Collegevoorstel BEDRIJFSVOERING. Ja, zonder beperkingen Dienstverlening. Afdeling Bedrijfsvoering. Pilot verloning payroll bij de WAA

Transcriptie

1 zaak_id bericht_nummer Collegevoorstel BEDRIJFSVOERING Reg.nr B&W d.d. Openbaar Programma Ja, zonder beperkingen Dienstverlening DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten d.d Ingekomen van Afdeling Bedrijfsvoering Onderwerp Pilot verloning payroll bij de WAA Dictum 1. Starten pilot verloning via payroll bij de NV WAA-groep voor de periode 15 maart 2012 t/m 15 september 2012, voor de inhuur van tijdelijke medewerkers bij de afdelingen WIZ en BV. 2. Op basis van de evaluatie eind september 2012 een besluit nemen om de verloning via payroll definitief, voor de totale organisatie, bij de WAA onder te brengen. Voorbesproken met Jan Woldring, wethouders Beurskens Besluit B&W Akkoord Bespreken Team BVPOA Secretaris W. Meijering Steller MJH Elsenberg-Parren Doorkiesnummer Portefeuillehouder A. Beurskens Datum Paraaf steller Paraaf afdelingshoofd of ambtelijk opdrachtgever

2 Samenvatting (Verplicht, maximaal een A4) Sinds juli 2007 hebben de gemeenten in Noord- en Midden Limburg, na een openbare aanbesteding hun dienstverlening op het gebied van flexibiliteit en mobiliteit contractueel ondergebracht in een drietal percelen, te weten: 1. Uitzenden en detacheren, functieschaal 1 t/m 8 en mobiliteit, gegund aan Tempo Team, contract loopt, na verlengingen, tot 31 december 2012, 2. Payroll, gegund aan Driessen, contract loopt, na verlengingen, tot 31 december 2012, 3. Uitzenden en detacheren, functieschaal 9 t/m 15, gegund aan Content, na evaluatie niet meer verlengd en is regionaal gestart met een pilot de marktplaats (DT besluit ). In december 2010 is door statutenwijziging van de WAA, de WAA een zodanig onderdeel van de gemeente geworden, dat de gemeente één op één opdrachten voor diensten aan de WAA kan gunnen zonder deze opdrachten aan te besteden. Voor het uitvoeren van de payroll activiteiten zou de WAA geschikt kunnen zijn. Uit overleg met de WAA blijkt dat zij bereid zijn deze diensten op zich te nemen. Het onderbrengen van de payroll-activiteiten bij de WAA past binnen het beleid van de WAA. De tarieven van de WAA zijn, als gevolg van onze onderhandelingen, iets lager dan de tarieven van Driessen, onze huidige leverancier. Binnen de PKB van de afdeling kan dit een kostenbesparing opleveren. Het effect op het subsidie van de WAA kan eerst achteraf worden vastgesteld. Voorgesteld wordt om de pilot vorm te geven met de afdelingen WIZ en Bedrijfsvoering. De pilot valt in de contractperiode van Driessen. Omdat de gemeente één op één opdrachten kan verstrekken aan de WAA is er geen sprake van onzorgvuldig handelen richting Driessen, zie advies cluster Inkoop. De huidige raamovereenkomsten van de percelen 1 en 2 en de pilot marktplaats van perceel 3, zijn afgesloten in regioverband. Momenteel loopt een onderzoek naar een nieuwe regionale aanbesteding voor inhuur tijdelijk personeel voor alle 3 de percelen. In dit onderzoek wordt rekening gehouden met het feit dat Venlo voor het onderdeel payroll, perceel 2, wellicht niet zal mee doen. Streven is dit zoveel mogelijk in elkaar te laten passen, dus bij voorkeur payroll alleen bij de WAA, eventueel met de gemeenten Beesel en Bergen, en de overige inhuur regelen in regioverband. Bijlagen Nr. Naam Datum

3 Onderbouwing Algemene toelichting 1. Inleiding Sinds juli 2007 hebben de gemeenten in Noord- en Midden Limburg, na een openbare aanbesteding hun dienstverlening op het gebied van flexibiliteit en mobiliteit contractueel ondergebracht in een drietal percelen, te weten: 1. Uitzenden en detacheren, functieschaal 1 t/m 8 en mobiliteit, gegund aan Tempo Team, contract loopt, na verlengingen, tot 31 december 2012, 2. Payroll, gegund aan Driessen, contract loopt, na verlengingen, tot 31 december 2012, 3. Uitzenden en detacheren, functieschaal 9 t/m 15, gegund aan Content, na evaluatie contract niet meer verlengd en is regionaal gestart met een pilot de marktplaats (DT besluit ). Voor de inhuur van tijdelijke medewerkers waarvan de gemeente zelf het werving- en selectieproces uitvoert is verloning via payroll noodzakelijk. De payroll heeft betrekking op het verlonen van de tijdelijk ingehuurde medewerkers. De payroller betaalt de door de gemeente ingehuurde medewerkers en zorgt ervoor dat de gemeente niet het gevaar loopt dat de belastingdienst de ingehuurde medewerker als eigen medewerkers ziet waarover belastingen en premies moeten worden afgedragen Wat is het beoogde resultaat? In december 2010 is door statutenwijziging van de WAA, de WAA een zodanig onderdeel van de gemeente geworden, dat de gemeente één op één opdrachten voor diensten aan de WAA kan gunnen zonder deze opdrachten aan te besteden. De WAA biedt deze dienstverlening aan. Uit overleg met de WAA blijkt dat zij bereid zijn deze diensten op zich te nemen. In dat geval worden de tijdelijke medewerkers die de gemeente zelf werft, via de WAA verloond. In 2010 respectievelijk 2011 bedroeg de totale omzet payroll ,-- en ,--, waarvan ongeveer 40% ten laste van de afdeling WIZ komt. Op basis van deze gegevens en de verwachte daling van de inhuur wordt een volume van verloning payroll geraamd van ,-- voor de pilot. Een pilot is gewenst om vast te stellen hoe de WAA de payroll activiteiten kan uitvoeren en hoeveel resultaat dit oplevert voor de WAA. De pilot valt in de contractperiode van Driessen. Zij zijn geïnformeerd over deze pilot. Omdat de gemeente één op één opdrachten kan verstrekken aan de WAA is er geen sprake van onzorgvuldig handelen richting Driessen, zie advies cluster Inkoop. De huidige raamovereenkomsten van de percelen 1 en 2 en de pilot marktplaats van perceel 3 zijn afgesloten in regioverband. Momenteel loopt een onderzoek naar een nieuwe regionale aanbesteding voor inhuur tijdelijk personeel voor alle 3 de percelen. In dit onderzoek wordt rekening gehouden met het feit dat Venlo voor het onderdeel payroll, perceel 2, wellicht niet zal mee doen. Streven is dit zoveel mogelijk in elkaar te laten passen, dus bij voorkeur payroll alleen bij de WAA, eventueel met de gemeenten Beesel en Bergen, en de overige percelen inhuur tijdelijk personeel regelen in regioverband. Mocht dit onderzoek tot nieuwe/andere inzichten leiden voor de aanbesteding van het perceel payroll dan zal ik dit separaat aan u voorleggen. 3

4 3. Aanpak, realisatie? Voorgesteld wordt om het onderbrengen van de payroll activiteiten bij de WAA op te zetten in de vorm van een pilot om zodoende ervaring op te doen. Het plan van aanpak ziet er als volgt uit: 1. Start pilot met de WAA 15 maart 2012 tot 15 september Evaluatie pilot in september/okotber Besluit definitief onderbrengen van de verloning via payroll bij de WAA voorleggen aan het DT en aan het college. 4. Financiële consequenties? Als gevolg van onze onderhandelingen zijn de tarieven van de WAA iets lager dan de tarieven van Driessen, onze huidige leverancier. Het voordeel als gevolg van lagere tarieven valt binnen de PKB van de afdeling. In overleg met WIZ wordt geconstateerd dat het subsidie aan de WAA wordt vastgesteld middels de gemeenschappelijke regeling. Hierbinnen valt de verantwoording van de begroting en de exploitatie. Wij, als gemeente, hebben nu derhalve geen zicht op het effect van deze activiteit op de exploitatie van de WAA. Derhalve zullen we bij de evaluatie van de pilot ook gegevens opvragen met betrekking tot het effect op de exploitatie van de WAA. 5. Welke interne en externe partners zijn erbij betrokken? In overleg met de afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën cluster Inkoop is het programma van eisen opgesteld en beoordeeld. Voorgesteld wordt om de pilot vorm te geven met de afdelingen WIZ en Bedrijfsvoering 6. Vervolgprocedure Uitvoering. 4

5 Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering.. 1. Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) De voorgestelde pilot verloning via payroll bij de WAA heeft een positieve uitwerking op het PKB-4kant van afd. Bedrijfsvoering dat door diverse maatregelen (taakstellingen etc.) onder druk staat. Door de iets lagere tarieven van de WAA ten opzichte van Driessen, kan deze pilot leiden tot een (gering) voordeel op de PKB van de deelnemende afdeling WIZ. Zoals ook al hierboven onder punt 4 Financiële consequenties is aangegeven, zal een eventueel (structureel) effect op het subsidie van de WAA pas na afloop van de pilot bepaald kunnen worden. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Henk Mepschen/Maarten Verlinden 2. Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Op voorliggend stuk kan ik positief adviseren. Voorliggend stuk heeft geen invloed op de formatie van onze organisatie. Streven van onze organisatie is om het aantal tijdelijke medewerkers (inhuur) en de daarbij komende kosten terug te dringen. Voorliggend stuk draagt bij om de kosten binnen onze PKB te verlagen. Dat er gekozen wordt voor een pilot tot kan ik ondersteunen, mocht deze pilot mislukken resteert voldoende tijd om een aanbestedingsprocedure te volgen. Het contract dient te worden aangegaan met de NV WAA groep. Ingeval van faillissement van de NV dan wel van de Gemeenschappelijke Regeling heeft dat geen consequenties voor de, bij de NV in dienst zijnde, payrollers. De gemeente hoeft ze dus niet in dienst te nemen. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Simone van de Camp/John Steegh 3. Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? n.v.t. Kan de adviseur instemmen met het of Nee Naam adviseur.. 4. Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? 5

6 Uw college heeft ingestemd met het voorstel om opdrachten aan de WAA Groep NV te verlenen onder de titel van quasi-inbesteding (collegebesluit ). Om tot quasiinbesteding over te gaan dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan, afdeling WIZ houdt er toezicht op dat de WAA aan deze voorwaarden blijft voldoen. Met Driessen is een raamovereenkomst pay roll, waarin het volume kan variëren, gesloten die per 31 december 2012 afloopt. Met Driessen is afgestemd dat de gemeente de pilot met de WAA per 15 maart 2012 start en hierdoor het af te nemen volume gedurende deze laatste maanden vermindert. Belangrijk is dat indien de WAA de payroll niet blijvend zal uitvoeren,er voldoende tijd is om aan te sluiten bij de regionale aanbesteding en de Venlose payroll hierin mee te nemen. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Chris Janssen 5. Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel?.. - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het of Nee - Naam adviseur.. 6. Communicatie intern / extern.. - Naam adviseur / voorlichter.. 6