Verslag en besluitenlijst vergadering algemeen bestuur RVD Drenthe

Transcriptie

1 ... ', Drenthe. Verslag en besluitenlijst vergadering algemeen bestuur RVD Drenthe d.d. 28 november 2016 Aanwezig: gedeputeerde C. Bijl Wethouder H. Heijerman wethouder M. Hoogeveen wethouder FAJ Buijtelaar wethouder J. ten Kate wethouder J Otter wethouder G. Vos wethouder J de Vos burgemeester T. Baas burgemeester M.JF.J Thijsen wethouder H. Geertsma P Post JJ Vogelaar A. Boomsma Niet aanwezig wethouder H. Kosters wethouder J Huizing Provincie Drenthe Gemeente Aa en Hunze Gemeente Assen Gemeente Borger Odoorn Gemeente De Wolden Gemeente Emmen Gemeente Hoogeveen Gemeente Meppel Gemeente Midden-Drenthe Gemeente Tynaarlo Gemeente Westerveld voorzitter raad van opdrachtgevers Directeur RUD Drenthe Verslag Gemeente Noordenveld Gemeente Coevorden Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 28 november 2016,16.00 uur 1. Opening door de voorzitter De voorzitter, M. Hoogeveen, opent de openbare vergadering. Er is geen publiek aanwezig. -bericht van verhindering van: Wethouder H. Kosters, gemeente Noordenveld Wethouder J. Huizing, gemeente Coevorden De voorzitter meldt dat hij vanmiddag aanwezig is geweest bij de medewerkersbijeenkomst van de RUD Drenthe. N.a.v. de aanbeveling uit de tussenevaluatie heeft de voorzitter namens het algemeen bestuur zijn waardering richting de medewerkers uitgesproken over hun inzet en bijdrage aan de totstandkoming van de RUD Drenthe. De waardering is expliciet gemaakt in de vorm van een waardebon. 2. Ter vaststelling Vaststelling van de agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Ter kennisname Mededelingen en ingekomen 1. De gemeente Tynaarlo heeft burgemeester M.J.F.J. Thijsen aangewezen als lid van algemeen bestuur. (Artikel 6.1 GR) Voor kennisgeving aangenomen. 2. Brief Ministerie van Infrastructuur en Milieu 13 oktober 2016, aankondiging evaluatie wetvth Bijlage: brief aankondiging evaluatie wet VTH De brief wordt ter handgesteld aan de directeur voor verdere afhandeling. De directeur zal het algemeen bestuur bij bijzonderheden informeren. verslag/besluitenlijst RUD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november 2016 De Regtonale Uitvoeringsdienst fjan en voor Drenthe

2 3. conferentie griffiers 30 september 2016 Bijlage: samenvattend verslag Dit verslag wordt voor kennisgeving aangenomen. 4. Directeur RVD Drenthe Bijlage: persbericht Voor kennisgeving aangenomen. 4. Ter vaststelling Verslag en besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 11 juli 2016 Bijlage: -concept verslag en besluitenlijst ab 11 juli 2016 Conform vastgesteld. 5. Ter vaststelling Afspraak Europese Energie-Efficiency Richtlijn; richtlijn (EED) en financiën Bijlage: concept besluit Afspraak Europese Energie-Efficiency Richtlijn richtlijn (EED) en financiën Conform vastgesteld. Wethouder De Vos vraagt om een financiële onderbouwing. johan Vogelaar legt uit dat dit een verplichting is welke niet in het reguliere takenpakket zit. Het besluit wat gevraagd wordt is om de financiën die door het rijk in verband met de EED richtlijn eenmalig aan de gemeente en de provincie worden uitgekeerd ter beschikking te stellen aan de RVD middels een eenmalige extra betaling aan de RVD aan het begin van De RVD zal de leden van het algemeen bestuur een overzicht aanleveren welke bedrijven dit betreft. 6. Ter vaststelling Benoeming rvo lid en vervangend lid Bijlage: agendapunt benoeming van lid van de raad van opdrachtgevers van de RVD Drenthe Peter Post licht toe dat de rvo een rooster van aftreden kent. In het schema is Peter aan de beurt als voorzitter. Conform vastgesteld. 7. Ter vaststelling Aanbesteding accountant voor de jaarrekening 2017 tim 2019 Bijlage: agendapunt aanbesteding accountant voor de jaarrekening 2017 tim 2019 johan Vogelaar meldt dat de managementletter niet tijdig door de accountant geleverd kon worden. johan heeft de bevindingen in de mail ontvangen en licht deze toe. De definitieve managementletter zal nagezonden worden. Conform vastgesteld. 8. Ter vaststelling Kaderbriefbegroting 2018 Bijlagen: agendapunt kaderbrief en concept kaderbrief Peter Post deelt mee dat de raad van opdrachtgevers verdeeld is over de hoogte van de indexering. Er bestaat een verschillende werkwijze bij de gemeenten. Het ab gaat over tot stemming, de leden stemmen als volgt: Meppel: principieel tegen het opnemen van indexering Westerveld: tegen, wil 1 % opgenomen hebben Borger Odoorn: tegen Provincie Drenthe: akkoord met voorstel Midden-Drenthe: wil 0.9%, hanteren Aa en Hunze: akkoord met voorstel Hoogeveen: akkoord met voorstel verslag/besluitenlijst RUD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november

3 Emmen: akkoord met voorstel Assen: akkoord met voorstel De Walden: akkoord met voorstel Tynaarlo: akkoord met voorstel De gemeenten Noordenveld en Coevorden zijn niet vertegenwoordigd. Het voorstel wordt aangenomen. De voorliggende kaderbrief zal verzonden worden en tegelijkertijd zal er aan de bevoegde gezagen gevraagd worden om aan te geven of zij overwegen om hetjaarprogramma 2018 aan te passen. Afgesproken is dat de reacties vanuit de raden en staten in het ab besproken zullen worden. De kaderbriefwordt conform vastgesteld. 9. Ter kennisname Najaarsrapportage 2016 Bijlagen: agendapunt en de najaarsrapportage 2016 Extra capaciteit om het jaarprogramma 2016 te halen kan in de begroting opgevangen worden. De najaarsrapportage wordt voor kennisgeving aangenomen. 10. Ter vaststelling Uitbreiding takenpakket van de RUD Bijlage: agendapunt uitbreiding takenpakket van de RVD Wethouder De Vos vraagt ofbij de tweede bullit het woord unaniem toegevoegd kan worden. Het concept wordt gewijzigd. Verder vraagt De Vos aandacht voor de omvang van de eventuele extra taken, het moet wel passen in de bedrijfsvoering van de RVD. Met inachtneming van de genoemde wijziging wordt het voorstel vastgesteld. 11. Ter kennisname Tussentijdse evaluatie-aanbevelingen Bijlage: besluit uit het db van 26 september 2016: organisatie opstellen plan van aanpak uitwerking aanbevelingen. Peter Post licht toe dat de raad van opdrachtgevers de ambtelijk opdrachtgever voor deze werkgroepen is. De werkgroepen zullen samengevoegd worden en via de gemeentesecretarissen vindt de personele invulling van de werkgroep plaats. De ab leden zullen door de rvo gerapporteerd worden over de voortgang. 12. Ter kennisname LOS Bijlage: agendapunt en stand van zaken LOS oktober 2016 Johan Vogelaar meldt dat er in het LOS een mogelijkheid is om het archiefbeheer bij de RVD te beleggen. De provincie draagt het beheer over. De projectgroep LOS gaat samen met meerdere partijen deze mogelijkheid verkennen. Voor de kerst kunnen bevoegde gezagen aangeven of zij mee willen in deze verkenning. Dit zalook via de rvo, secretarissen en het integratieteam bekend gemaakt worden. Dit komt ter besluitvorming terug in het abo Burgemeester Thijsen is van mening dat niet aansluiten een flinke administratieve last voor zijn gemeente betekent, na het doorknippen van de verlengde kabels. Johan Vogelaar herkent het probleem; het heeft te maken met de afspraak van 100% digitaal aanleveren, er zijn bevoegde gezagen die dit kunnen, anderen hebben de vraag of er een koppeling gerealiseerd kan worden. Wethouder De Vos stelt dat de stand van zaken zoals beschreven in het document alleen vanuit het oogpunt van de LOS projectgroep is geschreven. De visie van de bevoegde gezagen komt niet tot uiting en er is ook geen input gevraagd. De medewerkers van de bevoegde gezagen herkennen de stand van zaken niet. Hierover wordt afgesproken dat bij de volgende rapportage over de stand van zaken meer aandacht zal zijn voor de stand van verslag/besluitenlijst RUD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november

4 zaken bij de bevoegde gezagen. De Vos vindt dat de oorspronkelijke uitgangspunten zijn los gelaten. Peter Post reageert daarop dat de discussie over de uitgangspunten in de ambtskring is beslecht en dat deze nu duidelijk zijn en gehanteerd worden door de pg LOS. Johan Vogelaar roept op om problemen i.v.m, de uitgangspunten rechtstreeks te melden bij de directeur van de RUO. Burgemeester Thijsen heeft het gevoel dat de efficiency van LOS alleen geldt voor de RUO, Tynaarlo zoekt naar een technische oplossing voor de aansluiting van het systeem van Tynaarlo op de RUO. Wellicht is het overdoen van het archiefbeheer een optie. 13. Ter vaststelling Productenboek 2017 Bijlage: agendapunt en productenlijst 2017 De producten zullen in het nieuwe systeem meer gespecificeerd worden, de bijgaande lijst zal dus langer worden. De lijst wordt conform vastgesteld. 14. Ter vaststelling Datumvoorstellen bestuurlijke vergaderingen in 2017 db om uur, ab om uur, in het provinciehuis: 10 april db 10 juli dh/ab 2 oktober db 11 december db/ab Rvo vergaderingen in 2017, altijd op maandag van in het provinciehuis: 30 januari 20 maart 19 juni 11 september 20 november 15. Conform vastgesteld W.v.t.t.k. Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 16. Sluiting De voorzitter sluit om uur de vergadering. Volgende vergaderingen: 10 april db 10 juli dh/ah verslag/besluitenlijst RUD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november

5 vastgestelde besluitenlijst vergadering algemeen bestuur RUD Drenthe d.d. 28 november 2016 Agenda Open Onderwerp Gevraagd besluit Opmerkingen/ communicatie punt baar BesluitAB 1 Opening -bericht van verhindering van: Wethouder H. Kosters, gemeente Noordenveld Wethouder J. Huizing, gemeente Coevorden 2. agenda Vaststelling van de agenda conform 3. Mededelingen en 1. De gemeente Tynaarlo heeft Voor kennisgeving aangenomen. ingekomen burgemeester M.J.F.J. Thijsen aangewezen als lid van algemeen bestuur. (ArtikeI6.1 GR) 2. Brief Ministerie van Infrastructuur en Milieu 13 oktober 2016, aankondiging evaluatie wet VTH Bijlage: brief aankondiging evaluatie wet VTH 3. conferentie griffiers 30 september 2016 Bijlage: samenvattend verslag 4. Directeur RVD Drenthe Bijlage: persbericht 4. Verslag en besluitenlijst vaststellen Conform van de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 11 juli Afspraak Europese Financiën die door het rijk in verband met de Conform Energie-Efficiency Richtlijn EED richtlijn eenmalig aan de gemeente en de provincie worden uitgekeerd ter beschikking te richtlijn (EED) en financiën stellen aan de RUD middels een eenmalige extra Bijlage: concept besluit betaling aan de RUD aan het begin van verslag/besluitenlijst RUD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november 2016

6 Afspraak Europese Energie- Efficiency Richtlijn richtlijn (EED) en financiën 6. Benoeming rvo lid en Mevrouw A. Pruntel te benoemen als lid van de Conform raad van opdrachtgevers. vervangend lid De heer A.A.W.M. Disch te benoemen als plaatsvervangend lid van de raad van opdrachtgevers 7. Aanbesteding accountant Overgaan tot een nieuwe aanbesteding voor de Conform voor de jaarrekening 2017 jaarrekeningcontrole tim Kaderbrief begroting 2018 In te stemmen met de kaderbrief 2018 Conform verzending naar colleges tbv van de raden en staten 9. Najaarsrapportage 2016 Kennisnemen van de najaarsrapportage 2016 Voor kennisgeving aangenomen colleges 10. Uitbreiding takenpakket -Grote en verplichtende uitbreiding van het Conform van derud takenpakket van de RUD bestuurlijk agenderen Toevoeging woord unaniem bij tweede bullit. na invoering van de omgevingswet en evaluatie van de GR (2019). -In te stemmen met de in deze memo geformuleerde richtlijnen m.b.t. kleine uitbreidingen van het takenpakket van de RUD 11. Tussentijdse evaluatie- Kennisnemen van het besluit uit het db d.d. 26 Conform aanbevelingen september 2016: organisatie van het opstellen van het plan van aanpak voor de uitwerking van de aanbevelingen n.a.v. de tussenevaluatie: loslaten en verbinden. 12. LOS Kennisnemen van de stand van zaken LOS Voor kennisgeving aangenomen Stand van zaken 13. Productenboek 2017 Vaststelling van het productenboek 2017 Conform verslag/besluitenlijst RVD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november

7 14. Datumvoorstellen Vaststellen van de data: Conform bestuurlijke vergaderingen 10 april db in juli dh/ab 2 oktober db 11 december db/ab 15. W.v.t.t.k. 16. Sluitinz De voorzitter, wethouder M. Hoogeveen, sluit de veraaderinz, Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 10 juli 2017 Voorzitter,./" /'~ /< If...,;..",,,,~ verslag/besluitenlijst RUD Drenthe ab vergadering d.d. 28 november

8