Dienstverlening W. van den Beucken

Transcriptie

1 Raadsvoorstel GEMEENTEBESTUUR onderwerp ICT samenwerking Roermond, Venlo en Weert raadsnummer collegevergadering d.d raadsvergadering d.d fatale termijn programma portefeuillehouder Dienstverlening W. van den Beucken team BVPVP steller FR Stege doorkiesnummer registratienummer datum 31 mei 2013 bijlage(n) 3 datum verzonden Voorstel om te besluiten Het college van B&W van de gemeente Venlo toestemming verlenen voor de oprichting van en deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling ICT-Samenwerkingsverband Noord en Midden-Limburg Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris de burgemeester Willemien Meijering Antoin Scholten

2 Raadsvoorstel Samenvatting (Verplicht, maximaal een half A4) Als college hebben we medio 2010 opdracht gegeven om een haalbaarheidsstudie te verrichten naar een intergemeentelijke samenwerking op het vlak van ICT. Aanleiding hiervoor was om te onderzoeken of door middel van samenwerking efficiënter en effectiever de ICT ingericht en beheerd kan worden. We willen daarmee voorbereid zijn op de toenemende taken vanuit wet- en regelgeving en de toenemende complexiteit van ICT. Tenslotte is ook de beheersing van de alsmaar toenemende kosten een motivatie om de samenwerking op te zoeken. Aan dit onderzoek hebben zes gemeenten deelgenomen t.w. Venray, Peel en Maas, Leudal, Weert, Roermond en Venlo. Het resultaat van het onderzoek is een rapport met daarin het advies om de gemeenten Venlo, Roermond en Weert hun ICT op gezamenlijke infrastructuur te laten draaien en deze ook gezamenlijk te beheren. In september 2012 is op basis van dit rapport en onderliggende business case door de colleges van deze drie gemeenten tot samenwerken besloten. Over het besluit tot samenwerken hebben de drie gemeenten in oktober 2012 een gezamenlijk persbericht doen uitgaan. Met de samenwerking willen de drie gemeenten de individuele kwetsbaarheid van de ICT verminderen, slagvaardiger reageren op nieuwe ontwikkelingen, de kwaliteit en professionaliteit van de interne dienstverlening verhogen en kosten besparen. Om de kosten en baten in kaart te brengen is een business case opgesteld. Hieruit blijkt dat de samenwerking voor de drie gemeenten samen een besparing oplevert die oploopt tot ca ,- per jaar op een totale materiële omzet van ca. 3,2 miljoen. Voor onze gemeente ligt een oplopend voordeel van in het verschiet. Met de keuze om samen te werken verplichten de drie gemeenten zich aan een minimale termijn van vijf jaar. Regionaal vervullen ze hierin ook een voortrekkersrol, omdat de samenwerking ook openstaat voor deelname door andere gemeenten. Diverse gemeenten hebben al aangegeven geïnteresseerd te zijn in deelname. In Midden Limburg zijn dat Leudal en Nederweert. In Noord-Limburg is ICT-samenwerking één van de thema s in het secretarissen-overleg tussen Bergen, Beesel, Peel en Maas en Venlo en ook deze gemeenten zijn geïnteresseerd. De samenwerking zal bij de start in de vorm van een lichte gemeenschappelijke regeling worden opgezet. Dit betekent dat er nog geen zelfstandige juridische rechtspersoon wordt gevormd. Het betrokken personeel blijft in dienst van eigen gemeente en contracten met leveranciers worden per gemeente afgesloten. Na gebleken succes wil we als college onderzoeken hoe de samenwerking zich verder kan doorontwikkelen. De vorming van de samenwerking en de doorontwikkeling ervan wordt geleid door een kwartiermaker, die rapporteert naar een directieraad bestaande uit de gemeentesecretarissen van de drie gemeenten. Tweemaal per jaar vindt er ook een bestuurlijk overleg plaats met de portefeuillehouders. De onderlinge levering van diensten is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Uw raad wordt gevraagd om het college toestemming te verlenen voor de oprichting van en deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling ICT-Samenwerkingsverband Noord en Midden-Limburg 2

3 Raadsvoorstel Bijlagen Nr. Naam Datum 1. Bijlage 1 - Gemeenschappelijk Regeling ICT Samenwerking.. 2. Bijlage 2 - Collegebesluit betreffende de ICT samenwerking September Bijlage 3 - Collegebesluit betreffende het aangaan van een.. GR

4 Raadsvoorstel - onderbouwing Onderbouwing Algemene toelichting 1. Wat is kernopgave (Wat is de belangrijkste opdracht voor de gemeenteraad?) ICT en Informatievoorziening is geen primaire taak van een gemeente, maar is wel een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. De gemeentelijke processen zijn grotendeels afhankelijk van ICT voorzieningen. In de toekomst zal deze afhankelijkheid verder toenemen door landelijke initiatieven als digitale overheid Relatie met programma ICT dienstverlening maakt deel uit van het programma dienstverlening, professionele organisatie. 3. Wat is het beoogde maatschappelijke resultaat (Wat wilt u bereiken?) De gemeente wil een betrouwbare en efficiënte dienstverlener zijn. Daarbij is zij in haar processen sterk afhankelijk van de ICT voorzieningen, die voldoen aan de eisen die worden gesteld m.b.t. beschikbaarheid, juistheid en vertrouwelijkheid van informatie. 4. Waarom? (Wat is de aanleiding om de raad hiervoor in stelling te brengen?) Uw raad moet toestemmen bij het aangaan van een Gemeenschappelijke regeling. Samenwerken met andere gemeenten is een goede oplossing om de kwetsbaarheid in de ICT te verminderen, de slagvaardigheid te vergroten en de kosten te verlagen. 5. Afweging / argumentatie (Welke politieke keuzevraagstukken dienen zich aan? Zijn er reële alternatieven? Welke belangenafweging moet daarbij door de raad worden gemaakt?) Het betreft een gemeenschappelijke regeling die ziet op het uitoefenen van collegebevoegdheden, zodat deze door ons college dient te worden aangegaan. Wel dient u als gemeenteraad in te stemmen met het treffen van de regeling, maar kan deze slechts onthouden worden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Het betreft slechts een lichte gemeenschappelijke regeling, waarbij geen rechtspersoon of een gemeenschappelijk orgaan in het leven wordt geroepen, maar enkel wordt afgesproken om te gaan samenwerken. De praktische uitvoeringsaspecten worden verder uitgewerkt in een dienstverleningsovereenkomst. Als college zijn we bevoegd tot het aangaan van deze dienstverleningsovereenkomst 6. Welke externe partners en adviesraden zijn erbij betrokken? Gemeente Roermond Gemeente Weert 4

5 Raadsvoorstel - onderbouwing In beide gemeenten zal een eensluidend college- en raadsvoorstel worden voorgelegd. 7. Financiële paragraaf.. 8. Risicoparagraaf (welke risico s spelen een rol bij de besluitvorming?) Geef aan of wel of niet sprake is van een risico. Vermeld in de toelichting de argumentatie Wel of geen risico Wel of niet Toelichting bij de argumentatie Juridische aspecten en wettelijk kader Nee.. Financiële risico s en aspecten Ja Indien door tegenvallers de genoemde besparing niet dan wel later wordt gerealiseerd. Economische risico s Nee.. Maatschappelijke risico s Nee.. Exploitatie, realisatie, ontwikkeling, beheer, bouw- en planschade Afbreukrisico s en mogelijke contractschade (in relatie tot externe partners) Nee.. Nee Overige strategische risico s Nee.. Toelichting (Benoem de relevante, strategische risico s).. 9. Vervolgprocedure voor de raad Er wordt gestart d.m.v. een lichte gemeenschappelijke regeling. Bij gebleken succes zal nader onderzocht worden hoe een verdere doorontwikkeling vorm gegeven moet worden. Uw raad zal hierover door middel van een RIB geïnformeerd worden en bij wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling om toestemming worden gevraagd. 5

6 Raadsbesluit GEMEENTEBESTUUR onderwerp ICT samenwerking Roermond, Venlo en Weert raadsnummer raadsvergadering d.d. 25 september 2013 team BVPVP steller FR Stege doorkiesnummer datum 31 mei 2013 De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders dd. 20 augustus 2013, registratienummer 13- ; gelet op het bepaalde in artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit(en): Het college van B&W van de gemeente Venlo toestemming te verlenen voor de oprichting van en deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling ICT-Samenwerkingsverband Noord en Midden-Limburg Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 mei De griffier De voorzitter Geert van Soest Antoin Scholten