Tarieven diensten en producten van de Bestuursdienst, Sector Archief en Informatie, delegatie bevoegdheid vaststelling aan B&W BESLUITEN

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier Onderwerp Tarieven diensten en producten van de Bestuursdienst, Sector Archief en Informatie, delegatie bevoegdheid vaststelling aan B&W In te vullen door Bestuurssecretariaat Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: / Dienst : BD BD MSCG Agenda Sector : Archief & Informatie FCI FAWV Openbaar: ja Naam : Josine Spits R.V nr: Tst.nr : Commissie: Datum : BESLUITEN 1. in te stemmen met het delegeren van de jaarlijkse vaststelling van de tarieven voor de diensten en producten van de Bestuursdienst, Sector Archief en Informatie op voordracht van de gemeentearchivaris - aan het College van Burgemeester en Wethouders; 2. de tarieven voor de producten en diensten van de Bestuursdienst, Sector Archief en Informatie zoals opgenomen in Bijlage 1, behoudens instemming van de Raad met het genoemde onder 1, vast te stellen; 3. dit besluit toe te zenden aan de Commissie voor Onderwijs en Cultuur en aan de Agenda Commissie. Korte overwegingen Bij B&W / RV werd reeds voorgesteld de (in een bijlage bij Hoofdstuk 6 summier vermelde) tarieven voor diensten en producten van de Bestuursdienst Sector A&I, i.h.b. die van het Gemeentearchief, uit de legesverordening 2000 (RV ) te halen. Sinds 1983 werden de tarieven niet meer aangepast - de gemiddelde jaarlijkse trendverhoging bedroeg minimaal 2 %, de laatste jaren zelfs veel meer terwijl de kosten van de fysieke, schriftelijke, telefonische en internet-dienstverlening sterk toenamen. Ook nieuwe diensten en produkten ontwikkelden zich. De nu voorliggende tarieven worden voorgesteld op basis van een vergelijking met de tarieven van andere openbare archiefdiensten in Nederland, waarbij rekening werd gehouden met de eigen bedrijfsvoering uitgaande van een kostendekkend (niet winstgevend) eindresultaat. De leges van de sector A&I blijven in de legesverordening. Om redenen van effiency wordt voorgesteld de Raad te vragen de bevoegdheid tot het vaststellen van genoemde tarieven - op voordracht van de gemeentearchivaris - te delegeren aan B&W.

2 Formatieve consequenties Geen Begrotingsconsequenties Voor de begroting heeft dit voorstel geen gevolgen. Tot nu toe werd een verlies geleden op genoemde dienstverlening. Na wijziging van de tarieven zal deze dienstverlening op rekeningbasis geen tekort meer laten zien.

3 Nr. : Dnst. : BD Tarieven diensten en producten Archief/delegatie bevoegdheden. Leiden, 10 juni Om reden van efficiency wordt voorgesteld de Raad te vragen de bevoegdheid tot het vaststellen van genoemde tarieven te delegeren aan Burgemeester en Wethouders. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen Leiden, Burgemeester, LEMSTRA. Burgemeester en Wethouders van de Secretaris, de wnd. P.I.M. v.d. WIJNGAART. W. De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr van 2002); B E S L U I T: de jaarlijkse vaststelling van de tarieven voor produkten en diensten op voordracht van de gemeentearchivaris aan het College van Burgemeester en Wethouders te delegeren. Gedaan ter openbare vergadering van De Griffier a.i., De Voorzitter,

4 BIJLAGE 1 -concept- PRIJZEN PRIVAATRECHTEL I J K E DIENSTEN EN PRODUCTEN BESTUURSDIENST, SECTOR ARCHIEF EN INFORMAT IE oude prijs nieuwe inflatieprij ± prijs prijs s elders De tarieven bedragen ter zake van 1. Het verkrijgen van informatie 1.1. Informatie Algemene informatie en onderzoeksaanwijzingen (telefonisch of in studiezaal/atrium) 1.2. Onderzoek Raadplegen in studiezaal/atrium van inventarissen, archivalia, catalogi, indexen, bibliotheek- en documentatiemateriaal 1.3 Het doen verrichten van onderzoek in het bij de Sector Archief en Informatie / Gemeentearchief berustende materiaal door de daartoe aangewezen medewerkers, ongeacht het resultaat, per kwartier of deel daarvan gratis gratis gratis gratis gratis gratis 5,67 10,00 (ƒ 12,50) (ƒ 22,04) 9,57 12,25 (ƒ 21,09) (ƒ 27,00) 2. Het verstrekken van afschriften en/of uittreksels 2.1 Een afschrift van (of uittreksel uit) archiefbescheiden, per uur 22,69 (ƒ 50,00) 40,00 (ƒ 88,15) 33,09 (ƒ 72,92) 45,38 (ƒ 100,00) 2.2 Transcripties van oud schrift, per uur 22,69 (ƒ 50,00) 40,00 (ƒ 88,15) 33,09 (ƒ 72,92) 45,38 (ƒ 100,00) 3. Reproducties 3.1 Fotokopieën

5 Er worden geen fotokopieën gemaakt van stukken die in slechte materiële staat verkeren en stukken groter dan A-3 formaat. NB: Na 15 minuten worden onderzoekskosten in rekening gebracht. Het in opdracht laten kopiëren van (archief)stukken: A4 per stuk 0,32 (ƒ 0,71) 0,30 (ƒ 0,66) 0,48 (ƒ 1,06) 0,45 (ƒ 0,99) A4 per stuk (in zelfbediening, alleen BIDOC) 0,16 (ƒ 0,35) 0,16 (ƒ 0,35) 0,25 (ƒ 0,55) 0,34 (ƒ 0,75) A3 per stuk 0,45 (ƒ 0,99) 0,30 (ƒ 0,66) 0,65 (ƒ 1,43) 0,45 (ƒ 0,99) Readerprint (in zelfbediening) 0,45 (ƒ 0,99) 0,70 (ƒ 1,54) 0,65 (ƒ 1,43) 0,68 (ƒ 1,50)

6 3.2 Foto s en dia s. Het afdrukken van zwart-wit foto s (indien een negatief beschikbaar is), of dia s onverminderd het bepaalde onder punt 5, per afdruk/stuk: NB: 1. Het maken en afdrukken van kleurenreproducties is uitbesteed 2. Van de Prentverzameling worden geen negatieven verstrekt 13 x 18 cm 3,40 (ƒ 7,49) 6,75 (ƒ 14,88) 4,96 (ƒ 10,93) 6,81 (ƒ 15,00) 18 x 24 cm 5,67 (ƒ 12,50) 9,00 (ƒ 19,83) 8,28 (ƒ 18,25) ) 11,34 ( ƒ 24,99) 24 x 30 cm 9,30 (ƒ 20,49) 13,00 (ƒ 28,65) 13,06 (ƒ 28,78) ƒ 30,00 ( 13,61) 30 x 40 cm 13,61 (ƒ 29,99) 19,00 (ƒ 41,87) 19,83 (ƒ 43,70) 18,60 (ƒ 40,99) andere formaten n.o.t.k. n.o.t.k. n.o.t.k. n.o.t.k. maken van een opname 5,75 (ƒ 12,67) kleinbeeld dia, 35 mm, per stuk 15,20 (ƒ 33,50) (1-12 stuks) 5,00 (ƒ 11,02) 3.3 Digitale afdrukken A4, zwart- wit gewoon papier 1,25 (ƒ 2,75) A4, zwart- wit fotopapier 7,00 (ƒ 15,43) A4, kleur gewoon papier 4,00 (ƒ 8,81) A4, kleur fotopapier 13,00 (ƒ 28,65) Opslagmedium Diskette 2,50 (ƒ 5,51) Cd-rom 5,00 (ƒ 11,02) 3.4 Microverfilming (uitsluitend van hele inventarisnummers) n.o.t.k. 4. Overige dienstverlening 4.1 Uitlening/ bruikleen Kosten van verpakking, transport en verzekering zijn voor rekening van de bruiklener. Zie ook onder 5. Het tarief bij assistentie t.b.v. voorbereiding uitlening/bruikleen van stukken voor 20,00

7 exposities, reproductie etc. bedraagt per half (ƒ 44,07) uur 4.2 Deponeringen Er bestaat een aparte procedure voor de zgn. archiefwettelijke uitleningen of deponeringen. 4.3 Cursussen op aanvraag 4.4 Rondleidingen, lezingen etc (per uur, excl. voorbereidingstijd) 40,00 (ƒ 88,15) 45,38 (ƒ 100,00)

8 4.5 Advisering post- en archiefbeheer, per uur 45,00 (ƒ 99,17) 4.6 Vergader- en cursusruimte t.b.v. in- of extern gebruik, per dagdeel uur 70,00 (ƒ 154,26) uur 70,00 (ƒ 154,26) 115,00 heldag (ƒ 253,43) buiten kantoortijden n.o.t.k. n.o.t.k. catering en apparatuur op aanvraag 45,38 (ƒ 100,00) 5. Gebruiksvergoeding 5.1 Gebruiksvergoeding binnenland- publicatierecht Op reproducties van archief- of beeldmateriaal die niet voor eigen gebruik zijn bestemd is een gebruiksvergoeding verschuldigd. De Bestuursdienst Sector A&I ontvangt een bewijsexemplaar van elke niet voor eigen gebruik bestemde publicatie/productie, waarin tevens de bronvermelding is opgenomen. Voor niet-commerciële producties kan vrijstelling worden gevraagd bij het hoofd van de Sector A&I. De gebruiksvergoeding voor reproducties in de vorm van foto s, dia s, microfiches en dergelijke en reproducties in de vorm van een fax, digitale opname of internetuitdraai waarvan het publicatierecht bij de Bestuursdienst sector A&I berust, ten behoeve van publicaties of exposities bedraagt per afbeelding in een oplage van: < ,69 (ƒ 50,00) 22,50 (ƒ 49,58) 22,69 (ƒ 50,00) ,00 (ƒ 99,17) 45,38 (ƒ 100,00) > ,00 (ƒ 154,26) 68,07 (ƒ 150,01) 5.2 Het gebruiken van video- - of filmfragmenten(naast de kosten van een kopie, schriftelijke vrijwaring van eventuele auteursrechten en een exemplaar van de publicatie/productie): voor gebruik in een programma van lokale/regionale TV, per gebruikte seconde per uitzending met een minimumafname van 1,25 (ƒ 2,75) 1,13 (ƒ 2,50) ƒ 99,17 ( 45,00) voor gebruik in programma s van de landelijke TV, per gebruikte seconde per uitzending met een minimum van ƒ 99,17 4,50 (ƒ 9,92) 4,54 (ƒ 10,00) ( 45,00) voor gebruik in commercials, bij uitzendingen op lokale of regionale TV, per gebruikte seconde 115,00 (ƒ 253,43) 113,45 (ƒ 250,00)

9 5.3 Gebruiksvergoeding buitenland De gebruiksvergoeding voor het buitenland bedraagt het drievoudige van de in 5.2 genoemde bedragen. Naast een geldelijke vergoeding is tevens een exemplaar van de publicatie/productie plus bronvermelding vereist.

10 LEVERI NGSVOORWAARDEN Tariefwijzigingen zijn voorbehouden; er wordt geen BTW berekend. Prijzen zijn inclusief verzendkosten. Indien (re)producties niet in een standaardverpakking kunnen worden verzonden, worden de verpakkingskosten in rekening gebracht waarbij wordt uitgegaan van de kostprijs. De werkelijke kosten van buitenlandse valuta komen voor rekening van de klant. Bij elke opdracht wordt ƒ 12,67 ( 5,75) aan administratiekosten in rekening gebracht. Bij alle opdrachten geldt: de opdrachtgever geeft duidelijk de productspecificaties aan (nummer toegang, inventarisnummer, folio/bladzijdenummer, soort foto etc.). De Bestuursdienst sector A&I is niet verantwoordelijk voor onjuist uitgevoerde opdrachten die te wijten zijn aan onvolledige of onjuiste specificaties. Als het uitvoeren van uw opdracht langer duurt dan 15 minuten of als er onderzoek verricht moet worden bijv. vanwege het ontbreken van gegevens betreffende toegangsnummer, inventarisnummer of folio-/ bladzijdennummer etc. dan worden onderzoekskosten in rekening gebracht. Kopieeropdrachten: de vóór uur bij de receptie bestelde kopieën(max. 25 stuks) worden in de regel nog op dezelfde dag geleverd; schriftelijk of telefonisch besteld binnen tien werkdagen. Voor grotere opdrachten (d.w.z. meer dan 25 stuks) wordt een afspraak gemaakt. Standaard levertijd van foto s is 3 weken, gerekend vanaf de laatste werkdag van de week waarin de opdracht is afgegeven. Het beantwoorden van onderzoeksvragen vergt gemiddeld 4 tot 5 weken, gerekend vanaf de laatste werkdag van de week waarin de opdracht is afgegeven. Opdrachten worden pas in behandeling genomen na schriftelijke akkoordverklaring met bovenstaande tarieven en leveringsvoorwaarden.