Aan de leden van de verenigde vergadering. Rotterdam, 24 april 2006 V.V.: 28 juni Agendapuntnr: 10

Transcriptie

1 Aan de leden van de verenigde vergadering Rotterdam, 24 april 2006 V.V.: 28 juni 2006 Onderwerp: Informatiebeleidsplan en investeringskrediet Informatievoorziening Agendapuntnr: Inleiding In overeenstemming met het besturingsmodel van Schieland en de Krimpenerwaard wordt eenmaal in de vier jaar een informatiebeleidsplan door de verenigde vergadering vastgesteld. Het informatiebeleidsplan schetst de visie en de uitgangspunten op het gebied van de informatievoorziening met een daaruit volgend uitvoeringsplan I&A. Volgend uit het informatieplan zal ten minste éénmaal per jaar een investeringsbeslissing worden voorgelegd aan de verenigde vergadering. Deze investeringsbeslissing wordt voorbereid door de organisatie. Hiervoor evalueert de afdeling I&A jaarlijks in samenspraak met afdelingshoofden en managementteam het plan en werkt op grond van de bevindingen een investeringsvoorstel uit. In het fusieplan was opgenomen dat in 2005 een informatiebeleidsplan voor de nieuwe organisatie zal worden opgesteld. Ten gevolge van interne en externe ontwikkelingen is vorig jaar besloten om dit door te schuiven naar In paragraaf 2 van dit voorstel aan uw vergadering wordt, in het kort, een blik op de besluitvorming in de voorgaande periode geboden. In paragraaf 3 worden de ontwikkelingen toegelicht. In paragraaf 4 worden de gevolgen voor de bedrijfsvoering en de informatievoorziening geschetst. In paragraaf 5 wordt in het kort het informatiebeleidsplan toegelicht. In paragraaf 6 wordt de inhoud en onderbouwing van dit investeringsvoorstel uiteengezet. In paragraaf 7 is concreet het voorstel opgenomen. Het nieuwe informatiebeleidsplan is als bijlage bijgevoegd. 2. Korte terugblik Het jaar 2004 was een jaar van voorbereiding en overgang van de bestaande organisaties Schieland, Krimpenerwaard en het Zuiveringsschap Hollandse Eilanden en Waarden naar het nieuwe fusiewaterschap per 1 januari Op het gebied van de informatisering en de automatisering betekende dit dat in 2004, na het opstellen van een I&A fusieplan, de gegevensbestanden en de geautomatiseerde gegevensverwerking voor het nieuwe waterschap op orde moesten worden gebracht. Naast het in goede banen leiden van de samenvoeging van bestaande automatiseringsvoorzieningen en gegevensbestanden vanuit de verschillende organisaties werden, daar waar nodig, tevens de fundamenten gelegd voor de toekomstige informatievoorziening van onze organisatie. 1

2 De belangrijkste doelstelling uit voorgaande (informatiebeleids)planperiode was de ontwikkeling van een geïntegreerde gegevensverwerking. Dit resulteerde gedurende de afgelopen jaren in het gefaseerd invoeren van nieuwe geautomatiseerde systemen waarbij gegevensuitwisseling tussen de systemen onderling een vereiste was. In de huidige situatie worden nagenoeg alle bedrijfsprocessen van Schieland en de Krimpenerwaard, qua informatievoorziening, ondersteund door één of meer geautomatiseerde toepassingen. Vooruitlopend op de vaststelling van het nieuwe informatiebeleidsplan heeft uw vergadering, om niet achterop te raken in de ontwikkeling van de informatievoorziening, in juni en november 2005 respectievelijk een investeringskrediet van ,- en gevoteerd. 3. Ontwikkelingen Waterschappen staan sterk in de belangstelling bij de politiek, de burger, belangenorganisaties en de industrie. Er wordt verwacht dat waterschappen hun taken hoogwaardig uitvoeren tegen zo laag mogelijke kosten. De verwachtingen zijn gericht op aantoonbare kwaliteiten op het gebied van doelmatigheid, klantgerichtheid en professionaliteit. De overheid is zich in algemene zin steeds meer bewust van de complexiteit van de taken, de bedrijfsprocessen en de uitdagingen waarvoor zij nu en in de toekomst (komen te) staan. Zo zijn er veel relevante ontwikkelingen met gevolgen voor de bedrijfsvoering en de informatievoorziening. Het kabinet heeft begin 2004 via het nationaal programma Andere Overheid het startschot gegeven voor ingrijpende veranderingen in de verhouding tussen overheid en maatschappij en de wijze waarop de overheid haar taken uitvoert. Veel aandacht gaat daarbij uit naar het verbeteren van de publieke dienstverlening van overheidsinstanties zowel in de keten, onderling als individueel. De belangrijkste doelstellingen binnen dit programma die effect hebben op de bedrijfsvoering en de informatievoorziening zijn het verlagen van de administratieve lasten (met 25%), het aanbieden van elektronische diensten (65% van de dienstverlening) en het ontwikkelen van een stelsel van basisregistraties (authentieke registraties overheid). In de afgelopen jaren heeft zich met betrekking tot de waterschappen een enorm proces van concentratie en schaalvergroting voltrokken. Voor de meeste waterschappen (en zo ook voor Schieland en de Krimpenerwaard) geldt, dat het fusie- en integratieproces heeft geleid tot het inrichten en consolideren van de nieuwe organisatie en het uitvergroten van de taakprocessen tot de nieuwe schaal. Hierin is, en wordt nog, veel energie gestopt en verklaart daarmee, dat op andere fronten ten aanzien van de bedrijfsvoering de ontwikkeling op een lager plan heeft gestaan. Vanuit de maatschappij weten we, dat juist aandacht wordt gevraagd voor de mate waarin deze bedrijfsvoering modern, efficiënt en taakvolwassen is. Om in de waterschapssector voldoende invulling te kunnen geven aan de doelstellingen van het programma Andere Overheid heeft de Ledenvergadering van de Unie van Waterschappen medio 2004 een Protocol vastgesteld voor het ontwikkelen van Het Waterschapshuis. Het Waterschapshuis (zie ook bijlage 2) beoogt door intensievere samenwerking onder meer verbetering van de efficiëntie, vergroting van de innovatieve slagkracht en stimulering van de waterschappen als professionele en moderne overheidsorganisaties te bereiken. Het Waterschapshuis is vanaf eind 2005 een Stichting. Doordat veranderingen haast niet meer denkbaar zijn zonder informatietechnologie (ICT), zijn vooral op dat gebied concrete samenwerkingsprojecten gestart. 2

3 4. Gevolgen voor de bedrijfsvoering en de informatievoorziening Wij zijn ons ervan bewust dat de ontwikkeling van de bedrijfsvoering een vereiste is om te kunnen voldoen aan de hoge eisen en verwachtingen van de maatschappij en onze klanten. De missie en visie van onze organisatie sluiten goed aan op deze veranderende maatschappij. De daarin genoemde pijlers; samenwerkend, eigentijds, prominent, klantgericht vragen om continue ontwikkeling en verbetering van bedrijfsvoering waarbij het hand in hand gaan met het toepassen van informatietechnologie niet meer weg te denken is. Gezien de ontwikkelingen die op ons afkomen is vooral een andere werkwijze en de inzet van ICT van belang. Op het gebied van de informatievoorziening en ICT zijn in de komende planperiode de volgende thema s voorzien: Doordat gegevens een steeds hogere bedrijfswaarde zullen krijgen en steeds vaker voor meerdere bedrijfsprocessen ingezet gaan worden, zullen de eisen aan de vastlegging en de beschikbaarheid van gegevens en (digitale) documenten, de beveiliging en de digitale duurzaamheid sterk toenemen. Door vraag van de maatschappij naar de verbetering van klantcontacten en de bedrijfsvoering van overheidorganisaties dienen elektronische applicaties via internet te worden uitgebreid. Door de veranderende en groeiende eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering zal de vraag om de aanpassing en uitbreiding van gegevensverwerkende processen en de daarvoor benodigde applicaties en voorzieningen blijven toenemen. Door de vraag om doelmatige sturing van de bedrijfsprocessen zullen applicaties op het gebied van managementinformatie en het beheer van werkstromen om een groei vragen. De effectiviteit van medewerkers kan worden vergroot door het aanbieden van applicaties in het veld. Door de groeiende eisen op aspecten van beschikbaarheid, flexibiliteit en capaciteit van ICT diensten zal de vraag om aanpassing, modernisering en uitbreiding van computersystemen en voorzieningen voor de datacommunicatie toenemen. Vooral op het gebied van ICT is een sterke groei voorzien in samenwerkingsinitiatieven. Het Waterschapshuis zal daarbij een belangrijke rol gaan vervullen en de Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) zal de blauwdruk vormen. De WIA is een referentiemodel van de waterschapsprocessen met de daarvoor benodigde inrichting van de informatievoorziening. Meer praktisch gezien, zal ook de samenwerking met het hoogheemraadschap van Delfland op het gebied van ICT concreet invulling krijgen. 5. Informatieplan De inspanningen van de nieuwe organisatie Schieland en de Krimpenerwaard hebben zich in het afgelopen jaar vooral gericht op de effecten van de fusie, het consolideren van de nieuwe organisatie en het juist laten verlopen van de operationele werkzaamheden. Het doorvertalen van de missie en visie en het strategisch plan naar concrete doelstellingen op het gebied van onze taken en de bedrijfsvoering is nog in volle gang. Zoals in paragraaf 3 al is genoemd zijn er grote veranderingen op komst ten gevolge van het nationaal programma van de Andere Overheid en de intenties van Het Waterschapshuis. De visie en de planvorming op het gebied van de informatievoorziening heeft een sterke verwevenheid met deze ontwikkelingen. Het streven is om het informatiebeleidsplan voordurend afgestemd te houden met de veranderingen zowel vanuit onze eigen bedrijfsvoering als met die vanuit onze omgeving. Aspecten als noodzaak, snelheid, kosten en draagkracht van de organisatie spelen daarbij ook een belangrijke rol. In de besturing van ons beleidsproces is het gebruikelijk om het beleid en de realisatie ervan te plannen voor een periode van 4 jaar. Vanwege de aanzienlijke veranderingen die op komst zijn en waarvan op dit moment in een groot aantal van de gevallen de concrete invulling en consequenties nog onduidelijk of onvoldoende te overzien zijn, is het informatieplan in een 3

4 beperkte vorm en met een kortere looptijd opgesteld. Daarmee wordt toch houvast geboden om de informatievoorziening van onze organisatie verder planmatig te ontwikkelen voor een periode van 1 à 2 jaar. Onze visie uit voorgaande planperiode een integrale gegevensverwerking heeft nog niet aan betekenis ingeboet. Zowel ontwikkelingen in de informatietechnologie, het overheidsprogramma Andere Overheid, Het Waterschapshuis en de Waterschaps Informatie Architectuur bieden mogelijkheden om deze visie in de vorm van concrete voorzieningen verder te realiseren. Vooral de in het kader van het overheidsprogramma Andere Overheid in ontwikkeling zijnde authentieke registraties voor personen (Burger Service Nummer), bedrijven (Bedrijf - en Instelling Nummer), percelen, gebouwen, adressen en kaarten (Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Producten) zijn volledig in lijn met de genoemde lange termijnvisie. De totale investering van het nieuwe informatiebeleidsplan omvat en blijft binnen de raming van het huidige investeringsprogramma. Voor het jaarlijkse investeringsniveau na 2007 is uitgegaan van per jaar. Het investeringsprogramma kan ongewijzigd blijven Totaal Investeringsvoorstel Volgend uit het informatiebeleidsplan wordt ten minste éénmaal per jaar een investeringsbeslissing voorgelegd aan de verenigde vergadering. In de volgende overzichten worden de projecten aangegeven die het komende jaar in uitvoering zullen gaan. Voor een meer uitgebreide toelichting op de nieuwe projecten verwijzen wij u naar hoofdstuk 5 van het bijgevoegde informatiebeleidsplan. Projecten t.b.v. geautomatiseerde toepassingen Investering Aanvang invoering basisregistratie Afronding van invoering Burgerservicenummer Doorontwikkeling van het waterschapsloket en E-formulieren Verkrijgen aanvullende modules en functionaliteit van het geografische informatiesysteem Vervangen financieel informatiesysteem Aanpassen belastingsysteem voor de omslagheffing Totaal

5 Projecten t.b.v. de technische infrastructuur Investering Uitbreiden computersystemen Uitbreiden en deels vervangen van het gegevensopslagsysteem Uitbreiden beveiligingsmaatregelen Totaal In de verenigde vergadering van maart 2007 kunt u een tweede investeringsbeslissing verwachten voor de verdere uitvoering van projecten uit het informatiebeleidsplan Voorstel 1. Kennis te nemen van de ontwikkelingen op het gebied van de informatisering en de automatisering en in te stemmen met de verdergaande ontwikkeling in de richting van een integrale informatievoorziening en het daarmee gepaard gaande financiële ruimtebeslag van in 2006 en 2007, zoals beschreven in het bijgevoegde Informatiebeleidsplan Op basis van het informatiebeleidsplan een investeringskrediet beschikbaar te stellen van , voor: a. het invoeren, verbeteren en/of vervangen van geautomatiseerde toepassingen geraamde investering ; b. het verbeteren en uitbreiden van de technische ICT infrastructuur geraamde investering Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard, secretaris, dijkgraaf, mr. I.C.M. Baltus mr. J.H. Oosters 5