Dit wordt uitgewerkt in 9 voor waterschappen relevante- MVO-thema s. Zie hiervoor tabel 1.

Transcriptie

1 Aan de leden van de verenigde vergadering V.V: 31 maart 2010 Datum 9 februari 2010 Agendapuntnr. 8 Bijlagen Onderwerp MVO definitiebepaling 1. Inleiding Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is een thema dat steeds meer aandacht krijgt en waaraan steeds meer bedrijven worden gespiegeld. Ook van waterschappen wordt in toenemende mate verwacht zich te verantwoorden op dit vlak: MVO is geen luxe maar noodzaak geworden. Het is bovendien een begrip dat zich laat kenmerken door een veelheid aan definities en opvattingen. Iedere organisatie definieert en interpreteert MVO op haar eigen wijze. Tijdens de bespreking van het Waterbeheerplan (WBP) in 2009 heeft u de wens uitgesproken het begrip MVO voor HHSK te definiëren en hier richting in aan te geven, zodat hier op een meer structurele wijze aandacht aan kan worden gegeven. In de programmabegroting 2010 (programma 5 Omgeving & Organisatie) is tevens als resultaat opgenomen een MVO scan binnen HHSK uit te voeren. In dit voorstel wordt het begrip MVO voor HHSK afgebakend op basis waarvan een MVO-scan kan worden uitgevoerd. In uw vergadering in september 2010 kan vervolgens een MVO beleid worden bepaald. 2. Voorstel Wij stellen u voor de volgende MVO definitie goed te keuren: MVO is een proces waarmee de organisatie verantwoordelijkheid neemt voor de consequenties van haar handelen op sociaal, ecologisch en economisch gebied, in de hele keten, waarbij zij verantwoording aflegt en de dialoog aangaat met de betrokken belanghebbenden Dit wordt uitgewerkt in 9 voor waterschappen relevante- MVO-thema s. Zie hiervoor tabel 1. PEOPLE (sociaal) PLANET (ecologisch) PROFIT (economisch) 1. Betrouwbaarheid 5. Duurzame bedrijfsvoering 7. Waterschapskennis 2. Transparantie 6. Maatschappelijke betrokkenheid 8. Financiering 3. Arbeidsparticipatie 9. Tariefontwikkeling 4. Arbeidsveiligheid Tabel 1 3. Achtergrondinformatie Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is de laatste jaren vooral door het bedrijfsleven opgepakt. Druk van consumenten en belangenorganisaties hebben grote bedrijven aangezet tot het nemen van maatregelen. Het reputatiemechanisme heeft hier een belangrijke rol in gespeeld: Om de goede reputatie te behouden gaan bedrijven zich netjes gedragen. 1 Overheden hebben veel minder expliciet, of in ieder geval veel minder zichtbaar, verbetertrajecten voor MVO opgestart. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat ze vast omlijnde opdrachten, taken en verantwoordelijkheden hebben in naam van de maatschappij die echter niet vallen onder de definitie van MVO. MVO heeft veel meer te maken met de wijze waarop deze 1 Van Tulder, R., Van der Zwart, A., Reputaties op het spel, 2003

2 opdrachten, taken en verantwoordelijkheden worden uitgevoerd en waar wel of geen rekening mee wordt gehouden. HHSK heeft de afgelopen jaren diverse maatregelen genomen die te relateren zijn aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Echter zijn dit vaak opzichzelfstaande initiatieven geweest die in dit kader niet expliciet gemaakt zijn. Hier volgen een aantal voorbeelden: - In het kader van de klimaatverandering is er in 2007 een plan van aanpak opgesteld voor energiebesparing en duurzame energie. - HHSK is maatschappelijk betrokken in een internationaal samenwerkingsproject (Semarang, Indonesië) - We streven naar een jaarlijkse verbetering in de energie efficiency van 2% op de afvalwaterzuiveringen. - Een verklaring ten aanzien van duurzaam inkopen is ondertekend. - We kopen 100% groene stroom in. - Aanleg van een groen dak op het hoofdkantoor - Ondertekening van het FSC-convenant In het huidige WBP is een apart hoofdstuk Klimaat en Duurzaamheid opgenomen, waarin de algemene ambitie is uitgesproken invulling te willen geven aan nationale en internationale beleidsdoelstellingen voor klimaat en duurzaamheid. In diezelfde lijn zijn er in andere hoofdstukken van het WBP doelstellingen opgenomen die zijn gericht op het voorkomen van klimaatverandering en duurzaamheid, zoals reductie van energieverbruik, CO2-reductie, gebruik duurzame bouwstoffen etc. HHSK wil een stimulerende voorbeeldrol vervullen ten opzichte van derden. Wat opvalt is dat de gestelde doelen en genomen maatregelen vooral zijn gerelateerd aan duurzaamheid, ecologie/milieu. MVO is echter een veel ruimer begrip, wat hieronder zal worden toegelicht. In 2007 heeft HHSK met negen andere waterschappen deelgenomen aan een MVO-scan. Om deze scan uit te kunnen voeren is er door de waterschappen, SenterNovem en DHV in samenspraak met de relevante stakeholders goed nagedacht over de invulling van MVO voor waterschappen. Een waterschap heeft namelijk niet dezelfde soort doelstellingen en verantwoordelijkheden als een bedrijf. Bedrijven staan voor de continuïteit van de eigen organisatie. Bij waterschappen staat de opgelegde taakuitoefening centraal. De mate waarin deze taken maatschappelijk verantwoord worden uitgevoerd is van grote invloed op het welzijn van de bevolking en uiteindelijk het milieu. De belangenafweging tussen People, Planet en Profit staat centraal bij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De gekozen definitie voor MVO is daar dan ook op geënt: MVO is een proces waarmee de organisatie verantwoordelijkheid neemt voor de consequenties van haar handelen op sociaal, ecologisch en economisch gebied, in de hele keten, waarbij zij verantwoording aflegt en de dialoog aangaat met de betrokken belanghebbenden De manier waarop deze definitie vorm krijgt voor waterschappen (lees HHSK) is uitgewerkt in negen thema s die tot stand zijn gekomen in het voortraject van de uitgevoerde MVO-scan met input van bestuurders, managers, medewerkers van de waterschappen en een aantal stakeholders van de tien deelnemende waterschappen: 2

3 People (sociaal) 1). Betrouwbaarheid Blijkt uit de mate waarin we doen wat we zeggen. Daarbij gaat het bovendien om de mate waarin we voldoen aan de verwachting van derden in relatie tot onze rol in de maatschappij. In de MVO-scan is dit bijvoorbeeld getoetst door middel van prestaties op de onderdelen klachtenregistratie, imago onderzoek, integriteitbeleid, aanbestedingsbeleid en uitvoering van beleid (doen wat je belooft en behalen wat je beoogt). 2). Transparantie Waterschappen staan ten dienste van de maatschappij. De maatschappij moet kunnen zien wat het waterschap voor haar doet. HHSK heeft een rol in het actief uitdragen hiervan. Wanneer de omgeving goed begrijpt wat HHSK doet en waarom, en we voldoende luisteren naar de maatschappelijke wensen, dan is er begrip en waardering voor de gemaakte keuzes. In de MVO-scan is dit o.a. getoetst door middel van prestaties op het gebied van motiveren en uitdragen van besluiten (intern en extern), en managementsystemen en verantwoording op het gebied van milieu, kwaliteit en veiligheid (Certificeringen). 3) Arbeidsparticipatie Individuen moeten gelijke kansen hebben om deel te nemen aan het arbeidsproces. Dit is getoetst in de MVO-scan op participatiecijfers (mate waarin het aantal medewerkers uit specifieke groepen gelijkwaardig deelnemen aan het arbeidsproces en leeftijdsopbouw) en participatiebeleid (traineeships, opleidingstrajecten). 4) Arbeidsveiligheid Dit is getoetst in de MVO-scan op het aantal voorkomende ongevallen en incidenten Planet (Ecologisch) 5). Duurzame bedrijfsvoering Hierbij gaat het om de mate waarin gebruik wordt gemaakt van energie, duurzame materialen en diensten. Dit is getoetst in de MVO-scan op de onderdelen duurzame inkoop algemeen, energiegebruik en mobiliteit (CO2 footprint), (duurzaam) bouwen, (duurzaam) terreinbeheer en overige initiatieven. 6). Maatschappelijke betrokkenheid De mate waarin we investeren in niet-kerntaken, zoals educatie, buitenlandse projecten en cultuur. Profit (Economisch) 7). Waterschapskennis De mate van beschikbaarheid (kennisborging) en actief uitdragen van waterschapsinformatie, kennis en ervaring. NB. Verloren kennis is kostbaar en heeft daarom een plek gekregen bij de economische dimensie. 8). Financiering Mate waarin invulling van taken plaatsvindt tegen minimale maatschappelijke kosten. De MVO-scan heeft dit getoetst op basis van bestedingen aan externe inhuur, Maatschappelijke Kosten en Baten Analyse (MKBA) (meenemen van maatschappelijke component bij besluitvorming) en de bijdragen door derden aan eigen plannen. 9). Tariefontwikkeling De verhouding tussen belang en betaling, tariefstijging en een financiële inspanning die past bij de economische positie van klanten. 3

4 Deze thema s zijn van toepassing op alle waterschappen. Voor HHSK geven ze dan ook concreet weer wat de definitie van MVO voor de organisatie betekent. Deze definitiebepaling zorgt voor de kaders. De mate waarin bepaalde thema s uitgewerkt worden en de aandacht krijgen is een stap die volgt nadat er een MVO nulmeting is uitgevoerd. Gekozen is voor een definitie met een uitwerking in thema s die relevant is voor waterschappen en bovendien door veel waterschappen gehanteerd wordt. De definitie moet uiteraard aansluiten op het beeld dat de omgeving heeft van MVO. De gekozen definitie heeft draagvlak bij alle relevante stakeholders. Dit is een belangrijke overweging geweest in de definitiekeuze, aangezien MVO veel te maken heeft met de dialoog die je aangaat met belanghebbenden. Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen gaat het er namelijk veelal om rekening te houden met de belangen van het publiek. De manier waarop je dit kenbaar maakt en uitdraagt naar de omgeving heeft een bepalende invloed op het imago van de organisatie. Communicatie is dus een belangrijk onderdeel van MVO. 4. Motivering voorstel De maatschappelijke rol van waterschappen verandert. Tot midden jaren 90 konden waterschappen aantonen dat ze goed functioneerden, door de weinige klachten over de waterkwaliteit en de beperkte wateroverlast. Taken en verantwoordelijkheden krijgen echter een steeds grotere maatschappelijke context als gevolg van klimaatverandering en toenemende watergerelateerde belangen. HHSK moet kunnen uitleggen hoe zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt op sociaal, ecologisch en economisch gebied. Daarom is een definitiebepaling noodzakelijk. Bovendien kunnen bepaalde activiteiten die HHSK reeds onderneemt expliciet gemaakt worden en gelabeld worden als onderdeel van MVO. We hebben de visie voor een duurzaam waterbeheer uitgesproken. De definitiebepaling van MVO vormt de kapstok aan de hand waarvan dit in de toekomst concreet uitgewerkt kan worden. 5. Gevolgen/consequenties Financieel/personeel Op dit moment kunnen de financiële en personele consequenties nog niet worden voorzien. Zodra er in september in het beleidsplan ambities worden geformuleerd, zal dit uiteraard consequenties hebben. De inschatting daarvan zal op dat moment gemaakt worden. Juridisch/Risico s Niet van toepassing 6. Aspecten voor de omgeving, communicatie en wijze van publiceren MVO is alleen relevant als je dit ook uitdraagt, het heeft namelijk alles te maken met imago. Hoe de omgeving betrokken zal worden en communicatie vorm zal krijgen wordt meegenomen in het MVO beleidsplan. Op dit moment is dit nog niet van toepassing. 7. Verdere aanpak, procedure, planning Bij uw vaststelling van de voorgestelde definitie hebben we de volgende stappen voor ogen: Stap 1. Onderzoeken/analyseren van de huidige situatie (0-meting /MVO-scan) Welke activiteiten die we tot op heden uitvoeren vallen onder de noemer MVO zoals we die hebben gedefinieerd? Hoe staan we ervoor met betrekking tot de drie P s? Wat missen we? Stap 2. Ontwikkelen van een visie en strategie gewenst einddoel - Wat willen we bereiken met MVO? Bepalen van het ambitieniveau. - Opstellen van MVO profiel. Daarbij willen we prioriteit geven aan het onderdeel Planet. (MVO beleidsplan) (VV September 2010) 4

5 8. Evaluatie Niet van toepassing. Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard, secretaris-directeur, w.g. M.J.H. van Kuijk dijkgraaf, w.g. mr. J.H. Oosters 5