Voorstel : Planning en control kalender Vergadering Algemeen Bestuur d.d.: 19 maart Agendapunt : 5.a. Vertrouwelijk : Nee

Transcriptie

1 Voorstel : Vergadering Algemeen Bestuur d.d.: 19 maart 2015 Agendapunt : 5.a Vertrouwelijk : Nee Aan het Algemeen Bestuur, Voor een adequate sturing en beheersing van de activiteiten van de ODZOB is een heldere planning en control kalender essentieel. M.n. in de Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost Brabant 2013 wordt gerefereerd aan diverse elementen van de planning en control kalender. Formeel bestaat deze kalender uit de volgende elementen: Kadernota; Programmabegroting; Een tweetal tussentijdse rapportages betreffende realisatie versus begroting; Eventuele begrotingswijzigingen naar aanleiding van deze tussentijdse rapportages Jaarrekening Daarnaast kent de organisatie intern natuurlijk meerdere rapportage momenten. Ook de afstemming met de diverse deelnemers over de voortgang van de opgedragen werkzaamheden vindt frequenter plaats. Dit valt echter buiten het bestek van de P&C kalender Om de verwachtingen van de diverse betrokkenen op elkaar af te stemmen worden in de P&C kalender 2015 de diverse elementen, die in 2015 achtereenvolgens aan de orde zullen komen in de tijd geplaatst. M.b.t. de onderlinge afstemming wordt verder opgemerkt dat de directie van de ODZOB op 13 januari met een delegatie van het OGP gesproken over betere afstemming tussen deelnemers en ODZOB als het gaat om de bestuurlijke besluitvorming. Daarin is afgesproken dat elk document dat via DB aan het AB wordt aangeboden ter vaststelling, in het voortraject voor afstemming wordt voorgelegd aan het voltallige OGP. Dat betekent dat Kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en het jaarverslag aan het OGP worden voorgelegd voor afstemming. Dit is in de onderhavige planning verwerkt. Z.18158/D Pagina 1 van 6 19 maart 2015

2 Wij stellen u voor kennis te nemen van de planning en control kalender 2015 Eindhoven, 26 februari 2015 Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, W.J.F. van der Rijt - van der Kruis voorzitter H.C. Noppen secretaris Z.18158/D Pagina 2 van 6 19 maart 2015

3 Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant d.d. 26 februari 2015; nee BESLUIT Kennis te nemen van de planning en control kalender 2015 Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost- Brabant 19 maart 2015, W.J.F. van der Rijt - van der Kruis voorzitter H.C. Noppen secretaris Z.18158/D Pagina 3 van 6 19 maart 2015

4 I. Bijlage: = Dagelijks bestuur (DB) = Algemeen Bestuur (AB) = Gemeenteraden en Provinciale Staten van de deelnemers in de ODZOB Datum/vergadering Kadernota/begroting Tussentijdse rapportages/controles Jaarrekening Week van 9 februari Afstemming ontwerpbegroting (stukken verzenden uiterlijk 5 februari) 2016 Directie- OGP. Afstemming ontwerpbegroting 2016 met Portefeuillehouder Financiën DB 22 januari Bespreking Directie, Portefeuillehouder financiën en accountant aangaande managementletter interimcontrole DB 26 februari Behandelen ontwerpbegroting 2016 Behandeling eerste uitkomsten (stukken verzenden 18 feb) jaarrekening 2014 ter verzending aan deelnemers 27 februari Verzending voorlopig resultaat en status Eigen Vermogen naar deelnemers 5 maart Verzending ontwerpbegroting 2016 aan raden en staten van deelnemers met verzoek om uiterlijk 15 mei 2015 zienswijzen in te dienen Week 9 maart Afstemmen concept jaarrekening met (stukken verzenden uiterlijk 5 Portefeuillehouder Financiën Z.18158/D Pagina 4 van 6 19 maart 2015

5 maart) Afstemmen concept jaarrekening met OGP AB 19 maart 25 maart Bespreking eerste bevindingen Accountant met Controller en Directeur Bedrijfsvoering DB 26 maart Managementletter n.a.v. (stukken verzenden 18 maart) interimcontrole accountant ter info n.n.b: uiterlijk 8 mei Bespreking definitieve bevindingen accountant met Portefeuillehouder Financiën, Directie en Controller n.n.b: uiterlijk 15 mei Bespreking bevindingen accountant in auditcommittee Week 18 mei Afstemmen concept Berap met OGP (stukken verzenden uiterlijk 13 mei) Uiterlijk 20 mei DB 4 juni (stukken verzenden 27 mei) Afstemmen concept Berap met Portefeuillehouder Zienswijzen van raden en staten op ontwerp-begroting 2016 Behandelen reactienota begroting Behandelen bestuursrapportage 1 Behandeling concept jaarrekening 2016 en vaststellen eventuele (cijfers t/m maart) 2014 wijzigingen begroting 2016 Behandeling bevindingen accountant n.a.v. jaarrekeningcontrole 11 juni verzending begroting 2016 met reactienota en evt. aanpassing naar AB AB 25 juni Vaststelling begroting 2016 Bestuursrapportage 1 ter kennisname Vaststellen jaarrekening 2014 Z.18158/D Pagina 5 van 6 19 maart 2015

6 Kennisnemen van bevindingen Accountant n.a.v. jaarrekeningcontrole en eventuele reactie van DB Kennisnemen van verslag auditcommittee DB 3 september (stuken verzenden 26 aug) AB 24 september Week 12 oktober Directie stemt concept kadernota Afstemmen bestuursrapportage 2 (stukken verzenden uiterlijk 6 oktober) DB 6 november (stukken verzenden 28 okt) 2017 af met OGP met OGP Afstemming kadernota 2017 met Afstemmen bestuursrapportage 2 Portefeuillehouder Financiën met Portefeuillehouder Financiën Behandelen Kadernota begroting Behandelen Bestuursrapportage (cijfers t/m augustus) AB 26 november Vaststellen kadernota 2017 Bestuursrapportage 2 ter kennisname DB 10 december (stukken verzenden 2 dec) Opmerking: Tussentijds kan er aanleiding zijn tot begrotingswijzigingen. Deze zullen in dan in de meest passende DB en AB vergaderingen behandeld worden. Z.18158/D Pagina 6 van 6 19 maart 2015