Bijlage: 3 Bij welk oorspronkelijk stuk hoort de bijlage: 2009i00970 discussiememo p&c cyclus

Transcriptie

1 Postregistratienummer: 2009i01003 Bijlage: 3 Bij welk oorspronkelijk stuk hoort de bijlage: 2009i00970 Onderwerp: discussiememo p&c cyclus Naam auteur: Yvonne van Halem

2 Memo Postregistratienummer: 2009i00628 Aan: werkgroep financiën CC: Van: Jeff Gardeniers Datum: 11 augustus 2009 Betreft: Discussiestuk P&C cyclus Op verzoek van de raad en het college wordt er gekeken bij de diverse planning & control producten hoe deze producten leesbaarder opgesteld kunnen worden. Waarbij naast leesbaarheid ook naar efficiency van het opstellen gekeken wordt. In deze memo wil ik een eerste aanzet geven voor de mogelijke wijzigingen in de P&C-cyclus. Ik wil benadrukken dat dit een discussiestuk is en dit een eerste aanzet is om tot een discussie te komen. De Planning & Control cyclus voor de raad bestaat uit de volgende producten: 1. Financiële kadernota 2. Programma begroting 3. Begrotingswijzigingen 4. Voorjaarsnota 5. Najaarsnota 6. Jaarverslag 7. Daarnaast kennen we nog: 8. De Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG) 9. De voortgangsrapportage GIG In deze memo behandel ik bovengenoemde producten aan de hand van de onderdelen: verordeningen, situatie nu en de gewenste situatie. Ad 1 Financiële kadernota Artikel 5 Perspectiefnota Het college biedt de raad een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vóór het zomerreces vast. In de financiële kadernota worden alle autonome wijzigingen, gewenst nieuw beleid, indexaties en bezuinigingen opgenomen. De in deze nota genoemde bedragen worden per onderdeel geclusterd. Er wordt in deze nota uitsluitend gekeken naar de verschillen ten opzichte van de lopende begroting. In afwijking op verordening 212 wordt de kadernota niet vastgesteld, maar worden de wensen en bedenkingen ten opzichte van de nota meegegeven aan het college. Oude situatie handhaven maar meer op hoofdlijnen blijven. Hierdoor wordt het document dunner. Verordening 212 aanpassen in: Artikel 5 Financiële Kadernota Het college biedt de raad een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad geeft aan de hand van deze nota vóór het zomerreces de kaders aan voor het college voor het opstellen van de begroting van het komende jaar en de bijbehorende meerjarenraming. 2

3 Ad 2 Programmabegroting Verordening De begroting wordt conform het Besluit Begroting en Verantwoording opgesteld. De programma-indeling wordt/is vastgesteld door de raad. Op verzoek van de raad kan de programma-indeling gewijzigd worden. De begroting bestaat formeel uit twee delen: 1. de programmabegroting 2. de financiële begroting De beide delen worden in één boekwerk aangeleverd aan de raad. In het eerste deel wordt zoveel mogelijk gewerkt aan de hand van de 3 w-vragen. Wat willen we bereiken?, Wat gaan we ervoor doen? en Wat mag het kosten? Ook wordt er per programma met smart gemaakte doelen gewerkt. Deze doelen zijn gerelateerd aan de diverse vastgestelde beleidsnota s/stukken. Oude situatie handhaven, met name door de eisen van het BBV en de provincie. Voor de leesbaarheid is het goed als het document beduidend dunner wordt. Ad 3 Begrotingswijzigingen Artikel 6 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen. 4. Begrotingswijzigingen van of tussen Programmabudgetten en reserves vanaf worden vooraf en met een toelichting aan de raad ter vaststelling aangeboden. Wijzigingen tot worden achteraf door middel van een begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling voorgelegd. 5. Investeringen waarvoor geen dekking in de Programmabudgetten is opgenomen en waarvan de jaarlijkse lasten niet meer bedragen dan worden achteraf door middel van een begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling aangeboden. Onregelmatig worden er begrotingswijzigingen ter besluitvorming aangeboden. Bij de begrotingswijzigingen wordt een overzicht gegeven van de mutaties boven de Per mutatie wordt een korte omschrijving gegeven en wordt aangegeven wat de stand van de programma s is voor en na de wijzigingen. Ditzelfde geldt ook voor de reserves en voorzieningen. Begrotingswijzigingen worden onderdeel van het betreffende besluit. Bijvoorbeeld er wordt besloten over het beschikbaar stellen van een krediet. Het laatste beslispunt is de bijbehorende begrotingswijziging. Bij deze begrotingswijziging is het dan echter niet mogelijk om ook de begin en eindstand van de programma s, reserves en voorzieningen te geven. Omdat er tenslotte op één avond meerdere besluiten kunnen worden genomen met begrotingswijzigingen erin. Dit betekent een minder goed inzicht in de totaalstand. Wel wordt er uiteraard aangegeven of het een voor-/nadelig of neutraal effect heeft op het verwachte resultaat. Na de betreffende raad zal het college vervolgens zo spoedig mogelijk een overzicht verstrekken van de beginstanden, de besloten wijzigingen en de eindstanden. Zodat het volledig inzicht weer geborgd is. Er zijn ook wijzigingen die niet direct verband houden met een raadsbesluit. Voor deze wijzigingen blijft de huidige opzet van de begrotingswijzigingen gehanteerd. Een voorbeeld van een dergelijke begrotingswijziging is het subsidieprogramma. In de begroting wordt het concept subsidieprogramma opgenomen, zodra het definitieve subsidieprogramma gereed is wordt de begroting hierop aangepast door middel van een begrotingswijziging. Een ander voorbeeld van een dergelijke begrotingswijziging is een aanpassing van de urenraming. Voor de primitieve begroting wordt een urenraming opgesteld. In de loop van het jaar wordt deze urenraming bijgesteld naar aanleiding van de werkelijk bestede uren. Ten opzichte van 2008 is er een efficiencyslag gemaakt in het opstellen van de begrotingswijzigingen wat zou moeten leiden tot het gemakkelijker/sneller uitbrengen van begrotingswijzigingen. Ook is ervoor gekozen om meerdere begrotingswijzigingen aan te leveren in plaats van grote verzamelwijzigingen. Ad 4 & 5 Voorjaarsnota & Najaarsnota 3

4 Artikel 7 Tussentijdse rapportage. 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden (Voorjaarsnota) en over de eerste negen maanden (Najaarsnota) van het begrotingsjaar. 2. De tussenrapportage bevat in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a) de baten en lasten per programma; b) het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c) het resultaat vóór bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d) de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e) het resultaat na bestemming volgend uit de onderdelen c en d; f) de uitputting van investeringskredieten. 3. In de tussenrapportage worden afwijkingen groter dan op de oorspronkelijke ramingen van het saldo van de baten en lasten per programma en investeringskredieten in de begroting toegelicht. De voor- en najaarsnota zijn opgezet als afwijkingen rapportages. Alle afwijkingen ten opzichte van de tekst en cijfers uit de programmabegroting worden behandeld. De vermelde beleidsinhoudelijke teksten zijn summier, en veelal niet zonder te begroting ernaast te nemen te lezen. Alle tot dat moment verwerkte begrotingswijzigingen worden voor zover boven de vermeld. Doordat het veelal wijzigingen tussen diverse programma s betreft worden deze teksten bij ieder betrokken programma vermeld. Dit geheel leidt tot een stuk dat niet aan de verwachtingen voldoet van de raad, het college of het managementteam. De voor- en najaarsnota niet langer als afwijkingenrapportage opzetten. Maar als voortgangs-rapportage insteken. Per programma kort aangeven waar we op dat moment staan. Als het jaar zo doorloopt waar komen we beleidsmatig dan op uit. Financieel gezien niet meer kijken naar de begrotingswijzigingen maar aangeven wat de uitputting van de budgetten is per de periode van 4 en 9 maanden. En hierop een financiële analyse aanleveren. Voor wat betreft de paragrafen indien relevant ook hier de voortgang vermelden. In ieder geval niet de gehele paraaf herzien. Het document beginnen met een samenvatting waarin een kort en bondig overall beeld wordt geschetst. Waar antwoord wordt gegeven op de vragen: Waar staan we nu? Wat betekent dit naar verwachting voor de jaarrekening? Hoe kunnen/gaan we het eventuele verwachte negatief jaarsaldo repareren? Verordening 212 zal hierop moeten worden aangepast. Waarbij de nadruk meer moet liggen op een bondige nota over de voortgang, met voorstellen om eventuele afwijkingen ten opzichte van de begroting te corrigeren. Ad 6 Jaarverlag Verordening Het jaarverslag wordt conform het Besluit Begroting en Verantwoording opgesteld. De programma-indeling wordt/is vastgesteld door de raad en gelijk aan de bijbehorende begroting. Op verzoek van de raad kan de programma-indeling gewijzigd worden. Het jaarverslag bestaat formeel uit twee delen: 1. de programmarekening 2. het jaarverslag De beide delen worden in één boekwerk aangeleverd aan de raad. In het eerste deel wordt zoveel mogelijk gewerkt aan de hand van de 3 w-vragen. Wat hebben we bereikt?, Wat hebben we ervoor gedaan? en Wat heeft het gekost? Ook wordt er per programma met smart gemaakte doelen gewerkt. Deze doelen zijn gerelateerd aan de diverse vastgestelde beleidsnota s/stukken. Doordat we bij het invullen van de doelen regelmatig afhankelijk zijn van informatie van derden is het niet altijd mogelijk deze up-to-date in te vullen. Voorbeelden hiervan zijn dat van de subsidieontvangers veelal hun jaarverslag (met de hierin behaalde prestaties) opleveren nadat het gemeentelijk jaarverslag is opgesteld. 4

5 Oude situatie handhaven. Voor de leesbaarheid is het goed als het document beduidend dunner wordt, en dat er meer aandacht wordt besteed aan het verantwoorden over de doelen. Ook is het goed om een duidelijker verband aan te brengen tussen het eerste en het tweede deel van het jaarverslag. Ad 7 & 8 De GIG & de voortgangsrapportage Artikel 7 Tussentijdse rapportage. 4. Het college informeert de raad periodiek over de financiële ontwikkeling en voortgang van de gemeentelijke grondexploitatie door aanbieding van de voortgangsrapportage Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG) Het opstellen van de GIG met de berekening van de toekomstige ontwikkelingen van de grondexploitaties vindt nu veelal gelijk plaats met het opstellen van de jaarrekening. De accountant beoordeelt de jaarrekening en maakt hierbij o.a. gebruik van de concept GIG. Indien uit de GIG naar voren komt dat een voorziening moet worden bijgesteld dan vindt dit direct plaats in de jaarrekening. De GIG is een lijvig rapport met veel informatie. Het opstellen van de GIG is erg arbeidsintensief, vooral omdat de gegevens sterk aan fluctuaties onderhevig zijn. In de voortgangsrapportage GIG worden de mutaties ten opzichte van de GIG genoemd. Het geheel wordt niet opnieuw doorgerekend. Bij zeer grote mutaties in een project wordt de betreffende grondexploitatie wel opnieuw berekend en wordt het aangepaste resultaat ter besluitvorming voorgelegd. Het opstellen van de GIG met de berekening van de toekomstige ontwikkelingen van de grondexploitaties iets eerder te starten dan het opstellen van de jaarrekening. De concept GIG is dan op tijd gereed voor de accountantscontrole bij de beoordeling van de jaarrekening. Zo kan tijdig eventuele bijstelling van de jaarrekening plaatsvinden. Voor de leesbaarheid is het goed als het document veel dunner wordt. Afgesloten projecten niet meer opnemen en meer puntsgewijs per project de financiële stand van zaken toelichten. Het opstellen van het GIG-rekenmodel zal arbeidsintensief blijven, doordat gerekend wordt met gegevens die sterk aan fluctuaties onderhevig zijn. Gezien de grote bedragen en risico s is dit acceptabel. Ook voor het rapport van de voortgangsrapportage is het voor de leesbaarheid goed als het document veel dunner wordt. Dit kan door slechts puntsgewijs een opsomming van de (grootste) mutaties op te nemen. Verder de huidige situatie aanhouden: het geheel wordt niet opnieuw doorgerekend maar bij zeer grote mutaties in een project wordt de betreffende grondexploitatie wel opnieuw berekend en wordt het aangepaste resultaat ter besluitvorming voorgelegd. Met vriendelijke groet, Namens Jeff Gardeniers, Yvonne van Halem 5