verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 9 juli 2018

Transcriptie

1 Verslag en besluitenlijst 9 juli 2018 van het algemeen bestuur van de RVD Drenthe aanwezig: gedeputeerde C. Bijl wethouder H. Heijerman wethouder mw. G. Smith wethouder J. Huizing wethouder J. ten Kate wethouder J. Otter wethouder E. Slomp wethouder J. van der Haar wethouder J. Schipper wethouder J. Westendorp wethouder H. Lammers wethouder H. Doeven Mw. M. Heidekamp-Prins mw. A. Boomsma Provincie Drenthe Gemeente Aa en Hunze Gemeente Assen Gemeente Coevorden Gemeente De Wolden Gemeente Emmen Gemeente Hoogeveen Gemeente Meppel Gemeente Midden-Drenthe Gemeente Noordenveld Gemeente Tynaarlo Gemeente Westerveld Directeur RVD Drenthe verslag niet aanwezig: wethouder F.A.J. P. Post Buijtelaar Gemeente Borger Odoorn voorzitter raad van opdrachtgevers verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 9 juli

2 verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 9 juli Opening De voorzitter opent de vergadering. Berichten van verhindering: -Wethouder F. Buijtelaar (Borger-Odoorn) en P. Post (voorzitter rvo) -Wethouder Van 't Zand vervangt wethouder Ten Kate in het ab -Wethouder Huizing komt iets later 2. Ter vaststelling Vaststelling van de agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Ter kennisname Mededelingen en ingekomen Er zijn geen mededelingen. 4. Ter vaststelling Verslag en besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 28 mei 2018 bijlage: concept verslag en besluitenlijst ab Het verslag en besluitenlijst worden conform vastgesteld. 5. Ter vaststelling Financiën Vaststelling begrotingswijziging 2018 en begroting 2019 met inachtneming ingediende zienswijzen en Voorjaarsrapportage 2018 T.a.v. de punten 5c en f zijn er gewijzigde versies nagezonden d.d bijlagen: 5. agendapunt Vaststelling begrotingswijziging 2018 en begroting 2019 met inachtneming ingediende zienswijzen en Voorjaarsrapportage a. voorjaarsrapportage 2018 b. jaarprogramma in uren en aantallen tot 20 juni 2018 c. concept aanbiedingsbriefvoorjaarsrapportage 2018 en begrotingswijziging 2018 en begroting d. begrotingswijziging 2018 e. begroting f. inhoudelijk overzicht reacties zienswijzen g. definitiefingediende zienswijzen mbt begrotingswijziging 2018 en begroting 2019 tot De voorzitter constateert dat uit de meest recente cijfers blijkt dat het beter gaat, maar nog niet helemaal op niveau is. De cijfers tm 8 juli laten zien dat er ook een gezondere verhouding is t.o.v. het eerste kwartaal tussen productie en uren, nl. respectievelijk 37% en 47%. De directeur merkt op dat de komende vakantietijd wel de productie zal drukken, maar niet de verhouding productie en uren. Wethouder Smith (Assen) geeft een stemverklaring af namens de gemeenten in Noord (Aa en Hunze, Assen, Noordenveld, Tynaarlo): -Het hoge ziekteverzuim heeft invloed op de productie, hierdoor komt de haalbaarheid van de 85% verder in het geding - de huidige prognose is dat de beschikbare budgetten ontoereikend zijn. Het db heeft voor maatregelen, zoals versobering, gekozen en niet voor het vragen van extra middelen en houdt daarbij vast aan de 85% productie. Noord heeft verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe a.o. 9 juli

3 zorgen over de financiële prognose en wil de raad goed informeren. Vanuit Noord stelt wethouder Smith voor om begin september een notitie beschikbaar te hebben met de stand van zaken tot augustus en daarbij een prognose op productie en financiën in 2018, de begroting voor 2019 en het meerjarenprogramma. -Noord vindt het achterblijven van de controles in de categorie 3 en 4 bedrijven zorgwekkend. Noord ziet hiervoor nog geen structurele oplossing en zal de raad hierover inlichten in september. Wethouder Westendorp (Noordenveld) geeft de suggestie om onderscheid in de rapportages te maken tussen het deel toezicht, i.v.m. het achterblijven van de productie in vooral dat onderdeel en de zorg over de risicovolle bedrijven, en andere zaken die goed gaan. Zodoende komen positieve zaken beter in het licht. De directeur reageert daar terughoudend op, zij denkt dat het klopt dat het grootste productie-probleem en ook de meeste bijstuurmogelijkheden zitten bij het onderdeel toezicht. Toch lijkt de directeur het apart neerzetten van toezicht in de rapportages niet goed, dit heeft een ongewenst intern effect op de medewerkers in die teams. Bij de inhoudelijke rapportages zal meer aandacht worden besteed aan die zaken die goed gaan. Wethouder Westendorp stelt voor om in de voorbereiding van het Jaarprogramma 2019 z.s.m. de discussie te voeren met de opdrachtgevers over het uitvoeringsniveau toezicht en daarbij de capaciteit te bepalen. Daarmee wordt de evaluatie van de Drentse maat, die gepland is in 2019, voor wat betreft het uitvoeringsniveau van toezicht naar voren gehaald. Met dit voorstel wordt breed ingestemd door de aanwezige ab leden. De directeur geeft aan dit een goede suggestie te vinden en neemt dit mee in de voorbereiding. Wethouder Van der Haar (Meppel) vraagt zich af of de focus op productie en de maatregelen terecht is. Met name het langdurige ziekteverzuim kan wijzen op andere problemen. De productie lijkt beter te gaan, wat moet nu echt opgelost worden? De directeur merkt naar aanleiding hiervan op dat er werkgerelateerde zieken, maar ook langdurige ernstige zieken zijn. De voorzitter memoreert aan de medewerkersbijeenkomst op 5 juli jj. en de frustratie van de medewerkers, zij voelen de maatregelen als afbreuk van de kwaliteit van de RUD en van hun professie. Er is duidelijk een spanningsveld tussen het halen van de productie en geen extra geld. De maatregelen moeten de kans krijgen te ontwikkelen, de effecten daarvan zijn in de loop van de tijd zichtbaar. Als voorbeeld noemt de voorzitter de risico gerichte controles. Er volgt medio juli een gesprek met de ondernemingsraad van de RUD en het dagelijks bestuur. Wethouder Smith merkt op dat de te verwachten frictiekosten en de kosten van de maatregelen niet in de begroting staan. De voorzitter antwoordt dat de frictiekosten nu nog niet bekend zijn. De productie cijfers geven een opgaande lijn aan, het wachten is op de halfjaarrapportage, daarna kan de balans opgemaakt worden. Medio september volgt een prognose voor De geplande verzending van de rapportages aan de individuele deelnemers over de eerste 6 maanden is op 3 augustus. verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 9 juli

4 Wethouder Slomp (Hoogeveen) vraagt hoe realistisch de 85% is. De directeur antwoordt dat het streven 85% is, maar de verwachting is dat dat niet gehaald gaat worden. De effecten van de maatregelen die recent zijn ingevoerd, of nog worden ingevoerd, zijn nu nog niet te meten. In september zal een eerste eindejaarsprognose volgen op basis de monitoringscijfers na de ingezette maatregelen. Wethouder Lammers (Tynaarlo) noemt dat conclusies op dit moment nog voorbarig zijn, de gevolgen van de maatregelen moeten nog blijken. De RUD werkt toe naar de 85%. Na de halfjaarrapportage wordt zichtbaar of er financiële ruimte is om in te zetten voor de productie. De voorzitter deelt mee dat er een externe coach is aangetrokken om de medewerkers en teams te ondersteunen. De versoberingsmaatregel geeft nl. intern veel onrust, de medewerkers gaan voor kwaliteit en dit geeft discussie. Wethouder Smith constateert dat hiermee een deel van de maatregelen gericht is op het goed positioneren van de medewerkers en het terugdringen van het ziekteverzuim. De directeur zegt toe een eerste eindejaarprognose van de productie en financiën te kunnen geven in september. Wethouder Huizing (Coevorden) vraagt om vooral door te gaan met het noemen van tijdstippen van resultaten en planningen in de documenten, zo blijven de raden goed geïnformeerd. Wethouder Westendorp vult aan om ook de impulsen in het ontwikkelplan goed te verantwoorden en de voortgang goed weer te geven, om de raad het vertrouwen te geven dat er stappen worden gezet. De voorzitter vraagt om besluitvorming over de begrotingswijzing 2018 en de begroting De ingebrachte zienswijzen gaan over beide onderwerpen. Gedeputeerde Bijl stemt cijfermatig in met de begrotingswijziging 2018 en begroting 2019 maar vraagt het dagelijks bestuur en de directie de teksten van de documenten te herzien, zodat deze ingaan op de zienswijzen. Wethouder Smith geeft aan dat de raad van Assen niet akkoord gaat met de begrotingswijziging 2018 omdat het tekstwijzigingen betreft t.o.v. het document wat in de raad is geweest. De directeur zegt dat de wijzigingen het gevolg zijn van de verscherpte focus op de productie en het pakket maatregelen. Het in de concept begrotingswijziging 2018 opgenomen overkoepelende ontwikkelprogramma komt eigenlijk te vroeg. Eerst moet de productie gestabiliseerd worden. Er wordt nu een besluit gevraagd om alleen die onderdelen van het ontwikkelingsprogramma naar voren te halen die direct met productie samenhangen. Daarmee komt dit tegemoet aan de zienswijzen vanuit de raden en staten. Procedureel is dit juist i.h.k.v. een zienswijzeprocedure. Wethouder Westendorp merkt op dat het lijkt of de extra middelen t.b.v. het ontwikkelprogramma nu gebruikt worden om de productie op gang te krijgen, het lijkt of hiermee het gat gedicht wordt om de productie op peil te brengen terwijl de doelstelling van de gelden voor het ontwikkelprogramma was om de organisatie anders te laten werken. De directeur reageert dat het geld voor het ontwikkelplan nadrukkelijk niet is bedoeld om een capaciteitsknelpunt op te lossen, maar juist om de randvoorwaarden te scheppen die nodig zijn om het werk uit te voeren. verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d,d, 9 juli

5 Wethouder Smith geeft aan dat het niet instemmen met de begrotingswijziging 2018 te maken heeft met de teksten. Wethouder Van 't Zand onderschrijft het voorstel van gedeputeerde Bijl. Dit voorstel komt ook tegemoet aan het bezwaar van wethouder Smith. Besluit: na aanpassing van de teksten en de toelichting onderschrijven de ab leden de wijziging begroting 2018 en begroting Wethouder Westendorp vraagt nogmaals aan de directeur om z.s.m. overleg met de accounthouders te hebben over de invulling van het jaarprogramma 2019 en de evaluatie van de Drentse maat vwb toezicht. Zodat hier in januari geen discussie meer over is. Afgesproken is dat er medio september een halfjaarrapportage en eindejaarsprognose voor productie en financiën zal zijn. De voorzitter vraagt of de ab leden een toevoeging hebben op de onderwerpen, vanuit de zienswijzen, genoemd in de aanbiedingsbriefvan de begroting 2019 en begrotingswijziging De ab leden hebben hierop geen opmerkingen. De begroting 2018 en de begrotingswijziging 2019 worden voor wat betreft het cijfermatige deel vastgesteld. Tekstueel heeft db en directie de verantwoordelijkheid om dit anders te formuleren. 6. Ter vaststelling Controleprotocol voor de accountant op de jaarrekening 2018 bijlagen: agendapunt (inclusiefbesluitvorming benoeming auditcommissie) en concept controle protocol 2018 Het ab stelt het controleprotocol conform vast. Voor de regio Zuid west wordt wethouder J. van der Haar nieuw benoemd in de auditcommissie. Voor de regio Noord: H. Heijerman, gemeente Aa en Hunze Voor de regio Zuid Oost: F.A.}. Buijtelaar, gemeente Borger-Odoorn Het ab verzoekt de auditcommissie om een huishoudelijk reglement auditcommissie op te leveren aan het AB. 7. W.v.t.t.k. Volgende vergaderdata: 4 oktober (was oorspronkelijk 8 oktober) 17 december 8. Sluiting Om uur sluit de voorzitter de vergadering. verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUo Drenthe d.d. 9 juli

6 !, Agenda Open Onderwerp Gevraagd besluit Opmerkingen/ communicatie punt baar Besluit db 1 Opening De voorzitter opent de vergadering. Bericht van verhindering van wethouder Buijtelaar (Borger-Odoorn) en P. Post.. 2. Vaststelling van de agenda Ter vaststelling De agenda wordt conform vastgesteld. 3. Mededelingen Er zijn geen mededelingen 14. Verslag en besluitenlijst van de Ter vaststelling Het verslag en de besluitenlijst wordt conform via de website vergadering van het algemeen vastgesteld. bestuur d.d. 28 mei 2018 bijlage: concept verslag en besluitenlijst ab s. Financiën Ter vaststelling De begroting 2019 en wijziging begroting 2018 Via de website en per brief worden cijfermatig conform vastgesteld. De aan de deelnemers Vaststelling begrotingswijziging 2018 teksten worden aangepast n.a.v de discussie in en begrotng 2019 met inachtneming het ab om aan te laten sluiten bij de zienswijzen. ingediende zienswiijzen en Voorjaarsrapportage 2018 De aanbiedingsbrief wordt tekstueel aangepast. bijlagen: 5. agendapunt Vaststelling begrotingswijziging 2018 en begroting 2019 met inachtneming ingediende zienswijzen en Voorjaarsrapportage a. voorjaarsrapportage 2018 b. jaarprogramma in uren en aantallen verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 9 juli

7 : tot 20 juni 2018 c. concept aanbiedingsbrief voorjaarsrapportage 2018 en begrotingswijziging 2018 en begroting d. begrotingswijziging 2018 e. begroting f. inhoudelijk overzicht reacties zienswijzen g. definitief ingediende zienswijzen mbt begrotingswijziging 2018 en begroting 2019 tot i i 6. Controleprotocol voor de accountant Ter vaststelling Het controleprotocol2018 wordt conform via de website op de jaarrekening 2018 vastgesteld. bijlagen: agendapunt (inclusief besluitvorming benoeming auditcommissie ) en concept controle protocol2018 Voor de regio Zuid West wordt wethouder J. van der Haar nieuw benoemd in de auditcommissie. Voor de regio Noord: H. Heijerrnan, gemeente Aa en Hunze Voor de regio Zuid Oost: F.A.J. Buijtelaar, gemeente Borger-Odoorn Het ab stelt het controleprotocol conform vast. Het ab verzoekt de auditcommissie om een huishoudelijk reglement auditcommissie op te leveren aan het AB. 7. W.v.t.t.k. via de website Volgende vergaderdata: 4 oktober (was oorspronkelijk 8 oktober), 17 december verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUD Drenthe d.d. 9 juli

8 De voorzitter sluit om uur de Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 4 oktober 2018 directeur secretaris, (. CIt verslag en besluitenlijst algemeen bestuur van de RUo Drenthe d.d. 9 juli