VAN AMBITIE NAAR UITVOERING - INRICHTING EN BESTURING I&A DELFLAND. 31 augustus 2013

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "VAN AMBITIE NAAR UITVOERING - INRICHTING EN BESTURING I&A DELFLAND. 31 augustus 2013"

Geert Aalderink
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 VAN AMBITIE NAAR UITVOERING - INRICHTING EN BESTURING I&A DELFLAND 31 augustus 2013

2 CONTEXT Delfland wordt de komende jaren geconfronteerd met een groeiende interne en externe vraag naar (innovatieve) i-oplossingen terwijl de complexiteit van beheer toeneemt. De vraag is groter dan de beschikbare capaciteit en middelen. Vraagbeheersing is slechts in beperkte mate mogelijk door de noodzaak en urgentie van de (toenemende) vraag. Kadernota 2014 beschrijft het belang en de noodzaak van een goed ingerichte en goed bestuurde I&A functie om de bedrijfsvoering effectief te ondersteunen, innovatie te bevorderen en de digitale interactie met burgers, overheden en bedrijven te faciliteren; Delfland is de uitvoering en besturing van de I&A functie aan het verbeteren binnen de context van toenemend belang en afnemende budgettaire ruimte; Waterschappen moeten in toenemende mate samenwerken met overheden, bedrijven en andere waterschappen om invulling te kunnen geven aan (collectieve) ICT behoeftes; Om sturing te geven aan de inzet van i-voorzieningen is een visie nodig op inhoud (het WAT) en een visie op de besturing en realisatie van de i-voorzieningen (het HOE); Het onderzoek heeft zich geconcentreerd op de processen voor besturing en realisatie als noodzakelijke randvoorwaarde voor een uitvoerbare en toekomstvaste visie op inhoud. De bouwstenen voor de visie op inhoud zijn aanwezig; 2

3 2 REFERENTIE MODELLEN GEBRUIKT Het IV besturingsproces hebben wij onderzocht met het veel gebruikte negen-vlaksmodel van Rick Maes als referentie. Niet dogmatisch maar praktisch en kijkend naar wat is er wel en wat niet, dat het resultaat beïnvloedt. Het INK managementmodel hebben wij als globaal kader gebruikt voor het onderzoek over het functioneren van I&A. Gekeken is of er voldoende balans en samenhang is in de I&A organisatie is om de vereiste informatievoorziening te realiseren en onderhouden. medewerkers waardering door medewerkers leiderschap strategie & beleid processen waardering door klanten en leveranciers Besturing & financiers middelen waardering door maatschappij Organisatie Resultaten Leren en verbeteren Van Ambitie Naar Uitvoering - Inrichting en Besturing I&A Delfland 31 augustus

4 BEVINDINGEN OP HOOFDLIJNEN Positie van de informatievoorziening in het geheel van de organisatie is nog te zwak en dient verstevigd te worden; Activiteiten als visie-vorming, architectuur bepalen en portfoliomanagement worden nu onvoldoende/niet inhoud gegeven en zijn geen onderdeel van een proces; Het proces van IV besturing en bijbehorende besluitvorming is onvoldoende ingericht en er is geen rol die dit proces stuurt op inhoud en resultaat; I&A processen dienen (verder) ingericht te worden, om de nu losstaande activiteiten te verbinden. Er is onvoldoende samenhang en ketens functioneren onvoldoende/niet; Koppelvlakken tussen I&A en (interne en externe) klanten zijn niet ingericht, waardoor te weinig afstemming; In de balans vakcompetentie - managementcompetentie zien we te weinig managementcompetentie in I&A; De bevindingen en aanbevelingen zijn in detail uitgewerkt in een rapport; 4

5 VOORGESTELDE MAATREGELEN Verbeter het besturingsproces en de Planning & Control cyclus voor i-activiteiten en i- projecten. Werk daarbij met geconsolideerde ICT Routekaarten die zijn samengesteld uit sector gerichte Routekaarten; Investeer (verder) in Gegevensbeheer, Architectuur en Portfoliomanagement en temporiseer de voorgestelde krimp in I&A capaciteit; Ontwikkel het leiderschap van de I&A functie gericht op I&A als effectieve en efficiënte uitvoeringsorganisatie en zorg dat er samenhang ontstaat in de activiteiten door I&A processen goed in te richten; Ontwikkel de i-competenties van het DMT; Investeer in de samenhang en besturing van het i-domein door het aanstellen van een Delfland CIO. De CIO ondersteunt het DMT en is aanspreekbaar op (i) de richting, kaders en samenhang van informatievoorziening en ICT, (ii) voor het portfoliomanagement van i- projecten, (iii) de i-architectuur en (iv) het inrichten en uitnutten van gegevensbeheer; Investeer de komende jaren in situationele samenwerkingsverbanden om invulling te geven aan urgente ICT behoeftes, binnen de context van de 3 K's. Onderzoek de mogelijkheden om de Delfland CIO breder in te zetten; 5

6 RESULTAAT BESTURING VAN VRAAG TOT AANBOD Aandachtsgebied CIO Ambities Doelen Richten WBP Kadernota Programmabegroting Informatie visie Projecten kalender Regie Informatie Strat. & Beleid Architectuur Teamplannen Inrichten Projecten Vraag Informatie advies SLM Routekaart ICT-deelproject Planning: mensen & middelen Capaciteit Competenties Functioneel Beheer ICT Beheer Verrichten Aanbod Klant Vraag Aanbod Leverancier 6

7 UITGELICHT: ROL EN ROLVERDELING CIO DMT: Richten Planning&Control Besluitvorming I&A: Verrichten Uitvoering Ondersteuning Advisering CIO: Richten en "Inrichten" Kaders voor en samenhang van informatievoorziening Portfoliomanagement Gegevensbeheer I- architectuur Samenwerking op ICT "Versnellen en Verbinden" 7

8 VISIE OP INHOUD Delfland heeft een goede kijk op de inzet van i-voorzieningen en is vooruitstrevend. ECHTER, de samenhang, de prioriteiten en de haalbaarheid op uitvoering dienen verder uitgewerkt te worden en vervolgens bestuurd te worden. Bouwstenen van de inhoudelijke visie: e-dienstverlening, Nieuwe Werken, Zaakgericht Werken, Integraal Gegevensbeheer, 3DI, Digitale Delta, Rationaliseren/Vereenvoudigen/Vernieuwen bestaand ICT landschap, Technische Automatisering Om tot een integrale visie te komen, is nadere uitwerking wel noodzakelijk: Opstellen Doelarchitectuur voor processen, gegevens en systemen, Samenstellen Projectportfolio , Opstellen Routekaart , inclusief samenhangende prioriteiten Opstellen Mensen en Middelen plan 8

9 AANPAK OM TOT EEN INTEGRALE VISIE OP INHOUD TE KOMEN Een vertaling van de bouwstenen naar een integrale visie en aanpak zal nog zeker 3 maanden nadere uitwerking vragen inclusief inhoudelijke besluitvorming op DMT nivo. Om de visie en aanpak verder uit te werken is het gewenst om: Te investeren in een i-architect (gegevens, systemen en processen); Te investeren in een Portfolio Analist (samenstellen Portfolio en Routekaart); Verder te investeren in Delfland breed gegevensbeheer (voortbordurend op lopende initiatieven); Te investeren in een Delfland CIO voor samenhang, richting, kaders, doorvoeren maatregelen, voorbereiding besluitvorming en toezicht op uitvoering; Te investeren in de inrichting en doorontwikkeling van de I&A organisatie; Te blijven investeren in samenwerking met overheden, waterschappen en bedrijven; Invulling bovengenoemde functies en rollen bij voorkeur door Delfland mensen, immers het zijn kerncompetenties; Parallel aan de ontwikkeling van de visie op inhoud dienen de voorgestelde proces verbeteringen voor besturing en realisatie doorgevoerd te worden als noodzakelijke randvoorwaarde voor een uitvoerbare en toekomstvaste visie op inhoud; 9

10 VERVOLG Presentatie en dialoog met DMT op 28 augustus 2013; Presentatie en dialoog met Dagelijks Bestuur op 3 september 2013; Informeren Algemeen Bestuur; Verder uitwerken visie op inhoud en parallel doorvoeren van voorgestelde procesverbeteringen in besturing en I&A uitvoering; Invullen posities van Delfland CIO, i-architect en Portfolio Analist; Temporiseren voorgestelde krimp I&A; 10

12 BACKUP SHEET - BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN In het onderzoek zijn bevindingen en aanbevelingen gegroepeerd naar de volgende gebieden: Informatievoorziening besturing in de brede zin; I&A activiteiten en processen; I&A afstemming met klant; I&A in relatie tot programma s en projecten I&A in relatie tot Architectuur; Centralisatie Functioneel Beheer; Gegevensbeheer; Taakstelling in relatie tot ambitie; Management en Leiderschap; Samenwerking met andere waterschappen, overheden en bedrijven; 12

13 BACKUP SHEET GENERIEKE AANPAK BESTURING Ontwikkelingen maatschappij Organisatie doelen en strategie Visie op informatievoorziening Waarheen Processen architectuur Informatie architectuur Hoe willen we wat bereiken Welke richting kiezen we Welke informatie hebben we nodig Informatie beleid, strategie en architectuur Hoe Applicatie architectuur Infrastructuur architectuur Inzicht in noodzakelijke versus beschikbare informatie leidt tot beredeneerd informatieplan Informatieplan met projecten: Geconsolideerd Geprioriteerd Gefinancierd Wat 13

14 BACKUP SHEET BESTURING HHD Context: Umwelt, Rijksoverheid, UvW, HWH, Marktontwikkelingen Ambities Doelen WBP Jaarcyclus Kadernota Informatie visie IM Informatie Strat. & Beleid Architectuur Aandachtsgebied CIO Strategisch Progr.Beg. IV-besturing (regie) is een proces I&A Jaarplan Vernieuwingskalender Tactisch Adhoc vraag: Nieuwe Functionaliteit Informatie advies Project ICT Deelproject Informatiemanagement activiteiten 14

15 BACKUP SHEET - I&A AFSTEMMING MET HAAR KLANTEN Ambities Doelen Richten Inrichten WBP Kadernota Programmabegroting Projecten Vraag Strat. I-beleid Info. Plan Projecten kalender Routekaart Informatie advies SLM Regie Architectuur ICT-deelproject Teamplannen Planning: mensen & middelen Capaciteit Competenties Functioneel Beheer Verrichten Aanbod ICT Beheer Klant Leverancier 15

16 BACKUP SHEET SITUATIONELE SAMENWERKING VV HHD VV X Organisatie Y DB HHD PH DB X PH SD HHD SD X Directie Y Collectieve vraag voor nieuwe functionaliteit en /of samenwerkingskans Team- Afd Team- Afd Team- Afd 16

Vergelijkbare documenten

Analyse & Advies I&A organisatie

Analyse & Advies I&A organisatie Hoogheemraadschap van Delfland Inhoud 1 Management samenvatting 3 2 Context 6 3 Opdrachtformulering 8 4 Aanpak van de opdracht 11 5 Bevindingen op hoofdlijnen 12 6 Advies