2004. Nr. : Krediet ICT Infrastructuurplan Leiden, 7 december 2004.

Transcriptie

1 2004. Nr. : Dnst. : ID Krediet ICT Infrastructuurplan Leiden, 7 december De ICT (Informatie- en CommunicatieTechnologie) infrastructuur van de gemeente Leiden is sterk verouderd, wordt op een aantal punten niet meer ondersteund door leveranciers en staat een modernisering van bedrijfsprocessen, applicaties en dienstverlening in de weg. Daardoor zullen in de nabije toekomst problemen ontstaan bij het gebruik en beheer van informatiesystemen en andere ICT-toepassingen. De continuïteit kan niet langer worden gewaarborgd. Daarom is een samenhangend plan opgesteld voor vernieuwing van de gemeentelijke ICT infrastructuur, het ICT Infrastructuurplan Het plan beschrijft welke maatregelen dienen te worden genomen om te komen tot een betrouwbare, toekomstgerichte ICT infrastructuur van voldoende capaciteit. De belangrijkste maatregelen zijn: de vervanging van werkplekapparatuur en programmatuur de consolidatie van servers en centralisatie van gegevensopslag het beschikbaar stellen van veilige in- en uitbel-, mobiele toegangs- en faxvoorzieningen het realiseren van een adequate koppeling aan het Internet het regelen van beveiliging het opstellen van een apparatuurplan. Om efficiënte, veilige en goed beheerbare ICT voorzieningen mogelijk te maken, is veel aandacht besteed aan het belang van praktisch bruikbare gemeentebrede standaards voor software en hardware. Met deze - zoveel mogelijk open - standaards kan in principe de volledige ICT voorziening worden geregeld met marktconforme, bewezen technologie, die ook uitwisseling met de omgeving mogelijk maakt. Na uitvoering van het plan beschikt de gemeente Leiden over bijdetijdse ICT voorzieningen die een verdere verbetering van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen mogelijk maken. Uitvoering van het plan zal worden aanbesteed conform de geldende (Europese) regels en met inachtneming van eventuele contractuele verplichtingen jegens derden. De projectplanning loopt tot eind 2006; de belangrijkste - en voor de gebruikers meest zichtbare - producten zullen eind 2005 zijn opgeleverd. Het (Europese) aanbestedingstraject geldt tevens als toets door de markt voor de in het plan opgenomen planning en menskracht-inspanning. Voordeel is dat deze toets dan eveneens geldt als resultaatverplichting. Mocht de toets significant negatieve budgettaire gevolgen hebben dan zal opnieuw besluitvorming moeten plaatsvinden op alternatieve voorstellen. Op

2 basis van de nu bekende gegevens is een begroting opgesteld met een totale omvang van Navraag bij andere gemeenten leert dat dit bedrag in ieder geval qua ordegrootte reëel is. Na uitvoering van het plan zijn de diensten niet langer in het bezit van 'eigen' infrastructuurcomponenten, maar maken gebruik van de gezamenlijke ICT infrastructuur, waarvoor de ICT afdeling optreedt als eigenaar. De nieuwe situatie wordt dus vergelijkbaar met die van de telefonie-infrastructuur. De kosten zullen worden doorbelast aan de diensten en worden gedekt uit besparingen enerzijds en bestaande dienstbudgetten anderzijds. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Leiden, LENFERINK. Burgemeester en Wethouders van de Secretaris, de Burgemeester, P.I.M. v.d. WIJNGAART. H.J.J. De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nummer van 2004), mede gezien het advies van de commissie. B E S L U I T: 1. een krediet beschikbaar te stellen ter grootte van voor vernieuwing van de gemeentelijke ICT infrastructuur; 2. de kapitaalslasten van dit krediet, bij een vijfjarige annuïtaire afschrijving van per jaar, te dekken uit bestaande dienstbudgetten. Gedaan ter openbare vergadering van 25 janauri 2005 de Griffier, de Voorzitter,

3 Behoudens advies van de commissie EGTV Vastgesteld op 25 januari 2005 BW Aanbiedingsformulier Onderwerp Krediet ICT Infrastructuurplan In te vullen door afdeling Bestuursondersteuning Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: / Dienst : ID ID EGTV Agenda Sector : Facilitair Bedrijf CC Openbaar: ja Naam : L.van der Zon Raadsvoorstel: ja Tst.nr : 5945 Datum B&W vergadering: Datum : BESLUITEN 1. De huidige pc-werkplekken voor de komende vijf jaar te vervangen door gestandaardiseerde werkplekapparatuur en -programmatuur, waar nodig voorzien van van veilige afdruk-, inbel-, uitbel-, mobiele toegangs- en faxvoorzieningen en een adequate koppeling aan het Internet. 2. De servers te consolideren en de gegevensopslag te centraliseren, zodat er een gemeenschappelijke, gestandaardiseerde en efficiënt te beheren serverpark en opslagvoorziening ontstaan.

4 3. De gemeentelijke locaties onderling te koppelen via het glasvezelnetwerk, zodat standaardisatie, consolidatie en centralisatie en de daarmee gepaard gaande efficiencyverbetering gemeentebreed kunnen worden gerealiseerd. 4. Beveiligingsmaatregelen te treffen en een apparatuurplan op te stellen. 5. De gemeentesecretaris te verzoeken de besluitpunten 1 t/m 4 voor advies voor te leggen aan de Ondernemingsraad. 6. De Raad voor te stellen voor uitvoering van deze besluiten een krediet beschikbaar te stellen van De kapitaalslasten van dit krediet, bij een vijfjarige annuïtaire afschrijving van per jaar, te dekken uit bestaande dienstbudgetten. 8. De besluiten sub 1 t/m 5 ter kennis te brengen van de gemeenteraad en de besluiten sub 6 en 7 ter behandeling aan de Raad voor te leggen. Korte overwegingen De ICT (Informatie- en CommunicatieTechnologie) infrastructuur van de gemeente Leiden is sterk verouderd, wordt op een aantal punten niet meer ondersteund door leveranciers en staat een modernisering van bedrijfsprocessen, applicaties en dienstverlening in de weg. Daardoor zullen in de nabije toekomst problemen ontstaan bij het gebruik en beheer van informatiesystemen en andere ICT-toepassingen. De continuïteit kan niet langer worden gewaarborgd. Daarom is een samenhangend plan opgesteld voor vernieuwing van de gemeentelijke ICT infrastructuur, het ICT Infrastructuurplan Het plan beschrijft welke maatregelen dienen te worden genomen om te komen tot een betrouwbare, toekomstgerichte ICT infrastructuur van voldoende capaciteit. De belangrijkste maatregelen zijn: de vervanging van werkplekapparatuur en programmatuur de consolidatie van servers en centralisatie van gegevensopslag het beschikbaar stellen van veilige in- en uitbel-, mobiele toegangs- en faxvoorzieningen het realiseren van een adequate koppeling aan het Internet het regelen van beveiliging het opstellen van een apparatuurplan. Om efficiënte, veilige en goed beheerbare ICT voorzieningen mogelijk te maken, is veel aandacht besteed aan het belang van praktisch bruikbare gemeentebrede standaards voor software en hardware. Met deze - zoveel mogelijk open - standaards kan in principe de volledige ICT voorziening worden geregeld met marktconforme, bewezen technologie, die ook uitwisseling met de omgeving mogelijk maakt. Na uitvoering van het plan beschikt de gemeente Leiden over bijdetijdse ICT voorzieningen die een verdere verbetering van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen mogelijk maken. Uitvoering van het plan zal worden aanbesteed conform de geldende (Europese) regels en met inachtneming van eventuele contractuele verplichtingen jegens derden. De projectplanning loopt tot eind 2006; de belangrijkste - en voor de gebruikers meest zichtbare - producten zullen eind 2005 zijn opgeleverd. Het (Europese)

5 aanbestedingstraject geldt tevens als toets door de markt voor de in het plan opgenomen planning en menskracht-inspanning. Voordeel is dat deze toets dan eveneens geldt als resultaatverplichting. Mocht de toets significant negatieve budgettaire gevolgen hebben dan zal opnieuw besluitvorming moeten plaatsvinden op alternatieve voorstellen. Op basis van de nu bekende gegevens is een begroting opgesteld met een totale omvang van Navraag bij andere gemeenten leert dat dit bedrag in ieder geval qua ordegrootte reëel is. Na uitvoering van het plan zijn de diensten niet langer in het bezit van 'eigen' infrastructuurcomponenten, maar maken gebruik van de gezamenlijke ICT infrastructuur, waarvoor de ICT afdeling optreedt als eigenaar. De nieuwe situatie wordt dus vergelijkbaar met die van de telefonie-infrastructuur. De kosten zullen worden doorbelast aan de diensten en worden gedekt uit besparingen enerzijds en bestaande dienstbudgetten anderzijds. Formatieve consequenties In 2007/2008 komen in de afdeling ICT twee formatieplaatsen van het team Service Desk te vervallen. Begrotingsconsequenties De kosten voor dit project worden geraamd op De huidige ICT-uitgaven, die ter dekking zullen worden ingezet, worden in de komende maanden in kaart gebracht. Het totale project wordt budgettair neutraal gerealiseerd. Communicatie Openbaar: B&W- besluitenlijst Samenvatting De gemeente Leiden gaat in de komende jaren de ICT infrastructuur vernieuwen. Daarbij wordt alle verouderde computerapparatuur en -programmatuur vervangen. Na de vernieuwing beschikt de gemeente over een bijdetijdse ICT infrastructuur, gebaseerd op marktconforme, bewezen technologie. Deze vormt de basis voor verdere verbetering van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Aanpak verdere communicatie