Bedrijfsvoering Samenwerking HWH met waterschappen

Transcriptie

1 Bedrijfsvoering Samenwerking HWH met waterschappen 8 november 2018 V0404/H007990

2 HWH bedrijfsvoering De taak van instandhouding is bedrijfsvoering en ondersteuning primaire proces HWH

3 Inrichting HWH bedrijfsvoering In de notitie instandhoudingskosten (v0397-h007527) zegt het DB: Verder beseft het Dagelijks Bestuur dat de huidige bemensing en financiële middelen om de GR in stand te houden minimaal zijn. Dit brengt een kwetsbaarheid met zich mee waarvan ook het Dagelijks bestuur zich afvraagt of deze richting HWH 3.0 verantwoord is. Het management van HWH probeert de kwetsbaarheid van bedrijfsvoering te minimaliseren door samenwerking met waterschappen op onderdelen van bedrijfsvoering Alvorens de samenwerking met waterschappen aan te gaan worden onderdelen van bedrijfsvoering eerst op het juiste kwaliteitsniveau gebracht (zie memo Interne projecten 2018: V0387-H007079)

4 Kwaliteitsimpuls: interne projecten Maak werk van de kwaliteitsimpuls: Goede (ICT-)voorzieningen zijn cruciaal voor een adequate bedrijfsvoering. Communicatie terug op de agenda Kernpunten: kwaliteit en continuïteit ofwel continue kwaliteit Planning interne projecten 2018 Project Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Eigenaar Toelichting Kantoorautomatisering Smits Externe PL en support en Vechtstromen BIWA Verhage Exteren PL en support en HHDSR en Vallei en Veluwe Archiefwet fase 2 Smits Extenre PL en support en Vechtstromen Archiefwet fase 3 Verhage Externe PL en support en een waterschap DIV naar Waterschap Verhage Externe PL en support en een waterschap Digitale handtekening Smits Externe PL en support en Vechtstromen Kwaliteitsverbetering Financiele organisatie Hooijer Externe PL en support en HHSK en Rijnland BHV Van Kuijck Externe Pl en Vallei en Veluwe Uitwerking koersplan 'Wijzer naar 2020' Smits Coördinatie Team maken business case opstartfase project uitvoering project

5 Kwaliteitsimpuls: vermindering kwetsbaarheid Bij kwetsbaarheid gaat het om Continuïteit bij de uitvoering van de taak Scheiding handhaven tussen uitvoering van de taak en de control/management hierop Activiteit Waterschap vanaf Eigenaar Inkoop Sanne Wijnhorst HRM eigen personeel (inclusief De Dommel 2008 Gerard Smits salaris administratie) Kantoorautomatisering Vechtstromen 2017 Sylvia van Kuijck DIV/archiefwet Vechtstromen 2019 René Verhage BHV Vallei en Veluwe 2018 Sylvia van Kuijck Financiele administratie Rijnland e.o. 2019/2020 Sanne Hooijer Communicatie Brabantse Delta 2017 Gerard Smits BIWA/informatieveiligheid De Stichtse Rijnlanden 2017 René Verhage Juridisch advies Drents Overijsselse Delta 2017 Suzanne Kool

6 Samen met de waterschappen: Inkoop Voor inkoop is er nog geen intensieve samenwerking met een waterschap. HWH werkt gestaag aan een goed lopend en succesvol inkoop proces. Eerst gestart met inregelen van strategische inkoop en de juiste processen. Strategisch inkoop maakt onderdeel uit van instandhouding. Hier is wel contact met inkoop bij waterschappen maar zoals zojuist is gezegd is er geen back-up. Daarna is de tactische en operationele inkoop belegd bij een marktpartij. Tactische en vooral operationele taken van inkoop (binnen programma s, projecten en capaciteitsmanagement ondersteunen bij marktconsultatie, aanbestedingen, contractmanagement, etc.) is belegd bij AevesBenefit (aanbesteding 2016/2017). Als laatste rest het goed inregelen van leveranciersmanagement op een wijze dat innovatie wordt gestimuleerd. Leveranciersmanagement en innovatie wordt nu opgepakt.

7 Samen met de waterschappen: Personele diensten HRM HWH HR regime: De personele zorg van eigen personeel: Tooling: De Dommel HWH volgt de interpretatie van de SAW van De Dommel HWH huurt een HR-adviseur (0,5 FTE) van De Dommel Voor alle HR zaken wordt (op termijn) gebruik gemaakt van het systeem van ADP. De salarisadministratie wordt in zijn geheel door De Dommel verzorgd De risico s voor HWH door deze samenwerking zijn beperkt, HWH functioneert als een dependance van waterschap De Dommel

8 Samen met waterschappen: ICT Diensten Kantoorautomatisering HWH Project is afgerond Functioneel applicatie beheer specifieke applicaties Contract Vechtstromen Vechtstromen heeft beheer kantooromgeving en datacenter in de Cloud overgenomen en ook levert zij de service desk HWH gebruikt soms andere applicaties binnen bedrijfsvoering zoals de Financiële Administratie en MS SharePoint (HHNK?), in die gevallen moet men zelf het functioneel beheer uitvoeren Het contract is een intentieverklaring waarin HWH wordt gezien als een interne afdeling binnen Vechtstromen De risico s voor HWH door deze samenwerking zijn beperkt, HWH functioneert als een dependance van waterschap Vechtstromen

9 Samen met waterschappen: DIV/Archiefwet DIV/Archiefwet HWH is druk om haar DIV/archiefwet processen aan te passen om aan de wet te kunnen (blijven) voldoen. Hierbij ondersteunt naast Vechtstromen ook Brabantse Delta HWH is druk om SharePoint als DIV-tool in te richten met behulp van Hollands Noorderkwartier Met Vechtstromen wordt nu onderzocht of het DIV team van Vechtstromen de uitvoerende activiteiten van DIV/Archivering voor HWH voor haar rekening kan nemen, als ware HWH een afdeling van Vechtstromen

10 Samen met waterschappen: BHV BHV HWH Opzetten BHV organisatie (plan, bemensing, middelen, etc.) Implementeren BHV organisatie Beheer BHV organisatie Oefeningen Opleidingen Vallei en Veluwe Externe organisatie, waarbij als basis de organisatie van Vallei en Veluwe is genomen Vallei en Veluwe passieve ondersteuning Mogen hun oefenplannen gebruiken en willen meekijken, maar niet organiseren Bij de jaarlijkse update voor opleidingen stellen ze HWH op de hoogte dat het plaats vindt maar HWH moet zelf actie nemen om mensen aan te melden

11 Samen met waterschappen: Financiële administratie Financiële administratie HWH heeft ervoor gekozen om haar financieel systeem te vervangen door het systeem van AllSolutions. Dit systeem is ook in gebruik bij Waternet en Schieland en de Krimpenerwaard, Rijnland en Delfland. Schieland en de Krimpenerwaard en Rijnland werken inmiddels ook samen m.b.t. de financiële administratie en Delfland sluit zich daar mogelijk in de loop van het jaar ook bij aan. Daarna zal binnen deze samenwerking de mogelijkheid om dit ook met HWH te regelen worden onderzocht.

12 Samen met waterschappen: Communicatie Communicatie HWH Opzetten communicatie Strategisch communicatie adviseur Communicatie adviseur Brabantse Delta Senior beleidsadviseur van Brabantse Delta zet de communicatie voor HWH mee op Senior beleidsadviseur van Brabantse Delta neemt voor het komende jaar de rol van strategisch communicatie adviseur op zich Tactische en uitvoerende werkzaamheden zijn belegd bij een marktpartij

13 Samen met waterschappen: Informatieveiligheid en privacy HWH Project om organisatie in te richten zodat voldaan kan worden aan wet- en regelgeving BIWA-audit Chief Information Security Officer (CISO) en Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) De Stichtse Rijnlanden (HDSR) Samen met HDSR en Vallei en Veluwe wordt het project in stappen uitgevoerd Voorbereiding en begeleiding BIWA-audit is door een derde partij gedaan CISO wordt gedeeld met HDSR De Functionaris gegevensbescherming wordt geleverd door derden (functiescheiding CISO en FG)

14 Samen met waterschappen: Juridisch advies Juridisch advies HWH Algemeen juridisch advies Specifiek juridisch advies Drents Overijsselse Delta Drents Overijsselse Delta ondersteund HWH met algemeen juridisch advies (contracten, etc.) Inkoop technisch is/wordt advies ingekocht (aanbesteding) bij AevesBenefit HR technisch is/wordt advies ingekocht bij Capra Advocaten

15 Vragen