Bezoekersreglement Archief Eemland

Transcriptie

1 Bezoekersreglement

2 Bezoekersreglement Archief Eemland Hartelijk welkom bij Archief Eemland. Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn hebben wij een bezoekersreglement opgesteld waarin de regels staan voor het bezoek aan de studiezaal. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om zelf kopieën van originele archiefstukken te maken, maar u kunt wel vragen of er kopieën gemaakt kunnen worden. De studiezaalmedewerker bekijkt dan of dit mogelijk is, gezien de materiële staat van de documenten. Deze en andere regels kunt u nalezen in het bezoekersreglement. 1: openingstijden a) Bekijk deze webpagina voor de actuele openingstijden. b) De directeur van Archief Eemland kan besluiten tot beperkte of volledige sluiting van de studiezaal dan wel tot andere beperking van de dienstverlening gedurende de openingstijden. 2: bezoek a) Bezoekers hebben uitsluitend toegang tot de publieksruimtes. b) Het meenemen van jassen, koffers, tassen, tasjes en mobiele telefoons in de studiezaal is niet toegestaan. Garderobe en afsluitbare kluisjes zijn aanwezig. De sleutel van het kluisje is af te halen bij de studiezaalambtenaar. c) In de studiezaal mag niet worden gerookt, gegeten of gedronken. Eigen consumpties kunnen in de garderobe worden genuttigd. Ook hier mag niet gerookt worden. d) Honden zijn niet toegestaan in de studiezaal. 3: dienstverlening a) Het raadplegen van de door Archief Eemland beheerde archieven en collecties is kosteloos. b) Voor verdere dienstverlening worden wel kosten in rekening gebracht. De gehanteerde tarieven voor deze diensten vindt u in het overzicht met legestarieven. c) Onze dienstverlening voldoet aan een aantal eisen die zijn vastgelegd in de Servicenormen die op deze website en in de studiezaal kunnen worden ingezien. 4: legitimatieplicht en registratie a) Desgevraagd moeten bezoekers van de studiezaal zich kunnen legitimeren door middel van een geldig identiteitsbewijs. b) Indien de bezoeker originele archiefstukken of bibliotheekboeken wil raadplegen is hij verplicht zich eenmalig te laten registreren. De bezoeker dient zich in dat geval te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. c) De geregistreerde gegevens worden in de eerste plaats gebruikt voor statistische doeleinden. Verder is Archief Eemland erg zuinig op haar unieke archiefstukken. De bescheiden vormen immers het geheugen van de 2

3 gemeentelijke overheid en ons gezamenlijk cultureel erfgoed. In verband met het beheer is het daarom van belang te weten wanneer en door wie de stukken geraadpleegd zijn. De geregistreerde gegevens zouden bij vermissing of beschading van stukken gebruikt kunnen worden. 5: aanvragen van archiefstukken en boeken a) Originele bescheiden en bibliotheekboeken kunnen tussen uur en uur worden aangevraagd. b) Voor het aanvragen van originele archiefbescheiden maakt de bezoeker gebruik van het daarvoor bestemde aanvraagformulier. Per aanvraagformulier kan slechts één archiefnummer, dan wel meerdere aaneensluitende nummers worden aangevraagd. c) Per aanvraag worden ten hoogste vijf archiefnummers of boeken ter inzage gegeven. Een volgende aanvraag wordt pas in behandeling genomen, wanneer hetgeen bij de vorige aanvraag is verstrekt, is ingeleverd. 6: bijzondere archiefstukken a) Het afdelingshoofd kan het aantal tegelijk door een bezoeker te raadplegen originele bescheiden beperken. b) Per aanvraag wordt ten hoogste één Middeleeuws charter ter inzage gegeven. c) Ter bescherming van deze bescheiden dient de bezoeker bij raadpleging van Middeleeuwse charters en andere fragiele archiefstukken handschoenen te dragen. Deze handschoenen zijn te leen bij de studiezaalmedewerker. d) Wanneer de temperatuur in de studiezaal 28 graden of hoger is, is de raadpleging van alle archiefstukken niet mogelijk. 7: bescherming persoonsgegevens Indien de bezoeker gegevens van nog levende personen raadpleegt, mag hij op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2001 deze informatie niet publiceren of openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig geschaad kunnen worden. De Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2001 zijn van toepassing. 8: behandeling van archiefstukken en boeken a) De aan bezoekers verstrekte originele bescheiden dienen direct na raadpleging in dezelfde staat en volgorde, waarin ze zijn ontvangen, teruggegeven te worden. b) De bezoeker dient de uiterste zorgvuldigheid te betrachten ten aanzien van de te raadplegen bescheiden. Dit houdt in dat het niet toegestaan is: - t e schrijven met een archiefstuk onder het schrijfpapier; - k aarten of andere archiefstukken over te tekenen met behulp van transparant papier; 3

4 - t evens moet er op gelet worden dat men niet constant de regels bijwijst met vingers, pennen of potloden of dat men de vingers bevochtigt bij het omslaan van de bladen; c) Bij raadpleging van Middeleeuwse charters en andere fragiele archiefstukken dient de bezoeker handschoenen te dragen. Deze handschoenen zijn te leen bij de studiezaalmedewerker. 9: kopieën van archiefstukken en boeken a) Bezoekers kunnen met toestemming van de studiezaalmedewerker bescheiden met daartoe door hen meegebrachte apparatuur reproduceren. Het fotograferen van archiefstukken is alleen toegestaan zonder flits. b) Fotokopieën kunnen tot uur bij de studiezaalmedewerker worden aangevraagd. c) Fotokopieën worden voor rekening van de aanvrager gemaakt tegen de door B&W vastgestelde legestarieven. d) Geen fotokopieën worden gemaakt van: - archiefbescheiden daterend van vóór 1600; - charters en andere stukken van perkament; - archiefstukken uit banden dikker dan 5 centimeter; - stukken voorzien van aanhangende of opgedrukte zegels; - gekleurde afbeeldingen; - charters, liassen, kaarten, kranten en bouwtekeningen; - stukken groter dan A3 formaat, en - stukken in slechte materiële staat, ter beoordeling door de studiezaalmedewerker e) Van de bouwtekeningen kunnen reproducties worden besteld. f) Op de computers in de studiezaal kunnen diverse overzichten, bestanden en databases worden ingezien. Afdrukken hiervan kunnen met medewerking van de studiezaalmedewerkers worden gemaakt. g) De levering van afdrukken uit de database van de fotocollectie en kaarten is volledig in handen van de firma Pictura Imaginis BV in Heiloo. Zie voor hun tarieven de handleiding op onze website. h) Gebruik van eigen computers is toegestaan. 10: gebruik van microfiches en leesapparatuur Voor het raadplegen van gemicroficheerde archiefbestanden dient men gebruik te maken van de microfiches en de in de studiezaal geplaatste leesapparatuur. Bij raadpleging van de microfiches is het gebruik van een zogenaamde insteekkaart verplicht. Deze wordt verstrekt door de studiezaalmedewerker. De originele bescheiden worden niet ter inzage gegeven. Fotokopieën kunnen met behulp van de readerprinter worden gemaakt. 11: klachten a) Indien gewenst kan de bezoeker een klacht c.q. opmerkingenformulier invullen en in de daarvoor bestemde bus deponeren. 4

5 b) Indien de bezoeker een klacht heeft, kan hij zich tevens vervoegen bij de directeur van Archief Eemland, eventueel door tussenkomst van de studiezaalmedewerker of het hoofd van afdeling Publiek. 12: slotbepaling a) De bezoeker die weigert zich te gedragen naar de in dit reglement gestelde voorschriften en/of andere aanwijzingen kan onmiddellijk een verder verblijf in Archief Eemland worden ontzegd. b) Bij twijfel over de interpretatie van deze regels beslist in eerste instantie de studiezaalmedewerker. Beroep is mogelijk bij het afdelingshoofd of de directeur van Archief Eemland. 5