Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Transcriptie

1 Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek

2 Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere archieven) Casussen Discussie

3 Het E-depot?

4 Het E-depot: "het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Stadsarchief in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en kan garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te houden (Stadsarchief Amsterdam)

5 Het E-depot: "Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt." (Eisen Duurzaam Digitaal Depot ED3)

6 Gebaseerd op OAIS model Ontwikkeld door NASA ISO 14720:2002 Uitgangspunten overgenomen in ED3

7

8 Overbrenging: hoe zit het ook weer? Informatie in process Dynamische fase Informatie out of process Semi-statische fase Vernietigen op termijn (variabel) Archiefbewaarplaats (E-depot) Statische fase

9 Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie DMS Applicatie Bestanden Bestanden In database Gegevens In database Connector Connector Connector Bewaar depot R A A D P L E E G Metadata

10 Casus: Bouwarchieven Langdurig in dynamische fase Gedigitaliseerd en voorzien van metadata Maar sinds invoering WABO in principe ook digital born

11 Situatie 1: geen verbinding met e-depot Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie bestanden Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

12 Situatie 2: dossiers in Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie bestanden Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

13 Situatie 3: dossiers in bewaardepot Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie bestanden Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

14 Situatie 3: dossiers in bewaardepot Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie bestanden Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

15 Situatie 3: dossiers in bewaardepot Dynamisch Semi-statisch Statisch bestanden Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

16 Overbrengen (Archiefwet) Overbrengen: wat en wanneer Overbrengingstermijn is 20 jaar. Waarom ook alweer? lang genoeg zodat stukken niet meer nodig zijn voor de administratie kort genoeg zodat beheer en behoud niet in het geding komen streven naar zo groot mogelijke openbaarheid van bestuur

17 Uitdagingen Privacy, internet en openbaarheid Uitspaak CBP nav casussen Tilburg en Nijmegen: Plaatsen op internet = publiceren (niet hetzelfde als openbaar maken op studiezaal / stadsdeelkantoor) Bijzondere persoonsgegevens -zoals op bouwaanvraagformulier- mogen niet zomaar worden gepubliceerd. Geen gescande natte handtekeningen van nog levende personen op internet Tombaky Dreamstime.com

18 Uitdagingen

19 Uitdagingen Auteursrecht Op bouwtekening rust auteursrecht van de architect tot 70 jaar na zijn / haar dood! Gemeente mag burger een kopie verstrekken voor eigen gebruik

20 Uitdagingen Auteursrecht Aanbieden via internet: is dat publiceren? Moet burger zo toch weer naar stadsarchief / stadsdeelkantoor? Wat vinden architecten er eigenlijk zelf van?

21 Mogelijkheden en kansen Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie Applicatie bestanden bestanden Connector Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

22 Mogelijkheden en kansen Dynamisch Semi-statisch Statisch Applicatie Applicatie bestanden bestanden Connector Connector Bewaar depot R A A D P L E E G ScopeArchiv

23 Mogelijkheden en kansen

24 Door de -architectuur... Is overgebracht archief in dynamische werkapplicaties raadpleegbaar Kan dynamisch / semi-statisch archief worden beheerd in digitaal duurzame e-depot omgeving Dynamisch / semi-statisch archief kán via de archiefbank op internet wordt overbrengen een puur administratieve handeling

25 Ideaalbeeld: Langdurig te bewaren bestanden zo vroeg mogelijk in het proces in een gecontroleerde omgeving Want anders. o Context raakt verloren (authenticiteit) o Bit-rot (integriteit) o Bestandsformaten worden onleesbaar (bruikbaarheid)

26 Waar zitten particuliere archieven in het proces?

27

28 Brad Graham

29 Leslie Harpold

30 Yourdigitalafterlife.com Thedigitalbeyond.com

31

32 Neem je belangrijkste archieven / collecties / bronnen in gedachten Zouden deze bronnen nú nog op de zelfde manier tot stand komen?