Hoogheemraadschap van Delfland

Transcriptie

1 /^/AJOAJ'^ Beleidsveld: Aard voorstel: Communicatie Besluitvormend Vergaderdatum: 20 november 2008 Kenmerk VV: Aantal bijlagen: 1 Aan de verenigde vergadering van Delfland, Besluit: In te stemmen met het communicatiebeleidsplan als 'paraplu' communicatiebeleid voor Delfland. Probleemstelling: De omgeving verandert en Delfland verandert. Zonder adequate communicatie en participatie kan Delfland zijn ambities onder deze dynamische omstandigheden niet verwezenlijken. Het belang van effectieve en zorgvuldige omgang met collega's, andere overheden, maatschappelijke organisaties en burgers blijft toenemen. Beoogd effect: Het communicatiebeleidsplan stelt Delfland in staat om zijn communicatie effectief en efficiënt in te richten en de uitdagingen op zijn pad goed voorbereid tegemoet te treden. Inleiding Het Hoogheemraadschap van Delfland gaat een spannende tijd tegemoet. Grote veranderingen, zowel in de omgeving van het waterschap als binnenshuis, vragen Delfland zijn koers aan te passen, zodat ook in de toekomst het water in dit gebied slagvaardig, efficiënt en betaalbaar kan worden beheerd. Communicatiebeleid speelt een cruciale rol bij het adequaat inspelen op die interne en externe ontwikkelingen. Om helderheid en focus te brengen in het communicatiebeleid is in opdracht van bureau Bestuur & Communicatie (B&C) het communicatiebeleidsplan (CBP) opgesteld. Kader Het Communicatiebeleidsplan geeft de kaders aan voor doelgerichte in- en externe communicatie, formuleert communicatiedoelstellingen en kernboodschappen en geeft richting aan de ambities voor de verschillende vormen van communicatie. Anders gezegd, het plan vormt de paraplu voor de communicatiedisciplines: Educatie Arbeidsmarktcommunicatie Crisiscommunicatie Risicocommunicatie Public Affairs en politiek-bestuuriijke communicatie Financiële communicatie Persbeleid

2 '%mf Hoogheemraadschap van Delfland ^^ VOOrstel Beleids- en projectcommunicatie Digitale communicatie Interne communicatie PR (o.a. representatie, hulsstijl, evenementen, service) Communicatieonderzoek Toelichting Om de doelen, zoals omschreven in het plan, te kunnen realiseren en de kernboodschap van Delfland effectief over te brengen naar relevante doelgroepen kent de communicatiestrategie de volgende onderdelen: 1. Verbind inhoud (WBP), kernwaarden en gedrag 2. Werk aan structurele maatschappelijke gerichtheid (van buiten naar binnen) 3. Vergroot de zichtbaarheid van Delfland (van binnen naar buiten) 4. Communiceer zorgvuldig Financiën Bedrag Nummer : n.v.t. : n.v.t. Risico's en beheersmaatregelen n.v.t. Personele en organisatorische consequenties De opgave die in het Communicatiebeleidsplan wordt geschetst gaat over de grenzen van het communicatievak heen. In het plan zijn taken te onderscheiden voor Team Communicatie van bureau Bestuur & Communicatie, maar ook voor bestuur, leidinggevenden, P&O en voor medewerkers zelf. Want alle Delflanders hebben te maken met communicatie. Het is een integrale verantwoordelijkheid te zorgen voor goede communicatie rond de eigen taken. Overige consequenties Dit communicatiebeleidsplan geeft na akkoord door de Verenigde Vergadering richting tot 2015 en loopt daarmee inhoudelijk en qua planning grotendeels gelijk op met het Waterbeheerplan (WBP). De communicatiedisciplines worden concreet uitgewerkt en zo SMART mogelijk vertaald naar operationeel/tactisch niveau. Zie voor een eerste aanzet bijlage 5 van het plan. Bij de uitwerking hiervan wordt de segmentatie van doelgroepen, doelstellingen en de communicatiestrategie uit het communicatiebeleidsplan gebruikt. Daarnaast worden het CBP en de realisatie ervan periodiek herijkt en geëvalueerd teneinde te leren van uitkomsten. Besluitvormingstraject/vervolgtraject en communicatie Commissie B&O, 4 november 2008 Verenigde vergadering, 20 november 2008 Bijlage(n) Communicatiebeleidsplan Delfland (CBP), SAMEN werken aan Water!

3 ^ Hoogheemraadschap van Delfland W vnor^tpl Advies Over dit voorstel is advies gevraagd aan de commissie(s): Commissie Bestuur & Organisatie. Dijkgraaf en Hoogheemraden van Delfland, de Secretaris, de Dijkgraaf, mevr. A. Boomsma mr. M.A.P. van Haersma Buma

4 Kenmerk VV: Beleidsveld: Communicatie Vergaderdatum: 20 november 2008 De verenigde vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van d.d. 14 oktober 2008, kenmerk gelezen het advies van de commissie(s): Commissie Bestuur & Organisatie BESLUIT In te stemmen met het communicatiebeleidsplan als 'paraplu' communicatiebeleid voor Delfland. Aldus besloten in de openbare vergadering van 20 november 2008 De Verenigde Vergadering voornoemd, de. de Voorzitter, Haersma Buma

5 Kenmerk W: Vergaderdatum: 20 november 2008 KERNBOODSCHAP Het communicatiebeleidsplan stelt Delfland in staat om zijn communicatie effectief en efficiënt in te richten en de uitdagingen op zijn pad goed voorbereid tegemoet te treden. De omgeving verandert en Delfland verandert. Zonder adequate communicatie en participatie kan Delfland zijn ambities onder deze dynamische omstandigheden niet verwezenlijken. Het belang van effectieve en zorgvuldige omgang met collega's, andere overheden, maatschappelijke organisaties en burgers blijft toenemen. Het Communicatiebeleidsplan geeft de kaders aan voor doelgerichte in- en externe communicatie, formuleert communicatiedoelstellingen en kernboodschappen en geeft richting aan de ambities voor de verschillende vormen van communicatie. Anders gezegd, het plan vormt de paraplu voor de verschillende communicatiedisciplines.