Rekenkamercommissie Postbus AA Coevorden T: / E: I:

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Postbus AA Coevorden T: / E: rekenkamer@coevorden.nl I: Aan: Gemeenteraad Coevorden Coevorden : 10 januari 2012 verz.: Onderwerp : Rekenkamerbrief nr. 7: Jaarplan 2012 Geachte leden van de raad, Met deze brief informeren wij u over de onderzoeken die wij in 2012 willen uitvoeren. 1 Onderwerpsselectie 1.1 Inventarisatie onderzoeksonderwerpen Zoals gebruikelijk hebben wij de gemeenteraadsfracties van de gemeente Coevorden gevraagd om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Alle raadsfracties hebben één of meerdere voorstellen voorgedragen. Wij hebben de aangedragen onderwerpen aangevuld met een onderwerpsvoorstel uit het midden van de rekenkamercommissie. De onderwerpen die vorig jaar op de groslijst stonden maar niet verkozen waren, hebben wij niet opnieuw beoordeeld. De reden hiervoor is dat ook dit jaar iedereen onderwerpen kon aandragen. Als niemand een onderwerp van vorig jaar opnieuw noemt, is de urgentie ervan kennelijk gedaald. De drie externe leden hebben samen met de secretaris-onderzoeker in september 2011 de fracties bezocht en om een toelichting op hun voorstellen gevraagd. Het resultaat van deze inventarisatie is de onderstaande groslijst met onderzoeksonderwerpen, in alfabetische volgorde.

2 1.2 Groslijst Onderwerpen genoemd door raadsfracties 1. Combinatiefunctionarissen 2. Delegatiebesluit 3. Formatie-omvang ambtelijke organisatie: 4. Inkoop bij lokale bedrijven 5. Klantgerichtheid sociale dienst 6. Kwaliteitsbewaking groenvoorziening 7. Samenwerking tussen college en ambtelijke organisatie Eigen inbreng RKC 8. Leegstandsbeleid Om redenen van beperkte tijd en budget moeten wij zoals elk jaar een keuze uit de voorgestelde onderwerpen maken. Hierbij hebben wij (de vijf rekenkamerleden) op onze jaarlijkse 'heidag' (6 oktober 2011) alle voorstellen beoordeeld aan de hand van de zes criteria uit ons Reglement van Orde: "1. Het onderwerp moet leiden tot een onderzoek dat bijdraagt aan de missie en taak van de rekenkamercommissie [kwaliteit van het lokaal bestuur, controlerende rol van de raad, transparantie van gemeentelijk handelen]; 2. Het onderwerp heeft financieel, bestuurlijk en maatschappelijk belang; 3. Er is sprake van een beredeneerde twijfel: een onderbouwd vermoeden dat er sprake kan zijn van een falen; 4. Er is sprake van een risico: gebrekkige uitvoering heeft relatief ernstige financiële of maatschappelijke gevolgen; 5. De meerwaarde van een onderzoek door de rekenkamercommissie (in plaats van een ander gremium) moet duidelijk zijn; 6. Het onderwerp moet voor de rekenkamercommissie haalbaar zijn en passen binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden." 1.3 Gekozen onderwerpen Op deze wijze hebben wij als onderzoeksonderwerpen gekozen: 1. Leegstandsbeleid 2. Delegatiebesluit 3. Inkoop bij lokale bedrijven Het onderwerp Leegstandsbeleid scoorde van alle onderwerpen het hoogste puntentotaal. Qua criteria scoorde dit onderwerp het hoogst op het 2e, 3e, 4e en 6e criterium ('financieel, bestuurlijk en maatschappelijk belang', 'beredeneerde twijfel', 'risico' en 'haalbaarheid van het onderzoek'). Het onderwerp Delegatiebesluit scoorde het hoogst op het 1e criterium (bijdrage aan kwaliteit van het lokaal bestuur, controlerende rol van de raad, transparantie van 2

3 gemeentelijk handelen). Bovendien scoorde het op het criterium Haalbaarheid even hoog als Leegstandsbeleid, dus een gedeelde eerste plaats. Tot slot is het goed om te vermelden dat het onderwerp 'Samenwerking college en organisatie' het hoogst gescoord heeft op het 5e criterium, 'toegevoegde waarde van de rekenkamercommissie'. Wij hadden het op onze 'heidag' onder voorbehoud opgenomen in ons programma voor Dit voorbehoud bleek terecht: het onderwerp werd al snel door de ontwikkelingen binnen de gemeente Coevorden ingehaald. Bij de scoring op 6 oktober 2011 was namelijk al bekend dat het college met een voorstel ging komen over de inrichting en verbetering van het ambtelijk apparaat. Een week later is dit voorstel, "Voorsorteren op de toekomst", aan de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie gepresenteerd. Vanwege de grote veranderingen voor de organisatie die hieruit op relatief korte termijn zullen volgen, zien wij voorlopig af van dit onderwerp. In plaats daarvan selecteren wij het onderwerp dat als eerste reserve gescoord had: inkoop bij lokale bedrijven Inkoop bij lokale bedrijven Dit onderwerp is aangedragen door twee raadsfracties. De rekenkamercommissie ziet aanleiding voor dit onderwerp, omdat meerdere lokale, kleinere ondernemers klagen dat zij geen kans maken bij inkoop door de gemeente Coevorden. De gemeente is gebonden aan Europese, nationale en eigen regels op het gebied van inkoop en aanbesteding. Dit levert de lokale ondernemer enerzijds problemen op, omdat hij daardoor, afhankelijk van de hoogte van het inkoopbedrag, de concurrentie aan moet gaan met heel Nederland of zelfs heel Europa. Bovendien stellen de nationale en Europese aanbestedingsregels (juridische) eisen, waaraan een kleine ondernemer amper kan voldoen. Anderzijds biedt deze wetgeving ook kansen: boven vastgelegde drempelwaarden ( bij 'leveringen en diensten', bij 'werken') is de gemeente verplicht om openbaar aan te besteden. Elke ondernemer kan daarop een offerte uitbrengen. Daarnaast is het de vraag, in hoeverre de gemeente lokale ondernemers in haar inkoop betrekt. Spreidt zij haar inkoop over de lokale ondernemers, door bijvoorbeeld bij onderhandse aanbesteding ook offertes buiten de kring van vaste leveranciers op te vragen? Wij willen dit onderzoek in samenwerking met de Rekenkamercommissie Hardenberg uitvoeren, die zeer binnenkort met een breed onderzoek naar de gemeentelijke inkoop start. In 2007 hebben wij het Coevorder inkoop- en aanbestedingsbeleid onderzocht. In 2010 hebben wij bovendien in een 'nazorgrapport' onderzocht, in hoeverre de overgenomen aanbevelingen uit dit onderzoek tot verbetering op dit beleidsterrein hebben geleid. 1 Er is dan ook geen aanleiding om opnieuw de gehele gemeentelijke inkoop te onderzoeken. Wij voeren daarom alleen het aspect van de lokale inkoop gezamenlijk met Hardenberg uit. 1 Rekenkamercommissie Coevorden: Veel wel, een deel nog niet. Uitvoering van raadsbesluiten over rekenkamerrapporten (Coevorden, 2010) 3

4 Hoofdvraag: In hoeverre slaagt de gemeente erin om lokaal en regionaal in te kopen? Deelvragen: 1. Welk beleid heeft de gemeente om haar inkoop bij lokale en regionale ondernemers te bevorderen? 2. Hoe is de verhouding (kwantitatief en kwalitatief) tussen inkoop bij het bedrijfsleven in de gemeente, de regio en elders? 3. Waaruit blijkt of, en zo ja hoe, het lokale bedrijfsleven in de praktijk de kans krijgt om mee te dingen naar gemeentelijke inkoopopdrachten? Delegatiebesluit Dit onderwerp is voorgedragen door een raadsfractie, die zich afvraagt af of de raad in zijn delegatiebesluit te veel bevoegdheden aan het college overgedragen heeft. De aanleiding hiervoor is dat het voorgekomen is dat de raad zich anders had willen opstellen dan het college in kwesties waarvoor de raad zelf de bevoegdheid aan het college overgedragen had. Een voorbeeld hiervan is de aanvankelijke vergunningverlening voor de bioinstallatie aan De Drift in Dalen. De raadsverordening met het delegatiebesluit stamt uit De raad zou daarom kunnen evalueren, in hoeverre zijn inzichten gewijzigd zijn en hij de bestaande verordening wil aanpassen. Om de raad hierin te ondersteunen, wil de rekenkamercommissie een feitenoverzicht voorbereiden en vervolgens in een themabijeenkomst in december 2012 met de raad in discussie gaan. De werktitel voor deze bijeenkomst is: "De Smal(l)e marges van de democratie". Hoofdvraag: In hoeverre voldoet het delegatiebesluit nog aan de wensen van de raad? Leegstandsbeleid Leegstaande woningen en bedrijfspanden leiden tot verpaupering en dus tot ergernis bij burgers, bedrijven en bezoekers van de gemeente Coevorden. Leegstand maakt daarom de gemeente minder aantrekkelijk voor toeristen, winkelend publiek en mensen die zich op de woningmarkt in de gemeente oriënteren. Bovendien leidt leegstand tot kosten: inkomstenverlies voor de eigenaar, gederfde belastinginkomsten voor de gemeente en politie- en brandweerinzet vanwege inbraak, vernieling en brandstichting. Uit het Jaarverslag 2010 van woningcorporatie Domesta blijkt dat het aantal leegstaande woningen in Coevorden relatief hoog is. Van Domesta's woningbestand stonden in 2010 in totaal 53 woningen leeg in Coevorden, tegen 36 in Emmen en 25 in Hoogeveen. 2 Dit betekent dat in Coevorden ongeveer 2% van alle Domesta-woningen leegstaat, tegen 2 Domesta: Jaarverslag ( mei 2011), p.11, 14. 4

5 ongeveer 1% in Emmen en Hoogeveen. Uit de leegstandcijfers van het CBS blijkt overigens geen speciaal probleem voor Coevorden. Wel blijkt uit cijfers van het CBS dat de bevolkingskrimp in de gemeente Coevorden al is begonnen en dat in de komende jaren het aantal inwoners vermoedelijk licht zal gaan dalen. Dit maakt de oplossing van het leegstandsprobleem moeilijker: de gemeente kan er niet meer 'uitgroeien'. Tot slot is de gemeente met de nieuwe leegstandswet verantwoordelijk geworden voor de bestrijding van leegstand. Dit roept de vraag op, in hoeverre de gemeente goed gebruik maakt van haar bevoegdheden. Hoofdvraag: In hoeverre voert de gemeente Coevorden een effectief beleid om leegstand te bestrijden? Deelvragen: 1. Wat is het gemeentelijke leegstandsbeleid en welke mogelijkheden biedt landelijke wetgeving? 2. Hoe groot is de leegstand in woningen en bedrijfspanden in verleden, heden en naar verwachting in de toekomst? 3. Hoe is de leegstand over de kernen en de wijken verdeeld in verleden, heden en naar verwachting in de toekomst? 4. Hoe verhoudt zich de leegstand tot de ruimte om bij te bouwen binnen de bestaande bestemmingsplannen en de plannen in ontwikkeling? 5. In hoeverre werkt de gemeente Coevorden doeltreffend samen met eigenaren om leegstand te bestrijden? 6. In hoeverre voert de gemeente Coevorden haar beleid doeltreffend uit? 2 Planning en begroting 2.1 Planning De geplande doorlooptijden voor onze publicaties staan in onderstaande tabel. Het onderzoek naar het Projectmanagement van grote projecten was al aangekondigd in het Jaarplan Daarbij hadden wij al vermeld dit - omvangrijke - onderzoek in de laatste maanden van 2011 op te willen starten met een vooronderzoek, waarna het eigenlijke onderzoek tot in 2012 zou lopen. Op dit moment voeren wij dit vooronderzoek uit Rapport uitvoering jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Lokale inkoop 1/2-1/2 Projectmanagement zelf Jaarverslag RKC 2011 zelf Delegatiebesluit zelf Jaarplan 2013 zelf Leegstandsbeleid* uitbesteed *met uitloop naar

6 2.2 Begroting Salarissen* Vergoedingen externe leden Onderzoek door RKC-leden Uitbesteed onderzoek Overige kosten Totaal generaal *Incl. kosten voor zelf uit te voeren onderzoek door de secretaris-onderzoeker. In lijn met Rekenkamerbrief 5, over de bezuinigingen op ons budget, zullen wij ook in 2012 onderzoek in eigen beheer te doen. Wij zullen daarom het onderzoek naar het delegatiebesluit volledig in eigen beheer uitvoeren. In het Jaarplan 2011 hadden wij aangekondigd, het onderzoek naar het gemeentelijke projectmanagement van grote projecten voor de helft in eigen beheer uit te voeren. Inmiddels hebben wij besloten, het geheel in eigen beheer uit te voeren. Bij het onderzoek naar de lokale inkoop willen wij ons eerst oriënteren op de omvang ervan in verhouding tot ons tijdsbudget. Afhankelijk hiervan zullen wij het geheel in eigen beheer uitvoeren, of ook voor de helft uitbesteden en voor de helft in eigen beheer uitvoeren. Alleen het onderzoek naar leegstandsbeleid willen wij grotendeels uitbesteden aan een extern onderzoeksbureau. Hoogachtend, De Rekenkamercommissie Coevorden A.J.M. Smale, voorzitter C.C.: College van B&W Ambtelijke organisatie 6