Aan de leden van de verenigde vergadering. Rotterdam, 16 mei 2006 V.V.: 28 juni Agendapuntnr: 22. Benchmark Analyse Ondersteunende Functies

Transcriptie

1 Aan de leden van de verenigde vergadering Rotterdam, 16 mei 2006 V.V.: 28 juni 2006 Onderwerp: Bijlage: Inleiding Doorlichting: Benchmark Analyse Ondersteunende Functies Rapport Deloitte Agendapuntnr: 22 Bijgevoegd treft u ter kennisname aan de Benchmark Analyse Ondersteunende Functies. Voor doorlichting van de ondersteunende afdelingen (sector Middelen en stafafdelingen) is een methodiek gevonden in de vorm van de benchmark Analyse Ondersteunende Functies van Deloitte. Waterschappen zijn actief met bedrijfsvergelijkingen, maar deze onderzoeken richten zich vooral op de primaire taken. Mede daardoor was er geen goed beeld hoe de omvang en kosten van de ondersteunende afdelingen zich verhouden tot andere waterschappen. Daarom kreeg Deloitte in 2005 van acht waterschappen de opdracht om de omvang en kosten van de ondersteuning te onderzoeken en bracht het rapport Analyse Ondersteunende Functies uit. Wij hebben recent in het kader van de doorlichting Deloitte opdracht gegeven om een positiebepaling van de ondersteunende functies uit te doen voeren. De benchmark Analyse Ondersteunende Functie geeft inzicht in de positie van HHSK ten opzichte van acht andere waterschappen. Daarnaast bevat het rapport verklaringen voor afwijkingen ten opzichte van het gemiddelde. Evenzeer geeft het rapport aanleiding tot nader onderzoek naar de oorzaak van een aantal afwijkingen. Tenslotte bevat het rapport aanknopingspunten voor verbetering. De benchmark Analyse Ondersteunende Functies is zeer recent ook door het hoogheemraadschap van Delfland ingevuld. Die analyse is echter nog niet afgerond. De cijfers van Delfland en HHSK zullen in een separate rapportage van Deloitte worden gepresenteerd en ook aan uw vergadering worden toegezonden. Het rapport In deze notitie worden de belangrijkste conclusies uit het rapport Analyse Ondersteunende Functies opgesomd. Deze conclusies en uit te voeren vervolgacties zijn vet gedrukt en in een kader geplaatst. Schaalgrootte Van de deelnemers aan de analyse is HHSK een relatief klein waterschap. Uit de fusiegolf van de afgelopen jaren zijn veel grotere waterschappen ontstaan dan uit de fusie van Schieland met de Krimpenerwaard. Zie tabel 1.

2 Waterschap Totaal aantal formatieplaatsen (in fte) Totaal lasten begroting 2006 (x 1.000) Aantal vervuilingseenheden begroting 2006 Vallei & Eem Schieland en de Krimpenerwaard De Dommel Aa en Maas Zeeuwse Eilanden Brabantse Delta Wetterskip Fryslân Rijnland Rivierenland Mediaan Tabel 1 Schaalgrootte van waterschappen die deelnamen aan de analyse ondersteunende functies In de Analyse Ondersteunende Functies worden de kosten van waterschappen uitgedrukt per formatieplaats. Dit pakt nadelig uit voor kleine waterschappen zoals HHSK. Schaalgrootte is dus mede bepalend voor de positie in deze analyse. In hoofdstuk 4 van het rapport (analyse directe lasten per fte i ) komt dit vooral tot uitdrukking. Om meer te profiteren van schaalgrootte wil HHSK bij de ondersteunende processen (meer) gaan samenwerken met andere waterschappen. Deze samenwerking moet leiden tot meer efficiëntie en/of kwaliteitsverbetering. Momenteel loopt een (extern) onderzoek naar de mogelijkheden van samenwerking met Delfland op middelengebied. Het rapport hierover zal medio 2006 worden afgerond. Tevens wordt de selectie van een nieuw financieel systeem samen met Delfland uitgevoerd. Bovendien werkt HHSK samen met alle waterschappen op het gebied van informatievoorziening en automatisering in het zogenaamde Waterschapshuis. Formatie 2

3 De personele omvang van de ondersteunende functies bij HHSK (uitgedrukt in fte) is relatief laag t.o.v. de totale formatie. HHSK bevindt zich onder de trendlijn (zie figuur 3 van het Deloitte rapport). HHSK heeft dus ten opzichte van de andere waterschappen minder (personele) ondersteuning dan op basis van de totale formatie is te verwachten. Personeelskosten De personele kosten van de ondersteunende functies bij HHSK zijn hoger dan de gemiddelde ii personele kosten van ondersteunende functies bij de andere waterschappen (zie figuur 7). Uit deze figuur blijkt dat de gemiddelde personele kosten bij relatief grote waterschappen (uitgedrukt in fte) lager zijn dan bij relatief kleine waterschappen. In de benchmark Analyse Ondersteunende Functies wordt het topmanagement gerekend tot de ondersteunende functies. Uit het rapport blijkt dat HHSK relatief veel in schaal 13 of hoger heeft (namelijk 10 fte: algemeen directeur, secretaris, drie sectordirecteuren, bedrijfscontroller, twee boven-formatieve functies (van de voormalige secretaris-directeur en secretaris-rentmeester) en twee afdelingshoofden). De managementstructuur van de organisatie zal nader worden bezien in het kader van het ontwikkelplan van de organisatie. Overige lasten De overige lasten (alle exploitatiekosten excl. personeelskosten) uitgedrukt per fte van een aantal ondersteunende beheerproducten is relatief hoog (zie onderstaande figuur). 3

4 De lasten per fte van een aantal ondersteunende beheerproducten van HHSK zijn hoger dan de mediaan iii van waterschappen. De totale formatie van HHSK is echter lager dan de mediaan van waterschappen (377 fte). De kosten per fte zijn mede daardoor relatief hoog. Een voorbeeld hiervan zijn de accountantskosten. Die zijn binnen het cluster financiële functie bepalend voor de positie van waterschappen: de accountantskosten van HHSK bedragen 150 per fte per jaar terwijl de meeste waterschappen ongeveer 110 per fte per jaar betalen. In absolute getallen is het geschetste beeld anders. HHSK geeft (270 fte x 150 per fte) aan accountantskosten uit. Een gemiddeld waterschap geeft (377 fte x 110 per fte) aan accountantskosten per jaar uit. Als rekening gehouden wordt met de schaalgrootte van de deelnemende waterschappen dan ontstaat het volgende beeld: zie onderstaande figuur. HHSK bevindt zich boven de trendlijn. Zoals al eerder is opgemerkt wil HHSK bij de ondersteunende processen (meer) gaan samenwerken met andere waterschappen. Deze samenwerking moet leiden tot meer efficiëntie en/of kwaliteitsverbetering. 4

5 Een aantal ondersteunende beheerproducten van HHSK vertoont hogere exploitatiekosten dan op basis van de totale formatie van HHSK (270 fte) is te verwachten. Het betreft met name de clusters personeelsbeleid en -beheer, ICT-functie en interne zaken. Voor het cluster personeelsbeleid en beheer zal de hoogte van de overige lasten in relatie tot de overige waterschappen nader worden geanalyseerd. Deze analyse zal voor het opstellen van de jaarbegroting 2007 worden afgerond. De analyse zal zich richten op de kosten voor een functiewaarderingstraject, kosten van uitbesteding salaris-administratie, arbokosten en KAM-kosten, omdat deze kosten bij HHSK hoger zijn dan bij andere waterschappen. De overige lasten per fte van het cluster ICT zijn bij HHSK hoger dan de mediaan van waterschappen. In het bijzonder de kapitaalslasten van computerapparatuur en de onderhoudskosten van hard- en software zijn relatief hoog. Deze lasten zijn relatief hoog, omdat HHSK alle onderhouds- en kapitaallasten van investeringen in ICT op het ondersteunend product I&A begroot. Andere waterschappen begroten deze kosten op de producten die de kosten veroorzaken. Daardoor lijken de kapitaalslasten van andere waterschappen lager dan die van HHSK. In de begroting van 2007 worden de rente en afschrijvingskosten van investeringen in ICT rechtstreeks begroot op de beleidsproducten die deze kosten veroorzaken. Daarnaast gaat men de onderhoudskosten van het geografisch informatiesysteem op het product GIS verantwoorden i.p.v. op het product ICT. De vergelijkbaarheid met andere waterschappen neemt door deze maatregelen toe. Binnen het cluster interne zaken zijn met name de kosten van dienstauto s en de telefoonkosten bepalend voor de positie van HHSK. Voor het beheer van dienstauto s wordt reeds bekeken hoe besparing mogelijk is. Verder wordt in 2006 een nieuw contract voor mobiele telefonie afgesloten dat bij gelijkblijvend belgedrag vermoedelijk goedkoper is dan het vorige contract. Ook wordt momenteel het belgedrag van vaste telefonie geanalyseerd. Op basis daarvan kan in 2007 een goedkoper contract worden afgesloten. Kortom: Voor het cluster interne zaken wordt naar besparingsmogelijkheden gezocht. De resultaten daarvan zullen deels in de jaarbegroting 2007 en deels in de jaarbegroting 2008 worden verwerkt. Verdieping binnen communicatie De formatie van de afdeling communicatie bedraagt 6 fte vaste formatie aangevuld (tot april 2007) met 1,5 fte tijdelijke formatie. De tijdelijke formatie werd en wordt ingezet voor communicatie rond de internationale samenwerking in het TRUST-project en ter intensivering van de werkzaamheden die samenhangen met de fusie (huisstijl, belettering, informatiemateriaal). Uit figuur 15 van het Deloitte rapport blijkt dat de formatie inclusief tijdelijke medewerkers in vergelijking met andere waterschappen hoog is. De vaste formatie (6 fte) is vrijwel gelijk aan de mediaan van waterschappen. 5

6 Opgemerkt dient te worden dat HHSK één van de weinige waterschappen is die projectcommunicatie in eigen beheer uitvoert. Andere waterschappen besteden deze activiteiten meestal uit aan derden. Het gevolg daarvan is dat HHSK meer dan gemiddeld personele capaciteit inzet op externe communicatie (zie figuur 17 van het Deloitte rapport). De formatie van de afdeling Communicatie zal worden meegenomen in de evaluatie van het communicatiebeleid zoals vastgesteld in de VV van juni Eind 2007 zal deze evaluatie worden uitgevoerd. De kosten van de afdeling communicatie bedoeld voor interne voorlichting ( ) zijn lager dan de mediaan van alle waterschappen. De kosten van externe voorlichting vallen buiten het blikveld van de benchmark Analyse Ondersteunende Functies. In een separaat rapport van Deloitte worden deze kosten van HHSK en Delfland gepresenteerd en ook aan uw vergadering toegezonden. Verdieping binnen belastingen De formatie van de afdeling belastingen afgezet tegen de totale formatie van HHSK (270 fte) is hoger dan het gemiddelde van de deelnemende waterschappen (zie onderstaande figuur). Zoals al eerder is opgemerkt is schaalgrootte mede bepalend voor de positie in deze analyse. Verder wordt opgemerkt dat HHSK één van de weinige waterschappen is die actief eigendommenbeheer uitvoert. Tenslotte wordt opgemerkt dat HHSK relatief veel stedelijk 6

7 gebied in beheer heeft. De belastingmoraal in stedelijk gebied is lager dan in landelijk gebied. Extra bezetting is daarom nodig om alle belastingen (waaronder verontreinigingsheffing bedrijven en omslagheffing eigenaren) te kunnen invorderen. De netto-kosten iv per aanslag (zie onderstaande figuur) zijn bij HHSK iets hoger dan het gemiddelde van de waterschappen. De samenwerkingsovereenkomst met energiebedrijf Eneco voor de heffing en invordering van woonruimten in Rotterdam loopt op 31 december 2007 af. Momenteel loopt een (extern) onderzoek naar de mogelijkheden van samenwerking met Delfland op middelengebied (waaronder ook heffing & invordering). De resultaten van dit onderzoek zullen medio 2006 bekend zijn en aan uw vergadering worden aangeboden. HHSK gaat onderzoeken hoe de heffing en invordering van woonruimten in Rotterdam het meest doelmatig kan plaatsvinden in 2008 en volgende jaren, waarbij ook een samenwerkingsverband met het hoogheemraadschap van Delfland in ogenschouw wordt genomen. Verdieping binnen huisvesting Volgens Deloitte laten de kosten voor huisvesting zich lastig vergelijken, omdat verschillende administratieve methodieken worden gehanteerd door de waterschappen. Daarom is een verdieping op het gebied van huisvesting uitgevoerd. Binnen deze verdiepingsslag zijn de huisvestingslasten in de vorm van kapitaallasten geïnventariseerd. Uit deze analyse blijkt dat HHSK zich wat betreft de kapitaallasten ver onder de mediaan bevindt. De huisvestingkosten van HHSK (rente en afschrijvingskosten) zijn lager dan de mediaan van waterschappen. Uit de benchmark blijkt ook dat huisvestingkosten voor het grootste deel bestaan uit kapitaallasten van nieuwe kantoren. 7

8 Tot slot geven wij voor uw informatie hieronder de vervolgacties aan die wij op basis van aan deze Benchmark zullen gaan uitvoeren. a) Om meer te profiteren van schaalgrootte wil HHSK bij de ondersteunende processen (meer) gaan samenwerken met andere waterschappen. Deze samenwerking moet leiden tot meer efficiëntie en/of kwaliteitsverbetering; b) Uit het rapport blijkt dat HHSK relatief veel functies in schaal 13 of hoger in dienst heeft. Dit roept de vraag op of de huidige managementstructuur passend is voor een relatief klein waterschap als HHSK. Deze structuur van de organisatie zal nader door ons college worden bezien in het kader van het ontwikkelplan van de organisatie; c) Voor het cluster personeelsbeleid en beheer zal de hoogte van de overige lasten nader worden geanalyseerd. Deze analyse zal voor het opstellen van de jaarbegroting 2007 worden afgerond; d) In de begroting van 2007 worden de rente en afschrijvingskosten van investeringen in ICT rechtstreeks begroot op de beleidsproducten die deze kosten veroorzaken; e) Voor het cluster interne zaken wordt naar besparingsmogelijkheden gezocht. De resultaten daarvan zullen in de jaarbegroting 2007 worden verwerkt; f) De formatie van de afdeling Communicatie zal worden meegenomen in de evaluatie van het communicatiebeleid zoals vastgesteld in de VV van juni Eind 2007 zal de evaluatie worden uitgevoerd; g) HHSK gaat onderzoeken hoe de heffing en invordering van woonruimten in Rotterdam het meest doelmatig kan plaatsvinden in 2008 en volgende jaren, waarbij heel nadrukkelijk een samenwerkingsverband met het hoogheemraadschap van Delfland in ogenschouw wordt genomen. Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard, secretaris, dijkgraaf, mr. I.C.M. Baltus mr. J.H. Oosters i Fte (full time equivalent) is het aantal werknemers omgerekend naar werknemers die een volledige werkweek werken. ii Gemiddelde is het rekenkundig gemiddelde van een aantal waarnemingen. iii Mediaan is de middelste waarneming als de waarnemingen geordend zijn. Bij even aantal waarnemingen is de mediaan het gemiddelde van de twee middelste waarnemingen. iv Netto-kosten (van een primair product) zijn alle kosten (van een primair product) exclusief doorbelasting van ondersteunende beheerproducten. 8