek is gericht op leereffecten. Een aanvullend criterium voor 2016 is dat we een breed onderwerp (dat is een onderwerp dat veel taken raakt) willen onderzoeken, zodat we een zo goed mogelijk beeld krijgen van de gemeente. Dit alle leden van de rekenkamercommissie nieuw zijn en de gemeente willen leren kennen. Selectie onderwerpen Er waren diverse onderwerpen die grotendeels aan de algemene criteria voldeden. Het grootste verschil zit in de criteria timing (een onderdeel van criterium c) en in het aanvullend criterium dat we voor 2016 hebben gebruikt: een gemeentebreed onderwerp. Er waren twee onderwerpen die hieraan voldeden: herindelingen en de voorzieningen in de kernen en de stad en samenwerken. We hebben gekozen voor samenwerken, omdat dit onderzoek de sturingsmogelijkheden van de raad betreft en daarmee belangrijk is voor het functioneren van de raad. Omdat de raad vrij veel nieuwe leden kent en pas per januari 2015 is gestart is het volgens ons van belang dat dit onderzoek als eerste gebeurt. Ook geeft het onderwerp ruimte om op een aantal specifieke casussen in te zoomen. Hierdoor kan aan sommige specifiekere vragen van fracties worden voldaan. Het onderwerp herindelingen en de voorzieningen in de kernen en de stad hebben wij op de voorraadagenda gezet. Tot slot, voor diverse onderwerpen is gezegd dat een onderzoek in 2016 nog te vroeg is. Van bezuinigingen en sociaal domein is dat met enige regelmaat gezegd. Deze twee belangrijke onderwerpen hebben we daarom niet geselecteerd voor 2016, maar hebben we op onze voorraadagenda gezet voor de komende jaren. Ook het onderwerp duurzame gemeente is een onderwerp dat nu nog te vroeg is om te selecteren. Het onderwerp bevindt zich nog in een startfase. 1 Deze criteria staan in het reglement van orde.

10 Colofon De rekenkamercommissie Oss is een onafhankelijke commissie binnen de gemeente. Zij bestaat uit drie externe leden. Doel van de rekenkamercommissie Oss is om de rol van de gemeenteraad te versterken en een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het lokaal bestuur. Dit doet de rekenkamercommissie door onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Leden Astrid van de Klift (voorzitter) Elma van de Mortel Mathijs van den Heuvel Contact Postbus BA Oss rekenkamer@oss.nl Astrid van de Klift ( ) Elma van de Mortel ( ) Mathijs van den Heuvel ( )