RKC Medemblik Opmeer

Transcriptie

1 Notitie Opzet kort onderzoek Rekenkamerbrief: Reserves, voorzieningen en begrotingsramingen 25 mei 2016 Rekenkamercommissie Medemblik - Opmeer 1

2 Inhoudsopgave 1 Aanleiding onderzoek 3 2 Doelstelling en afbakening 3 3 Probleemstelling en onderzoeksvragen 4 4 Interactie met gemeenteraad 5 5 Aanpak en normen 5 6 Onderzoeksmethoden 5 7 Organisatie, planning en procedure 6 2

3 1 Aanleiding onderzoek RKC Medemblik Opmeer Bij de actualisatie van de groslijst begin 2016 zijn er vanuit de gemeenteraad van Opmeer twee onderwerpen naar voren gebracht in relatie tot de begroting: 1. nut en noodzaak van reserves en voorzieningen (onderbouwing, vergelijking met andere gemeenten); 2. realisme van begrotingsramingen in relatie tot jaarlijkse overschotten in de rekening. Deze vragen zijn niet rechtstreeks gekoppeld aan specifieke beleidsvelden. De RKC zal daarom niet een uitgebreid onderzoek doen naar toepassing van specifieke reserves, voorzieningen en begrotingsramingen in Opmeer. Het is wel zinvol voor de raad om goed inzicht te krijgen in de achtergronden van deze onderwerpen, zodat de raad nog beter in staat is om het budgetrecht uit te kunnen voeren. Daarom gaan we deze onderwerpen gezamenlijk behandelen en hierover rapporteren in de vorm van een Rekenkamerbrief. Het onderwerp voldoet aan de criteria van de RKC: 1. het onderwerp draagt risico s van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid en/of onrechtmatigheid in zich; 2. er is sprake van een maatschappelijk, bestuurlijk, organisatorisch en/of financieel belang; 3. het onderzoek heeft een toegevoegde waarde; 4. de onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige wijze te beantwoorden (in dit geval gaat het vooral om het informeren van de raad over deze onderwerpen); 5. het onderzoek moet kunnen leiden tot concrete verbeteringen en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie (in dit geval vooral op de raad gericht). 2 Doelstelling en afbakening De doelstelling van dit korte onderzoek is: de gemeenteraad van Opmeer inzicht geven in de betekenis van reserves, voorzieningen en begrotingsramingen, zodat de raad hier beter grip op krijgt bij de behandeling van PC 1 -documenten en opdat de raad het budgetrecht goed invulling kan geven. We kijken hierbij specifiek naar de informatiewaarde van de PC-documenten voor de raad en de organisatie van het proces van behandeling in Opmeer. Het onderstaande citaat is van de Eindhovense wethouder Staf Depla bij het aanbieden van zijn onderzoeksrapport naar de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording: Elke inwoner moet in de begroting en de jaarrekening kunnen terugvinden waaraan de gemeente zijn geld besteedt. Maar in de praktijk zijn de gemeentefinanciën nu nog vaak het werkterrein van specialisten. Dat moet anders, want daarvoor zijn de gemeentefinanciën te belangrijk. Raadsleden moeten de financiële kaders stellen. Deze visie is voor de RKC ook leidend bij dit onderzoek. Het budgetrecht van de raad nemen we hierbij als uitgangspunt. Kan het budgetrecht goed uitgevoerd worden en wordt dit ook goed uitgevoerd? De focus voor dit korte onderzoek is in overleg met een delegatie van raadsleden op 10 mei 2016 nader bepaald. Specifieke punten van aandacht om dit korte onderzoek op te richten, zijn: 1 Planning en Control 3

4 1. De informatiewaarde van de PC-documenten specifiek ten aanzien van reserves, voorzieningen en begrotingsramingen gericht op uitvoering van het budgetrecht door de raad; 2. Vergelijking van Opmeer met andere gemeenten op het punt van omgaan met reserves, voorzieningen en begrotingsramingen; 3. Mogelijkheden voor verbetering van de informatiewaarde van PC-documenten, zonder veel extra informatie toe te voegen. 3 Probleemstelling en onderzoeksvragen De probleemstelling luidt: wat is de informatiewaarde (nut, noodzaak, realisme) van reserves, voorzieningen en begrotingsramingen in de PC-documenten en hoe kan de raad van Opmeer hier goed op sturen? Bij het beantwoorden van deze probleemstelling zal de RKC in de eerste plaats ingaan op de algemene werkwijze en goede voorbeelden, good practices, bij gemeentelijke begrotingen. Daarnaast zullen we meer gericht kijken naar de werkwijze in Opmeer. Bij deze probleemstelling zijn de onderstaande deelvragen geformuleerd. Onderdeel 1. Algemene werkwijze en good practices Formele werkwijze: Wat is de (formele) rol van de raad bij de behandeling van de begroting en specifiek ten aanzien van reserves, voorzieningen en begrotingsramingen? Wat is het doel van reserves en voorzieningen in de begroting? Wat is de betekenis van begrotingsramingen in een situatie met jaarlijkse overschotten op de jaarrekening? Goede voorbeelden: Hoe wordt er met reserves, voorzieningen en begrotingsramingen bij verschillende gemeenten omgegaan? Wat zijn good practices? Hoe kan de informatie toegankelijk gemaakt worden voor raadsleden (en mogelijk ook voor inwoners)? (Wijze van presenteren: bijvoorbeeld visualiseren, digitaal beschikbaar maken etc.) Onderdeel 2. Hoe is de werkwijze in Opmeer? Reserves en voorzieningen in Opmeer Hoe worden reserves en voorzieningen in de begroting van Opmeer toegepast? Zijn de doelen hiervan voor de raad inzichtelijk? Worden reserves en voorzieningen in Opmeer zichtbaar voor de raad onderbouwd? Welke informatie heeft de raad om afwegingen te maken bij reserves en voorzieningen? (Kijk naar vorm, toegankelijkheid) Begrotingsramingen in Opmeer Heeft de raad inzicht in aannames die worden gemaakt bij de begrotingsramingen? (Hoe goed kloppen de ramingen?) Welke informatie heeft de raad om afwegingen te maken bij begrotingsramingen? (Kijk naar vorm, toegankelijkheid) Hoe werkt de realisatie in het lopende jaar door in de bijstelling van de begroting van volgende jaren? Aanbevelingen Zijn er mogelijkheden in de presentatie en in het proces om de PC-documenten compacter en inzichtelijker te maken? 4

5 4 Interactie met gemeenteraad RKC Medemblik Opmeer De RKC heeft op 10 mei 2016 overleg gevoerd met een delegatie van de gemeenteraad om het onderwerp van dit korte onderzoek af te bakenen en te richten op vragen vanuit de raad (zie onderdeel 2). Bij de afronding van het onderzoek zal een concept versie van de rapportage, in de vorm van een Rekenkamerbrief, met een delegatie van de raad worden besproken. Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek, zullen we de mogelijkheid overwegen om over het onderwerp een workshop met raadsleden te organiseren (vóór de begrotingsbehandeling). 5 Aanpak en normen Dit onderzoek heeft een informerend karakter en is er vooral op gericht om de raad beter inzicht te geven in PC-documenten. Wij werken daarom niet met een uitgebreid normenkader. Vanuit algemene kennis over gemeentelijke begrotingen (onderdeel 1), zullen we kijken naar de situatie in Opmeer op basis van stukken die voor de raad beschikbaar zijn (onderdeel 2). We gebruiken de volgende specifieke bronnen, eventueel aangevuld met relevante stukken die we tijdens het onderzoek aantreffen: Onderdeel 1 Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wijzigingsbesluit Besluit Begroting en Verantwoording Informatie van andere gemeenten Rapporten van andere rekenkamers Onderdeel 2 Begroting gemeente Opmeer Jaarstukken gemeente Opmeer Kadernota gemeente Opmeer Financiële verordening gemeente Opmeer Nota reserves & voorzieningen van de gemeente Opmeer Raadsbesluiten en raadsvoorstellen Raadsverslagen van begrotingsbehandelingen 6 Onderzoeksmethoden De belangrijkste onderzoeksmethode voor zowel onderdeel 1 als 2 is de documentenstudie: Literatuur, wetgeving; Voorbeelden andere gemeenten; Gemeentelijke documenten/beleidsstukken. 5

6 Dit zullen we aanvullen met een beperkt aantal interviews met intern betrokkenen om een compleet overzicht te krijgen van de documenten die aan de raad zijn verstrekt. Hierbij is gelegenheid om een korte toelichting te geven. Het betreft: 1 à 2 interviews met de contactpersoon / betrokken ambtenaren. We verwijzen verder naar de volgende paragraaf voor het bespreken van het rapport in o.a. ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. 7 Organisatie, planning en procedure De RKC heeft ervoor gekozen dit onderwerp zelf uit de voeren. We hanteren de gebruikelijke taakverdeling bij het uitvoeren van dit onderzoek: literatuur- en documentenonderzoek gezamenlijk, interviews in tweetallen en een rolverdeling bij het schrijven van de rapportage en de andere onderzoeksactiviteiten. We voeren het onderzoek uit voor de gemeente Opmeer. We zullen voor dit onderwerp geen afzonderlijk onderzoek uitvoeren voor de gemeente Medemblik. De openbare onderzoeksresultaten zullen wel ter beschikking gesteld worden aan de gemeente Medemblik. Het bestuurlijk en ambtelijk wederhoor voor de gemeente Opmeer wordt georganiseerd conform het onderzoeksprotocol van 4 juli De eindrapportage zal beschikbaar zijn voor de raad vóór de behandeling van de begroting in het najaar van Voorlopige planning April/mei: uitwerking onderzoeksopzet en afbakening met delegatie van de raad. Mei: vaststellen onderzoeksopzet en toezending ter informatie aan de raad. Start documentenstudie. Juni/juli: vervolg documentenstudie, interview contactpersoon en opstelling eerste concept rapport (voor redactie). Augustus: ambtelijk wederhoor (gereed 20 aug.). September: bespreking met delegatie van de raad en bestuurlijk wederhoor (gereed 15 sept.) Oktober: eindrapportage beschikbaar voor de raad. De omvang van dit onderzoek is geraamd op uur. Dit onderzoeksonderwerp valt onder het aandachtsveld Financiën. Dit betreft de portefeuille van wethouder R. Heijtink. De contactpersoon voor dit onderzoek is mevrouw A. van der Velden. Wat betreft de overige procedures verwijzen we naar het onderzoeksprotocol van 4 juli