Verslag en besluitenlijst vergadering algemeen bestuur RUD Drenthe

Transcriptie

1 Verslag en besluitenlijst vergadering algemeen bestuur RUD d.d. 11 juli 2016 Aanwezig: gedeputeerde C, Bijl Wethouder H, Heijerman wethouder M, Hoogeveen wethouder FAJ Buijtelaar wethouder J Huizing wethouder J, ten Kate wethouder J Otter wethouder G, Vos wethouder G, Loohuis wethouder H, Kosters wethouder H, Geertsma JJ Vogelaar A. Boomsma Afwezig: N, Kramer wethouder J de Vos burgemeester T, Baas wethouder T,J Wijbenga Provincie Gemeente Aa en Hunze Gemeente Assen Gemeente Borger Odoorn Gemeente Coevorden Gemeente De Wolden Gemeente Emmen Gemeente Hoogeveen Gemeente Midden- Gemeente Noordenveld Gemeente Westerveld Directeur RUD Verslag Voorzitter raad van opdrachtgevers Gemeente Meppel Gemeente Midden- Gemeente Tynaarlo vastgesteld verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de RUD d.d, 11 juli 2016, 16,00 uur 1. Opening door de voorzitter De voorzitter, M, Hoogeveen, opent de vergadering -bericht van verhindering van: N, Kramer, wethouders De Vos van de gemeente Meppel en wethouder Wijbenga van de gemeente Tynaarlo Burgemeester Baas van de gemeente Midden- wordt vervangen door wethouder Loohuis. 2. Ter vaststelling Vaststelling van de agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Ter vaststelling Verslag en besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 30 november 2015 Bijlage: -concept verslag en besluitenlijst ab 30 november 2015 Het verslag wordt vastgesteld. Na.v, het verslag, punt 8 outcome gericht werken; in het db van 11 april jl, is besloten om medio 2017 het plan van aanpak in het db te behandelen. n.a.v, punt 11, vaststelling GR en het voorbehoud van de provincie meldt gedeputeerde Bijl dat PS op 11 december heeft ingestemd met de wijziging, 4. Ter vaststelling Aanwijzing van gedeputeerde Bijl in het dagelijks bestuur van de RUD en als plaatsvervangend voorzitter van de RUD Bijlage: agendapunt concept besluit aanwijzing van gedeputeerde Bijl in het dagelijks bestuur van de RUD en als plaatsvervangend voorzitter van de RUD Het algemeen bestuur besluit conform, bij acclamatie. Vastgesteld verslag/besluitenlijst RVD ab vergadering d.d. 11 juli 2016 De Regionale Uitvoeringsdienst van en voor

2 5. Ter kennisname 1. Ondertekende Wabo Dienstverleningsovereenkomst RUD met de waterschappen Drents Overijsselse Delta en Vechtstromen, 14 april2016 Bijlage: Wabo dienstverleningsovereenkomst De voorzitter licht de afspraak met de zuidelijke waterschappen toe; deze zuidelijke waterschappen voeren de werkzaamheden betreffende de indirecte lozingen voor eigen rekening en risico uit. Deze waterschappen staan open voor een verdere samenwerking. Voor de gemeenten vallend onder de noordelijke waterschappen voert de RUD deze werkzaamheden uit. 2. Het rapport van de Noordelijke Rekenkamer is op 20 juni gepubliceerd: /onderzoek/actuele-rapporten /171- provinciale-grip-op-bedrijven-met-grote-risico-s-voor-hun-omgeving-2#onderzoek Dit onderzoek naar sturingsmogelijkheden voor de PS is in opdracht van de drie provinciale staten uitgevoerd. In het rapport worden geen voorstellen gedaan die gevolgen hebben voor de RUD. 6. Ter kennisname Stand van zaken RUD Bijlage: memo stand van zaken Johan Vogelaar geeft een actuele aanvulling op het proces van de invoering van het LOS. Knelpunten (kaders LOS: portal en brieven) zijn besproken in de ambtskring en daarover is in de rvo een besluit genomen. De projectorganisatie is d.m.v. zogenaamde roadshows bij de bevoegde gezagen in gesprek gegaan met alle betrokken medewerkers die met LOS te maken hebben over wat LOS gaat betekenen voor het betreffende bevoegde gezag. Dit leverde soms commotie op en soms was interventie van de directeur nodig, de gesprekken zijn nu constructief. Er is extra inzet van de RUD afgesproken bij die gemeenten die de gegevens niet digitaal in het LOS portal kunnen overzetten. Deze uren zullen zo nodig verrekend worden met de betreffende bevoegde gezagen. Wethouder Vos van de gemeente Hoogeveen checkt bij de ambtenaren of de houding na de tweede roadshow in Hoogeveen en De Wolden positief is veranderd en koppelt dit terug naar de directeur. 7. Ter kennisname Voorjaarsrapportage -agendapunt voorjaarsrapportage voorjaarsrapportage 2016 Het algemeen bestuur neemt de voorjaarsrapportage 2016 voor kennisgeving aan. 8. Ter vaststelling Controleprotocol voor de accountant op de jaarrekening agendapunt controleprotocol - Controleprotocol2016 voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de Regionale Uitvoeringsdienst Het algemeen bestuur stelt het Controleprotocol voor de accountant op de jaarrekening 2016 conform het voorstel vast. 9. Ter vaststelling Jaarrekening agendapunt jaarrekening 2015 van de RUD -concept jaarrekening accountantsverslag (niet openbaar) Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening 2015 conform het voorstel vast. 10. Ter vaststelling Begrotingswijziging -agendapunt begrotingswijziging 2016 van de RUD Vastgesteld verslag/besluitenlijst RUD ab vergadering d.d. 11 juli

3 -concept tweede begrotingswijziging RUD Wethouder Kosters geeft aan dat er geen zienswijze vanuit de gemeente Noordenveld is, maar er is wel een kritische discussie geweest over de keuze om het positieve resultaat van de jaarrekening 2015 te storten in de bestemmingsreserve van de RUD. De gemeente Noordenveld zag een lagere bijdrage voor de deelnemers als een alternatief. Het algemeen bestuur stelt de begrotingswijziging conform het voorstel vast. 11. Ter vaststelling Programmabegroting 2017 RUD -agendapunt programmabegroting RUD ontwerp programmabegroting -zienswijze gemeente Meppel -reactie Emmen Het onderwerp van de zienswijze van de gemeente Meppel: "indexering voor kostenstijging mag geen automatisme zijn en kostenstijging alleen door te berekenen nadat is aangetoond dat deze niet zijn op te vangen in de begroting", is in november 2015 bij de behandeling van de kaderbrief afgestemd. Johan Vogelaar merkt op dat de kanttekening van de gemeente Emmen inherent is aan het proces: de begroting 2017 moet op 15 juli bij het ministerie van BZK liggen en de uitvoeringsprogramma's voor dat jaar worden pas in het najaar 2016 door de colleges vastgesteld en staan dus nog niet vast. Hiervoor zijn procesafspraken m.b.t. begrotingswijzigingen gemaakt. De provincie wenst in de rapportages meer inzicht in de relatie van de opdrachten met de bijdragen. De voorzitter merkt op dat transparantie noodzakelijk is. Het algemeen bestuur stelt de programmabegroting 2017 conform het voorstel vast. 12. Ter kennisname BRZO RUD Noord Nederland, Jaarverslag 2015 Bijlage: jaarverslag 2015 van de Brzo RUD Noord Nederland Dit rapport is verzonden naar alle colleges. Het algemeen bestuur neemt het rapport BRZO RUD Noord Nederland, Jaarverslag 2015 ter kennisname aan. 13. Ter Tussenevaluatie RUD kennisname/ besluitvorming -agendapunt tussenevaluatie RUD rapport LOSLATEN & VERBINDEN, tussenevaluatie RUD De leden van de onderzoekscommissie zijn bij dit agendapunt aanwezig. Dit zijn: Jan Willem Dijk, Andries Visser en Jan Hendrik Laarman. De voorzitter en de leden van het ab geven de onderzoekscommissie een compliment voor het rapport en het vele werk dat daarvoor verzet is. Het ab besluit om aanbeveling 9: "doe een tussentijdse review op de implementatie van het LOS" niet over te nemen. De redenen zijn dat het een moment opname betreft die achterhaald is en het nu uitvoeren van een reviewonrust zal geven in deze fase van livegang. Wel zal een evaluatie aan het eind van het project gedaan worden. De directie en de raad van opdrachtgevers zal een plan van aanpak opstellen om met de aanbevelingen aan het werk te gaan. Wethouder Loohuis vraagt zich af wat er gedaan kan worden aan de niet optimale wisselwerking tussen het eigenarenoverleg en het accounthoudersoverleg enerzijds en de raad van opdrachtgevers anderzijds. Opschaling lijkt onvoldoende gerealiseerd te worden. Johan Vogelaar antwoordt dat de overleggen op zich goed lopen, in de praktijk zijn het dezelfde personen, misschien is het in de volgende fase handig om het eigenarenoverleg en accounthoudersoverleg samen te voegen tot één overlegorgaan en daarmee een rechtstreekse verbinding te leggen met de rvo. Wethouder Loohuis merkt op dat de communicatie van de rvo met de ambtsgroep beter Vastgesteld verslag/besluitenlijst RUD ab vergadering d.d. 11 juli

4 kan, dit is een aandachtspunt voor de rvo; houd de achterban goed aangehaakt. Wethouder Kosters vraagt of er een prioritering in de aanbevelingen is. jan Willem Dijk antwoordt dat dit niet het geval is. Hij beveelt aan om goed met elkaar in gesprek te blijven. Wethouder Vos van de gemeente Hoogeveen vraagt aandacht voor het spanningsveld tussen het tegemoetkomen aan vragen voor maatwerk vanuit de deelnemers en de efficiency. Dit n.a.v. aanbeveling 5: "Laat de Drentse maat eerst ongemoeid maar experimenteer met maatwerk". Ook vindt wethouder Vos uitstel van de evaluatie van de Drentse maat lastig. De voorzitter geeft aan dat het zoeken van evenwicht tussen de efficiency en de maatwerkvragen een managementopgave is. Het is een leerproces en de RVD moet de kans krijgen om daarmee aan de slag te gaan. Het db bereidt een notitie voor betreffende de ontwikkeling van de RVD, in de context van veranderende wetgeving. ter bespreking in het algemeen bestuur van 28 november. 14. Rondvraag johan Vogelaar meldt dat hij aan het einde van dit jaar zijn functie als directeur neerlegt. johan Vogelaar licht toe dat hij 4 jaar geleden de opdracht heeft gekregen om de RVD op te zetten. Zoals ook uit de tussenevaluatie blijkt, staat er nu een stabiele organisatie. Daarmee is die opdracht vervuld en tijd om het stokje over te dragen. De voorzitter geeft aan dat hij hiervan al op de hoogte was; hij begrijpt het besluit, maar het had voor hem nu nog niet gehoeven. Het dagelijks bestuur is bezig met de voorbereiding voor de werving van een nieuwe directeur zodat in het najaar geworven kan worden, de ondernemingsraad van de RVD is hierin betrokken. 15. Sluiting Volgende vergaderingen: 26 september db 28 november db/ab Vastgesteld verslag/besluitenlijst RUD ab vergadering d.d. 11 juli

5 besluitenlijst vergadering algemeen bestuur RUD d.d. 11 juli 2016 Agenda Open Onderwerp Gevraagd besluit Opmerkingen/ communicatie punt baar BesluitAB 1 Opening Verhinderd: N. Kramer, wethouders De Vos van de gemeente Meppel en wethouder Wijbenga van de gemeente Tynaarlo Burgemeester Baas van de gemeente Midden- wordt vervangen door wethouder Loohuis. 2. agenda Vaststelling van de agenda conform 3. Verslag en besluitenlijst Vaststelling van het verslag en besluitenlijst conform van de vergadering van van de vergadering van het algemeen bestuur het algemeen bestuur d.d. 30 november 2015 d.d. 30 november 2015 Bijlage: -concept verslag en besluitenlijst ab 30 november Aanwijzing van Aanwijzing van gedeputeerde Bijl in het Conform, bij acelarnatie gedeputeerde Bijl in het dagelijks bestuur van de RUD en als dagelijks bestuur van de plaatsvervangend voorzitter van de RUD RUD en als plaatsvervangend Bijlage: agendapunt concept besluit aanwijzing voorzitter van de RUD van gedeputeerde Bijl in het dagelijks bestuur van de RUD en als plaatsvervangend voorzitter van de RUD 5. Ter kennisname Kennisnemen van de ondertekende Wabo Ter kennisgeving aangenomen Dienstverleningsovereenkomst RUD met de waterschappen Drents Overijsselse Delta en Vechtstrornen, 14 april2016 Bijlage: Wabo dienstverleningsovereenkomst Vastgesteld verslag/besluitenlijst RUD ab vergadering d.d. 11 juli 2016

6 6. Stand van zaken RUD Kennisnemen van de stand van zaken RUD Ter kennisgeving aangenomen Bijlage: memo stand van zaken 7. Voorjaarsrapportage 2016 Kennisnemen van de voorjaarsrapportage Ter kennisgeving aangenomen ter informatie naar -agendapunt voorjaarsrapportage 2016 de deelnemers -voorjaarsrapportage Controleprotocol voor de Vastellen van het controleprotocol voor de Conform vastgesteld accountant op de accountant op de jaarrekening 2016 jaarrekening agendapunt controleprotocol - Controleprotocol 2016 voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de Regionale Uitvoeringsdienst 9. Jaarrekening 2015 Vastellen van de Jaarrekening 2015 Conform vastgesteld - BZK (voor 15 juli) -agendapunt jaarrekening 2015 van de RUD -concept jaarrekening accountantsverslag (niet openbaar) - KVK, BNG, CBS Begrotingswijziging Vaststellen van de begrotingswijziging 2016 Conform vastgesteld -agendapunt begrotingswijziging 2016 van de RUD -concept tweede begrotingswijziging RUD 11. Programmabegroting 2017 Vaststellen van de programmabegroting 2017 Conform vastgesteld RUD RUD - BZK (voor 15 juli) - KVK, BNG, CBS. -agendapunt programmabegroting RUD Vastgesteld verslag/besluitenlijst RUD ab vergadering d.d. 11 juli

7 2017 -ontwerp programmabegroting -zienswijze gemeente Meppel -reactie Emmen 12. BRZO RUD Noord Kennisnemen van hetjaarverslag 2015 van de Conform vastgesteld Nederland, Jaarverslag BRZO RUD Noord Nederland 2015 Bijlage: jaarverslag 2015 van de Brzo RUD Noord Nederland 13. Tussenevaluatie RUD Kennisnemen van de tussenevaluatie RUD Ter kennisgeving aangenomen Het db bereidt een notitie voor betreffende de ontwikkeling van de RVD, in de context van veranderende -agendapunt tussenevaluatie RVD wetgeving. ter bespreking in het algemeen bestuur van 28 november rapport LOSLATEN & VERBINDEN, tussenevaluatie RVD Rondvraag Johan Vogelaar meldt dat hij aan het einde van dit jaar zijn functie als directeur neerlegt. 15. <,I_,;~'~n De voorzitter wethouder M. ;;""~L reen sluit de veraaderinz. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 28 november 2016 Vastgesteld verslag/besluitenlijst RUD ab vergadering d.d. 11 juli

8