Rekenkamercommissie Deventer

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Deventer Jaarverslag 2007

2 Voorwoord De Rekenkamercommissie Deventer biedt u hierbij, onder verwijzing naar het wettelijke voorschrift daartoe en artikel 17 van haar Reglement van Orde, graag haar derde jaarverslag aan. Zoals te doen gebruikelijk leggen wij in dit jaarverslag verantwoording af over onze werkzaamheden en activiteiten in het afgelopen jaar. De ontwikkelingen rondom de rekenkamerfunctie zijn, twee jaar nadat deze formeel verplicht is gesteld, nog altijd in volle omvang aanwezig. Landelijk vinden discussies plaats over de toegevoegde waarde van rekenkameronderzoeken, de meest wenselijke samenstelling van de functie (extern, raadsleden of gemengd) en de bevoegdheden die een rekenkamer(commissie) al dan niet zou (moeten) hebben. De Rekenkamercommissie Deventer volgt deze discussies met belangstelling. Het houdt de commissie ook scherp op haar eigen functioneren. Het vergroten van de naamsbekendheid van de Rekenkamercommissie onder de inwoners van Deventer blijft een punt van aandacht. Ondanks haar onafhankelijkheid wil de commissie haar functie niet afstandelijk en/of onzichtbaar vervullen. Afgelopen jaar is daartoe geëxperimenteerd met het inventariseren van onderwerpen voor onderzoek via een telefonische enquête onder de inwoners. Ook in de toekomst blijven wij burgers, maar ook gemeenteraadsfracties en individuele raadsleden, in de gelegenheid stellen om suggesties te doen voor nieuw onderzoek. Daarnaast kan een ieder kennis nemen van de onderzoeksresultaten. Dit jaarverslag is in eerste instantie bedoeld voor de gemeenteraadsleden van Deventer. Daarnaast wordt het toegezonden aan het College van Burgemeester en Wethouders en wordt het op de website van de gemeente geplaatst. Voor meer informatie over de rekenkamercommissie wordt verwezen naar de gemeentelijke website ( Hier vindt u onder andere algemene informatie omtrent de rekenkamercommissie en wordt melding gemaakt van lopende onderzoeken. Ook de rapporten van afgeronde onderzoeken treft u daar aan. Deventer, februari 2008 P.H. de Jong voorzitter

3 1. Inleiding De gemeente Deventer kent een rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81, lid o van de Gemeentewet. De taak van de Rekenkamercommissie is om onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en beheer, alsmede naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Worden de doelen van het (gemeentelijk) beleid bereikt? Zijn de voorbereidingen en uitvoering van dat beleid efficiënt verlopen en met welke aanbevelingen kan de doeltreffendheid van het beleid worden vergroot? Dat zijn vragen waarmee de Rekenkamercommissie zich bezig houdt en waarvoor zij onderzoek doet om die te kunnen beantwoorden. De rekenkamercommissie legt daarbij vooral het accent op onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De rechtmatigheid wordt voor een groot deel afgedekt door de interne controle en het jaarlijks onderzoek door de accountant. Wanneer de commissie het nodig acht zal ze echter ook de rechtmatigheid in haar onderzoeken betrekken. Met de onderzoeken beoogt de Rekenkamercommissie de raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende taak. Het uitgangspunt is dat de Rekenkamercommissie minimaal twee onderzoeken per jaar uitvoert. 2. Samenstelling De samenstelling van de Rekenkamercommissie is ook in 2007 ongewijzigd gebleven. De commissie bestaat uit vijf leden (drie raadsleden en twee niet-raadsleden) en een voorzitter en wordt (vanuit de griffie) ondersteund door een ambtelijke secretaris. In 2006 bestond de rekenkamer uit: Dhr. P.H de Jong (voorzitter-extern) Dhr. W. de Jong (plv. voorzitter-raadslid) Dhr. B. Rolloos (raadslid) Dhr. J. Goejer (raadslid) Mw. A.G.J. van den Nieuwboer (lijstopvolger) Dhr. B. Eindhoven (lijstopvolger) Het secretariaat wordt vanuit de griffie verzorgd door J.E. Nijkamp. De benoemingsduur van de leden is gelijk aan de raadsperiode; de voorzitter is benoemd voor zes jaar en zijn benoeming eindigt op 1 januari Werkwijze De werkwijze van de Rekenkamercommissie is verankerd in de wet en de verordening op de Rekenkamercommissie. In het Reglement van Orde is de werkwijze van de rekenkamercommissie nader uitgewerkt. Het Reglement gaat vooral in op de voorbereiding van vergaderingen, de werkwijze tijdens vergaderingen, de uitvoering van een onderzoek en de communicatie naar buiten. Ook in 2007 heeft de commissie niet gewerkt met een onderzoeksprogramma. Aan de hand van een groslijst die continue wordt geactualiseerd, wordt bepaald naar welk onderwerp de commissie onderzoek wil doen. 4. Overleg en afstemming Vergaderingen In de regel vergadert de rekenkamercommissie éénmaal per maand. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een beknopt en zakelijk verslag gemaakt in de vorm van een besluiten- en afsprakenlijst. In 2007 is de rekenkamercommissie tien maal in vergadering bijeen geweest. Daarnaast is er incidenteel overleg geweest tussen voorzitter (en secretaris) en medewerkers uit de ambtelijke organisatie (concerncontroller).

4 5. Onderzoeken De rekenkamercommissie is onafhankelijk en bepaalt zelf naar welke onderwerpen zij onderzoek wil doen. Wel laat de commissie haar voeden bij de keuze voor een onderwerp. De fracties in de gemeenteraad worden immers gevraagd om suggesties voor onderwerpen aan te dragen en via de gemeentelijke website is er een continue uitnodiging aan burgers om ideeën in te brengen. Burgers hebben in 2007 geen gebruik gemaakt van die laatstgenoemde mogelijkheid. Om te proberen om de burgers toch meer bij de Rekenkamercommissie te betrekken, is in 2007 wel een telefonische enquête gehouden. Inwoners van Deventer is gevraagd om onderwerpen te noemen die de Rekenkamercommissie zou kunnen onderzoeken. Dit leverde een veelvoud op aan onderwerpen; helaas veelal terminologie en weinig concreet. Er was een aantal thema s uit te halen maar niet meer dan dat. Bij een herhaling van een peiling onder burgers zal er sprake dienen te zijn van een meer concrete vraagstelling. Toen de in 2006 gestarte onderzoeken nagenoeg waren afgerond, is bij de fracties geïnventariseerd welke onderwerpen zij graag onderzocht willen hebben door de Rekenkamercommissie. De volgende onderwerpen zijn ingebracht door de fracties: 1) Reïntegratiegelden; 2) Uitgaven aan de wijkaanpak; 3) Parkeren; 4) Doeltreffendheid beleid van duurzaam materiaalgebruik; 5) Cultuurbeleid; 6) Herstructurering; 7) Afval Vanuit de Rekenkamercommissie zelf zijn de onderwerpen nulmeting Publieke Dienstverlening, Wilhelminabrug en nieuwbouw stadskantoor toegevoegd aan de groslijst. In het Reglement van Orde is opgenomen hoe de commissie komt tot de keuze van een onderzoek en hoe zij daarbij te werk gaat. Het in onderzoek te nemen onderwerp wordt op basis van de volgende criteria bepaald: Maatschappelijk belang Complexiteit Financieel belang Twijfels over doeltreffendheid Twijfels over doelmatigheid Twijfels over rechtmatigheid Nieuw/toegevoegde waarde voor de raad Praktische uitvoerbaarheid Elk criterium krijgt een score en van de onderwerpen met de hoogste score wordt een concept onderzoeksopzet opgesteld. Aan de hand van de concept onderzoeksopzet en een verkennend gesprek met de betrokken ambtenaar wordt vervolgens definitief bepaald of er een onderzoek zal gaan plaatsvinden. In het jaarverslag 2006 is ingegaan op de in dat jaar gestarte onderzoeken naar Bouwclaims, Inkoop/aanbesteding en Verbonden Partijen. De rapporten van de genoemde onderzoeken zijn besproken in de Politieke Markten van 9 en 23 mei Wat betreft het onderzoek naar Bouwclaims en Inkoop/aanbesteding heeft het College de door de Rekenkamercommissie gedane aanbevelingen overgenomen. Het rapport over Verbonden Partijen is besproken in de Politieke Markt; het College heeft echter nog niet over alle genoemde aanbevelingen gerapporteerd hoe zij daarmee denkt om te gaan. Medio 2007 heeft de commissie besloten om een pré-audit (vooronderzoek) uit te voeren naar de nieuwbouw van het stadskantoor en onderzoek te doen naar het functioneren van de Jeugdzorgketen. Ook Publieke Dienstverlening was een onderwerp waarvan serieus werd overwogen onderzoek naar te doen. Toen de Stichting De Lokale Rekenkamer op ongeveer hetzelfde moment met het initiatief kwam van een DoeMee onderzoek (een onderzoek waaraan meerdere gemeenten tegelijk meedoen) naar Digitale Dienstverlening is besloten om daarbij aan te sluiten. Hieronder wordt nader op de drie onderzoeken ingegaan. Onderzoek nieuwbouw stadskantoor

5 Dit betrof een bijzonder onderzoek, nl. een ex-ante onderzoek. De Rekenkamercommissie heeft zich daarbij afgevraagd of en op welke manier zij de Raad ondersteuning kan bieden bij de kaderstellende en controlerende rol van het project nieuwbouw stadskantoor. De kern van de vraagstelling was hoe de controle op het proces is gewaarborgd en of die waarborg voldoende is. Om de Raad te kunnen outilleren heeft de RKC met ondersteuning van Deloitte een zgn. Risk Assessment Tool (RAT) opgesteld. Het RAT is een vragenlijst waarmee de risicogebieden van een project in kaart worden gebracht. Het is daarmee een instrument (voor de Raad) om voorafgaand aan de besluitvorming essentiële informatie te verzamelen over een project. Het RAT kan naast het project nieuwbouw stadskantoor ook worden toegepast op andere grote projecten. Onderzoek Functioneren jeugdzorgketen Bij het onderzoek naar het functioneren van de jeugdzorgketen is de RKC staat de vraag centraal in welke mate de betreffende actoren in de keten doelmatig en doeltreffend samenwerken waardoor een optimaal resultaat van de keten wordt bereikt zonder overschrijding van de (wettelijke) zorgnormen, het verstoken blijven van hulp of de verkeerde zorg krijgen, met name maar niet alleen- vanuit lokaal oogpunt. De Raad dient daarbij helder te krijgen of, vanuit lokaal oogpunt, de keten tussen het lokale, (Deventer) jeugdbeleid en de provinciaal georganiseerde jeugdzorg op een doelmatige en doeltreffende manier functioneert en krijgt handvatten aangereikt om eventuele bestaande problemen adequaat te kunnen aanpakken of oplossen. Het onderzoek richt zich op de invulling van de gemeentelijke functies op het terrein van opvoed-, opgroei- en gezinsondersteuning geschakeld aan de jeugdzorg en aan het functioneren van de lokale zorgketen m.b.t. opvoed-, opgroei- en gezinsondersteuning Voor de uitvoering van dit onderzoek is een aantal offertes ontvangen. Met 3 inschrijvers is een gesprek gevoerd. Uiteindelijk is ervoor gekozen om het onderzoek te laten uitvoeren door B&A-groep. Het concept onderzoeksrapport wordt in de loop van maart 2008 verwacht. Onderzoek Digitale Dienstverlening Het onderzoek naar Digitale Dienstverlening is een zgn. DoeMee onderzoek. Dat is een onderzoek uitgevoerd door St. De Lokale Rekenkamer waaraan meerdere gemeenten meedoen. Enerzijds wordt de Digitale Dienstverlening in de eigen gemeente onderzocht anderzijds ontstaat er een soort benchmark omdat de resultaten uit de eigen gemeente afgezet kunnen worden tegen die van de andere deelnemende gemeenten. Doelstelling van het onderzoek is het toetsen van de kwaliteit van de digitale dienstverlening en de inbedding ervan in de gemeentelijke organisatie. Dit teneinde aanbevelingen te doen om de digitale dienstverlening in overeenstemming te brengen met de ambities van de raad (en minimale landelijke normen). De centrale vraagstelling is wat is de omvang, kwaliteit en inbedding in de organisatie van de digitale dienstverlening in de gemeente Deventer, en welke ambities heeft de raad op dit terrein? Het onderzoek is uitgevoerd in de periode oktober 2007-januari Overige activiteiten De Rekenkamercommissie Deventer is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft een eigen website ( Ook via deze website zijn de rapporten van de rekenkamercommissie Deventer toegankelijk. De NVRR werkt landelijk met een aantal netwerken (Kringen) waarin praktische kennis en ervaring worden uitgewisseld. Zo is er onder andere een Secretaressen Kring, Juridische kring en een Onderzoek Kring. De secretaris van Deventer maakt deel uit van de Secretaressen Kring. Drie à vier keer per jaar is er een bijeenkomst. Daarnaast is er een NVRR Kring Overijssel waarvan de bij de NVRR aangesloten rekenkamer(commissies) in Overijssel deel uitmaken. Periodiek worden er Kringbijeenkomsten georganiseerd voor alleen de voorzitters of voor alle leden. Binnen de stedendriehoek (Apeldoorn, Zutphen en Deventer) onderhoudt de secretaris van de Rekenkamercommissie Deventer met hetzelfde doel contacten. 7. Financieel

6 Het budget van de rekenkamercommissie bedraagt structureel Daarnaast is er vanuit 2006 incidenteel een budget overgeheveld van ongeveer Het budget in 2007 bedroeg daarmee Uit onderstaande tabel blijkt dat in 2007 een bedrag van ruim is besteed. In 2007 zijn uitgaven gedaan voor onderzoekskosten, lidmaatschap NVRR en congressen en onkostenvergoeding voor de voorzitter en de leden die geen raadslid zijn. Hieronder is een gespecificeerd overzicht opgenomen van de uitgaven in 2007: Vacatiegelden voorzitter/leden Onderzoekskosten Abonnementen/congressen 500 Totaal (afgerond) Aangezien er sinds de instelling van de Rekenkamercommissie sprake is geweest van onderuitputting zal worden voorgesteld om het restant budget over 2007 (ca ) terug te laten vloeien in het rekeningresultaat 2007.